辦公用品采購管理規(guī)定與辦法

1、XXXX有限公司辦公用品采購與管理辦法（試行）第一章總則第一條目的為完善XXXX有限公司（以下簡稱“集團公司”）辦公用品采購 制度管理，滿足辦公需要，控制辦公成本，促進采購工作的正?；?、規(guī) 范化，特制定本采購管理辦法。第二條適用對象本制度適用于集團公司，集團公司所屬子公司和相關單位可參考本 辦法制訂事宜的管理辦法。第三條采購原則辦公用品采購堅持保證品質(zhì)優(yōu)良，合理控制成本的原則；綜合考量供應商，同質(zhì)量價更低為優(yōu)選的原則；采購物資及需求物資一致性的原 則;廉潔自律，不貪便宜，不受賄的原則。第二章 采購范圍、方式、途徑及管理職責第四條集中采購范圍集團公司采購辦公用品可分為：（一）文具事務用品1、文件

2、檔案管理類：分類文件夾、票據(jù)夾、檔案盒、資料冊、檔 案袋、文件套、名片盒（冊）、文件籃等。2、桌面用品：訂書機、起釘器、打孔器、剪刀、美工刀、釘針系 列、削筆刀、膠水、膠帶、計算器、儀尺、筆筒、會議牌、等。3、文書用品：中性筆（簽字筆）、圓珠筆、鉛筆、臺筆、記號筆、 水彩筆、橡皮、修正液、墨水筆芯、無線裝訂本、螺旋本、活頁本、復 寫紙、賬本（賬冊）、憑證（單據(jù)）、便利貼、會議記錄本、專用印章、 印臺（印油）等。4、電腦周邊用品：光盤、 U盤、鍵盤、鼠標、鼠標墊、移動硬盤、 錄音筆、插線板、電池、路由器等。（二）辦公耗材硒鼓、墨盒、打印機組件等打復印紙、傳真紙、繪圖紙等。網(wǎng)線、 水晶頭、網(wǎng)線轉(zhuǎn)換

3、接頭等。（三）日雜百貨日用品：生活用紙、一次性用品、清潔用品、勞保用品、五金工具、 抽紙、卷筒紙、毛巾、杯具、保溫瓶、飲用水等。（四）辦公設備票據(jù)裝訂機、號碼機、碎紙機、支票打印機、考勤機、點驗鈔機、 塑封機、掃描儀、電話機、電腦、投影儀、復印機、傳真機、打印機、 多功能一體機、掃描儀、相機、攝像機、交換機、路由器、燒水壺、空 調(diào)、飲水機、電風扇等。（五）辦公家具文件柜、雜柜、保險柜、沙發(fā)、茶幾、辦公桌、辦公椅、檔案柜、 鐵皮柜等。第五條米購方式（一）集中采購：將集團公司各部門辦公所需物品采購管理集中化，對同一類材料進行集中化采購。集團公司日常辦公、使用頻率較高的辦公用品（文具事務類、辦公耗材

4、類、日雜百貨類）采用集中購買方式。（二）分散采購：不在集中采購范圍內(nèi)，請購部門需填寫辦公用 品請購審批單并經(jīng)審批后方可采購，招標采購除外。（三）應急采購：在集中采購范圍內(nèi)，且急需使用。請購部門需填寫辦公用品請購審批單并經(jīng)審批后優(yōu)先采購。請購金額少于2000元的申請，行政部可視情況啟動采購備用金先行購買。第六條采購途徑（一）集中采購途徑：以京東網(wǎng)的官方自營店及可開取正規(guī)發(fā)票的 淘寶店家為主，正規(guī)實體店為輔。（二）分散采購途徑：根據(jù)申請部門的需求及方便度來判斷是采用電子還是實體途徑，一般為單筆金額小于5000元時采用網(wǎng)購的途徑，單筆金額大5000元時的采購以集團審批意見操作。（三）應急采購途徑：參

