ESourcing：采購領(lǐng)域最前沿

1、E-Sourcing：采購領(lǐng)域的最前沿引言：E-sourcing對采購到的物資的價格和質(zhì)量有重大影響，企業(yè)將因此獲得競爭優(yōu)勢，同時也可以提高供應(yīng)鏈的反應(yīng)速度。By AMT 陳景璉 編譯注：本文主要介紹的是e-sourcing解決方案給企業(yè)帶來的好處以及具體的流程。一般企業(yè)將sourcing直接稱為采購，本文提及的sourcing是采購的一部分，包括最初的確定企業(yè)衡量標(biāo)準(zhǔn)、選定采購商的過程，可以按照有些企業(yè)提到的“組織貨源”來進(jìn)行大致理解。采購（Procurement）是指與取得物資和服務(wù)相關(guān)的活動的總稱，事實上每一家企業(yè)都對采購非常地熟悉。大多數(shù)企業(yè)對于Sourcing也非常熟悉，盡管這其中有

2、不少把Sourcing和采購看成是一回事。而事實上，Sourcing只是采購的一個組成部分，是采購的戰(zhàn)略部分運作。Sourcing為整個企業(yè)的直接和間接物資的采購劃分了各個階段，并且使用了很多高層的、涉及整個企業(yè)的方法，其目的主要在于：· 獲得物資和服務(wù)； · 確認(rèn)并且評估潛在的供應(yīng)商來滿足企業(yè)的其他要求； · 與選定的供應(yīng)商協(xié)商并最終執(zhí)行交易合約； · 管理并改善與外部供應(yīng)商的關(guān)系。Sourcing和采購的另外一個重要的區(qū)別是在與信息技術(shù)的應(yīng)用方面。盡管“采購”是一個綜合的名稱，但是傳統(tǒng)的采購管理軟件僅僅集中于具體的采購流程方面（參見圖1）。例如，ER

3、P采購模塊一般用于直接材料的訂單規(guī)劃和執(zhí)行。這種功能能夠降低訂單生成的成本并且提供供應(yīng)商績效方面的一些數(shù)據(jù)，但是這些并不能夠為用戶提供評估以及管理供應(yīng)商關(guān)系的功能。同樣的，比較新興的電子采購應(yīng)用（e-procurement application）主要提供面向間接材料采購的功能，但是它試圖解決的諸如分散式內(nèi)部需求、手動訂單確認(rèn)流程以及未授權(quán)采購行為等問題，已經(jīng)被很多公司通過其他方法很好地加以解決。而相反的，E-Sourcing應(yīng)用的目標(biāo)是對于整個采購流程的價值驅(qū)動（包括直接原材料的價格和質(zhì)量）具有巨大影響的、那些具有戰(zhàn)略意義的sourcing過程，同時要提高供應(yīng)鏈的響應(yīng)速度。通過這些應(yīng)用，e-

4、sourcing提供了獨特的能力，包括成本分析、供應(yīng)商風(fēng)險分析、原材料/零部件最優(yōu)化、發(fā)布招標(biāo)書（RFP，Request For Proposal）/生成報價單以及合同管理等。1.E-Sourcing提供的機(jī)遇根據(jù)Aberdeen Group組織的研究，e-sourcing應(yīng)用能夠為美國的企業(yè)每年節(jié)省6900億美元的開支。例如，考慮一家年收入在30億美元的企業(yè)，原材料和sourcing成本將占去其收入的50；息稅前利潤大約為4億美元。如果采用E-sourcing能夠?qū)⒃摴镜脑牧虾蛃ourcing成本降低5%（一個比較保守的估計），那么該公司的獲利就將增長5000萬美元（所有條件不變，企業(yè)稅

5、率假定為33）。如果進(jìn)一步假定市盈率為20倍，那么由e-sourcing的帶來的節(jié)約降使得投入在原材料和sourcing上的每1美元都帶來66美分的股東價值增長，總體將會使股東價值增長10億美元。在一個廣闊的企業(yè)環(huán)境中，e-sourcing應(yīng)用的作用主要表現(xiàn)在：· 為sourcing提供最佳運作途徑。e-sourcing應(yīng)用以軟件模板的形式創(chuàng)造并且維持了一套規(guī)定好的sourcing流程。這些模板捕捉了公司的最佳運作流程，能夠推廣應(yīng)用到其他產(chǎn)品門類中去。 · 拓展了sourcing方面的合作范圍。基于web的sourcing應(yīng)用能夠使其他部門、事業(yè)部以及公司或者地理邊界之外的

