高效會議管理培訓(xùn)教材(PPT 66頁)

1、高效會議管理高效會議管理主講：主講：高級培訓(xùn)師高級培訓(xùn)師 蔡林蔡林卓越經(jīng)理人系列培訓(xùn)卓越經(jīng)理人系列培訓(xùn)培訓(xùn)課堂公約培訓(xùn)課堂公約v 培訓(xùn)時間：培訓(xùn)時間：9 9：00120012：00 1300 13：30163016：3030v 準時到培訓(xùn)會場，自覺維護課堂公德；準時到培訓(xùn)會場，自覺維護課堂公德；v 請將手機暫時關(guān)閉，或調(diào)至震動檔；請將手機暫時關(guān)閉，或調(diào)至震動檔；v 不要在課堂中隨意走動或接聽電話；不要在課堂中隨意走動或接聽電話；v 空杯心態(tài)，積極參與課程中的討論；（獎勵）空杯心態(tài)，積極參與課程中的討論；（獎勵）v 有意見發(fā)表時，請舉手示意經(jīng)允許再發(fā)言；有意見發(fā)表時，請舉手示意經(jīng)允許再發(fā)言；v

2、以掌聲或鮮花感謝所有給予分享的人；以掌聲或鮮花感謝所有給予分享的人；v 尊重他人，尊重自己。尊重他人，尊重自己。課程目錄課程目錄v第一講第一講：會議的基本認知：會議的基本認知v第二講第二講：高效會議管理的方法：高效會議管理的方法v第三講第三講：開會前的準備工作開會前的準備工作v第四講第四講：成功開好會議的策略：成功開好會議的策略v第五講第五講：應(yīng)對與處理會議中的難題：應(yīng)對與處理會議中的難題v第六講第六講：會議中的決策與技巧：會議中的決策與技巧v第七講第七講：會議結(jié)束與后續(xù)跟進：會議結(jié)束與后續(xù)跟進v第八講：現(xiàn)場互動與答疑第八講：現(xiàn)場互動與答疑第一講第一講：會議的基本認知：會議的基本認知 據(jù)調(diào)查，

3、經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開會上。美國權(quán)威機構(gòu)的統(tǒng)計表明，每年企業(yè)因不當?shù)臅h管理導(dǎo)致的損失高達60億美元。 如何開會如何開會？如何使會議有效率如何使會議有效率？對于企對于企業(yè)和業(yè)和管理者管理者來說，都具有重要的意義來說，都具有重要的意義！你的會議有多少？你的會議有多少？ 會議需要管理嗎？會議管理有哪些技巧呢？ ？ 整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來困擾。因此，會議既需要管理，更需要管理技巧！職位越高，工資越高，會議也越多！職位越高，工資越高，會議也越多！如何開好會議是管理者的重要能力！如何開好會議是管理者的重要能力！遵義

4、會議舊址遵義會議舊址小組分析與討論小組分析與討論v作業(yè)題：作業(yè)題： 我們在會議中經(jīng)常遇到哪些問題？我們在會議中經(jīng)常遇到哪些問題？v各小組在組長的帶領(lǐng)下，開展積極的討論，集思各小組在組長的帶領(lǐng)下，開展積極的討論，集思廣益后，派一名學(xué)員代表小組的意見發(fā)言，看哪個廣益后，派一名學(xué)員代表小組的意見發(fā)言，看哪個小組討論的比較好？小組討論的比較好？認識什么是會議？認識什么是會議？會議的類型：v1) 信息型的會議（發(fā)布信息/ 收集信息）v2) 決策型的會議（作出決定/ 達成共識）v3) 解決問題的會議v4) 以上諸項的綜合會議有正式的，也可以有非正式的。是什么在推動著一次成功的會議？是什么在推動著一次成功的

5、會議？v1) 一名優(yōu)秀的主持人v2) 一種良好的方法v3) 良好的參與意識1) 主持人的不同能產(chǎn)生截然不同的效果。優(yōu)秀的主持人往往能夠有效地準備和主持會議，使與會者有高度的參與意識并富有成效。2) 遵循某些基本準則的主持會議的良好方法，有助于會議的順利進行。3) 良好的參與意識取決于兩個因素：1） 與會者準備的程度以及他們的行為，2）主持人領(lǐng)導(dǎo)和指引與會者的能力。成功會議的三要素第二講：高效會議管理的方法第二講：高效會議管理的方法固定的會議流程規(guī)范固定的會議流程規(guī)范開始開始歡迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度3議程議程1分享話題和目標交換信息產(chǎn)生主意/做決定 /確認行動總結(jié)2結(jié)束會議結(jié)束會議總

