文書(shū)檔案講稿

1、樂(lè)至縣教育系統(tǒng)檔案管理樂(lè)至縣教育系統(tǒng)檔案管理樂(lè)至縣教育局樂(lè)至縣教育局 羅洪軍羅洪軍 中共樂(lè)至縣委辦公室樂(lè)中共樂(lè)至縣委辦公室樂(lè)至縣人民政府辦公室關(guān)于加強(qiáng)新農(nóng)至縣人民政府辦公室關(guān)于加強(qiáng)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)村建設(shè)檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)（樂(lè)（樂(lè)委辦發(fā)委辦發(fā)201240號(hào)）號(hào)）根據(jù)時(shí)間：2014年03月14日(星期五)通過(guò)電子方式已發(fā)到全縣各中小學(xué)郵箱樂(lè)檔發(fā)20145號(hào)資陽(yáng)市檔案局資陽(yáng)市教育局關(guān)于印發(fā)資陽(yáng)市中小學(xué)檔案管理辦法和資陽(yáng)市中小學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限表的通知學(xué)校檔案主要有：學(xué)校檔案主要有： 文書(shū)檔案、文書(shū)檔案、基建檔案、基建檔案、 財(cái)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、 根據(jù)：根據(jù)：關(guān)于抓緊做好創(chuàng)建關(guān)于抓緊

2、做好創(chuàng)建省級(jí)新農(nóng)村建設(shè)檔案示范鎮(zhèn)驗(yàn)收省級(jí)新農(nóng)村建設(shè)檔案示范鎮(zhèn)驗(yàn)收準(zhǔn)備工作的通知準(zhǔn)備工作的通知（樂(lè)新村檔辦（樂(lè)新村檔辦20135號(hào)）號(hào)）教師個(gè)人檔案等。教師個(gè)人檔案等。檔案管理工作的內(nèi)容檔案管理工作的內(nèi)容 一一.檔案收集檔案收集 二二.檔案分類(lèi)檔案分類(lèi) 三三.檔案排列檔案排列 四四.檔案編號(hào)檔案編號(hào) 五五.檔案裝訂檔案裝訂 六六.檔案編目檔案編目 七七.檔案裝盒檔案裝盒 八八.裝櫥裝櫥 文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱(chēng)謂。包括命令、指示、決定、布

3、部分檔案的習(xí)慣稱(chēng)謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。由于這類(lèi)檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。由于這類(lèi)檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱(chēng)謂對(duì)研究管理容和形式上有一定共性，使用這一稱(chēng)謂對(duì)研究管理這類(lèi)檔案的工作規(guī)律有重要意義。也有人把文書(shū)檔這類(lèi)檔案的工作規(guī)律有重要意義。也有人把文書(shū)檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類(lèi)檔案的統(tǒng)稱(chēng)，案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類(lèi)檔案的統(tǒng)稱(chēng)，還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專(zhuān)門(mén)還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專(zhuān)門(mén)檔案和私人檔案。這一概念

4、主要在中國(guó)使用，有的檔案和私人檔案。這一概念主要在中國(guó)使用，有的國(guó)家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。國(guó)家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。 l（一）（一）檔案收集工作的檔案收集工作的內(nèi)容內(nèi)容 1、檔案室的收集（歸檔、平時(shí)收、檔案室的收集（歸檔、平時(shí)收集）集） 2、檔案室的收集范圍、檔案室的收集范圍 （1）.本單位各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案本單位各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案 （2）.與本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料與本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料 （3）.代管與本單位有關(guān)的撤銷(xiāo)或合代管與本單位有關(guān)的撤銷(xiāo)或合并機(jī)關(guān)的檔案并機(jī)關(guān)的檔案一、檔案收集一、檔案收集l 歸檔范圍，是指在一個(gè)單位產(chǎn)生的所有文件歸檔范圍，是

5、指在一個(gè)單位產(chǎn)生的所有文件中需要?dú)w檔的部分。國(guó)家檔案局中需要?dú)w檔的部分。國(guó)家檔案局1987年形成的年形成的機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍中指出：中指出：l凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。的文件材料均屬歸檔范圍。l 確定歸檔范圍時(shí)，應(yīng)以本單位工作活動(dòng)為主，確定歸檔范圍時(shí)，應(yīng)以本單位工作活動(dòng)為主，突出本單位基本職能活動(dòng)和中心工作。外單突出本單位基本職能活動(dòng)和中心工作。外單l 位位 文文 件，不件，不 論論 是是 上上 級(jí)級(jí) 同同 級(jí)，還級(jí)，還 是下是下 級(jí)級(jí) ，l應(yīng)以是否與本單位有直接關(guān)系，本單位

