酒店管理系統(tǒng)用戶手冊(cè)

1、.目 錄一、快速入門1.1、名詞解釋1.2、啟用步驟1.3、日常運(yùn)行步驟1.4、日常接待業(yè)務(wù)操作步驟二、各功能模塊操作方法（1） 系統(tǒng)主界面（2） 預(yù)訂管理1. 預(yù)訂房間2. 預(yù)定退房3. 退出系統(tǒng)（3） 前臺(tái)管理1. 開房操作2. 換房操作3. 交款操作4. 退房（4） 查詢管理1. 商品查詢 2. 庫(kù)存查詢 3. 房卡查詢 4. 賬戶查詢 5. 交接班查詢（5） 財(cái)務(wù)管理1. 客人結(jié)賬2.記賬收款3.打印賬單4.日記賬報(bào)表5.夜審（6） 客戶管理1. 客戶信息2. 客史管理（七）經(jīng)理查詢1. 今日預(yù)訂情況表2. 今日退房情況表3. 客房資料統(tǒng)計(jì)表4. 在店客人統(tǒng)計(jì)表5.離店客人統(tǒng)計(jì)表6.夜

2、審記錄（八）系統(tǒng)設(shè)置 1. 系統(tǒng)權(quán)限2. 新增用戶3. 用戶資料4. 房間管理5. 更新收支6. 系統(tǒng)設(shè)置（九）會(huì)員管理1. 會(huì)員注冊(cè)2. 會(huì)員查詢3. 會(huì)員修改4. 充值5. 注銷6. 會(huì)員優(yōu)惠（十）幫助1. 幫助信息2. 關(guān)于（十一）其他管理1. 計(jì)算器2. 萬年歷3. 世界鬧鐘4. 公共信息5. 留言板6. 注銷一、快速入門1.1、名詞解釋房間項(xiàng)目：房間項(xiàng)目也可以理解為房間的種類（例如可分為標(biāo)準(zhǔn)房間、豪華包間等）。具體到某個(gè)房間類型都有其相對(duì)應(yīng)的房間，而每個(gè)房間就具體到某一來店登記的賓客，一般把房間提供給一個(gè)客人后，在當(dāng)前客人未退出占用狀態(tài)前暫時(shí)無法提供給另一個(gè)客人消費(fèi)。此項(xiàng)目在系統(tǒng)設(shè)置

3、中設(shè)置，在賓客開單時(shí)使用。計(jì)費(fèi)設(shè)置：計(jì)費(fèi)設(shè)置主要是提供計(jì)算收取在店賓客消費(fèi)費(fèi)用的方法。主要包括：（1）全場(chǎng)打折設(shè)置：如果啟用了全場(chǎng)打折，那么在賓客結(jié)賬時(shí)將根據(jù)設(shè)置好的打折比率進(jìn)行打折優(yōu)惠；（2）全天計(jì)費(fèi)：此設(shè)置作用于設(shè)置房間的計(jì)費(fèi)方法，賓客登記后，房間將按此設(shè)置的方法開始計(jì)費(fèi)。此項(xiàng)目在系統(tǒng)設(shè)置中設(shè)置。客戶設(shè)置：客戶是本店的VIP客戶、其他客戶的統(tǒng)稱?？稍O(shè)置客戶等級(jí)（例如：協(xié)議單位、團(tuán)體客戶、散客等）還可為每種客戶等級(jí)設(shè)置打折比例。操作員設(shè)置：操作員是指使用本系統(tǒng)的本店員工，管理員可為其分配相應(yīng)的操作權(quán)限。來賓登記散客開單（團(tuán)體開單）：每個(gè)客戶發(fā)生消費(fèi)前必須進(jìn)行登記（建立客戶帳），給客戶安排一個(gè)