6、結(jié)安排下次會議跟蹤跟蹤備忘錄跟蹤計劃固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。主要包括一個中心、兩個基本點。 （1 1）一個中心）一個中心：指整個會議的議程。包括：指整個會議的議程。包括： 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。程；介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。 進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、程三等。具體包括：分

7、享話題和目標；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認行動；總結(jié)。確認行動；總結(jié)。 結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。 （2 2）兩個基本點）兩個基本點 兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準備證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準備工作與會后的跟蹤工作。會前的準備工作與會后的跟蹤工作具體包括

8、工作與會后的跟蹤工作。會前的準備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。高效的會議管理四個步驟高效的會議管理四個步驟v 有效的會議管理應(yīng)使用PDCA 循環(huán)程序（計劃、召開、檢查、措施）。A PC D會議準備召 開 會 議評 定 會 議 結(jié) 果將“未決議”的議題安排在下一次議程中，同時對會議所作決議的跟蹤。第三講：會議前的準備第三講：會議前的準備會議準備v 準備一次有效會議的準備一次有效會議的8個步驟個步驟 第1 步：決定會議的宗旨和類型； 第2 步：分析圍繞這次會議的前因后果； 本次會議同工廠/

9、 部門/ 班組的目標有何關(guān)系？ 本次會議同上一次/ 下一次會議有何關(guān)系？ 可能發(fā)生哪些事件 會影響到對本次會議的興趣？ 第3 步：明確涉及的/ 受影響的人和事； 第4 步：制訂一個成果說明； 第5 步：決定要討論的主要議題； 第6 步：決定主持人、與會人和記錄人； 第7 步：決定會場布置； 第8 步：計劃會議日程表。會 議 日 程 表目 的 舉辦單位 日期 要求與會人 預(yù)期結(jié)果 時間 地點 # 時間 項目 活動/說明主持人 至何時注：會議準備v 不管規(guī)模和地點如何， 每次會議都應(yīng)該有一個日程安排， 不論多么不正式。非正式的日程表：（用于簡短的、 臨時會議）活頁掛圖記事本為何要召開本次會議？有何

10、目的？何人參加？何時舉行？何處召開？如何進行？時間 何事 誰5 個“何”和1個“如 何” 正式的日程表：（用于較長的、 預(yù)先計劃的會議）會議準備的會議準備的5W1H法法WhyWhatWhenWhoWhereHow部門會議多少人開比較合適？部門會議多少人開比較合適？Who必須參加人員、可參加人員和列席人員必須參加人員、可參加人員和列席人員會議準備工作核對清單會議準備工作核對清單v開會目標是否清楚；開會目標是否清楚；v決定與會者名單；決定與會者名單；v決定與會者的參與程度；決定與會者的參與程度；v決定由誰來擔任會議主席與會議記錄者；決定由誰來擔任會議主席與會議記錄者；v決定會議時間、會議長度、地點

11、；決定會議時間、會議長度、地點；v準備好會議所需輔助設(shè)備；準備好會議所需輔助設(shè)備；v決定哪些與會者該做簡報與何時做；決定哪些與會者該做簡報與何時做；v暫定的會議議程是否涵蓋所要討論的事項；暫定的會議議程是否涵蓋所要討論的事項；v分發(fā)開會通知。分發(fā)開會通知。討論：會議目的明確嗎？討論：會議目的明確嗎？練習(xí)：列舉最近開過或者即將要開的會議練習(xí)：列舉最近開過或者即將要開的會議（每組每組5-6個個）v“今天下午今天下午2 2：0000在小會議室開個會！在小會議室開個會！”v“今天下午今天下午2 2：0000在小會議室開個部門會！在小會議室開個部門會！”v“今天下午今天下午2 2：0000在小會議室召開

12、部門工作計劃會！在小會議室召開部門工作計劃會！”v“今天下午今天下午2 2：0000我們在小會議室召開部門四季度工我們在小會議室召開部門四季度工 作計劃會！作計劃會！”舉例：會議目的是什么？舉例：會議目的是什么？“從三家供應(yīng)商中挑選一家供應(yīng)商從三家供應(yīng)商中挑選一家供應(yīng)商”“評審評審出最優(yōu)的一家供應(yīng)商出最優(yōu)的一家供應(yīng)商”“提高公司市場份額的方法有哪些？提高公司市場份額的方法有哪些？”“公司存在的問題有哪些？公司存在的問題有哪些？”“解決公司上年度業(yè)績下降的問題解決公司上年度業(yè)績下降的問題”“如何在本季度將如何在本季度將產(chǎn)品缺陷率降低產(chǎn)品缺陷率降低5%”5%”“宣講新的供公司內(nèi)部職工持股方案。宣講