5、照集中采購途徑。第七條職責權限（一）各請購部門職責1、負責統(tǒng)計并匯總本部門辦公室需求經(jīng)本部門經(jīng)理審批后上報行 政部；2、負責填寫采購申請審批單 并經(jīng)行政部審批后向集團財務部、 集團領導逐層審批；3、負責全集團辦公用品分散采購或應急采購與行政部共同驗收。4、負責所需辦公用品的領用。（二）行政部職責1、負責全集團辦公用品采購需求的匯總、詢價、采購、驗收入庫 （分散采購或應急采購時與申請部門共同驗收）、保管、發(fā)放和盤點；2、負責編制辦公用品詢價對比表；3、負責建立健全辦公用品入庫、移交、發(fā)放和盤點等臺賬或登記 表；4、負責收集并維護供應商信息，保管辦公用品各類資料檔案等；5、行政部采購員根據(jù)申請人填

6、寫好的采購審批申請單檢查該 項請購是否在執(zhí)行后又重復提出，以及是否存在不合理的請購品種和數(shù) 量并簽字確認；6、負責采購程序的審批；7、負責談判和確定最終供應商、簽訂采購合同；8、負責供應商評估和變更；9、對辦公用品盤盈盈虧做處理，并有權追究責任人的相關責任。（一）財務部負責1、負責根據(jù)審批的辦公用品付款申請和采購合同要求及時支付價 款；2、負責結(jié)算各部門領用辦公用品的款項；3、負責辦理退貨款項的收回；4、負責辦公用品采購及盤點盈虧的賬務處理；5、參與盤點工作的監(jiān)督；6、負責采購程序的審批。第三章采購流程第八條集中采購流程（）集中采購周期行政部根據(jù)全集團辦公用品使用情況，每月5號前集中采購一次。

7、（二）采購申請匯總及審核1、行政部匯總每月各部門辦公用品采購需求（申購匯總表詳見附件1 ）和庫存情況分類（盤存表詳見附件2）于每月25日前上報集團財務部審批。（三）進行采購辦公用品采購最少有 3家以上供應商提供報價，在權衡質(zhì)量、價 格、交貨時間、售后服務、資信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同 質(zhì)量，選價格最低”的原則進行綜合評估，最終選擇供應商，并簽訂采 購合同。第九條分散及應急采購流程（一）采購申請1、分散采購申購部門所需辦公物品不在集中采購名目內(nèi)的（如不常備的五金、 電動工具、裝飾用品、招待用品、汽車保養(yǎng)、維修及保險等）申請部門 向行政部領取并填寫采購審批申請單（見附件3）經(jīng)審批后進行單

8、獨購買。2、應急采購申購部門所需辦公物品在集中采購名目內(nèi)且急需使用的，申請部門向行政部領取并填寫采購審批申請單經(jīng)審批后優(yōu)先購買。金額少于 2000元的申請，行政部可視情況啟用預備金現(xiàn)行購買。（二）審批單的填寫行政部采購員根據(jù)采購預算及庫存情況協(xié)助申請人填寫采購審批申請單，申請人完整填寫采購物品特征和其他信息，如購物資名稱、 規(guī)格、數(shù)量、需求日期、質(zhì)量要求以及預算金額等。（三）采購審核請購部門攜填寫完整的采購審批申請單進行報審流程。由行政 部、財務部逐級審核，最終由集團領導審批，通過報審后申請人將采 采 購審批申請單交予采購人員復印存檔。（四）進行采購行政部采購員按照審批通過后的 采購審批申請單