4、房間（房間）等房間項(xiàng)目，房間項(xiàng)目必須是在“系統(tǒng)設(shè)置”模塊中的“房間項(xiàng)目”中已經(jīng)設(shè)置，系統(tǒng)只能對(duì)已設(shè)置的房間項(xiàng)目（房間）進(jìn)行登記。來客登記更換房間：假如因?yàn)榈陜?nèi)原因或客人要求，造成客人當(dāng)前占用的項(xiàng)目必須終止提供，但客人的消費(fèi)并未終結(jié)，為此，可以通過更換房間來將客人資料及消費(fèi)信息在不進(jìn)行結(jié)帳操作的情況下轉(zhuǎn)到另一新項(xiàng)目下。例如：換房間（房間）。項(xiàng)目狀態(tài)：房間的當(dāng)前使用狀態(tài)。例如：空房、臟房、預(yù)定等狀態(tài)。收銀結(jié)賬賓客結(jié)帳：終結(jié)客戶當(dāng)前的消費(fèi)活動(dòng)，并進(jìn)行收款及自動(dòng)還原房間項(xiàng)目（房間）的占用狀態(tài)為可預(yù)定狀態(tài)。用于查詢已結(jié)帳客戶（歷史客戶）的結(jié)帳信息，并形成各種分類的旅客詳細(xì)結(jié)帳信息，如：客戶結(jié)帳記錄、歷史

5、客戶資料、押金記錄、換房記錄、結(jié)帳客戶消費(fèi)累計(jì)表、已結(jié)帳客戶“消費(fèi)項(xiàng)目明細(xì)表”、已結(jié)帳客戶“接待對(duì)象消費(fèi)明細(xì)表”、已結(jié)帳客戶“結(jié)帳方式消費(fèi)明細(xì)表”、已結(jié)帳客戶“結(jié)帳單位消費(fèi)明細(xì)表”等。1.2、啟用步驟第一步：執(zhí)行“系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)設(shè)置”菜單，設(shè)置相關(guān)項(xiàng)目。1. 房間項(xiàng)目設(shè)置2. 商品項(xiàng)目設(shè)置3. 操作員設(shè)置4. 計(jì)費(fèi)設(shè)置第二步：開始使用。1.3、日常運(yùn)行步驟第 一 步、雙擊圖標(biāo)打開本系統(tǒng) 第 二 步、輸入正確的用戶名及密碼進(jìn)行登錄第 三 步、登記模塊：來賓登記預(yù)訂管理第 四 步、登記模塊：來賓登記顧客開單(團(tuán)體開單)第 五 步、點(diǎn)單模塊：點(diǎn)單消費(fèi)增加消費(fèi)第 六 步、收銀模塊: 收銀結(jié)帳賓客結(jié)賬(確

6、認(rèn)或詢問客人是否為本店客戶)第 七 步、查詢模塊: 查詢來賓信息、收銀明細(xì)、打印營(yíng)業(yè)情況日、月報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析營(yíng)業(yè)收入及賓流量等。第 八 步、客戶管理模塊：管理客戶的基本信息、消費(fèi)信息。第 九 步、維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份第 十 步、維護(hù)系統(tǒng)系統(tǒng)設(shè)置1.4、日常接待業(yè)務(wù)操作步驟第 一 步、登記模塊：來賓登記散客開單(團(tuán)體開單) 第 二 步、收銀模塊：收銀結(jié)帳賓客結(jié)賬二、各功能模塊操作方法系統(tǒng)主界面（圖1）1來賓登記1.1客戶開單功能 建立賓客消費(fèi)帳，本模塊為每位來店賓客指定一個(gè)房間（房間），是賓客消費(fèi)的開始。（圖2）（圖3）* 在選定某一處于 “空房” 或 “預(yù)訂” 狀態(tài)的房間后，通過點(diǎn)擊菜單 “散客登

