文書檔案(歸檔文件)整理方法

1、文書檔案（歸檔文件）整理方法一、整理原則 ：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的 有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。歸檔文件 是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完 畢、具有保存價(jià)值的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件 材料。歸檔文件整理 就是以歸檔案文件為單位進(jìn)行裝訂、分 類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。件是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文 件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制為一 件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件， 報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè) （本） 為一件， 會(huì)議記錄、 會(huì)議紀(jì)要、 刊物等成套性材料一次 （期） 為一件，來文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、函與復(fù)函）

2、視具體情況 為一件或兩件，即當(dāng)年有批復(fù)的，與請(qǐng)示并為一件；否則當(dāng) 年請(qǐng)示作一件，次年有批復(fù)作一件，要在請(qǐng)示、批復(fù)歸檔文 件目錄備注欄中分別注明?！盀橐患笔侵冈趯?shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體 現(xiàn)為一條條目的文件，但過厚不易裝訂一起的，也可單獨(dú)作 為一件，另外編目。正文與文件處理單（包括文件處理單、擬辦單、發(fā)文 擬稿紙、簽批條）應(yīng)作為一件，放在文件前面，與文件裝訂二、質(zhì)量要求1、歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予托裱、修 復(fù)，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。2、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料 等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。3、歸檔文件整理應(yīng)分類清晰、編號(hào)準(zhǔn)確。三、整理方法1、對(duì)歸檔文件的

3、技術(shù)處理 。包括拆釘、裝訂、修裱、 折疊等工作。（ 1）拆釘。文件上的金屬釘、曲別針、大頭針等要拆 下來，對(duì)文件重新進(jìn)行裝訂， 對(duì)于短期保管文件可以不拆訂。（2） 文件修整 。為保證檔案能長(zhǎng)期保存和有效提供利 用，裝訂前必須對(duì)不符合要求的歸檔文件進(jìn)行必要的修整。 主要包括以下內(nèi)容：第一，修裱破損文件。使用粘合劑和修裱用紙對(duì)破損文 件進(jìn)行“修補(bǔ)”和 “托裱”。無需移交進(jìn)館的檔案一般保持原 貌就可以了。第二，復(fù)制字跡模糊或易退色的文件。包括對(duì)以純藍(lán)墨 水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、印臺(tái)油、鉛筆等字跡材料制 成的文件材料以及傳真等。目前常見的復(fù)制方法是復(fù)印，字 跡不宜太深，最好采用單面復(fù)印。第三，超大

4、紙張折疊。超過公文用紙幅面為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型的紙張，需加以折疊。對(duì)于文件用紙小于A4幅面時(shí)，如不便裝訂，可以進(jìn)行必要的托裱。2、裝訂歸檔文件按件裝訂。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文 在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；另外 有文件處理單的，可放在最前面，編號(hào)時(shí)作為首頁(yè)加蓋歸檔 章。永久、長(zhǎng)期保管的要用檔案行政管理部門指定使用的裝 訂材料裝訂（包括棉線、不銹鋼釘?shù)龋２讳P鋼釘?shù)难b訂方法是左側(cè)上下各一釘；棉張裝訂方法是三孔一線裝訂。短期 保管的，裝訂材料不作統(tǒng)一要求。裝訂時(shí)，不得壓字跡。原則上采用左側(cè)裝訂，“件”內(nèi)的各頁(yè)應(yīng)齊左、齊下

5、。3、分類歸檔文件一般采用年度一一機(jī)構(gòu)（問題）一一保管期限 或年度一一保管期限的方法進(jìn)行分類。前一種方法適宜于機(jī) 構(gòu)規(guī)模較大，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)相對(duì)固定，歸檔文件較多的單位。后 一種方法適用于機(jī)構(gòu)規(guī)模較小，歸檔文件數(shù)量較少的單位。 同一全宗應(yīng)保持分類方法的一致。（1）按年度分類。就是根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì) 歸檔文件進(jìn)行分類。計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等按形成年度歸檔。一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，一般來說應(yīng)以文件簽 發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)。召開會(huì)議、處理案件形成跨年度文件時(shí)，會(huì)議文件歸 入開始年度；處理案件材料歸入結(jié)案年度。幾件文件作為一件時(shí)，“件”的日期應(yīng)以裝訂時(shí)排在 前面的文件日期為準(zhǔn)。文件沒有標(biāo)注日

