XXXX文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南

1、2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南商務(wù)溝通鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示  一、鑒定要點(diǎn)  能夠區(qū)分接待對(duì)象，確認(rèn)接待規(guī)格，擬定接待計(jì)劃；了解橫向溝通與縱向溝通的一般知識(shí)，并且在工作中選擇合適的方式，應(yīng)對(duì)溝通中的沖突。  二、重點(diǎn)提示  1接待規(guī)格  (1)秘書必須根據(jù)來訪者的身份確定接待規(guī)格。接待規(guī)格是從主陪人的角度而言的。  (2)接待規(guī)格有3種：高規(guī)格接待、低規(guī)格接待、對(duì)等規(guī)格接待。  2接待規(guī)格的確定  秘書首先要了解客人的身份，據(jù)此確定由誰來出面接待最合適。另外，影響到接待規(guī)格的還有如下一些因素：  (1)對(duì)方

2、與我方的關(guān)系。當(dāng)對(duì)方的來訪事關(guān)重大或我方非常希望發(fā)展與對(duì)方的關(guān)系時(shí)，往往以高規(guī)格接待。  (2)一些突然的變化會(huì)影響到既定的接待規(guī)格。如上司生病或臨時(shí)出差，只得讓他人代替，遇到這類情況，必須向客人解釋清楚，向客人道歉。  (3)對(duì)以前接待過的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn)。  3制定接待工作計(jì)劃  接待計(jì)劃的主要內(nèi)容有三項(xiàng)：確定接待規(guī)格、擬定日程安排、提供經(jīng)費(fèi)列支。  (1)人員安排表：包括時(shí)間、地點(diǎn)、事項(xiàng)、主要人員、陪同人員。  (2)日程安排：日程安排要具體，包括日期、時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、地點(diǎn)、陪同人員等內(nèi) 容，一般以表

3、格的形式列出。  (3)接待經(jīng)費(fèi)列支包括  1)工作經(jīng)費(fèi)：租借會(huì)議室、打印資料等費(fèi)用。  2)住宿費(fèi)。  3)餐飲費(fèi)。  4)勞務(wù)費(fèi)：講課、演講、加班等費(fèi)用。  5)交通費(fèi)。  6)參觀、游覽、娛樂費(fèi)用。  7)紀(jì)念品費(fèi)用。  8)宣傳、公關(guān)費(fèi)用。  9)其他費(fèi)用。  4橫向溝通  (1)橫向溝通概念：橫向溝通一般體現(xiàn)為部門間員工的溝通，在橫向溝通中不存在直接的上下級(jí)關(guān)系。橫向溝通的目的是為了增強(qiáng)部門間的合作、減少摩擦。橫向溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：會(huì)議、面談、備忘錄、報(bào)

4、告等。  (2)橫向溝通可能遇到的障礙  1)部門“本位主義”和員工短視傾向。  2)“一葉障目”，對(duì)公司組織結(jié)構(gòu)的偏見。  3)性格沖突。  4)猜疑、威脅和恐懼。  (3)橫向溝通的策略  1)選擇針對(duì)性的溝通形式。  2)樹立“內(nèi)部客戶”的概念。  3)耐心傾聽而不是敘述。  4)換位思考。  5縱向溝通  (1)縱向溝通的概念：縱向溝通包括自上而下、自下而上兩種溝通?？v向溝通中，從上至下進(jìn)行的下行溝通是縱向溝通的主體，而自下而上的上行溝通是縱向溝通的關(guān)鍵。 

5、 (2)下行溝通和上行溝通  1)下行溝通是管理溝通的主體。下行溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：公司政策、報(bào)告、信函、備忘錄、談話、口頭指示、會(huì)議、傳真、電子信箱等。  2)上行溝通則開辟了一條管理人員聽取員工意見、想法和建議的通路，提供員工參與管理的機(jī)會(huì)，從而減少了員工因不能理解下達(dá)的信息而造成的損失。  (3)縱向溝通可能遇到的障礙  1)接受者溝通技能上的障礙。  2)溝通各方心理活動(dòng)引起的障礙。  3)不善聆聽。  4)草率評(píng)判。  5)語義表達(dá)和理解方面的歧義。  (4)縱向溝通策略 

