辦公室管理形成性考核冊答案99

1、中央電大 2018 辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)11一、將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容2文書制作復印資料。打印文稿及表格3文書處理在權限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。5會議組織安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。7信息資料準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息8 信訪工作 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接

2、待賓客和員工的來訪。9接待工作接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關系。11督查工作督導一般職員或速記員。12日程安排替上司定約會并做好記錄；13日常事務"閱讀并分類信件通訊事務、電話；14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品15其他臨時以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項交辦的事項-16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17外出辦事，如銀行、郵局等。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種

3、小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。（ 1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。（ 2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。（ 3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人

4、做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說明三個步驟之間的關系。三者的關系為：1 / 7先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃實施 檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。本題的例子請同學們見教材第 30 頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。優(yōu)先順序表審核1 和張小姐聯(lián)絡今天預定下午會議的變更2 和司機聯(lián)絡今天預定時間的變更3 打印變更計劃時間表4

5、 復印下午的會議資料5 變更資料和會議資料讓領導過目6 做日常工作7 整理檔案8 準備臨時可能需要的資料9 結(jié)算差旅費10 練習電腦打字五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J識。p35-401請示方法和報告方法；2計劃方法和總結(jié)方法；3受意方法；4傳達方法；5進言方法；6變通方法和擋駕方法；7分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一 問

6、題 、某項 工作 發(fā)表的 意見 和看法等） 。受意方法要注意：（ 1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（ 4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（ 5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（ 6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。結(jié)合實際談體會。2 / 7我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分 公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公

7、司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識點，又要結(jié)合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。作業(yè)2一、從文員工作

8、的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；（ 3）通話結(jié)束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。異：（ 1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響 24 聲就接聽。（ 2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。二，怎么做好為領導篩選電話的工作，主要做法有哪些？（ 1 ）文秘人員在說了迎接詞，對方發(fā)出聲音之后，就能訊速辨聽出對方，這應是一種專業(yè)技巧。（ 2 ）除了分辨聲音之外，文秘人員對名字的辨識一定要有相當?shù)陌盐?，新上任的文秘人員尤其要在這方面下工夫。（3 ）來電者

9、尋找你的上司，應弄清對方的身份和來電目的，然后再通報上司。（4 ）有時候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些 “美麗的謊言 ”，以應付那些上司不想接待的人；或請對方留下口信，待上司作選擇性的回復。（ 5 ）應鑒別來電者的問題，根據(jù)對方的身份和來電目的分別處理，聰明地轉(zhuǎn)接電話，把來電轉(zhuǎn)接給真正處理該事情的人。（ 6 ）文秘人員經(jīng)常會接到推銷等電話，要完全避開這些電話是不可能的。對這些電話也要有禮貌的回絕。（ 7 ）文秘人員對待投訴電話要有禮貌，有責任心。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。（ 1 ）按照收件人的姓名分揀；（2 ）按照郵件的重要性分揀；（ 3 ）按照收件部門的名稱分揀。四、怎樣處理上司不

10、在時的郵件？本題的答案請同學們見教材第69 頁。1、文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來，并通知發(fā)信人已收到，告訴對方何時可能得到答復。3 / 72、上司指明在他不在時把收到的郵件轉(zhuǎn)送某個部門或人員處理。文秘人員應制作簽收單，要求收到人員簽名，并注明時間。3、上司授權文秘人員處理一些應由他處理的郵件，文秘人員應在全面撐握情況的基礎上慎重辦理。4、如果郵件過多，文秘人員還可以制作郵件摘要表。5、如果上司習慣于每天給辦公室打電話，文秘人員應該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下，這樣文秘人員就可以隨時向上司匯報。6、如果上司在臨走時留下通訊地址和電話，文秘人員處理郵件時遇到棘手的事情，應

11、及時向上司請示。7、把寄給上司的郵包連續(xù)編號（如4-1 、4-2 、4-3 ），這樣就會知道你寄的郵包是否全部到齊了。8、文秘人員也可以把積壓的信件分別放入紙袋，標上“需要簽字的信件”、“需要您處理的信件”，“需要讀的信件”（這些信件已經(jīng)答復，但上司可能要過目）、“報告”、“一般閱讀村料”（上司可能想讀的廣告和出版物）。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？本題的具體答案請同學們見教材第89 頁（ 1 ）上司正在開會時；- “讓你久等，抱歉。他正在開緊急會議，無法離開，可不可以讓代理人與您先談？”（ 2 ）上司繁忙時；- “真不對起，某某（上司）現(xiàn)在正忙，放不下手邊的事，你看這樣好不好，

12、改日再與您聯(lián)系，實在麻煩您，很抱歉?！保?3）上司即將外出時；- “對不起，某某先生（上司）已經(jīng)安排好有事外出，現(xiàn)在正忙著，沒法與您見面。我們上司說讓您白跑一趟，真是不好意思，能否由我轉(zhuǎn)達留言。我叫* ，是他的秘書?！比缓髮⒘粞杂涗浵聛?。（ 4 ）遠道來訪或有重要事情的來訪時。 - 先告訴來訪者“他（上司）即將外出（理由）、”再去通報上司。若上司指示代理人，便向來訪者傳達“抱歉，讓您久等，某某急著外出，但他請代理人與您見面。請住這邊走、”使對方能充分了解情況。作業(yè) 3一，提高會議效率，文秘人員應注意那些方面，請列出相關要點。本題的答案請同學們見教材第162-167 頁。教材上有明確的答案1、遵

13、循法律法規(guī)2 、合理確定會議目標3、確定必要的與會者4、減會議數(shù)量5、縮小會議規(guī)模6、簡化會議程序7 、縮短會議時間8、控制會議經(jīng)費9、分析會議成本二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。日程安排計劃表的種類：（ 1）年預定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。（2）月預定表、周預定表、日預定表。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定

14、計劃。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。4 / 7日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業(yè)務活動。各種預定表的編制請同學們參照教材P.172 P.176 上的例子，編寫。三，文秘人員應為上司的商務旅行做那些準備工作？本題的答案請同學們見教材第188-189頁。教材上有明確的答案四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？1,提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2,私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應視實際情況

15、，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（ 1）特別指示事項的時候雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（ 2）純私人性請求時遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。3,財物管理。包括：（ 1）薪金收入管理薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。（ 2）支票往來的管理最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應

16、將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。五，舉辦一般規(guī)模的宴會，需要什么工作?本題的答案請同學們見教材第223 頁。教材上有明確的答案1、客人的選擇2 、確定時間3、會場的選擇4 、擬訂菜單5 、寄發(fā)請柬6 、席次的排列作業(yè)4一、簡要闡述社交話題的選擇。合適的話題包括：（ 1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（ 2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（ 3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、

17、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括：（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。（ 2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（ 3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。5 / 7（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（ 7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落

18、款章；（ 2）更正章；（3） 證見章； （ 4 ）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（ 1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（ 2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（ 3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。收文處理的程序：簽收和拆封登記分送擬辦批辦承辦催辦注辦。分送的基本原則：（ 1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；（ 2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；（ 3）分送給機