6、期，需分析文件內(nèi)容、制成材料等通 過對(duì)照手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù) 以按年度合理歸類。（2）按機(jī)構(gòu)（問題）分類根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦部門對(duì)歸檔 文件進(jìn)行分類。原則上以哪個(gè)機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪 個(gè)機(jī)構(gòu)的類別中，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入單位承 辦部門或綜合部門，不按機(jī)構(gòu)分類的，按歸照文件內(nèi)容所反 映的問題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。（3）按保管期限分類 P89保管期限分類法就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔 文件進(jìn)行分類。主要根據(jù)國(guó)家檔案局制定的關(guān)于機(jī)關(guān)檔案 保管期限的規(guī)定和文書檔案保管期限表，制定本單位的歸檔文件保管期限表，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，將不同價(jià)值 的文

7、件從實(shí)體上區(qū)分開來，便于文件按不同的價(jià)值采取不同的整理方法和保護(hù)措施。文書檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久：永久保存長(zhǎng)期：1650年左右短期：15年以下以上三種分類方法，在實(shí)際工作中一般都不單獨(dú)使用， 而是結(jié)合運(yùn)用的，叫復(fù)式分類法。4、排列歸檔文件以件為單位，在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)， 按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。如分類方案采取“年度 問題一一保管期限”進(jìn)行歸檔，最低一級(jí)類目指“保管 期限”。“事由”不同于分類方法中的“問題”則指一件具體 的事，一個(gè)具體的問題，或一般聯(lián)系緊密的工作過程等。如 申請(qǐng)一項(xiàng)撥款可看作是一個(gè)事由、任命一名干部可看作是一 個(gè)事由，一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)或一

8、次會(huì)議，也可看作是一個(gè) 事由；而“問題”則是指一類相同性質(zhì)的事情，如機(jī)關(guān)黨務(wù) 工作、財(cái)務(wù)工作、人事工作等。按照事由結(jié)合時(shí)間、重要程 度等排列，即將同一問題的文件材料進(jìn)行相鄰排列。統(tǒng)計(jì)報(bào) 表、會(huì)議文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、處理信訪及監(jiān)察案件 形成的材料等成套性文件分別集中排列。具體排列方法：(1) 同一事由內(nèi)歸檔文件的排列，最簡(jiǎn)單的方法是按 文件形成時(shí)間的先后順序。或者按文件的重要程度排列也可 以，相對(duì)重要的排在前，其他的排在后。(2) 不同事由的歸檔文件排列，可采用以下幾種方法: 第一，按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列。這種方法 只要求將不同事由的文件，按其辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列， 而不必考慮

9、其它因素。適用于實(shí)行“隨辦隨歸”的機(jī)關(guān)。第二，按事由的重要程度排列。第三，按事由具有的共同屬性分別集中排列，主要指成 套性文件材料。如會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議文件等，這種文件 在時(shí)間上可能會(huì)跨度很大，但表現(xiàn)出較強(qiáng)的系統(tǒng)性，利用時(shí) 需互相參照、查證、集中排列更方便檢索。不宜直接按文件形成的時(shí)間或收發(fā)文字號(hào)的順序排 列所有的歸檔文件。實(shí)行“隨辦隨歸”制度的機(jī)關(guān)，不要只強(qiáng)調(diào)“先來先 歸”，而要注意“先全先歸”。若先前已整理編號(hào)，后又有相 關(guān)文件材料的，其補(bǔ)救辦法是按自然順序進(jìn)行編號(hào)，并在歸 檔文件目錄中該文件條目的備注欄中標(biāo)注與前述文件的聯(lián) 系。對(duì)遺留的帳外文件的歸檔，可以采取將其排列在相應(yīng) 年度相應(yīng)類