6、1)下行溝通策略  制定溝通計(jì)劃。  減少溝通環(huán)節(jié)。  “去繁從簡”，減輕溝通任務(wù)。  言簡意賅，提倡簡約的溝通。  啟用反饋，鼓勵(lì)接受者對(duì)信息進(jìn)行評(píng)價(jià)；采用多介質(zhì)組合，比如書面形式與電話相結(jié)合。  2)上行溝通策略  建立信任。  適時(shí)采用走動(dòng)管理，安排非正式的上行溝通。  6沖突產(chǎn)生的原因  (1)信息傳達(dá)不夠精確或不夠完整。  (2)目標(biāo)不合，難以合作。  (3)責(zé)任不明，缺乏效率。  (4)敵對(duì)或其他負(fù)面的感覺。  7沖突處理策略  按兵

7、不動(dòng)、粉飾太平、鐵令如山、制定規(guī)則、和平共存、討價(jià)還價(jià)、棄子投降、全力支持、攜手合作。秘書資格四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南一 來源：多智網(wǎng)校   2009年7月6日    【多智網(wǎng)校:職業(yè)考試在線輔導(dǎo)第一門戶】   在線考試辦公室事務(wù)與管理  鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示  一、鑒定要點(diǎn)  掌握對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查的方法；做好信息的保密工作；能夠處理日常辦公事務(wù)，如安排值班、履行報(bào)銷手續(xù)、零用錢的管理、印章及介紹信的管理；辦公設(shè)備和辦公用品的發(fā)放和管理；編制時(shí)間表的

8、方法；管理領(lǐng)導(dǎo)和自己的工作日志；熟悉文書形成與處理的基本程序。  二、重點(diǎn)提示  1對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)辦公環(huán)境  (1)安全檢查的方法  1)確定檢查周期。  2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除或減少危險(xiǎn)。  3)發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直到解決。  4)發(fā)現(xiàn)隱患，認(rèn)真填寫“隱患記錄及處理表”。  (2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求  1)建筑堅(jiān)固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風(fēng)。  2)辦公室空間適當(dāng)、噪聲要低。  3)辦公用品和設(shè)

9、備要滿足工作、安全要求。  4)設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施和設(shè)備。  5)飲用水符合健康安全要求。  2做好信息的保密工作  (1)口頭信息的安全保密工作  1)不要在組織內(nèi)部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。  2)在沒有確認(rèn)對(duì)方身份前，不要通過電話、手機(jī)、答錄機(jī)等給出保密信息。  3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。  4)按會(huì)議要求傳達(dá)會(huì)議信息。  (2)紙面信息的安全保密工作  1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要?dú)w類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。 

10、 2)離開辦公室時(shí)，要把保密文件鎖入抽屜或柜子；用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”；高密級(jí)信息由工作人員親自送交收件人。  3)當(dāng)傳真保密信息時(shí)，應(yīng)使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等候在傳真機(jī)旁。  4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險(xiǎn)柜里；不再需要的保密文件要銷毀。  (3)電子信息的安全保密工作  1)計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在別人看不到屏幕的地方；打印保密材料時(shí)要人不離機(jī)。  2)在提交電子信息前要向上級(jí)核對(duì)，不能給未被授權(quán)的人；有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位。  3)使用密碼保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，密碼應(yīng)

11、經(jīng)常更換；不要隨意安裝借來的程序，經(jīng)常查毒、殺毒；重要文件要做備份。  3安排值班工作，編制值班表  (1)值班工作的主要內(nèi)容：記好值班電話記錄；記好值班接待記錄；記好值班日記；做好信息傳遞。  (2)值班表包括的內(nèi)容  1)列出值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。  2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點(diǎn)、負(fù)責(zé)人或帶班人姓名、替班人姓名。  3)用簡短的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。  (3)值班管理制度的主要內(nèi)容：信息處理制度，崗位責(zé)任制度，保密制度，交接班制度。  4零用現(xiàn)金的管理  辦公室

12、中設(shè)立一筆零用現(xiàn)金或稱作備用金，用以支付本市交通費(fèi)、郵資、接待用茶點(diǎn)費(fèi)、停車費(fèi)和添置少量的辦公用品。  (1)秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿。  (2)需要使用零用現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單”，秘書要認(rèn)真核對(duì)零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。  (3)秘書要認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。  (4)每當(dāng)支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時(shí)在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。  (5)當(dāng)支出的費(fèi)用到一定數(shù)額后或月末，秘書到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷并將現(xiàn)金返還進(jìn)行周轉(zhuǎn)。&#