7、記（團(tuán)體登記）登記” (或直接點(diǎn)擊主窗口中的 “房間預(yù)定” 快捷按鈕)菜單進(jìn)入登記客戶資料界面。* 進(jìn)入 “客戶資料” 界面后（如圖2、3），可以看到有關(guān)選定開單房間的基本信息及一些基本費(fèi)用。* 填寫來賓人數(shù)（必須填寫）、押金金額（根椐本店情況而定），系統(tǒng)將自計(jì)算相應(yīng)的費(fèi)用。* 填寫完之后，點(diǎn)擊 “確定” 按鈕將完成開單任務(wù)，點(diǎn)擊 “取消” 按鈕將取消此次開單操作。1.2 更換房間功能 ：假如因?yàn)榈陜?nèi)原因或客人要求，造成客人當(dāng)前占用的房間（房間）必須終止提供，但客人的消費(fèi)并未終結(jié)，為此，可以通過更換房間來將客人資料及消費(fèi)信息在不進(jìn)行結(jié)帳操作的情況下轉(zhuǎn)到另一新項(xiàng)目下。例如：換房間（房間）。（圖4

8、）* 在選定需要更換的房間后, 通過點(diǎn)擊菜單 “來賓登記換房間”進(jìn)入更換房間界面（如圖4）。* 進(jìn)入 “更換房間” 界面后可以看到當(dāng)前待調(diào)換的房間號(hào)（即：原房間）,在“調(diào)整為”后的文本框中輸入要調(diào)整到的目標(biāo)房間。* 填寫完之后，點(diǎn)擊 “確定” 按鈕將完成更換房間任務(wù)，點(diǎn)擊 “取消” 按鈕將取消此次更換房間操作。(注：如果待更換的房間和目標(biāo)房間在同一房間類型中，可通過拖放的方式進(jìn)行調(diào)換)1.3 修改登記功能 ：如果在顧客開單時(shí)填寫有誤，或者用于修改來賓姓名、押金金額等可通過此項(xiàng)操作完成。* 在選定需要修改登記的房間后, 通過點(diǎn)擊菜單 “來賓登記登記”進(jìn)入修改登記界面。* 進(jìn)入修改登記界面后，相應(yīng)

9、的文框?qū)@示出顧客登記時(shí)的數(shù)據(jù)，更改需要修改的項(xiàng)目。如：來賓人數(shù)、押金金額。* 填寫完之后，點(diǎn)擊 “確定” 按鈕將完成修改任務(wù)，點(diǎn)擊 “取消” 按鈕將取消此次修改操作。1.4 房間狀態(tài)功能 此項(xiàng)操作可手動(dòng)修改處于非占用狀態(tài)的房間狀態(tài)為”空房”、“預(yù)訂”、“停用”、“臟房”等狀態(tài)。1.5 預(yù)定管理功能 ：此項(xiàng)功能可以完成增加預(yù)訂、修改預(yù)訂、刪除預(yù)訂，預(yù)訂情況的查詢、導(dǎo)出、打印等功能。（圖5）* 通過點(diǎn)擊菜單“來賓登記預(yù)訂管理”菜單(或直接點(diǎn)擊主窗口中的“預(yù)訂管理”快捷按鈕)進(jìn)入預(yù)訂管理界面。* 增加預(yù)訂：點(diǎn)擊預(yù)訂管理窗口中的 “增加” 按鈕進(jìn)入預(yù)訂登記窗口，在預(yù)訂登記窗口中填寫預(yù)訂人信息并指定其

10、預(yù)訂的房間類型及房間、確認(rèn)賓客預(yù)計(jì)到達(dá)的時(shí)間和最后保留時(shí)間，還可選擇“到達(dá)保留時(shí)間是否自動(dòng)取消預(yù)訂”。填寫完之后點(diǎn)擊“確定”按鈕將完成此次預(yù)訂，點(diǎn)擊“取消”按鈕將取消此次預(yù)訂操作。（注：最后保留時(shí)間是指若賓客在預(yù)訂到達(dá)的時(shí)間沒有到達(dá)，最多還能廷長(zhǎng)到的時(shí)間。此時(shí)間做為自動(dòng)取消預(yù)訂的條件）。* 修改預(yù)訂：若要修改某條預(yù)訂信息可在預(yù)訂管理窗口中選擇一條要修改的預(yù)訂信息，然后點(diǎn)擊預(yù)訂管理窗口中的 “修改” 按鈕進(jìn)入修改預(yù)訂登記窗口，修改相應(yīng)內(nèi)容（操作方法類似于增加預(yù)訂）后點(diǎn)擊“確定”將保存修改后的信息，若點(diǎn)擊“取消”按鈕將取消此次修改預(yù)訂登記操作保持原有的數(shù)據(jù)不變。* 刪除預(yù)訂：在預(yù)訂管理窗口中選擇一

