7.0-05采購控制程序1

1、采 購 控 制 程 序XXNYQP7.005 版 次：A 生效日期：2003.編 制： 日 期：審 核： 日 期：批 準(zhǔn)： 日 期：受控印章： 分 發(fā) 號： 采購控制程序文件編號：XXNY-QP-7.0-05版 本：A/0頁 碼：1/9文 件 會 簽 表會簽部門會簽人/日期會簽部門會簽人/日期會簽部門會簽人/日期修 改 記 錄修改單號修改日期修改狀態(tài)生效日期采購控制流程圖相關(guān)科室 倉 庫 醫(yī)療設(shè)備委員會 工程部 采購部 財務(wù)部經(jīng)理 總經(jīng)理 N N N N N審核 大型固定資產(chǎn)復(fù)核 小型固定資產(chǎn) Y 申 購批準(zhǔn)審核核準(zhǔn)非固定資產(chǎn)新增 Y Y Y N審批選擇合格供應(yīng)商 N批準(zhǔn)非固定資產(chǎn)補倉驗收簽約

2、/購買 NY Y Y Y 入庫登記結(jié) 算領(lǐng)用Y 采購控制程序文件編號：XXNY-QP-7.0-05版 本：A/0頁 碼：3/91. 目的 通過對采購過程及供應(yīng)商的控制，確保購入物資的質(zhì)量符合規(guī)定要求。2. 范圍 醫(yī)院所需的物品、設(shè)備、器材的采購和提供外協(xié)服務(wù)供應(yīng)商的控制。3. 定義3.1 固定資產(chǎn)：指使用期限在1年以上，或單位價值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)（2000元）以上、并在使用過程中保持原來物資形態(tài)的資產(chǎn)。分為醫(yī)療設(shè)備類；非醫(yī)療設(shè)備類（如電腦、工程設(shè)備及辦公設(shè)備等）。3.2 非固定資產(chǎn)：指藥品、試劑、醫(yī)療耗材、布草類洗滌用品、印刷品等消耗品。4職責(zé) 4.1總經(jīng)理負責(zé)批準(zhǔn)醫(yī)院固定資產(chǎn)及非固定資產(chǎn)的采購申請

3、單和醫(yī)院合格供應(yīng)商名錄。4.2設(shè)備管理委員會負責(zé)審核醫(yī)療設(shè)備類固定資產(chǎn)的采購申請單。4.3采供部經(jīng)理負責(zé)審核采購申請單和采購物品明細表，并負責(zé)控制采購作業(yè)。4.4采供部經(jīng)理負責(zé)組織對選擇供應(yīng)商進行評價，編制合格供應(yīng)商名錄，對合格供應(yīng)商定期進行評審，建立合格供應(yīng)商檔案。4.5工程部經(jīng)理負責(zé)復(fù)核工程類、設(shè)備類、電腦類固定資產(chǎn)的采購申請單。管家部經(jīng)理負責(zé)復(fù)核其他固定資產(chǎn)的采購申請單。4.6采購員負責(zé)匯總各部門采購申請單，制定采購計劃，實施采購計劃。4.7采供部文員負責(zé)對采購文件的分類存檔和管理。4.8財務(wù)部負責(zé)審核采購申請單，財務(wù)部倉庫管理員負責(zé)復(fù)核申購物品的倉庫儲備情況，4.9負責(zé)對采購物品的進貨

4、驗收，特殊物品及設(shè)備由倉庫及相關(guān)部門共同驗收。4.10補倉由財務(wù)部倉庫管理員提出申請。4.11部門/科室提出所需物品的采購申請單。5程序 采購控制程序文件編號：XXNY-QP-7.0-05版 本：A/0頁 碼：4/95.1 采購物品分類5.1.1 采供部負責(zé)制定采購物品明細表，根據(jù)對醫(yī)療質(zhì)量的影響，將采購物品按物品的使用特性分為四類：a) A類物品：直接影響醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和安全的物品，如：藥品、試劑、醫(yī)療耗材、醫(yī)療設(shè)備及配件等；b) B類物品：沒有明顯直接影響服務(wù)質(zhì)量和安全的物品，如：工程設(shè)備、布草類、洗滌用品、印刷品等；c) C類物品：外協(xié)服務(wù)，如：設(shè)備保修、環(huán)境維護等；d) D類物品：計算機

