會(huì)議管理辦法

1、會(huì)議管理辦法 1 目的 規(guī)范會(huì)議管理，保證會(huì)議召開的有序性和有效性，特制定本管理辦法。 2 范圍 公司所有內(nèi)部各類會(huì)議。 3 內(nèi)容 31 會(huì)議類別及組織 311 廠級(jí)會(huì)議： 主要包括公司管理人員大會(huì)、全公司員工大會(huì)、全公司技術(shù)人員大會(huì)以及各種代表大會(huì)等。 312 專題會(huì)議： 系技術(shù)性、業(yè)務(wù)性會(huì)議（如運(yùn)營分析會(huì)、品質(zhì)分析會(huì)、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)、安全 工作會(huì)等）. 313 部門會(huì)議： 各部門內(nèi)部召開的工作會(huì)。 314 小組會(huì)議： （組、線、拉）內(nèi)部召開的工作會(huì)。 32 例會(huì)：為避免會(huì)議過多或重復(fù)，全公司正常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、組織召開。 321 廠

2、務(wù)會(huì) 3211 總結(jié)評(píng)價(jià)階段性銷售、生產(chǎn)、行政工作情況，報(bào)告各項(xiàng)工作進(jìn)度，安排布置下一階段工 作任務(wù)。 3212 公司級(jí)廠務(wù)會(huì)每月召開一次，每月第一個(gè)星期六下午 14:00 召開（如有變更總經(jīng)辦另行通知），召開時(shí)長限 4 小時(shí)以內(nèi)。公司總經(jīng)理主持，各事業(yè)部經(jīng)理、職能部門最高主管人員參加。 3213 各事業(yè)部廠務(wù)會(huì)每周召開一次，每周一召開，召開時(shí)長限 2 小時(shí)以內(nèi)。各事業(yè)部經(jīng)理主持，各事業(yè)部內(nèi)部部門主管人員參加。 322 品質(zhì)分析會(huì) 3221 匯報(bào)、總結(jié)產(chǎn)品品質(zhì)情況，討論分析品質(zhì)問題，研究決定品質(zhì)改進(jìn)措施。 3222 各事業(yè)部每周召開一次，每周二召開，召開時(shí)長限 2 小時(shí)以內(nèi)。各事業(yè)部品管部門主

3、管人員主持，各事業(yè)部內(nèi)部相關(guān)部門主管、技術(shù)人員參加（具體參會(huì)人員由各事業(yè)部品管部門主管人員確定）。 323 安全生產(chǎn)工作會(huì) 3231 匯報(bào)、總結(jié)安全生產(chǎn)、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安 全防范措施。 3232 每半年召開一次，每年的 4 月、10 月召開（具體召開時(shí)間以通知為準(zhǔn)） ，召開時(shí)長限 4 小時(shí)以內(nèi)?？倓?wù)部主管人員主持，各事業(yè)部總經(jīng)理、各生產(chǎn)部門主管以上人員、車輛及固定資產(chǎn)管理部門主管人員、安全生產(chǎn)小組組員參加。 324 技術(shù)工作會(huì) 3241 匯報(bào)、總結(jié)階段性技術(shù)改造、新產(chǎn)品開發(fā)、日常生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備工作計(jì)劃完成情況，布置 下階段技術(shù)工作任務(wù)、研究確定解決有關(guān)技術(shù)

4、問題的措施方案。 3242 各事業(yè)部半年召開一次，每年的 4、10 月召開（具體召開時(shí)間以通知為準(zhǔn)），召開時(shí)長限 4 小時(shí)以內(nèi)。各事業(yè)部技術(shù)開發(fā)部門主管人員主持，各事業(yè)部總經(jīng)理、技術(shù)開發(fā)人員及負(fù)責(zé)生產(chǎn)工藝相關(guān)人員參加。 325 年中工作總結(jié)大會(huì) 3251 匯報(bào)、總結(jié)半年內(nèi)生產(chǎn)、行政工作情況，肯定業(yè)績、評(píng)價(jià)不足、提出戰(zhàn)略性改善要求和 方向，明確下半年工作重點(diǎn)。 3252 每年召開一次，每年的 10 月召開（具體召開時(shí)間以通知為準(zhǔn)），召開時(shí)長 1 天。公 司總經(jīng)理主持，公司全員參加。 326 年終工作總結(jié)大會(huì) 3261 匯報(bào)、總結(jié)當(dāng)年生產(chǎn)、行政工作情況，肯定業(yè)績、評(píng)價(jià)不足、提出戰(zhàn)略性改善要求和方