11、條要?jiǎng)h除的預(yù)訂信息，然后點(diǎn)擊預(yù)訂管理窗口中的“刪除”按鈕，系統(tǒng)將給出提示“刪除后將不能恢復(fù)，確定刪除嗎？”，點(diǎn)擊“確定”將永久刪除所選中的預(yù)訂信息，點(diǎn)擊“取消”將不做任何操作并返加預(yù)訂管理窗口。* 查詢預(yù)訂：在預(yù)訂管理窗口中“房間號(hào)/姓名”后的文本框中輸入被預(yù)訂的房間號(hào)或預(yù)訂人的姓名后點(diǎn)擊“查詢”，數(shù)據(jù)表中將顯示出符合查詢條件的預(yù)訂信息，當(dāng)然可以點(diǎn)擊“過濾”按鈕選擇過濾條件從而指定查詢范圍。點(diǎn)擊“刷新”按鈕數(shù)據(jù)表中將顯示所有預(yù)訂信息。1.6 退出系統(tǒng)功能 此項(xiàng)操作可中斷本系統(tǒng)的運(yùn)行并退回到操作系統(tǒng)。* 點(diǎn)擊菜單“來賓登記退出系統(tǒng)”,系統(tǒng)將提示“真的要退出系統(tǒng)嗎？”，點(diǎn)擊“是”將中斷當(dāng)前所的操作

12、并退出本系統(tǒng)，點(diǎn)擊“否”將返回到本系統(tǒng)。（注：退出系統(tǒng)前請(qǐng)先確認(rèn)對(duì)未保存的操作進(jìn)行保存，否則系統(tǒng)將取消未保存的操作）2收銀結(jié)賬2.1賓客結(jié)賬功能 本模塊將自動(dòng)統(tǒng)計(jì)每個(gè)登記客人在店時(shí)所發(fā)生的所有消費(fèi)額和應(yīng)付款額，并完成結(jié)帳收銀操作。（圖6）* 在主窗口中選要結(jié)賬賓客的房間后，點(diǎn)擊菜單“收銀結(jié)賬賓客結(jié)賬”（或點(diǎn)擊主窗口中的“賓客結(jié)賬”快捷按鈕）進(jìn)入賓客結(jié)賬界面。* 此窗口主要包括:結(jié)賬房間信息區(qū)、付款情況區(qū)。(注：結(jié)賬房間信息區(qū)：用來顯示當(dāng)前結(jié)賬房間的賬單號(hào)、房間編號(hào)、賓客姓名，付款情況區(qū)：中分別有消費(fèi)金額、應(yīng)收金額、已收押金、優(yōu)惠金額、實(shí)收金額、賓客支付、找零等，其中：“已收押金”是指已經(jīng)收取的