13、160; 5商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷  (1)申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫費(fèi)用申請(qǐng)表，經(jīng)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。  (2)一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；另一種情況是先由申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)工作。無論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票。  (3)商務(wù)工作結(jié)束后，申請(qǐng)者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。  (4)如計(jì)劃的費(fèi)用需要超出時(shí)，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到批準(zhǔn)后，超出的部分才可報(bào)銷。  6公文形成的過程  交擬議擬撰擬審核簽發(fā)印制用印。  7

14、公文處理的基本程序  簽收登記擬辦批辦承辦(閱讀)交擬議擬撰擬審核簽發(fā)印制用印登記發(fā)文立卷歸檔銷毀。  8文書立卷、歸檔及銷毀  (1)立卷的范圍：已經(jīng)辦理完畢、具有查考價(jià)值的文件材料。  (2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區(qū)分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補(bǔ)不合規(guī)范的文件一編寫頁號(hào)一登記卷內(nèi)目錄和備考表一擬定案卷標(biāo)題一裝訂成卷一填寫案卷封面一案卷排列與編號(hào)一編制案卷目錄一編寫歸檔號(hào)。  (3)公文案卷歸檔：文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管。  (4)公文銷毀  1)銷毀的范圍：是指已辦

15、畢的沒有歸檔和存查價(jià)值的公文。  2)銷毀的程序：是由文秘部門對(duì)已辦畢的公文進(jìn)行鑒定；確認(rèn)應(yīng)銷毀的文件后，逐件核定造冊(cè)；將銷毀文件目錄送主管領(lǐng)導(dǎo)人審查簽批；在有關(guān)人員監(jiān)督下送往指定地點(diǎn)銷毀。  3)銷毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。  9印章及介紹信的管理  (1)印章的管理  1)秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章、單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章、秘書部門的公章。  2)印章的作用：標(biāo)志作用、權(quán)威作用、法律作用、憑證作用。  (2)介紹信的管理：介紹信是用來介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項(xiàng)等情況的一種專用書信

16、，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。  10辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨與保管  (1)辦公設(shè)備和辦公用品的接收程序  1)核對(duì)貨物，如數(shù)量不對(duì)應(yīng)立即通知采購部門。  2)接收情況應(yīng)輸入到庫存卡的接收項(xiàng)中，并及時(shí)更新庫存余額。  3)按規(guī)定存放好物品，確定物品發(fā)放人。  (2)庫存保管的措施  1)儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。  2)各類物品要貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類別和存放地。  3)新物品置于舊物品的下面或后面；體積大、分量重的放置在

17、最下面；體積小和常用的物品放在較大物品的前面。  4)儲(chǔ)藏間要有良好的通風(fēng)和照明。  11辦公設(shè)備和辦公用品的庫存記錄  (1)庫存控制卡的內(nèi)容：項(xiàng)目；單位；庫存參考號(hào)；日期；最大庫存量；再定貨量；最小庫存量；接收(進(jìn)貨卡)；發(fā)放(出貨卡)；余額(庫存卡)。  (2)庫存記錄的目的  1)資金不被不必要的庫存占用。  2)空間不被用來儲(chǔ)存不必要的貨物。  3)監(jiān)督個(gè)人和部門對(duì)物品的使用。  4)保持充足的庫存。  5)監(jiān)督偷竊和破壞造成的損失。  6)可利用準(zhǔn)確的庫存進(jìn)行估價(jià)。  12

18、編制時(shí)間表的方法  (1)時(shí)間表是管理時(shí)間的一種手段。它是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)，有效管理時(shí)間、保證完成任務(wù)的簡單方法。  (2)編制時(shí)間表的方法  1)根據(jù)需求確定編制時(shí)間的周期。  2)收集并按時(shí)間順序列出該階段所有工作、活動(dòng)或任務(wù)，如活動(dòng)之間有矛盾應(yīng)及時(shí)調(diào)整。  3)繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的行、列項(xiàng)目，用簡明的文字將信息填人表格。  13管理工作日志  (1)工作日志的使用方法  1)提前了解上司工作和活動(dòng)的信息，并在兩份日志上