6、是否需應(yīng)以是否與本單位有直接關(guān)系，本單位是否需要辦理，即是否參與活動(dòng)為文件歸檔的出發(fā)點(diǎn)，要辦理，即是否參與活動(dòng)為文件歸檔的出發(fā)點(diǎn)，l切不可搞切不可搞“有文必檔有文必檔”。不管文件的來(lái)源和價(jià)。不管文件的來(lái)源和價(jià)值，凡是文件都?xì)w檔，這種做法是錯(cuò)誤的。同時(shí)，值，凡是文件都?xì)w檔，這種做法是錯(cuò)誤的。同時(shí)，也不能將有價(jià)值的、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏也不能將有價(jià)值的、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏了。了。（二）檔案收集工作的意義（二）檔案收集工作的意義l 檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，做好收集工作極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，做好收集工作有著十分重要的意義有著十分重要的意義 。

7、l 1、收集工作是檔案工作的起點(diǎn)、收集工作是檔案工作的起點(diǎn) l 2、收集工作是衡量檔案館、收集工作是衡量檔案館(室室)工工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺作質(zhì)量的重要標(biāo)尺 l1、收集到有殘缺檔案，請(qǐng)用A4紙修裱好。l2、收集到有大于A4紙檔案，請(qǐng)折疊成A4l紙大小。l分類(lèi)分類(lèi)l 歸檔文件可以采用年度歸檔文件可以采用年度機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)(問(wèn)題問(wèn)題)保管期限或保管期保管期限或保管期限限年度年度機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)(問(wèn)題問(wèn)題)等方法進(jìn)等方法進(jìn)行分類(lèi)。行分類(lèi)。同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。案的穩(wěn)定。l1.按年度分類(lèi)按年度分類(lèi)l 將文件按其形成年度分類(lèi)。將文件按其形成年度分類(lèi)。l2.按保管期限分類(lèi)按保管期限分類(lèi)l 將文

8、件按劃定的保管期限分類(lèi)。將文件按劃定的保管期限分類(lèi)。l3.按機(jī)構(gòu)按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題問(wèn)題)分類(lèi)分類(lèi)l 將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題問(wèn)題)分類(lèi)分類(lèi)(本項(xiàng)可以視情況予以取舍本項(xiàng)可以視情況予以取舍)l 歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列表等成套性文件可集中排列。l三、排列三、排列（全宗號(hào)）（全宗號(hào)）（年度）（年度）（室編件號(hào)）（室編件號(hào)）（機(jī)構(gòu)或問(wèn)（機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）題）（保管期限）（保管期限） （館編件號(hào)）（館編件號(hào)）歸檔章樣

9、歸檔章樣 （單位：（單位：mm）歸檔章樣歸檔章樣 （單位：（單位：mm）l四、編號(hào)四、編號(hào)l l 歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)右上端順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號(hào)、年度、保全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)(問(wèn)題問(wèn)題)等選擇項(xiàng)等選擇項(xiàng)。例如某某學(xué)校例如某某學(xué)校l把會(huì)生銹的金屬除去l縫紉機(jī)左側(cè)軋邊、“三孔一線”；不銹鋼訂書(shū)釘l裝訂演示l目錄項(xiàng)目，一式兩份，目錄封面，一式一份。目錄項(xiàng)目1、件號(hào)2、責(zé)任者3、文

10、號(hào)4、題名5、日期6、頁(yè)數(shù)7、備注電子表格此歸檔文件目錄一式兩份 （1 1）正本與定稿為一件）正本與定稿為一件; ; （2 2）正文與附件為一件）正文與附件為一件; ; （3 3）原件與復(fù)制件為一件）原件與復(fù)制件為一件; ; （4 4）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件; ; （5 5）來(lái)文與復(fù)文可為一件；）來(lái)文與復(fù)文可為一件； （6 6）文件簽批單與正文為一件；）文件簽批單與正文為一件； （7 7）會(huì)議記錄、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)、）會(huì)議記錄、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)、本為一件；本為一件； （8 8）一個(gè)事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件一個(gè)事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件可可為一件；為一件； （9 9