13、新的供公司內(nèi)部職工持股方案。”“學(xué)習(xí)重要文章學(xué)習(xí)重要文章天道酬勞天道酬勞”“制定三季度部門員工培訓(xùn)項目計劃制定三季度部門員工培訓(xùn)項目計劃”“制定制定產(chǎn)品產(chǎn)品V2V2版本計劃版本計劃”做出決策做出決策頭腦風(fēng)暴頭腦風(fēng)暴解決問題解決問題信息分信息分享享制定計劃制定計劃分組討論：到底誰應(yīng)該參加會議？分組討論：到底誰應(yīng)該參加會議？例：公司各部門負責人會議議程表例：公司各部門負責人會議議程表案例討論案例討論第四講：成功開好會議的策略第四講：成功開好會議的策略成功會議的五種策略成功會議的五種策略v 做好開場白；做好開場白；v 合理分配發(fā)言時間；合理分配發(fā)言時間；v 掌握議事進度；掌握議事進度；v 達成決議達

14、成決議決策方式；決策方式；v 圓滿結(jié)束會議。圓滿結(jié)束會議。開 始：告 訴 與會者 將 要 討 論 的 問 題，及 其 原 因中 間：討 論 每 個 議 項總 結(jié)：告 訴 與 會 者 已 討 論 過 的 問 題， 并概 述 已 達 成 的 決 議。 （何 事、 負 責 人、 何 時 完 成）如何做好開場白？如何做好開場白？v內(nèi)容：內(nèi)容： 35分鐘的講話分鐘的講話，系統(tǒng)、簡潔，系統(tǒng)、簡潔地明確地明確開會開會目的目的、時間安排時間安排、議事方式議事方式、紀律規(guī)則等紀律規(guī)則等。v開場白開場白程序程序：概概括括會議進行程序會議進行程序；提供與會議有關(guān)的資訊提供與會議有關(guān)的資訊；開會時的開會時的規(guī)范規(guī)范（

15、要求）；（要求）；指定會議記錄者指定會議記錄者；征求對議程設(shè)計的意見征求對議程設(shè)計的意見。做 出 會 議 備 忘 錄何事 何人日期記 錄 需 采 取 的 措 施，并 使 決 定 具 體 化合理分配發(fā)言時間合理分配發(fā)言時間v 主持人的發(fā)言時間應(yīng)掌握在20%左右，盡量保證每個人發(fā)言機會均等，對于特別熟悉的人給予相對較多一點的時間。v 開成一種大家參與、互動氛圍的會議。v主持人發(fā)言最多的原因?qū)h的議題特別熟地位最高而且聲音較大負擔較多的行政責任（承擔項目多）算算你的會議的時間？算算你的會議的時間？控制會議的進程控制會議的進程你只是用語言方式控場的？你只是用語言方式控場的？v主持人對會議進程非常了解

16、，對于遇到主持人對會議進程非常了解，對于遇到各種不同的參與者，主持人使用的具體辦各種不同的參與者，主持人使用的具體辦法適時調(diào)整會議節(jié)奏：法適時調(diào)整會議節(jié)奏：1、語言方式語言方式：比如。比如。2、非語言方式非語言方式：比如。比如。與會者的職責v 有備而來；v 投入討論；v 清楚地和積極地提出觀點；v 切中主題不要離題；v 避免夸夸其談；v 避免重復(fù)；v 鼓勵批評性的意見；v 集中于基本點；v 考慮別人的意見；v 提供折衷意見；v 傾聽；v 協(xié)助主持人以取到會議的預(yù)期結(jié)果。良好的參與意識第五講：應(yīng)對與處理會議中難題第五講：應(yīng)對與處理會議中難題只要有機會就講個沒完的人只要有機會就講個沒完的人v講故事

17、（和討論的主題無關(guān)）；v講了很長時間才進入主題；v講的太模糊，沒有具體事例；v拒絕傾聽別人的觀點，只管自己講。有機會就說，而且不停地說！有機會就說，而且不停地說！喜歡說喜歡說“蟬蟬”的特點的特點小組分析與討論v如何面對這樣的參會者？如何面對這樣的參會者？總喜歡否定或攻擊別人的人總喜歡否定或攻擊別人的人v有攻擊別人的傾向；v總是給予消極的、否定的意見。鯊鯊魚魚的的特特點點小組分析與討論v如何面對這樣的參會者？如何面對這樣的參會者？比較自我且防衛(wèi)性強的人比較自我且防衛(wèi)性強的人驢驢的的特特點點v過于敏感，不太說話，抵制別人；v防衛(wèi)性很強，心中有面“墻”，比較倔強；v比較自我，不能站在別人的立場看問題