19、填出，同時(shí)在自己的工作日志上標(biāo)出當(dāng)日應(yīng)完成的工作。  2)填入的信息應(yīng)清楚、完整、準(zhǔn)確，當(dāng)日出現(xiàn)情況變化應(yīng)更新工作日志并告知上司，同時(shí)做好善后工作。  (2)工作日志填寫的主要內(nèi)容  1)上司工作日志的主要內(nèi)容：上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)情況、接待的來訪者；上司在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等情況；上司的個(gè)人安排；上司的私人信息。  2)秘書工作日志的主要內(nèi)容：上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜；上司交辦的工作；自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動(dòng)。  (3)秘書在管理工作日志時(shí)應(yīng)注意的問題  1)安排的活動(dòng)之間要留有10分鐘左右的間隔

20、。  2)進(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更，應(yīng)遵循先重急后輕緩的原則。  3)確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作。  4)檢查工作日志是否已將變更后的信息記錄上。常用事務(wù)文書的擬寫 鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示 一、鑒定要點(diǎn) 了解公文的格式；掌握會(huì)議記錄、意向書、訂貨單及產(chǎn)品說明書的擬寫方法。 二、重點(diǎn)提示 1公文用紙及印裝格式 (1)公文用紙采用A4型。 (2)公文印裝要規(guī)范。 2公文眉首格式 (1)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)(公文版頭)。 (2)公文份數(shù)序號(hào)(印刷順序號(hào))。 (3)發(fā)

21、文字號(hào)。 (4)簽發(fā)(會(huì)簽)人。 (5)秘密等級(jí)和保密期限。 (6)緊急程度。 (7)紅色反線(間隔橫線)。 3公文主體格式 (1)公文標(biāo)題。 (2)主送機(jī)關(guān)。 (3)公文的主體(正文)格式。 (4)附件及附件說明。 (5)印章(發(fā)文機(jī)關(guān)名稱)。 (6)簽署。 (7)成文日期。 (8)附注。 4版記(文尾)格式 (1)主題詞。 (2)抄送機(jī)關(guān)。 (3)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。 (4)版記中的反線和版記的位置。 

22、5公文的特定格式 (1)信函式格式。 (2)會(huì)議紀(jì)要格式。 6通告與通知 (1)相同點(diǎn)：都是用來傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的意圖與要求，并要求下級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)人員遵守、了解并配合執(zhí)行的文種。 (2)不同點(diǎn)：告知范圍不同；格式不同；行文渠道不同。 (3)通知的寫作 1)通知的適用范圍：通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。 2)通知的分類：指示型通知；發(fā)布型通知；批轉(zhuǎn)型通知；轉(zhuǎn)發(fā)型通知；任免型通知。 7通知與通報(bào) (1)相同

23、點(diǎn)：都屬于告知性文種；都要求有關(guān)單位和人員了解公文內(nèi)容或配合行動(dòng)；都是下行文。 (2)不同點(diǎn)：發(fā)文目的不同；內(nèi)容不同；發(fā)送對(duì)象不同。 (3)通報(bào)的寫作 1)通報(bào)的適用范圍：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況。 2)通報(bào)的主要目的：傳播信息、溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)，一般情況下，通報(bào)不具有指揮性。 3)通報(bào)的分類：根據(jù)通報(bào)的內(nèi)容，可分為三種，即表揚(yáng)性通報(bào)，用于表揚(yáng)好人好事；批評(píng)性通報(bào)，用于通報(bào)對(duì)違法亂紀(jì)人員的處理情況；情況通報(bào)，側(cè)重于告知，一般不涉及表揚(yáng)或批評(píng)。 4)通報(bào)的表述方法可分為兩種，即直述式和轉(zhuǎn)述式。 5)通報(bào)