11、）漢文本與少數(shù)民族文本為一件；）漢文本與少數(shù)民族文本為一件； （1010）中文本與外文本為一件。）中文本與外文本為一件。 2 2責(zé)任者責(zé)任者：一般填寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)：一般填寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān) 3 3題名題名：一般填寫(xiě)原文件標(biāo)題。文件：一般填寫(xiě)原文件標(biāo)題。文件沒(méi)題名或題名不完整的，除原題名照抄外，沒(méi)題名或題名不完整的，除原題名照抄外，還應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫(xiě)或補(bǔ)充題名，還應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫(xiě)或補(bǔ)充題名，并加并加“ ” ”號(hào)號(hào)。（如）。（如） 4 4日期日期：填寫(xiě)文件的形成時(shí)間，用：填寫(xiě)文件的形成時(shí)間，用8 8位位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年（如阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年（如20082008年年4 4月月1616日，應(yīng)

12、填寫(xiě)日，應(yīng)填寫(xiě)2008041620080416）。）。 5 5頁(yè)數(shù)頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每一件歸檔文件的實(shí)際：填寫(xiě)每一件歸檔文件的實(shí)際有效頁(yè)數(shù)。有效頁(yè)數(shù)。 6 6備注備注：填寫(xiě)歸檔文件需補(bǔ)充和說(shuō)明：填寫(xiě)歸檔文件需補(bǔ)充和說(shuō)明的情況（如文件缺損、修改、移出、銷(xiāo)毀、的情況（如文件缺損、修改、移出、銷(xiāo)毀、插入等。如果備注欄內(nèi)容太多，可用插入等。如果備注欄內(nèi)容太多，可用* *表表示，然后在備考表中注明相關(guān)內(nèi)容）。示，然后在備考表中注明相關(guān)內(nèi)容）。 樂(lè)招委樂(lè)招委201333號(hào)號(hào)件號(hào)件號(hào) 責(zé)任者責(zé)任者文文 號(hào)號(hào)題題 名名日日 期期頁(yè)數(shù)頁(yè)數(shù) 備注備注 樂(lè)招委201333號(hào)關(guān)于做好2013年全國(guó)成人高考工作的通知1樂(lè)至縣大

13、學(xué)中樂(lè)至縣大學(xué)中專(zhuān)招生委員會(huì)專(zhuān)招生委員會(huì)關(guān)于做好關(guān)于做好2013年全國(guó)成人高考工作的通知年全國(guó)成人高考工作的通知2013101052樂(lè)至縣教育工會(huì)通知轉(zhuǎn)發(fā)四川省女職工大病互助保險(xiǎn)工作的通知201403048通知?dú)w檔文件目錄歸檔文件目錄 全宗名稱(chēng)：全宗名稱(chēng)：平泉縣檔案史志局平泉縣檔案史志局 全全 宗宗 號(hào)：號(hào)：00880088 年年 度：度：20082008 保管期限：保管期限：永久永久 機(jī)構(gòu)問(wèn)題：人事機(jī)構(gòu)問(wèn)題：人事l1.歸檔文件目錄l2.檔案l3.備考表l4.脊背項(xiàng)目l無(wú)酸紙檔案盒是各個(gè)機(jī)關(guān)和單位檔案管理部門(mén)整理和裝訂儲(chǔ)存文件的裝具！通常無(wú)酸紙裱糊制作的檔案盒，由于無(wú)酸紙不含酸性另采用國(guó)際上先

14、進(jìn)的AKD中性施膠工藝、無(wú)酸腐蝕，使檔案可以長(zhǎng)期保存、不變質(zhì)、不褪色、具有防蟲(chóng)、防霉等特點(diǎn)，對(duì)裝訂在盒子內(nèi)的檔案文件沒(méi)有腐蝕破壞，使用方便，現(xiàn)在全國(guó)都在逐步無(wú)酸紙檔案盒替換掉過(guò)去老式笨重的紙板檔案盒和牛皮紙檔案盒。文書(shū)檔案盒*縣統(tǒng)計(jì)局縣統(tǒng)計(jì)局50 2008 永久永久1281 人事人事備考表備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。和日期。 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文