18、。小組分析與討論v如何面對這樣的參會者？如何面對這樣的參會者？發(fā)言時經(jīng)常談其它話題的人發(fā)言時經(jīng)常談其它話題的人v質(zhì)疑正在使用的程序（跳來跳去）；v總是提議不同的程序或建議；v弄不好會把會議帶向歧途。兔兔子子的的特特點點小組分析與討論v如何面對這樣的參會者？如何面對這樣的參會者？開會時心無所謂、不投入的人開會時心無所謂、不投入的人v開會的同時一并做別的工作；v私自進入小團體討論；v時常接電話；v瞌睡；v其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等螃蟹螃蟹的特點的特點小組分析與討論v如何面對這樣的參會者？如何面對這樣的參會者？分小組實戰(zhàn)演練分小組實戰(zhàn)演練v 會議會議案例背景：案例背景：第六講：會議中決

19、策的方法第六講：會議中決策的方法會議中如何做決策會議中如何做決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策什么時候用什么決策方式呢？什么時候用什么決策方式呢？決策時可以設(shè)定標準！1234具體說明具體說明v 權(quán)威決策權(quán)威決策v 權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時。v 適宜使用：當組織授權(quán)團隊領(lǐng)導(dǎo)人做最終決策并全權(quán)負責時。v 不宜使用：當團隊領(lǐng)導(dǎo)人希望團隊成員接納并支持某項決策時。v 少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策v 少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時，它以民主原則為基礎(chǔ)。v 適宜使用：當時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時。v 注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之

20、爭，輸方將難以盡職和投入。具體說明具體說明v 共識決策共識決策v 共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權(quán)。v 共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。v 注意：如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。v 無異議決策無異議決策v 無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項決策完全贊同時。v 當提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊應(yīng)做出無異議決策。v 注意：無論團隊具備什么樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難達成。只有當一項決策的結(jié)果對每個成員都至關(guān)重 要時才有可能作出無異議決策。第七講：會議結(jié)束與后

21、續(xù)跟進第七講：會議結(jié)束與后續(xù)跟進圓滿結(jié)束會議圓滿結(jié)束會議v預(yù)留一定時間進行總結(jié)；預(yù)留一定時間進行總結(jié)；v確保議程全部完成；確保議程全部完成；v及時結(jié)束會議。及時結(jié)束會議。會后活動v自上而下逐級向非與會者傳達信息；v制訂行動計劃以完成分配給您的任務(wù)；v確定計劃以跟蹤會議所作決議的工作進度；v制訂下次會議的議程。 會后跟進會后跟進v作為參會者的會后跟進v作為主持人的會后跟進v自我評定v怎樣提高下次會議的質(zhì)量v關(guān)于習(xí)慣的形成參會者會后跟進的內(nèi)容參會者會后跟進的內(nèi)容v拿到會議記錄以后要細讀v分析不同參會者的眾生相（回顧）v考慮自己任務(wù)的完成方法v會議是一項新任務(wù)的開始主持人的會后跟進主持人的會后跟進v

22、請大家填寫會議評估表v針對意見做出改進措施v詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事v制定跟進計劃（負責跟進）v如有需要找高層協(xié)助v如計劃進行順利，取消下次會議v會議之后檢討得失（總結(jié)提高）主持人會后自我評定問卷（一）主持人會后自我評定問卷（一）v 在開會中有沒有人誤解過我的意思？v 我有沒有在別人談話時跳到其他話題？v 有沒有在會前讓員工了解會議的內(nèi)容？v 面對別人說話的時候我是不是很緊張？處理說話緊張最好的方式處理說話緊張最好的方式排排練練主持人會后自我評定問卷（二）主持人會后自我評定問卷（二）v是否遇到只有我說話而沒人參與？v談話結(jié)束后是否確認別人明白了我的意思？v在分派工作時大家是否都看著我而不提問？v我