24、正文的擬寫：通報(bào)正文的寫作以表揚(yáng)和批評(píng)性通報(bào)為例，有四個(gè)要素，即傾向性導(dǎo)語、通報(bào)的事實(shí)(事件)、對(duì)事實(shí)(事件)的認(rèn)定和分析、處理意見等。 8請(qǐng)示與報(bào)告 (1)相同點(diǎn)：都是上行文種；行文對(duì)象一般都是直接上級(jí)機(jī)關(guān)。 (2)不同點(diǎn)：行文目的不同；寫作結(jié)構(gòu)不同；結(jié)束語不同；處理方式不同；內(nèi)容寬窄不同；發(fā)文時(shí)機(jī)不同；報(bào)送制度不同；失誤后責(zé)任劃分不同。 (3)報(bào)告的寫作 1)報(bào)告的適用范圍：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。 2)報(bào)告的分類：工作報(bào)告；情況報(bào)告；調(diào)查報(bào)告；報(bào)送報(bào)告。 3)報(bào)告的擬寫：報(bào)告正文由報(bào)告導(dǎo)

25、語、報(bào)告主體、報(bào)告結(jié)束語三部分構(gòu)成。 (4)請(qǐng)示的寫作 1)請(qǐng)示的適用范圍：請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)時(shí)使用的文件。 2)請(qǐng)示的分類：請(qǐng)求指示的請(qǐng)示；請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示；請(qǐng)求審批的請(qǐng)示。 3)請(qǐng)示正文的擬寫：請(qǐng)示正文由請(qǐng)示原因、請(qǐng)求事項(xiàng)、結(jié)束語三部分組成。9函 (1)函的適用范圍：函是平行文，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 (2)函的分類。 (3)函的擬寫：問復(fù)函要做到問得清楚，答得明白；請(qǐng)準(zhǔn)(審批)函的結(jié)構(gòu)安排有點(diǎn)類似于請(qǐng)示(批復(fù))。 10文章要素 

26、公文與其他文體一樣，也是由一定要素構(gòu)成的，這就是人們常說的文章“四要素”，即材料、主題(主旨、發(fā)文意圖)、結(jié)構(gòu)、公務(wù)文書專用詞語。 11公文的表達(dá)方式 (1)敘述：完整的敘述有六要素，即時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果。 (2)議論 1)議論有三要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證。 2)議論的分類：可以分為兩大類，即立論與駁論。 3)論證的方法：例證法、分析法、引證法、對(duì)比法、因果法等。 (3)說明：說明的方法主要有定義說明、分類說明、比較說明、數(shù)字說明和圖表說明等。 12簡報(bào) (1)概念：簡報(bào)是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單

27、位、社會(huì)團(tuán)體為匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反映情況、溝通信息、報(bào)道動(dòng)態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書，也叫“動(dòng)態(tài)”“簡訊”“摘報(bào)”“工作通訊”“情況反映”“情況交流”“內(nèi)部參考”等。 (2)特點(diǎn)：簡，即簡明扼要；快，即報(bào)道迅速快捷；新，即內(nèi)容新鮮；實(shí)，即真實(shí)準(zhǔn)確。 (3)簡報(bào)的結(jié)構(gòu)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾。 (4)簡報(bào)的報(bào)頭有以下內(nèi)容：簡報(bào)名稱、期號(hào)、編印單位、印發(fā)日期。 (5)簡報(bào)報(bào)核主要結(jié)構(gòu)：(按語)+標(biāo)題+導(dǎo)語+主體+結(jié)尾。 (6)簡報(bào)報(bào)尾：寫明發(fā)送范圍、印制份數(shù)。 13會(huì)議記錄 (1)概念：會(huì)議記錄是開會(huì)時(shí)當(dāng)場(chǎng)將會(huì)議基本情況和會(huì)議報(bào)告、

28、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容如實(shí)記錄下來的文書。 (2)特點(diǎn)：真實(shí)性、資料性。 (3)會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。 (4)會(huì)議記錄正文構(gòu)成是：首部+主體+結(jié)尾。 14意向書 (1)概念：意向書是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對(duì)某項(xiàng)事務(wù)正式簽訂條約、達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的經(jīng)濟(jì)意圖和目的的意向性文書。 (2)特點(diǎn)：協(xié)商性、靈活性、簡略性。 (3)意向書的類型。 (4)意向書的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。 15訂貨單 (1)概念：訂貨單是訂購產(chǎn)品和貨物的單據(jù)。 (2)特點(diǎn)：協(xié)約性、嚴(yán)肅性。