5、類設(shè)備、輔助物品，如：工程零配件、醫(yī)療服務(wù)過程中的輔助物品等。5.1.2按采購物品的管理特性分為兩類：a) 固定資產(chǎn)b) 非固定資產(chǎn)5.2 對供應(yīng)商的評審和控制5.2.1 新供應(yīng)商需在采供部填寫供應(yīng)商申請表，提供評審所需證件。5.2.2采供部、財務(wù)部組織相關(guān)科室每年第一季度對供應(yīng)商實施統(tǒng)一招標(biāo)，通過對醫(yī)院新、舊供應(yīng)商的有效證件、物品的質(zhì)量、價格、售后服務(wù)及舊供應(yīng)商以往的供貨情況等方面進行評審后，選擇合適的供應(yīng)商，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后列入合格供應(yīng)商名錄，采購員選擇合格供應(yīng)商進行采購。新選供應(yīng)商經(jīng)過5批的供貨，再由采供部經(jīng)理組織有關(guān)部門對新選供應(yīng)商提供物品的質(zhì)量、價格、交貨信譽、配合度進行復(fù)審，把評審意

6、見寫在合格供應(yīng)商評審表上。評審不合格者，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，從合格供應(yīng)商名錄內(nèi)刪除。5.2.3 對于提供物品的供應(yīng)商，要求其提供有關(guān)企業(yè)及產(chǎn)品質(zhì)量的資料，如：a) 企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械注冊證；藥品注冊證b) 生產(chǎn)廠家需提供生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證；進口產(chǎn)品需提供代理證（授權(quán)書或委托書）；c) 有通過國家相關(guān)機構(gòu)認證的證書的優(yōu)先考慮：如：ISO9000質(zhì)量體系認證證書、 采購控制程序文件編號：XXNY-QP-7.0-05版 本：A/0頁 碼：5/9GMP認證證書、FDA認證證書、GSP證書等；d) 供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或合格證；e) 產(chǎn)品價格；f) 按時交貨能力；g) 商品信譽;h) 售后

7、服務(wù)能力。5.2.4 A、B、C類供應(yīng)商必須提供6.2.3中的d)、e)、f)、g)、h)。5.2.5 對供應(yīng)A類物品的供應(yīng)商，藥品類需提供企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證；試劑類需提供企業(yè)經(jīng)營執(zhí)照、醫(yī)療器械注冊證、經(jīng)營許可證或生產(chǎn)許可證；醫(yī)療耗材類需提供企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、醫(yī)療器械注冊證、經(jīng)營許可證或生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證、檢驗標(biāo)準(zhǔn)或檢驗報告，尤其是植入性和無菌醫(yī)療耗材。醫(yī)療設(shè)備及配件類需提供的資料同醫(yī)療耗材類，除衛(wèi)生許可證外。5.2.6對供應(yīng)B類物品的供應(yīng)商，工程設(shè)備類和洗滌用品類需提供經(jīng)營許可證或生產(chǎn)許可證、檢驗標(biāo)準(zhǔn)或檢驗報告、營業(yè)執(zhí)照；布草類需提供企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證；印刷品類需提供營業(yè)執(zhí)照

8、、特種行業(yè)許可證。5.2.7對供應(yīng)C類物品的供應(yīng)商，特別是提供醫(yī)療、工程設(shè)備的外協(xié)服務(wù)的供應(yīng)商應(yīng)在合格供應(yīng)商名錄中選擇，非合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照和特種行業(yè)許可證。5.2.8在物品進貨檢驗時發(fā)現(xiàn)不合格，由倉庫管理員填寫不合格品記錄單，由采購員通知供應(yīng)商進行整改，全年2次不合格的供應(yīng)商或提供假冒、偽劣產(chǎn)品的供應(yīng)商，由采供部經(jīng)理取消其供應(yīng)商申請資格，或提前進行合格供應(yīng)商評審，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，自合格供應(yīng)商名錄中除名。5.2.9在使用過程中發(fā)現(xiàn)藥品、醫(yī)療器械、設(shè)備不合格或在科室閑置不用，可由相關(guān)部門負責(zé)人填寫產(chǎn)品跟蹤反饋單，同采購員和以下部門分別對不合格品的原因核定后，隨同不合格品退回倉庫