13、“預(yù)付款”等金額的合計(jì)額；“結(jié)算金額” 是指經(jīng)系統(tǒng)計(jì)算應(yīng)收的結(jié)賬金額，即：“消費(fèi)金額已收押金=結(jié)算金額”；“賓客支付”是指客人結(jié)賬時(shí)交付給收銀員的金額，如果大于結(jié)算金額，則在其后顯示找零金額；“優(yōu)惠金額”是指系統(tǒng)根設(shè)置的打折比率自動(dòng)計(jì)算出的讓利于賓客的金額及抹零金額等的統(tǒng)稱。最后的“入賬金額=消費(fèi)金額優(yōu)惠金額”由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。消費(fèi)消單區(qū)：用來顯示選中房間的消費(fèi)清單。* 點(diǎn)擊“結(jié)賬”按鈕后就完成了結(jié)賬操作，也就意味著終止了此賓客此次在本店的消費(fèi)行為，并自動(dòng)關(guān)閉本窗口。* 點(diǎn)擊“取消”按鈕將取消此次結(jié)賬操作并自動(dòng)關(guān)閉本窗口。3業(yè)務(wù)查詢3.1結(jié)賬單查詢功能 根據(jù)結(jié)賬時(shí)間、賓客姓名、賬單號(hào)、房間號(hào)來查

14、詢已經(jīng)的結(jié)賬的賬單（圖9）* 點(diǎn)擊菜單“營(yíng)業(yè)查詢結(jié)帳單查詢”進(jìn)入“結(jié)帳單查詢”界面。* 選擇賬單時(shí)間后，填寫起始時(shí)間和終止時(shí)間后點(diǎn)擊查詢按鈕，在結(jié)賬狀態(tài)信息里會(huì)顯示這一段時(shí)間的結(jié)賬單內(nèi)容。* 選擇姓名/房間號(hào)/賬單號(hào)后，填寫內(nèi)容后點(diǎn)擊查詢按鈕，在結(jié)賬狀態(tài)信息里會(huì)顯示某個(gè)賓客、某房間、某個(gè)賬單號(hào)的結(jié)賬單內(nèi)容。3.2全部賓客信息查詢功能 根據(jù)輸入的賓客姓名、證件編號(hào)、房間號(hào)查詢來賓的信息內(nèi)容。（圖10）* 點(diǎn)擊菜單“營(yíng)業(yè)查詢?nèi)抠e客信息查詢”進(jìn)入“全部賓客信息查詢”界面。* 輸入賓客姓名、證件編號(hào)、房間號(hào)后，點(diǎn)擊查詢按鈕，在所有來賓信息里會(huì)顯示賓客的信息內(nèi)容。* 點(diǎn)擊近日來客按鈕可以查詢今天到店的

15、賓客內(nèi)容。3.3在店賓客消費(fèi)查詢功能 查詢?cè)诘甑馁e客某時(shí)間內(nèi)的消費(fèi)。（圖11）* 點(diǎn)擊菜單“營(yíng)業(yè)查詢?cè)诘曩e客消費(fèi)查詢”進(jìn)入“在店賓客消費(fèi)查詢”界面。* 選擇入住時(shí)間，填寫起始時(shí)間和終止時(shí)間，點(diǎn)擊查詢按鈕在店賓客消費(fèi)里會(huì)顯示所選時(shí)間里的在店賓客消費(fèi)明細(xì)。* 選擇房間號(hào)，填寫后點(diǎn)擊查詢按鈕在店賓客消費(fèi)里會(huì)顯示所選房間號(hào)的在店賓客消費(fèi)明細(xì)。3.4離店賓客消費(fèi)查詢功能 根據(jù)結(jié)賬時(shí)間、賬單號(hào)、房間號(hào)來查詢已經(jīng)離店的賓客消費(fèi)內(nèi)容。（圖12）* 點(diǎn)擊菜單“營(yíng)業(yè)查詢離店賓客消費(fèi)查詢”進(jìn)入“離店賓客消費(fèi)查詢”界面。* 選擇賬單時(shí)間后，填寫起始時(shí)間和終止時(shí)間后點(diǎn)擊查詢按鈕，在離店賓客里會(huì)顯示這一段時(shí)間的離店賓客消