6、個人，只要在需要的時候就可以進(jìn)行訪問與操作。例如招標(biāo)書生成工具能夠向相關(guān)的功能領(lǐng)域和事業(yè)單位發(fā)布請求，讓它們輸入與自己相關(guān)的信息，同時能夠提供一個平臺來進(jìn)行實時的團(tuán)隊協(xié)作。然后，這些工具能夠發(fā)布招標(biāo)書給相應(yīng)的供應(yīng)商，并且管理接收以及明確供應(yīng)商反饋的流程。 · 提高了sourcing流程的效率。自動化的sourcing流程加快了個人的任務(wù)處理，降低了錯誤率和減少了需要進(jìn)行修正的工作量，消除了數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，最終提高了業(yè)務(wù)流程。例如e-sourcing工具能夠在相關(guān)的內(nèi)外部部門中自動地收集和發(fā)布信息，因此就改善了信息流程和行政管理工作。供應(yīng)商報表功能使得企業(yè)能夠追蹤采購方面的數(shù)據(jù)，進(jìn)而對供

7、應(yīng)商進(jìn)行績效評估。E-sourcing工作流管理系統(tǒng)能夠在跨產(chǎn)品種類組織工作流程從而產(chǎn)生sourcing協(xié)同效益。 · 提高了sourcing流程的決策水平。sourcing決策的質(zhì)量通常依靠與所取得的sourcing信息的準(zhǔn)確度、完備性，以及在這些信息上的分析程度。由于E-Sourcing解決方案極大程度上提高了流程的效率、改善了信息組織工作以及跨組織合作，因此信息的完備性、準(zhǔn)確性以及可獲得程度都得到了明顯的提高。例如，e-sourcing的各種工具通過為組織開發(fā)定制的工具，例如總擁有成本 (total cost of ownership)模型來提供最優(yōu)的決策支持。 ·

8、改善培訓(xùn)水平。許多E-sourcing應(yīng)用能夠被用來作為離線模擬系統(tǒng)，使用公司本身的歷史數(shù)據(jù)來提供高度相關(guān)的訓(xùn)練環(huán)境。傳統(tǒng)的運作中，sourcing的流程都是由手工借助書面工作展開，非常耗時，通場每個產(chǎn)品種類平均需要3到4個月，有的甚至長達(dá)6個月?？偠灾?，e-sourcing方案能夠縮短sourcing周期達(dá)25%以上，縮短產(chǎn)品上市周期大約10%15%，提高采購到的物資質(zhì)量，同時也創(chuàng)造了一個總體的供應(yīng)商基礎(chǔ)，這個基礎(chǔ)對于革新和經(jīng)濟(jì)情況變動的反應(yīng)速度更快。2E-Sourcing流程與最佳操作實踐Sourcing過程是整個采購流程中具有戰(zhàn)略意義的第一步，其發(fā)生并不頻繁，目前大部分的sourcin

9、g過程都是圍繞產(chǎn)品種類展開的。圖2是一個sourcing的主要流程范例sourcing和e-sourcing的“最佳運作框架”。21 確定戰(zhàn)略衡量機(jī)遇。Sourcing的各種措施的前提是要衡量企業(yè)的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)方面的采購需求。企業(yè)的優(yōu)先標(biāo)準(zhǔn)，比如是需要削減成本還是要促進(jìn)創(chuàng)新還是要增強(qiáng)企業(yè)的柔性？這些都將影響對于供應(yīng)商的評價。一般來說，總是需要先進(jìn)行產(chǎn)品種類分析，然后將企業(yè)的采購需求分解成不同的組合，接下來是組成跨事業(yè)單位的sourcing團(tuán)隊來對這些產(chǎn)品種類進(jìn)行管理。一些e-sourcing工具可以從制造業(yè)的IT管理系統(tǒng)中采集數(shù)據(jù)在一定的框架下進(jìn)行產(chǎn)品種類分析。一些E-sourcing整體解決方

10、案還能包括工作流控制，能夠從功能上幫助管理整個sourcing流程。內(nèi)部和外部環(huán)境描述。Sourcing團(tuán)隊必須明確企業(yè)中涉及到的產(chǎn)品種類以及這些產(chǎn)品涉及的具體部門（例如制造部、研發(fā)部），明確團(tuán)隊的任務(wù)。團(tuán)隊把所有的支出歷史數(shù)據(jù)集中起來來描述企業(yè)在每個產(chǎn)品種類上的具體采購操作。然后團(tuán)隊會應(yīng)用與供應(yīng)商的產(chǎn)業(yè)相關(guān)的商務(wù)知識來構(gòu)建一份市場環(huán)境的全景圖。E-sourcing智能工具能夠自動的收集來自第三方的信息，將這些信息用于sourcing決策。制定戰(zhàn)略。戰(zhàn)略性Sourcing的目標(biāo)是使得總擁有成本（TCO，total cost of ownership）最小，而不僅僅是削減價格或者降低業(yè)務(wù)流程成本