10、別歸檔文件的最后。5、歸檔文件編號(hào)歸檔文件編號(hào)是指將每份歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以檔號(hào)章的形式在歸檔文件上注明。歸檔文件 應(yīng)依分類方法和排列順序逐件編號(hào)，即在文件首頁(yè)上端的空 白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年 度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目（見圖 A1歸檔章式樣）1611I（全宗號(hào)）（年度）（室編件號(hào)）A8F1（機(jī)構(gòu) 或（問題）（保管期限）（館編件號(hào)）3X 15單位：mm比例:1:1圖A1歸檔章式樣注:標(biāo)有 ”號(hào)為選擇項(xiàng)，下同。1）全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。有些新組 建單位或暫未列入檔案館接收計(jì)劃的單位，此項(xiàng)可空置，留 待檔案館給定全宗號(hào)后再行

11、填寫。2）年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元 紀(jì)年，如一九九八年應(yīng)表示為“ 1998”，不能簡(jiǎn)化為“ 98”。3） 保管期限：歸檔文件保管期限的全稱或簡(jiǎn)稱。如“永 久”或“永”。4）件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。它是反映歸檔文件在全 宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。用 阿拉伯?dāng)?shù)字直接標(biāo)注。件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和 檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)由檔案室采用與分類方法相 對(duì)應(yīng)的編號(hào)方法進(jìn)行逐件編號(hào)。 即如按年度機(jī)構(gòu) （問題） 保管期限進(jìn)行分類的，其編號(hào)在分類的最低一級(jí)類目中 進(jìn)行編流水順序號(hào)。女口： 2000年一一辦公室一一永久 12 34，2000年

12、辦公室長(zhǎng)期 1234。如按 年度保管期限進(jìn)行分類的， 其編號(hào)即： 2000 年永久1.234，2000年長(zhǎng)期 1234。館編件號(hào) 按進(jìn)館要求編制。未進(jìn)館檔案不用編制。5）機(jī)構(gòu) （問題），作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名 稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。6、編制歸檔文件目錄 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方法和室編件號(hào)順序編制歸檔文 件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件按件號(hào)順序填寫歸檔文件目錄。填寫項(xiàng) 目包括件號(hào)、 責(zé)任者、 文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等（見 圖 A2 歸檔文件目錄式樣） 。（1）件號(hào) ：文件的排列先后順序的序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù) 字直接標(biāo)注。（ 2）責(zé)任者 ：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文 機(jī)關(guān)或署名者。使用全稱或通

13、用簡(jiǎn)稱。責(zé)任者可以是一個(gè)機(jī) 關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)，也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)，或者一個(gè)人 或若干人。一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，注意不能使用含義不清、難以判斷的簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過 多時(shí)可適當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄，以體現(xiàn) “以我為主”的精神。機(jī)關(guān)內(nèi)部文件等“白頭文件” ，編目時(shí)應(yīng)盡量根據(jù)文 件內(nèi)容，形式等特征加以考證并填寫。（3）文號(hào) ：即文件的發(fā)文字號(hào)。是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文 次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成。 如花府 20034 號(hào)。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫諸如“會(huì)議文件之一” 、“簡(jiǎn)報(bào)一”等 文件順序號(hào)，也不得填寫“情況快報(bào)”等刊物名稱。（4）題