16、費(fèi)內(nèi)容。* 選擇姓名/房間號(hào)/賬單號(hào)后，填寫內(nèi)容后點(diǎn)擊查詢按鈕，在結(jié)賬狀態(tài)信息里會(huì)顯示某房間、某個(gè)賬單號(hào)的離店賓客消費(fèi)內(nèi)容。4客戶管理4.1基本信息管理功能 此模塊用于增加客戶、修改客戶信息、刪除客戶、客戶信息的查詢、導(dǎo)出和打印等功能。（圖13）* 點(diǎn)擊菜單“客戶管理基本信息管理”(或點(diǎn)擊主窗口中的快捷按鈕“客戶管理”)進(jìn)入客戶“基本信息管理”界面(如圖13)。* 增加客戶：點(diǎn)擊本窗口中點(diǎn)擊“增加”按鈕即彈出增加客戶窗口，在此窗口中輸入客戶的基本信息后點(diǎn)擊“確定”按鈕后完成一次增加任務(wù)并返回“基本信息管理”窗口，（注：增加客戶窗口中的客戶等級(jí)只能隨著客戶積分的改變而改變，客戶的初始積分可在“系

17、統(tǒng)設(shè)置中”設(shè)置。）* 修改客戶信息：在本窗口的數(shù)據(jù)表中選擇要修改的客戶信息(可通過查詢的方式找到要修改的客戶信息)后點(diǎn)擊“修改”按鈕即彈出修改客戶信息窗口，操作方法同增加客戶。* 刪除客戶：在本窗口的數(shù)據(jù)表中選擇要?jiǎng)h除的客戶(可通過查詢的方式找到要修改的客戶信息)后點(diǎn)擊“刪除”按鈕，彈出一提示窗口，“刪除后將不能恢復(fù)，確定要?jiǎng)h除嗎？”,點(diǎn)擊“是”執(zhí)行刪除，點(diǎn)擊“否”則不做刪除操作。4.2來賓信息管理功能 用來查詢來賓的信息內(nèi)容（圖14）* 點(diǎn)擊菜單“客戶管理客戶消費(fèi)信息”進(jìn)入“客戶消費(fèi)信息”界面（如圖14）。* 進(jìn)入來賓信息一覽表窗口中可指定客戶的編號(hào)或姓名來查詢符合條件客戶的所有信息。系統(tǒng)設(shè)

18、置5.2.1 房間項(xiàng)目設(shè)置功能 設(shè)置房間狀態(tài)、添加房間類型、添加房間數(shù)量、刪除房間、刪除房間類型等。（圖17）* 點(diǎn)擊菜單“系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)設(shè)置房間項(xiàng)目設(shè)置”進(jìn)入“房間項(xiàng)目設(shè)置”界面（如圖17）。（圖18）* 點(diǎn)擊添加類型則會(huì)顯示（圖18）填寫內(nèi)容后點(diǎn)擊保存按鈕則會(huì)添加房間類型（圖19）* 選中房間類型點(diǎn)擊修改類型則會(huì)顯示（圖19）填寫內(nèi)容后點(diǎn)擊保存按鈕則會(huì)修改房間類型* 選中房間類型點(diǎn)擊刪除類型則會(huì)刪除被選擇的房間類型。（圖20）* 選中房間類型點(diǎn)擊房費(fèi)打折則會(huì)顯示（圖20）填寫內(nèi)容后點(diǎn)擊保存按鈕則會(huì)修改房間打折（圖21）* 點(diǎn)擊單個(gè)添加則會(huì)顯示（圖21）填寫內(nèi)容后點(diǎn)擊保存按鈕則會(huì)添加單個(gè)房間。（圖22）* 點(diǎn)擊批量添加則會(huì)顯示（圖22）填寫內(nèi)容后點(diǎn)擊保存按鈕則會(huì)批量添加房間。* 選中房間號(hào)點(diǎn)擊刪除類型則會(huì)刪除被選擇的房間。（圖23）* 選中房間類型點(diǎn)擊修改房間則會(huì)顯示（圖23）填寫內(nèi)容后點(diǎn)擊保存按鈕則會(huì)修改此房間5.2.4 計(jì)費(fèi)設(shè)置功能 設(shè)置