5、向，明確下年度工作重點(diǎn)。 3262 每年召開一次，每年年假前 10 天內(nèi)召開（具體召開時(shí)間以通知為準(zhǔn)），召開時(shí)長 1 天。公司總經(jīng)理主持，公司全員參加。 327 銷售年會(huì) 3271 匯報(bào)、總結(jié)上一年度銷售工作情況，肯定業(yè)績、評(píng)價(jià)不足，研討確定下一年度銷售政策、計(jì)劃及目標(biāo)。 3272 每年召開一次，每年年假后 1 個(gè)月內(nèi)召開（具體召開時(shí)間以通知為準(zhǔn)），召開時(shí)長以通知為準(zhǔn)。公司總經(jīng)理主持，銷售系統(tǒng)人員及其他相關(guān)人員參加（具體參加人員以通知為準(zhǔn)）。 328 事業(yè)部、職能部門早會(huì) 3281 對(duì)部門內(nèi)前一天的工作進(jìn)行總結(jié)講評(píng)，布置當(dāng)日工作任務(wù)和提示注意事項(xiàng)。 3282 每日上午工作前召開，召開時(shí)長 5-

6、10 分鐘，各部門主管人員主持，各部門內(nèi)全體員工參加。 329 銷售系統(tǒng)年中會(huì) 3291 各大區(qū)內(nèi)部匯報(bào)、總結(jié)上半年銷售工作情況，肯定業(yè)績、評(píng)價(jià)不足。分析銷售工作中的不足，提出改善要求和下半年銷售工作調(diào)整。 3292 每年召開一次，每年的 8 月召開（具體召開時(shí)間以大區(qū)會(huì)議通知為準(zhǔn)），召開時(shí)長以通知為準(zhǔn)。各大區(qū)經(jīng)理主持，各大區(qū)辦事處主任以上人員參加（有特別要求以通知為準(zhǔn)）。 3210 銷售系統(tǒng)周例會(huì) 32101 銷售各駐地單位內(nèi)部匯報(bào)、總結(jié)上周銷售行政工作情況，安排下周行政銷售工作及工作調(diào)整。 32102 每周召開一次，每周六召開，召開時(shí)長各駐地大區(qū)限 3 小時(shí)以內(nèi)、駐地區(qū)域限 2 小時(shí)以內(nèi)、

7、駐地辦事處限 1.5 小時(shí)以內(nèi)。各駐地單位最高主管人員主持，駐地單位所在全員參與(各駐地單位可根據(jù)實(shí)際情況分部門或分層級(jí)進(jìn)行)。 3211 銷售系統(tǒng)企業(yè)文化宣導(dǎo)早會(huì) 32111 銷售各駐地單位全體人員集體宣讀企業(yè)文化，合唱公司歌曲。 32112 每周召開一次，每周一班前 10 分鐘召，召開時(shí)長 20 至 30 分鐘。主持及召開方式由各駐地單位結(jié)合實(shí)際情況及效用自行確定（主管主持或全員輪流主持），駐地單位所在全員參與。 33 其它會(huì)議：不屬例會(huì)性質(zhì)內(nèi)的臨時(shí)會(huì)議，具體會(huì)議事項(xiàng)以會(huì)議通知為準(zhǔn)。 34 會(huì)議召開的審批 341（非例會(huì)）部門內(nèi)部召開的會(huì)議，應(yīng)經(jīng)部門主管人員審批方可召開。 342（非例會(huì)）

8、凡涉及多個(gè)部門人員參加的會(huì)議，職能部門發(fā)出的應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理助理審批后方可召開，事業(yè)部發(fā)出的應(yīng)經(jīng)事業(yè)部經(jīng)理審批后方可召開，銷售系統(tǒng)發(fā)出的跨銷售大區(qū)或事業(yè)部/職能部門的會(huì)議需經(jīng)總經(jīng)理審批后方可召開。 343 緊急事務(wù)處理需臨時(shí)緊急召開的會(huì)議可先召開再申報(bào)。 35 會(huì)議通知 351 安全生產(chǎn)工作會(huì)、技術(shù)工作會(huì)、年中工作總結(jié)大會(huì)、年終總結(jié)大會(huì)、銷售年會(huì)、銷售系統(tǒng)年中會(huì)，應(yīng)在召開時(shí)間最少提前 1 周時(shí)間發(fā)出會(huì)議通知，通知（不含銷售系統(tǒng)年中會(huì)）由總經(jīng)辦發(fā)出。 352 任何部門發(fā)起的臨時(shí)會(huì)議，由本部門會(huì)議主導(dǎo)人員發(fā)出會(huì)議通知，通知前置時(shí)間根據(jù)情況確 定。 353 凡由部門提出的且涉及多個(gè)部門人員參與的會(huì)