11、。因此，每個產(chǎn)品種類都需要自己獨特的總擁有成本模型，這些模型的參數(shù)將包括價格、質(zhì)量、需要的服務(wù)以及期望的使用壽命。通過對于組織的戰(zhàn)略優(yōu)先級別的分析，TCO模型將展示產(chǎn)業(yè)環(huán)境以及最重要的產(chǎn)品性質(zhì)。Sourcing團(tuán)隊將根據(jù)每一種產(chǎn)品種類來制定不同的合同詳細(xì)要求。有一些e-sourcing工具支持針對產(chǎn)品種類的TCO模型，這些軟件可以用來分析采購中涉及到的戰(zhàn)略價值驅(qū)動的分析。2.2 預(yù)選供應(yīng)商考察潛在供應(yīng)商和篩選標(biāo)準(zhǔn)。在這一步驟中，sourcing團(tuán)隊建立滿足每種產(chǎn)品采購的戰(zhàn)略和操作性流程的目標(biāo)的供應(yīng)商信息庫。團(tuán)隊向供應(yīng)商請求發(fā)送信息（RFIs, Requests For Information）

12、，收集來自供應(yīng)商的信息反饋，同時也注意獲取來自外部數(shù)據(jù)資源（比如Dun & Bradstreet，Open Rating等）的關(guān)于供應(yīng)商的額外相關(guān)信息。同時經(jīng)常收集那些已經(jīng)為公司提供產(chǎn)品的供應(yīng)商的一些績效數(shù)據(jù)?；诿總€選擇標(biāo)準(zhǔn)的相對重要程度，sourcing團(tuán)隊將在公司考察某個特定的合作意向時提供一個潛在供應(yīng)商的列表。E-Sourcing工具能夠幫助收集這些數(shù)據(jù)，并且能夠通過一些很成熟的方法來幫助Sourcing團(tuán)隊對于潛在供應(yīng)商進(jìn)行排名。2.3 協(xié)商合同管理競標(biāo)和發(fā)布招標(biāo)書（RFP，Request For Proposal）?；诋a(chǎn)品的特性和供應(yīng)商所處的行業(yè)，采購方一般有幾種sour

13、cing選擇。例如具有高度流動性的商品可以借助B2B E-market來進(jìn)行。公司內(nèi)部的采購人員可以作為供應(yīng)商以及本公司內(nèi)部其他相關(guān)部門的一個紐帶為本公司提供物資。而相反的，具有相對簡單規(guī)格的大型商品可能通過反向競標(biāo)方法（Reverse Auctions）*。然而，更加復(fù)雜的材料，比如工程產(chǎn)品,一般需要更多地借助反復(fù)的發(fā)布招標(biāo)書的過程，這些過程包括平行協(xié)商或者反向拍賣過程。一些高級別的產(chǎn)品，比如辦公室文具等，可以通過查詢產(chǎn)品目錄直接進(jìn)行，在這種情況下，sourcing流程也許就包含請求相應(yīng)分銷商來完成，同時會要求給予一定的大批量折扣。E-sourcing工具能夠自動化生成、發(fā)送請求報價單以及作

14、出相應(yīng)的回應(yīng)。競標(biāo)軟件可以使得企業(yè)能夠?qū)崟r地對基于Web的競標(biāo)進(jìn)行監(jiān)管。形成價值取向（Value Proposition）。公司能夠從供應(yīng)商競爭中選擇獲勝的一個，通常他們選擇與許多供應(yīng)商進(jìn)行合作來減小供應(yīng)風(fēng)險，同時避免企業(yè)對某一個供應(yīng)商過渡依賴。而另一方面，大部分合同都需要一些額外的協(xié)商來確定法律細(xì)節(jié)以及具體的商務(wù)流程。（比如是采用供應(yīng)商提供產(chǎn)品目錄用戶選擇購買還是采取供應(yīng)商管理用戶庫存模式）。E-Sourcing工具能夠通過提供各類產(chǎn)品的支出硬性數(shù)據(jù)、供應(yīng)商績效和類似信息以及分析在協(xié)商中的交替變化來使得企業(yè)可以認(rèn)清與供應(yīng)商的關(guān)系，從而擬定最合適的合同條款。2.3 供應(yīng)商關(guān)系管理履行合約。在實