9、。 a) 藥品經(jīng)藥劑科主任核定； b) 工程類、設(shè)備類、電腦類固定資產(chǎn)經(jīng)工程部經(jīng)理核定；其他固定資產(chǎn)由管家部經(jīng)理核定； 采購控制程序文件編號：XXNY-QP-7.0-05版 本：A/0頁 碼：6/9C) 其它物品經(jīng)倉庫主管核定； 不合格品入庫后，由倉庫主管填寫產(chǎn)品不合格單，采購員通知供應(yīng)商對整批貨進行整改，全年2次整改不合格的，按6.2.8規(guī)定，將其在合格供應(yīng)商名錄中除名。5.2.10 采供部經(jīng)理每半年組織使用科室和部門對物品的外觀（如：包裝、色澤、光滑度等）、質(zhì)量（如：精密度、工藝等）、適用（是否適合科室使用）三方面的使用情況進行跟蹤反饋，由使用部門填寫產(chǎn)品跟蹤反饋單，附在供應(yīng)商申請表或合格

10、供應(yīng)商評審表后，作為年度評審的依據(jù)。5.2.11合格供應(yīng)商的復(fù)審：將反映供應(yīng)商日常供貨業(yè)績的記錄，如：入庫驗收單、不合格品記錄單、產(chǎn)品跟蹤反饋單作為復(fù)審的依據(jù)。每年第一季度由采供部、財務(wù)部組織相關(guān)人員，根據(jù)使用和檢驗的記錄進行復(fù)審，復(fù)審結(jié)果記錄在合格供應(yīng)商評審表上,并制定新一年的合格供應(yīng)商名錄。5.2.12年度評審時，對于本年度內(nèi)不合格的供應(yīng)商，由采供部經(jīng)理報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，自合格供應(yīng)商名錄中除名。5.2.13 D類物品供應(yīng)商和特殊供應(yīng)商（即：對國家授權(quán)的檢測、計量及特供等部門）可不做合格供應(yīng)商的評審及復(fù)審。 5.3 采購計劃5.3.1 固定資產(chǎn)的申購：各科室/部門根據(jù)工作需要提出采購申請，填寫

11、采購申請單，經(jīng)科室/部門負責(zé)人審核。 a) 固定資產(chǎn)中新開展項目設(shè)備、5萬元以上大型設(shè)備、設(shè)施的采購，先由申請科室或部門填寫采購申請單，醫(yī)療設(shè)備類固定資產(chǎn)由院長組織醫(yī)療設(shè)備管理委員會進行調(diào)研、審核后，交工程部經(jīng)理復(fù)核。 b) 除新開展和大型設(shè)備、設(shè)施外的其它固定資產(chǎn)的采購申請單，經(jīng)工程部及管家部經(jīng)理根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)有設(shè)備狀況，進行復(fù)核后，交采供部。采供部收到采購申請單后，由采購員制定采購計劃，填寫在采購申請單的相關(guān)欄上，采供部經(jīng)理核準(zhǔn)，財務(wù)部經(jīng)理審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.3.2非固定資產(chǎn)的申購：a) 倉庫補倉物品由倉庫管理員提出采購申請單，倉庫主管復(fù)核，財務(wù)部經(jīng)理審 采購控制程序文件編號：XXNY-Q

12、P-7.0-05版 本：A/0頁 碼：7/9核，交采供部。b) 毒、麻、禁藥品和倉庫補倉藥品由倉庫主管提出申購，制定采購申請單，經(jīng)藥劑科主任復(fù)核，財務(wù)部經(jīng)理審核，交采供部。c) 新增加的藥品（醫(yī)院基本目錄以外的藥品）由各科醫(yī)師填寫新增藥品申請單，科主任審核，報藥事委員會批準(zhǔn)。藥劑科主任填寫采購申請單，并注明使用科室、注明新藥，交采供部。d)由采購員制定采購計劃，填寫在采購申請單相關(guān)欄上，補倉物品經(jīng)采供部經(jīng)理批準(zhǔn)后，實施采購；非補倉物品經(jīng)采供部經(jīng)理審核后，交財務(wù)部經(jīng)理復(fù)核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施采購。應(yīng)急采購按6.7.1條款執(zhí)行。5.3.3 申請科室在采購申請單上，必須注明所需物品的數(shù)量、規(guī)格、用途

13、、技術(shù)要求或質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的要求或提供服務(wù)的內(nèi)容、要求。5.3.4 采供部采購員在將采購申請單報采供部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批前，擬訂非補倉類物品采購計劃時，在采購申請單第一聯(lián)相應(yīng)欄目內(nèi)除填上常規(guī)項目外，還需注明“單價”。5.4 采購文件5.4.1采購合同與提供重要物品的合格供應(yīng)商和長期供貨的合格供應(yīng)商必須簽定采購合同；簽定合同前，由采供部填寫合同審批表，附上合同樣本，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，所有物品合同由采供部經(jīng)理簽定。 a)合同中應(yīng)注明產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、價格、交付時間及售后服務(wù)等。 b)針對患者對醫(yī)療服務(wù)的需要，可對供應(yīng)商的產(chǎn)品、生產(chǎn)程序、設(shè)備、人員、管理體系作出特殊要求。5.4.2文件除采購合