29、60;(3)訂貨單的結(jié)構(gòu)與寫法：標(biāo)題+ 16產(chǎn)品說明書 (1)概念：產(chǎn)品說明書是生產(chǎn)商或者銷售商向消費(fèi)者介紹其生產(chǎn)、銷售的產(chǎn)品性能、特點(diǎn)、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、維修方法、使用方法的說明性文書。 (2)特點(diǎn)：指導(dǎo)性、科學(xué)性、通俗性。 (3)產(chǎn)品說明書的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)  鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示一、鑒定要點(diǎn)掌握會(huì)議議程、日程的擬定方法；正確選擇會(huì)址；做好會(huì)議記錄、會(huì)議中的信息溝通和會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作以及會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作；掌握開放參觀活動(dòng)方案的擬定和安排宴請(qǐng)活動(dòng)的要求、商務(wù)旅行計(jì)劃和旅程表的制定方法。熟悉會(huì)議議程與日程的區(qū)別；掌

30、握會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋，以及信息加工的形式；學(xué)會(huì)會(huì)議文件資料立卷歸檔的步驟和國外商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容。二、重點(diǎn)提示1.會(huì)議議程表的設(shè)計(jì)方法（1）注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣順序和本公司章程有無對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。（2）議程表中第一項(xiàng)是宣布議題，安排討論問題時(shí)應(yīng)盡量將同類性質(zhì)問題集中安排在一起。（3）保密性較強(qiáng)的議題一般安排在后面。2.會(huì)議日程表的設(shè)計(jì)方法（1）會(huì)議的日程表一般采用簡短文字或表格形式。（2）將會(huì)議時(shí)間按每天上午、下午、晚上三個(gè)單元將議題具體化。3.安排會(huì)議議程和日程應(yīng)注意的問題（1）會(huì)議議程和會(huì)議日程的功能不同。（2）會(huì)議議程的編制在前，一旦確定不應(yīng)再改變。

31、會(huì)議日程如遇到一些變化可相應(yīng)調(diào)整。（3）會(huì)議議程與日程必須吻合。（4）會(huì)議議程和日程表制定后，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實(shí)施。4.選擇會(huì)址應(yīng)考慮的因素（1）交通便利。（2）會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模、主題相符。（3）場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。（4）應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)，場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。（5）選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場(chǎng)。（6）場(chǎng)地租借的成本必須合理。5.做好會(huì)議記錄（1）會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作1）準(zhǔn)備足夠的筆、筆記本和記錄用紙，以及錄音機(jī)和磁帶。2）備有會(huì)議議程表和相關(guān)文件資料，了解與會(huì)人員的座位圖。（2）會(huì)議記錄的內(nèi)容：會(huì)議描述；與會(huì)者姓名；會(huì)議過程；主席、記錄員簽名。（3）會(huì)議記錄的方法1）重點(diǎn)應(yīng)將會(huì)議主

32、要討論的觀點(diǎn)、決議、決定、重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來，其他內(nèi)容概括記錄。2）漏記內(nèi)容對(duì)照錄音磁帶進(jìn)行修改，也可提示會(huì)議主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做簡要的解釋。3）與會(huì)者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。（4）會(huì)議記錄的修改1）在定稿打印前，向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。2）經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)，會(huì)議記錄如有錯(cuò)誤，主席或秘書可以更改。3）會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動(dòng)。（5）會(huì)議記錄的要求：準(zhǔn)確、完整、簡潔、條理清楚。6.會(huì)議期間的信息溝通（1）做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作1）秘書人員要多聽、多記、多想、多跑，全面收集信息。2）要深入實(shí)際，掌握第一手資料。

33、3）注重信息的加工。4）注重實(shí)效，狠抓反饋信息的收集。（2）會(huì)議期間的對(duì)外宣傳工作1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。3）在傳遞方式、內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、實(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。4）注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道。5）為召開記者招待會(huì)提供必需的信息資料。6）信息收集力求全面、真實(shí)、及時(shí)、適用、重點(diǎn)突出。7）與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠相待、平等相待、迅速及時(shí)。（3）信息加工的形式：綜合加工；提煉加工；推導(dǎo)加工。（4）信息傳遞的方式：口頭傳遞；影像傳遞；電子系統(tǒng)傳遞；專人傳遞。7.會(huì)議的值班、保衛(wèi)工作（1）會(huì)議值班工作的內(nèi)容1）搜集有關(guān)情況，傳遞各種

