公司文件管理規(guī)定流程及相關(guān)表格

1、公司文件管理規(guī)定流程及相關(guān)表格公司文件管理規(guī)定流程一、目的加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確 性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術(shù)語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中 所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、 聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。四、職責(zé)1、 行政中心：1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理

2、和制度執(zhí)行及檢查工作， 并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案 的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作。5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。2、其他各部門相關(guān)人員:1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政中心；2）向行政中心移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家

3、財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；3、各部門主管人員1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門資料或合同復(fù)印件的處置。4、 各中心總監(jiān)/副總1）負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門文件（合同）管理記錄目錄。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制移交目 錄每季度向行政中心移交。a）歸檔范圍及移交時(shí)間b）檔案資料的標(biāo)識(shí)行政中心及各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。c）檔案資料的日常管理： 電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)

4、或 制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存。 文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄，以便檢索利用。 文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊 排放在文件/檔案柜中。d）檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫檔案借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內(nèi),不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必 須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、

5、 摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；e）檔案銷毀對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部 門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政中心人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目 錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并 存檔永久保存。2、檔案管理細(xì)則1）檔案資料的歸檔范圍公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決 定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等;公司領(lǐng)導(dǎo)的批示

6、、指示等;重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等；反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)；本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；(11)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；外出公務(wù)活動(dòng)(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等)所獲得或形成的檔案資料；財(cái)務(wù)檔案資料；(14)各種實(shí)物檔案；(15)其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件 等必須齊全。 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)