9、議，至少提前 1 日發(fā)出會(huì)議通知（特殊情況 除外），由提出會(huì)議部門發(fā)出會(huì)議通知。 354 凡已列入計(jì)劃或已發(fā)出會(huì)議通知的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其它會(huì)議時(shí)，召集部門應(yīng)在會(huì)議召開前電話通知參會(huì)人員。 36 會(huì)議的準(zhǔn)備： 361 會(huì)議主持人、召集部門應(yīng)做好會(huì)議的相關(guān)準(zhǔn)備工作，包括擬好會(huì)議議程、會(huì)議議題相關(guān)資料、落實(shí)會(huì)場(chǎng)、備好坐位、通知參會(huì)人員等。 362 參會(huì)人員應(yīng)做好會(huì)議相關(guān)的準(zhǔn)備工作，包括提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案等。 37 會(huì)議紀(jì)律 371 參會(huì)人員必須提前五分鐘出席會(huì)議，不得遲到、早退、無故缺席，如因重要事情不能按時(shí)到會(huì)或不能出席時(shí)需提前向主持人請(qǐng)假，公司級(jí)廠

10、務(wù)會(huì)必須與總經(jīng)理請(qǐng)假。 372 參會(huì)人員必須保持會(huì)場(chǎng)安靜、嚴(yán)肅，不得喧嘩、吵鬧、抽煙、吃檳榔及其它零食，不得無故進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。 373 參會(huì)人員必須將手機(jī)關(guān)閉或轉(zhuǎn)為震動(dòng)，非重要工作業(yè)務(wù)電話不得接聽，接聽重要業(yè)務(wù)電話必須離開會(huì)議室，接聽電話時(shí)間不得超過 5 分鐘（特殊情況除外）。 374 參會(huì)人員應(yīng)按要求簽到，作好筆記，對(duì)需傳達(dá)的內(nèi)容做好上傳下達(dá)，對(duì)會(huì)議保密內(nèi)容不得外傳。 375 參會(huì)人員在會(huì)議期間不得處理其它事務(wù)（緊急情況除外）。 376 所有參會(huì)人員必須愛護(hù)會(huì)議室財(cái)產(chǎn)，保持衛(wèi)生，會(huì)議結(jié)束時(shí)將會(huì)議室桌椅等歸位。 38 會(huì)議要領(lǐng) 381 會(huì)議主持人應(yīng)就議題的要旨及議程做簡潔的說明。 382 會(huì)議主持

11、人應(yīng)把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知參會(huì)人。 383 會(huì)議所需參照資料應(yīng)配發(fā)所有參會(huì)人，并做簡要資料說明。 384 所有會(huì)議應(yīng)遵循"議必決、決必行、行必果'的原則。 385 會(huì)議召開應(yīng)把握重點(diǎn)控制時(shí)間。 39 會(huì)議應(yīng)注意事項(xiàng) 391 發(fā)言內(nèi)容不得偏離議題。 392 發(fā)言內(nèi)容不能出于個(gè)人的利害或進(jìn)行人身攻擊。 394 不可取用不正確的資料。 395 盡量不要談到抽象論或觀念論。 396 發(fā)言的內(nèi)容應(yīng)該朝著結(jié)論推進(jìn)。 397 主持人應(yīng)當(dāng)盡可能的引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論。 398 不可私下"開小會(huì)'。 399 在必須延長會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)知會(huì)參會(huì)人員。 391

12、0 應(yīng)把整理出來的結(jié)論給全體人員表決確認(rèn)。 3911 應(yīng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確認(rèn)。 310 會(huì)議記錄管理 3101 所有會(huì)議必須指定專人做會(huì)議決議及重點(diǎn)問題記錄，參會(huì)人員做好個(gè)人會(huì)議記錄。 3102 所有會(huì)議記錄必須由會(huì)議記錄人員協(xié)同會(huì)議主持人員整理。進(jìn)行整理后的會(huì)議記錄經(jīng)會(huì)議主持人審核后分發(fā)至各參會(huì)人員，以便參會(huì)人員遵照會(huì)議決議開展工作。 311 會(huì)議決議事項(xiàng)管理 3111 公司所有會(huì)議的召開、決議及執(zhí)行遵循 pdca 管理原則進(jìn)行。 3112 所有會(huì)議決議事項(xiàng)，參會(huì)人員必須根據(jù)內(nèi)容及時(shí)間及時(shí)落實(shí)開展工作。 3113 各部門主管人員或決議事項(xiàng)跟蹤復(fù)核人必須對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)進(jìn)行工作跟進(jìn)，對(duì)不執(zhí)行或有意拖延者可視情節(jié)給予相應(yīng)處罰并納入考核。 3114 凡周期性循環(huán)的會(huì)議所作出的決議以及工作安排，在下次召開會(huì)議時(shí)應(yīng)進(jìn)行工作開展?fàn)顩r及進(jìn)度匯報(bào)、原因分析及責(zé)任追溯。 3115 各部門應(yīng)定期、不定期對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)進(jìn)行工作開展審查，并做會(huì)議決議事項(xiàng)工作審查記錄，對(duì)未執(zhí)行或執(zhí)行不到位工作進(jìn)行責(zé)任追溯，視情節(jié)給予通