15、件的人員整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。姓名。 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。量的人員姓名。n 按照檔案分類(lèi)方法和目錄裝訂方式，按照檔案分類(lèi)方法和目錄裝訂方式，將已經(jīng)整理好的文書(shū)檔案按次序進(jìn)行裝櫥將已經(jīng)整理好的文書(shū)檔案按次序進(jìn)行裝櫥和上架。和上架。n 不同的分類(lèi)方法和不同的目錄裝訂形不同的分類(lèi)方法和不同的目錄裝訂形式，其檔案上架裝櫥的方式也不一樣。式，其檔案上架裝櫥的方式也不一樣。 二級(jí)分類(lèi)上架裝櫥的方式如下：二級(jí)分類(lèi)上架裝櫥的方式如下：檔案柜：屬辦公家具系列。即用來(lái)保存檔案資料的柜子；是比較傳統(tǒng)的保存檔案的裝具，通常是指帶蓋的箱子和有門(mén)的柜子。

16、一般以木材或金屬制成，有的還做成組合式，分開(kāi)為箱，疊放成柜。其優(yōu)點(diǎn)是能有效地防塵和阻止其他有害物質(zhì)的侵襲，而且搬運(yùn)挪動(dòng)便利；缺點(diǎn)是造價(jià)高，占據(jù)庫(kù)房有效空間大，單位面積存儲(chǔ)量小。檔案柜金屬制檔案柜優(yōu)點(diǎn)：防火、防潮、防鼠、防塵、輕巧?？萍紮n案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱(chēng)，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、證書(shū)、聲像資料等科技文件材料。1.工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案 2.農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案l3.基本建設(shè)檔案基本建設(shè)檔案 4.設(shè)備檔案設(shè)備檔案l5.科學(xué)研究檔案科學(xué)研究檔案 6.醫(yī)療衛(wèi)生檔案醫(yī)療衛(wèi)生檔案l7.天文檔案天文檔案 8.

17、氣象檔案氣象檔案l9.地質(zhì)檔案地質(zhì)檔案 10.測(cè)繪檔案測(cè)繪檔案l11.地震檔案地震檔案 12.水文檔案水文檔案l13.環(huán)境保護(hù)檔案環(huán)境保護(hù)檔案檔號(hào)：檔案的編號(hào)案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容立卷單位：案卷的形成單位起止日期：卷內(nèi)文件的起止日期保管期限：對(duì)照保管期限表，從案卷保管單位的角度確定是永久、長(zhǎng)期、短期密級(jí)：文件自然形成的絕密、機(jī)密和秘密依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)。沒(méi)有密級(jí)的可不填寫(xiě)，不能寫(xiě)“普通”、“無(wú)密”等字樣保管期限檔號(hào)案卷題名（案卷脊背式樣）項(xiàng)目?jī)?nèi)容用碳素墨水直接寫(xiě)在脊背上。填盒號(hào)填寫(xiě)：短期、長(zhǎng)期、永久如：樂(lè)至縣某某學(xué)校新建學(xué)生食堂（綜合類(lèi)）填寫(xiě)：如20121.文字說(shuō)明基本內(nèi)容包括事

18、由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。l2.編寫(xiě)文字說(shuō)明的要求：l(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全；l(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫(xiě)文字說(shuō)明。l(3)文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順；l(4)時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。文字說(shuō)明的編寫(xiě)文字說(shuō)明的編寫(xiě)l所謂光盤(pán)檔案是指利用激光進(jìn)行圖像、聲音信息寫(xiě)入和讀出的具有參考、憑證、藝術(shù)價(jià)值并歸檔保存的一種圓盤(pán)形記錄載體。l光盤(pán)檔案的概念光盤(pán)檔案說(shuō)明光盤(pán)檔案說(shuō)明樣式（每張光盤(pán)詳細(xì)說(shuō)明）樣式（每張光盤(pán)詳細(xì)說(shuō)明）全宗號(hào)目錄號(hào)分類(lèi)號(hào)卷號(hào)盤(pán)號(hào)光盤(pán)名稱(chēng)刻錄人刻錄日期教師個(gè)人檔案教師個(gè)人檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱(chēng)申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開(kāi)具考