高效的會議培訓課件(PPT 77頁)

1、 開會不是很簡單的嗎？會議還需要管理還需要技巧嗎？通常會議中你的困惑？整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！會議想法想法想法好創(chuàng)意好點子甲乙丙點明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點子評議新點子確定行動綱領固定的部門會議：固定的部門會議：建議頻率：至少每月一次建議頻率：至少每月一次注意事項：注意事項：不能多于每周一次，不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習慣；否則容易形成拖沓的不良習慣；將會議時間記錄在筆記本上，將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。以

2、防因一時疏忽造成工作上的被動。建議頻率：至少每兩月一次建議頻率：至少每兩月一次注意事項：注意事項：利用全體大會通報政策，但不利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉能頻繁，否則回給公司造成沉重的負擔。重的負擔。全體會議：全體會議：建議頻率：隨時建議頻率：隨時注意事項：注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。工作無序的可怕境地。處理突發(fā)事件的會議：處理突發(fā)事件的會議：建議頻率：按需要建議頻率：按需要注意事項：注意事項：可以按需要天天發(fā)生，但是會可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過議長

3、度最好不要超過1 1小時。小時。一對一會議：一對一會議：會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)？ 小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務繁忙的周一開。許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。有些“必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。而到場的

4、人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準備不充分或者根本來不及準備。 時下有一句很流行的話“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改為“開會比較煩”。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。項 次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議

5、主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)：會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)：會會議議效率不高的原因效率不高的原因預防性管理措施預防性管理措施時時間間會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五。避免安排在周一或周五。

6、地地點點地點盡量設置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌地點盡量設置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進行。進行。開會對象的選擇開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。主持人的技能主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職。選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職。參會者的技能參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。參會者一定要具有傾聽能力。會議的準備工作會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作。一定要提前做好具體的準備工作。開會的原

7、因、目的開會的原因、目的和結(jié)果和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。會者。開始歡迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度議程議程分享話題和目標交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認行動總結(jié)結(jié)束會議結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤跟蹤備忘錄跟蹤計劃如果已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）如果必須把信息同時傳達給很多人有些事情需要當眾表揚或批評要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務 一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名

8、員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導致火災發(fā)生。(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：A.一對一批評B.開會當眾批評C.寫檢查處罰(2)你為什么這么做？。通常會議前需要準備哪些事項？會議準備工作核對單會議準備工作核對單1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點9.確定出席人數(shù)11.是否準備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17.準備會場周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開會4.安排會議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會議通知16

9、.確定輔助教材18.是否要求與會者準備資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知會議準備的會議準備的5W1H5W1H法法彼德德魯克決議法：用足夠多的時間檢視困難所在，并是參會者達成共識列舉或圖示各提案并開始討論客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計各提案之獲益律估計有無采集更多參考資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各題案之認同對提案做適當?shù)男菡c妥協(xié)確認議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。世界著名的管理大師，被稱為世界著名的管理大師，被稱為“現(xiàn)代管理學之父現(xiàn)代管理學之父”，他通過多年的學習研究，總結(jié)出，他通過多年的學習研究，總結(jié)出了達成協(xié)議的如下步驟。通過這些步驟的有

10、效執(zhí)行，能夠順利達成協(xié)議。了達成協(xié)議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達成協(xié)議。彼德彼德德魯克德魯克美國籍美國籍19092005權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策 (1)無異議決策無異議決策 (2)權(quán)威決策權(quán)威決策 (3)少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策(4)共識決策共識決策【自檢】請你完成以下連線題：請你完成以下連線題：A、確保團隊每個人都認為所達成的決議是最、確保團隊每個人都認為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和及沖突最低。佳的，并公開支持它；意見不和及沖突最低。D、決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)、決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)力界限

11、明顯的地方最有效。力界限明顯的地方最有效。C、允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保、允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)獲勝。決議可通過簡單唱票，相對證大多數(shù)獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。迅速和高效做出。B、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員均有機會發(fā)表意見。復雜的決議會經(jīng)過深思成員均有機會發(fā)表意見。復雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。德爾菲這一名稱起源于古希臘有關(guān)太陽神阿波羅的神話。傳說中阿波羅具有預見未來的能力。因此，這種預測方法被命名為德爾菲法，德爾菲法，也稱專家調(diào)查法。某公司員工

12、甲因為個人的住房問題主動與其經(jīng)理乙進行溝通。談話內(nèi)容如下：u員工甲說：我想貸款買房，但是首付不夠，所以很煩惱。u經(jīng)理乙說：別太著急，大家可以幫你湊足首付，你還差多少錢？u員工甲說：不好意思，我還差很多錢。u經(jīng)理乙說：沒關(guān)系的，你說吧。u員工甲說：差12000元。u經(jīng)理乙說：啊.員工甲聽到經(jīng)理乙的“啊.”之后，就此閉嘴不語。這次溝通以失敗告終。請你談談經(jīng)理乙在這次溝通中犯了什么錯誤？在傾聽中經(jīng)理乙以后應該注意什么問題？ 是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗，感受整個過程。這是一種管理技巧，可以通過學習和鍛煉得到提高。傾聽的技巧？ 我也有過相同的經(jīng)歷我也有過相同的經(jīng)歷 如果我是你，我跟你感覺一樣如果我是你，我跟你感覺一樣與“cicada蟬”相遇與“shark鯊魚”相遇與“donkey驢”相遇遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤”與“crab螃蟹（跑題者）”相遇(1)“兔子般追蹤” 的發(fā)言者往往喜歡