15、際操作中，采購人員必須能夠追蹤供應(yīng)商的績效表現(xiàn)，這主要有以下的目的：· 保證交易按照合同進(jìn)行； · 辨別以及修正在產(chǎn)品或者產(chǎn)品交付中出現(xiàn)的各類問題。收集信息以便在以后進(jìn)行合同更新時使用。E-Sourcing工具能夠幫助收集這些數(shù)據(jù)，并且為這些數(shù)據(jù)提供存貯空間，在需要的時候還能對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。3發(fā)展的道路 由于每一家公司都在進(jìn)行sourcing方面的運作，因此這項任務(wù)的復(fù)雜程度就不言而喻了。畢竟，只是對一家供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行分析就需要對產(chǎn)品價格、質(zhì)量、制造規(guī)格、預(yù)計的需求和供給、企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、文化兼容性等諸多方面進(jìn)行衡量和平衡。但是大部分公司都需要與上百家甚至上千家供應(yīng)商進(jìn)

16、行交易，從中可以看出為什么說協(xié)調(diào)性和最優(yōu)化是sourcing最終的目標(biāo)。因此，大部分的sourcing方法都是通過對產(chǎn)品進(jìn)行分組組成各個種類（Categories）以及合理化供應(yīng)商的基數(shù)來減少采購合同以及供應(yīng)商的總數(shù)量。但是掌握E-sourcing應(yīng)用的核心思想，更多的企業(yè)同時也需要采取以下措施：· 建立信息技術(shù)內(nèi)部架構(gòu)。E-souring的一些收益能夠通過應(yīng)用某些單獨的方法來獲取。然而，更多重要的、戰(zhàn)略層面的利益要通過內(nèi)部和外部信息系統(tǒng)的整合來獲取。 · 與關(guān)鍵供應(yīng)商協(xié)作。如果供應(yīng)商不有效地參與到支持Internet的sourcing流程中來，E-Sourcing的收益終

17、歸是有限的。供應(yīng)商的行為經(jīng)常滯后于采購方，因為他們把新的方法更多地看成是一種威脅而不是機(jī)遇。供應(yīng)商必須也能夠應(yīng)對各類客戶所采用的不同的軟件、平臺以及流程。 · 重新規(guī)劃聯(lián)系以及關(guān)系。E-Sourcing高級別的利益通常是通過消除采購和其他功能領(lǐng)域內(nèi)的壁壘而獲取的。 · 轉(zhuǎn)變采購部門（procurement organization）。要完全發(fā)揮E-sourcing的潛在能力，采購部門自身必須有所發(fā)展。采購人員必須將他們的能力組合由傳統(tǒng)的訂單流程管理轉(zhuǎn)換到供應(yīng)商的評價與選擇、競標(biāo)、以及協(xié)商管理上來。而在這些方面已經(jīng)很有經(jīng)驗的人員將需要適應(yīng)在跨事業(yè)單位團(tuán)隊甚至跨組織團(tuán)隊內(nèi)展開工

18、作。簡而言之，e-sourcing的機(jī)遇是值得把握的（同時e-sourcing面臨的挑戰(zhàn)是值得克服的），因為e-sourcing產(chǎn)生的競爭優(yōu)勢是實實在在的。E-Sourcing技術(shù)的的確確創(chuàng)造了一個提高供應(yīng)鏈整體績效的全新的、具有高度戰(zhàn)略意義的機(jī)遇。注釋* 反向競標(biāo)（Reverse Auctions）反向競標(biāo)的方式是這樣的：首先由買賣交易中的買方針對一特定數(shù)量給出一個最高價，競爭在賣方之間展開，賣方為了與買方達(dá)成交易，逐步壓低價格，直至達(dá)到一個所謂的最低價，即賣方無法給出更低的價格時，買賣雙方成交。這種反向拍賣出現(xiàn)在買方市場上，市場上買方較少，賣方卻很多。Sourcing過程中企業(yè)有諸多的供應(yīng)

19、商可供選擇，因此可以在可選擇的供應(yīng)商間采取反向競標(biāo)法來進(jìn)行選擇價格最低的供應(yīng)商。目前大部分的電子集市都支持反向競標(biāo)。附錄E-Sourcing解決方案的形成與發(fā)展由于各個企業(yè)都要在激烈的市場競爭中保持競爭性，因此企業(yè)需要新的系統(tǒng)來解決極度重要的具有高度戰(zhàn)略性的sourcing問題，包括購買什么、從那里購買以及如何簡歷和管理整個的流程。專業(yè)人士正在尋找自動化的戰(zhàn)略性Sourcing解決方案鑒于其他那些應(yīng)用了IT自動化項目以后產(chǎn)生了不少利益，他們希望能夠獲取同樣的收益。E-Sourcing絕對是驅(qū)動現(xiàn)金流、提高整體生產(chǎn)能力和效率的行之有效的方法。目前銷售方面已經(jīng)使用了很多自動化工具，取得了良好的效果，sourcing方面的應(yīng)用與此有些類似。對戰(zhàn)略性的sourcing