14、名 ：即文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能提示文 件內(nèi)容的，要自擬標(biāo)題，外加“ ”號(hào)。一般情況下，文件只有一個(gè)題名時(shí)，填寫目錄中題名 項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄。但有的文件有副題名或并列題名的，正題 名能反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名無須要抄錄，反之與正題名一 并抄錄。會(huì)議記錄須重?cái)M題名時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和主要會(huì) 議內(nèi)容。有些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，如果目錄中只著錄正 文題名，不能反映出附件的內(nèi)容，可能造成漏檢。此時(shí)可在 正件題名后抄錄附件題名，外加“”號(hào)。（5）日期：文件的形成時(shí)間。即發(fā)文時(shí)間（文件的落款時(shí)間），以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如 2000年1月1 日，標(biāo)注為 20000101。有的文件上未注明日期，編

15、目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以 考證并填寫。填寫目錄時(shí)，為避免日期項(xiàng)占用的列寬過長(zhǎng)，影響其 他項(xiàng)目的填寫，可將表示月日的數(shù)字回行填寫，即填寫為兩 行如20000101。（6）頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。文件中有圖文 的頁(yè)面為一頁(yè)。將構(gòu)成該件的各文件頁(yè)數(shù)相加作為該件的頁(yè) 數(shù)，不需續(xù)編頁(yè)碼。（7）備注：注釋文件需要說明的情況。內(nèi)容較多，難 以填寫時(shí)，可在備注欄中加注“”號(hào)，將具體內(nèi)容填入備 考表中。歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移交、銷毀等。歸檔文件目錄件 號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注1花都區(qū) 檔案局花檔字1999 1號(hào)關(guān)于花都區(qū)規(guī)范統(tǒng)一檔案業(yè)務(wù)口徑的意見2003040552

16、花都區(qū) 檔案局通知關(guān)于舉辦檔案培訓(xùn)班200302173圖A2歸檔文件目錄式樣7、歸檔文件目錄的構(gòu)成與裝訂。（1） 歸檔文件目錄采用廣州市統(tǒng)一印制的A4型規(guī)格豎 式目錄用紙。（2）歸檔文件目錄應(yīng)由目錄夾封面、歸檔文件整理說 明及歸檔文件目錄表格組成，并裝訂成冊(cè)。歸檔文件目錄夾封面式樣（見圖A3歸檔文件目錄封面式樣）。歸檔文件目錄全宗名稱 （單位全稱）年 度1990保管期限永久機(jī) 構(gòu)（問題）圖A3歸檔文件目錄封面式樣歸檔文件整理說明的內(nèi)容包括 ：立檔單位全稱、成立時(shí) 間、本年內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及機(jī)關(guān)黨、政主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況、本年 度立檔單位主要工作概況、本年度文書歸檔情況（含檔案工 作組織情況、文件材料完整

17、與否、檔案數(shù)量、需要說明的問 題等）。（3）歸檔文件目錄的裝訂方法，采用與分類排列相對(duì) 應(yīng)的方式進(jìn)行裝訂。按年度機(jī)構(gòu) （問題） 保管期限進(jìn)行分類排列的， 其歸檔文件目錄也按此方法進(jìn)行裝訂，即年度機(jī)構(gòu) 1 永機(jī)構(gòu)2永久機(jī)構(gòu)3永久；年度一機(jī)構(gòu) 1長(zhǎng)期機(jī)構(gòu) 2長(zhǎng)期機(jī)構(gòu)3長(zhǎng)期。按年度保管期限進(jìn)行分類排列的，其歸檔目錄分永 久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)保管期限各一本進(jìn)行裝訂。同一保管期限的連續(xù)年度的目錄可裝訂成一本，用色紙 將年度分隔。歸檔文件目錄采用豎式，按 A4 規(guī)格裝訂成冊(cè)，不需放 入盒內(nèi)，不需編制目錄號(hào)。一式三份，基層單位一式二份。8、裝盒 將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒 封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。（ 1 ）檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明立檔單位名稱。（ 2）檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè) 置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并 可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)（見圖A4b 檔案盒盒脊式樣、圖 A4c 檔案盒底邊式樣） 。其中起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文 件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“”連接；盒號(hào)即檔案 盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案