34、信息。2）控制與會(huì)議無關(guān)人員隨便出入會(huì)場(chǎng)。3）備有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)、后勤部門主管的聯(lián)絡(luò)方式。4）堅(jiān)守崗位、人不離崗，保證會(huì)議信息的暢通無阻。（2）會(huì)議保衛(wèi)工作的內(nèi)容：與會(huì)人員的人身安全的保衛(wèi)、重要文件的保衛(wèi)、會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)、各種設(shè)備和物品的保衛(wèi)、私人貴重物品的保衛(wèi)。8.會(huì)議文件資料立卷歸檔的步驟（1）會(huì)議文件的收集整理工作：收集范圍、收集渠道、收集方法。（2）會(huì)議文件收集整理工作的方法1）責(zé)任落實(shí)到人。2）嚴(yán)格履行文件登記手續(xù)，認(rèn)真檢查文件缺損情況，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施。3）注意保密。9.會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作（1）會(huì)議收款的方法和時(shí)機(jī)1）在會(huì)議通知中注明收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、可采用的支付方式。2）如用信用卡收

35、費(fèi)，要問清姓名、卡號(hào)、有效期等。3）與財(cái)務(wù)部門確定正確的收費(fèi)開票程序。（2）會(huì)議付款的方法和時(shí)機(jī)：演講者費(fèi)用、場(chǎng)租費(fèi)、租用設(shè)備費(fèi)等事先商定好費(fèi)用，會(huì)議結(jié)束后付費(fèi)。10.擬定開放參觀活動(dòng)方案（1）開放參觀活動(dòng)方案的主要內(nèi)容1）確定開放參觀活動(dòng)的主題。2）安排開放參觀的內(nèi)容。3）選擇開放參觀的時(shí)機(jī)。4）確定邀請(qǐng)對(duì)象。5）選擇參觀路線。6）策劃宣傳工作。7）做好解說及接待準(zhǔn)備。（2）安排開放參觀活動(dòng)的注意事項(xiàng)1）目的明確。2）時(shí)機(jī)選擇要得當(dāng)。3）處理好公開與保密的關(guān)系。4）安排好細(xì)節(jié)問題。5）精心做好展示工作。11.安排宴請(qǐng)活動(dòng)的方法與要求（1）宴請(qǐng)活動(dòng)的準(zhǔn)備工作1）列出賓客名單，發(fā)出正式請(qǐng)柬。2）

36、確定宴請(qǐng)時(shí)間、選好宴請(qǐng)場(chǎng)所。3）確定菜單。4）排定桌次、座次。5）宴請(qǐng)程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席。（2）宴請(qǐng)形式：正式宴會(huì)、便宴、酒會(huì)、冷餐會(huì)、茶會(huì)、工作餐等。（3）宴請(qǐng)目的：為代表團(tuán)來訪；為慶祝某一節(jié)日、紀(jì)念日；為展覽會(huì)的開幕、閉幕；為某項(xiàng)工程動(dòng)工、竣工等。12.擬定商務(wù)旅行計(jì)劃（1）商務(wù)旅行計(jì)劃的內(nèi)容：時(shí)間、啟返日期、住宿安排、會(huì)晤人員、交通工具的選擇、上司或接待人的特別要求、天氣狀況、行程安排、差旅費(fèi)用。（2）旅程表的主要內(nèi)容：日期、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、具體事項(xiàng)、備注。13.出國商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作（1）辦理各種必要的出國手續(xù)：撰寫出國申請(qǐng)，辦理護(hù)照，辦理簽證，辦理國際預(yù)防接種證書，辦理出境登記卡，訂購機(jī)票，辦理保險(xiǎn)。（2）出行前的準(zhǔn)備：編制旅行方案，辦理兌換外幣，準(zhǔn)備隨身攜帶物品，為上司準(zhǔn)備攜帶的文件，檢查相關(guān)證件，收集所到國的背景資料。（3）出人境手續(xù)：邊防檢查；海關(guān)檢查；安全檢查；健康檢疫信息與檔案  鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示  一、鑒定要點(diǎn)  能對(duì)信息進(jìn)行整理、傳遞、存儲(chǔ)。能夠?qū)n案進(jìn)行分類、檢索，并根據(jù)檔案價(jià)值劃分保管期限。  二、重點(diǎn)提示  1信息工作程序  信息工作程序包括：收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、反饋和利用。  2信息分類的步驟  (1)辨類：對(duì)