最全面的合同檔案管理制度

1、合同檔案管理制度一、本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的涉及合同的資料總和，其構(gòu)成包 括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、章程、資信調(diào)查材料、意向書、合同正本，以及有關(guān) 合同修改補(bǔ)充、轉(zhuǎn)讓、變更、解除、協(xié)調(diào)、終止等方面的材料，都必須及時(shí)歸檔，個(gè)人不能擅自留存。二、合同檔案管理原則1 、合同檔案管理由公司合同管理部門集中統(tǒng)一管理，以確 保檔案的完整、完全和有效利用。2 、合同管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司 所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各分（子）公司、各部門的合同 管理工作。3 、應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工 作體系，由合同兼職人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。

2、三、合同檔案管理的移交1 、正式簽署合同后須將合同正本原件移交公司合同管理部 門。2、合同項(xiàng)目終止后各分（子）公司須將該項(xiàng)目的所有技術(shù) 資料匯總成冊(cè)，具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的技術(shù)資料向公司合同管理部 門移交。3 、移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整， 必須層次分明，符合其形成規(guī)律。4 、合同文檔移交時(shí)，必須編制檔案移交清冊(cè)并當(dāng)面清點(diǎn)。 以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。四、合同文檔管理辦法1 、合同管理人員要盡心盡責(zé)發(fā)揮作用，按要求建立完善合 同管理臺(tái)帳。簽訂完的合同要及時(shí)歸檔， 做好登記。凡歸檔的合 同文件材料必須是原件。2 、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、 損毀， 要查

3、明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。3 、要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)， 合同文檔分類編號(hào)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。4、應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展 合同文檔的查詢、利用工作。5 、做好合同管理的保密工作，未經(jīng)許可不能擅自借閱、外 帶歸檔合同。 因工作需要須借出查閱合同文本， 須經(jīng)公司、分（子） 公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以復(fù)印件借出， 督促借閱人員按期歸還合同。合同原件無特殊情況不能外借。、合同文檔的保存條件要有防火、防潮等措施，以確保合 同文檔的安全6 、借閱人不能涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情 節(jié)予以處罰。7 、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不能擅自將合同對(duì)外公 開、復(fù)印，違者視情節(jié)予以處罰。附件： 1. 合