14、同外，還有進貨驗收標(biāo)準(zhǔn)、采購申請單、供應(yīng)商申請表等。5.4.3采購文件的保存和歸檔按文件控制程序中相關(guān)條款進行。5.5 采購實施5.5.1采購員在實施采購活動前應(yīng)得到相應(yīng)采購文件。依照采購申請單在合格供應(yīng)商名錄和新選供應(yīng)商范圍內(nèi)采購滿足技術(shù)、質(zhì)量要求的物品、設(shè)備及服務(wù)。 采購控制程序文件編號：XXNY-QP-7.0-05版 本：A/0頁 碼：8/95.5.2毒、麻、禁藥品特供物品須在國家指定供應(yīng)處采購。5.5.3采購到貨時間： 一般物品：市內(nèi)35日、國內(nèi)710日，不包含節(jié)假日；國外：3個月內(nèi)。緊急物品：市內(nèi)2448小時、國內(nèi)72小時，不包含節(jié)假日。5.6 采購驗收5.6.1采購物品送到倉庫后，

15、由倉庫管理員按采購員提供的采購申請單的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格的要求及進貨驗收標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，驗收結(jié)果記錄在入庫驗收單上，合格物品方能入庫、登帳、制卡。倉庫管理員于當(dāng)日將入庫驗收單交給采供部。5.6.2設(shè)備由倉庫管理員按采購員提供的采購申請單的數(shù)量、規(guī)格的要求及進貨驗收標(biāo)準(zhǔn)進行驗收；工程部經(jīng)理及相關(guān)工程師、申購部門負責(zé)人在設(shè)備開箱使用時，對設(shè)備的性能等技術(shù)狀況進行驗收，驗收結(jié)果記錄在設(shè)備安裝驗收報告上，對合格設(shè)備建帳、建卡；大型設(shè)備與供應(yīng)商共同開箱驗收。工程部文員將設(shè)備安裝驗收報告復(fù)印件交給采供部、財務(wù)部。5.6.3當(dāng)物品驗收結(jié)果不合格時，由倉庫管理員填寫產(chǎn)品不合格單，將不合格物品放置不合格區(qū)，通知采購

16、員退貨，在退貨單上注明，必要時對不合格的藥品、違反法律法規(guī)要求的，由采購員通知供應(yīng)商，在中介機構(gòu)的監(jiān)督下，安排人員實施就地銷毀，并由中介機構(gòu)出具證明文件，不做退貨處理。對不合格物品的處理情況記錄在產(chǎn)品不合格單相應(yīng)欄目上。5.6.4 工程設(shè)備類物品驗收可聘請專業(yè)人員或申購人協(xié)同倉庫管理員根據(jù)設(shè)備驗收標(biāo)準(zhǔn)及合同要求共同進行驗收，并記錄。5.6.5 對于醫(yī)院進口物品的檢驗，需嚴格檢查海關(guān)驗貨證明、進口岸商檢局檢驗報告單，報告單上必須蓋有供貨單位的公章，以及國家要求其它相關(guān)批文。5.6.6當(dāng)采購物品需在供貨方現(xiàn)場驗收時，采購員需按進貨驗收標(biāo)準(zhǔn)驗收，物品入庫時，倉庫管理員仍需嚴格按進貨驗收標(biāo)準(zhǔn)驗收。5.

17、7 應(yīng)急采購5.7.1當(dāng)臨床科室因治療需要，限時急需采購物品時，由部門負責(zé)人填寫采購申請單， 采購控制程序文件編號：XXNY-QP-7.0-05版 本：A/0頁 碼：9/9在“急用采購”欄打“”，采購申請單按常規(guī)程序?qū)徟?；如因簽批人員外出，由其電話授權(quán)其他人代簽，過后本人補簽。采購員見采購申請單進行應(yīng)急采購, 并于物品入庫前將采購申請單交倉庫。5.7.2應(yīng)急采購物品到倉庫后，由倉庫管理員進行入庫驗收后，于5分鐘內(nèi)通知科室領(lǐng)用；或采購員直接將應(yīng)急采購物品送至申請科室，再由倉庫補入庫驗收單。5.7.3應(yīng)急物品在合格供應(yīng)商名錄外采購，采購員須在采購申請單備注欄內(nèi)注明，入庫驗收時，由倉庫管理員在入庫驗收單上做