9、報財務部門請 款，同時按采購審批申請單要求進行采購。第十條進度跟催（一）為確保準時交貨，采購人員應提前采用電話、傳真或親自到 供應商處跟催，以確保物資能適時供應。（二）若采購物資無法在預定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，并須重新和供應商確定新的交貨期，并知會申請部門。第四章 驗收與結(jié)算領用第十一條驗收入庫（一）行政部負責集中采購辦公用品的驗收及入庫工作。分散采購 或應急采購的驗收由請購部門與行政部共同負責，入庫由行政部負責。（二）行政部在核對數(shù)量、規(guī)格、品牌后，建立并填寫辦公用品入庫登記表（見附件4 ）。（三）如驗收不合格的，由采購人員依據(jù)申請部門要求進行退換貨。（四）

10、若入庫辦公用品與申請匯總表和合同不符，行政部應及時查 明原因，落實責任。第十二條價款結(jié)算財務部應根據(jù)有集團公司全稱抬頭發(fā)票、辦公用品清單、驗收單和采購合同及時履行付款手續(xù)。 如果發(fā)票內(nèi)容與采購內(nèi)容不符或者沒有正 規(guī)發(fā)票，財務部有權拒絕付款。第六章領用采購用品入庫后，部門申購的由行政部依據(jù)上報的采購清單發(fā)放， 經(jīng)部門申購人填寫領用記錄并簽字后方可領用；個人申購的由行政部通知申購人，經(jīng)申購人做好領用記錄后方可領用。行政部還要做好辦公用品領用記記錄及臺賬登記。第七章盤點第十三條盤點行政部于每一季度末組織辦公用品管理員、財務人員及部門領導對庫存辦公用品進行盤點，編制辦公用品盤存表（見附件2），統(tǒng)計剩余

11、庫存數(shù)量及其狀態(tài)，作為下一期申購的依據(jù)和核算辦公用品消耗成本依 據(jù)之一。第十四條盤點結(jié)果處理辦公用品盤點如發(fā)現(xiàn)盈虧， 行政部應及時查明原因， 并擬寫盤存結(jié)果報告，經(jīng)集團領導審批做出處理，落實責任人的有關責任。財務部會同行政部對辦公用品盤盈或盤虧金額進行確認，集團領導審批后進行賬務處理。第八章其他第十五條處罰凡違反本辦法的人員，依照公司相關管理制度進行處罰。第十六條生效日期本辦法自發(fā)布之日起生效。第十七條附件1、辦公用品每月申報匯總表2、辦公用品每月盤存表3、辦公用品請購審批單4、辦公用品入庫表5、辦公用品季度盤存表XXXX有限公司2016年01月08日附件1:XXXX有限公司辦公用品每月申購匯

12、總表辦公用品種類：文具事務用品 辦公耗材 日雜百貨辦公設備辦公家具 編制時間：序號名稱單位品牌型號規(guī)格數(shù)量單價申請單位12345678910單價匯總：共計人民幣元行政部審批：財務部審批：集團領導審批:附件2:WORD格式XXX有限公司辦公用品每月盤存表編制時間：編制人：辦公用品種類：（一類）文具事務用品（二類）辦公耗材（三類）日雜百貨（四類）辦公設備（五類）辦公家具（七類）票務序號分類物品名稱規(guī)格型號單位庫存數(shù)量序號分類物品名稱規(guī)格型號單位庫存數(shù)量序號分類物品名稱規(guī)格型號單位庫存數(shù)量12039221403224142342524436254472645827469284710294811304

13、9123150133251143352153453163554173655183756193857附件3:XXXX有限公司辦公用品請購審批單申請人分管領導希望供貨日期年 月 日物品描述年 月 日序號名稱規(guī)格、型號數(shù)量預算金額(備注1234567合計購買方網(wǎng)購及地址：門店及地址：行政部意見簽字年 月日財務部意見簽字年 月日集團領導意見簽字年 月日附件4:XXXX有限公司辦公用品入庫表登記人：日期：序號名稱單位品牌型號規(guī)格數(shù)量復核備注1234567891011121314151617181920附件5:WORD格式XXX有限公司辦公用品季度盤存表編制時間：編制人：行政部：財務部:辦公用品種類：（一類）文具事務用品（二類）辦公耗材（