23、總會把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？v我是否提前考慮把復(fù)雜的問題用通俗的方法表達出來？v我是否會在會議結(jié)束時問大家還有什么問題嗎？改變舊時的習(xí)慣改變舊時的習(xí)慣v寫下想改變的習(xí)慣v寫下你的目標v列出習(xí)慣帶來的問題v列出改變習(xí)慣的好處v獎勵自己v堅持21天v回顧新的習(xí)慣行為任何技巧只有不斷實踐，反復(fù)練習(xí)，成為習(xí)慣性行為后才能產(chǎn)生應(yīng)有的效果。把技巧變成習(xí)慣及行為把技巧變成習(xí)慣及行為成功源于良好的習(xí)慣！成功源于良好的習(xí)慣！會議管理的黃金法則v 1 1、發(fā)布、發(fā)布/ /通知會議日程；通知會議日程；v 2 2、按時到會按時開會按時散會；、按時到會按時開會按時散會；v 3 3、有備而來；、有備而來；v 4 4

24、、始終切中主題不要偏離議事項目；、始終切中主題不要偏離議事項目；v 5 5、不輕易打斷別人傾聽以便理解；、不輕易打斷別人傾聽以便理解；v 6 6、次日發(fā)布會議備忘錄、次日發(fā)布會議備忘錄/ /通過的決策；通過的決策；v 7 7、清楚了解下列各點：、清楚了解下列各點： 做出了什么決定？做出了什么決定？ 由誰負責？由誰負責？ 要求何時完成？要求何時完成？第八講：現(xiàn)場互動與答疑第八講：現(xiàn)場互動與答疑案例研究: 會議情節(jié)v 噴漆工段長約翰決定召開一次班組長會議（與會 者：菲 爾、皮 特、辛迪 和 史 蒂 夫），討論當前的一些問題。會議將在下班后舉行。v 約翰：“本次會議我想討論的仍是上周提出的問題。向你

25、們通報現(xiàn)有的實際情況。我也 愿意就未來發(fā)生事情與你們交換看法。會議結(jié)束時，我希望我們能制定一個行動計劃來完成下幾周必須完成的一些任務(wù)，包括查看無絨工 服，采用兩種新油漆、 以 及如何準備迎接新成員的歡迎會。大家知道，我們總是處于車間的污染環(huán)境之中，我們要保證所有員工感覺穿上新工作服很愉快。 對員工的感受你們現(xiàn)在有什么看法？v 史蒂夫：好的，我沒有聽到什么抱怨。但從另一方面來說，我也沒聽到什么正面的反饋意見。v 菲爾：我部門的員工感到工作服很合身，衣服上的拉鏈使更換衣服快多了。v 約翰：辛迪， 您感覺怎么樣？v 辛迪：我確實不太清楚。像克里斯一樣，我也沒有聽到什么抱怨。v 皮特：目前的質(zhì)量問題讓

26、我忙得不亦樂乎，沒有時間考慮這些問題。續(xù)v 約翰：好的，從你們講的情況來看，好象缺乏具體的信息，你們是否同意征求每位員工的意見，然后在下次會議中報告具體情況?v 菲爾：這個建議不錯，設(shè)計成問卷形式怎么樣？v 約翰：好主意，其它人有何看法？v 全體：很好，這樣能節(jié)約時間！v 約翰：菲爾，你來負責此事怎么樣？v 菲爾：好的，沒問題。v 之后，約翰繼續(xù)討論其它問題。好的，我們下一步要做的事情是，收集皮特表格中的具體信息，并在下周的例會上匯報有關(guān)情況。v 我們對下周兩種油漆顏色的準備工作已達成一致意見，你們有必要就所有相應(yīng)措施與學(xué)員一起制定計劃。 還要與培訓(xùn)協(xié)調(diào)人再舉行一次會議，具體時間定在周五17:

27、00。你們同組員商量一下，看他們是否有空參加下周四的歡迎會。請在本周四下班前告訴我有關(guān)情況。v 下一 次班組長會將于下周的同一時間舉行。案例研究: 會議情節(jié)小組討論小組討論:v 1) 會議的目的是什么?v 2) 會議的前因后果是什么？v 3) 會議的預(yù)期結(jié)果是什么？v 4) 列出議事項目v 5) 約翰的領(lǐng)導(dǎo)才能如何? 什么方面有效/無效?活動 會 議 備 忘 錄 以下是工段長和經(jīng)理每周工作總結(jié)例會。經(jīng)理克里斯要求大家作筆記。會議開始后，克里斯便開始討論議事項目。v克里斯：大家好。本周我們的產(chǎn)量只達到了預(yù)定產(chǎn)量的89%，任務(wù)沒完成的主要原因是什么?v約翰：周四下午機械手出現(xiàn)故障，因此我們至少少生產(chǎn)了十輛汽車。v克里斯：我們采取了哪些對策？v彼得：( 維修班長) 我正在編