合同管理辦法

1、運(yùn)城運(yùn)城關(guān)鋁熱電有限公司合同管理辦法 QG/GLRD.JH.0210合同管理辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范公司合同管理程序，明確管理職責(zé)，界定管理層面，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高管理效能，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合國家電力企業(yè)和我公司實(shí)際情況，制定本辦法。 第二條 本辦法適用于運(yùn)城關(guān)鋁熱電有限公司與其他組織或國家電力系統(tǒng)各企業(yè)之間簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同。勞動(dòng)合同的管理辦法另行規(guī)定。本辦法的合同管理包括：合同立項(xiàng)、意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判、合同條款擬定、審查會(huì)簽、備案審核、審批、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、立卷歸檔等全過程的管理。第三條 合同管理實(shí)行分級(jí)歸口管理

2、與集中控制相結(jié)合的管理體制，并實(shí)行承辦人負(fù)責(zé)制、審核會(huì)簽制和合同備案制。第二章 合同范圍及管理規(guī)定第四條 本辦法范圍包括下列合同及協(xié)議：1、電力項(xiàng)目利用外資合同。2、投資、借（貸）款及其他融資、企業(yè)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、出售、收購、租賃合同。3、購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、電廠運(yùn)營、機(jī)組檢修合同。4、買賣合同（含招投標(biāo)）。5、技術(shù)服務(wù)合同。6、基建工程合同。7、擔(dān)保合同。8、其他合同及協(xié)議。第五條 管理規(guī)定1、合同應(yīng)采用書面形式，經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)可簽訂口頭合同的除外。2、需要以公司名義簽訂各種具有履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門，為合同承辦部門。承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項(xiàng)目需要指定承辦人，借調(diào)、借用人員不得被

3、指定為承辦人。 3、歸口管理部門依其職責(zé)對(duì)合同簽訂、履行、變更、解除全過程進(jìn)行監(jiān)督。4、合同簽訂之前應(yīng)當(dāng)經(jīng)財(cái)務(wù)、合同項(xiàng)目所涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門審查會(huì)簽。各部門審查會(huì)簽完畢后，經(jīng)歸口管理部門審核，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽批。 5、合同管理實(shí)行承辦部門負(fù)責(zé)制與審查會(huì)簽責(zé)任制相結(jié)合的責(zé)任制度。（1）合同承辦部門對(duì)合同訂立、履行和執(zhí)行的全過程全面負(fù)責(zé)，合同承辦人為直接責(zé)任人。（2）審查會(huì)簽部門根據(jù)本部門職責(zé)及本辦法的規(guī)定，對(duì)合同項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)提出相關(guān)意見而未提出的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3歸口管理部門全程參與監(jiān)督。6、任何單位不得以部門的名義對(duì)外簽訂合同或者其它具有履約性質(zhì)的任何書面文件。7、 法定代表人不親自簽署而授權(quán)

4、代理人簽署合同，應(yīng)當(dāng)辦理授權(quán)委托書。8、合同承辦部門和歸口管理部門應(yīng)當(dāng)分別建立合同臺(tái)帳，履約跟蹤統(tǒng)計(jì)由承辦部門定期報(bào)告歸口部門監(jiān)督。第三章 合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)第六條 機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立合同管理委員會(huì)。主任由法定代表人兼任，副主任由總經(jīng)理及副總經(jīng)理兼任。成員由合同承辦部門、計(jì)劃市場科、財(cái)務(wù)科及相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成。第七條 合同管理委員會(huì)職責(zé)1、合同管理委員會(huì)是公司合同管理的決策和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。2、研究制定并頒布合同管理辦法。3、依照合同管理的有關(guān)規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行簽批。4、對(duì)合同的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督。5、處理與合同有關(guān)的重大事宜。6、解決由合同引起的經(jīng)濟(jì)糾紛案件。第八條 歸口管理部門職責(zé)1、計(jì)劃市場科是公司合同管理

5、的歸口管理部門，設(shè)專職合同管理員。2、宣傳、貫徹國家合同法及有關(guān)法律、法規(guī)，草擬公司合同管理的有關(guān)制度。3、根據(jù)合同法及有關(guān)國家法律、法規(guī)及公司規(guī)定對(duì)各類合同的主體、內(nèi)容形式的合法性、嚴(yán)密性、可行性進(jìn)行審查。4、監(jiān)督、檢查、考核各部門合同管理情況。5、參與各類合同的立項(xiàng)、談判、審查、簽訂，負(fù)責(zé)組織合同糾紛的處理。6、對(duì)公司合同專用章、法定代表人身份證明書、法定代表人授權(quán)委托書進(jìn)行管理。7、負(fù)責(zé)合同備案文本的管理，執(zhí)行、監(jiān)督合同登記、統(tǒng)計(jì)及報(bào)告制度。8、組織合同管理知識(shí)培訓(xùn)，負(fù)責(zé)合同承辦人員資格審查。9、監(jiān)督檢查合同的履行。10、公司規(guī)定的其他職責(zé)。第九條 合同承辦部門職責(zé)1、負(fù)責(zé)合同立項(xiàng)，指定

6、合同承辦人，進(jìn)行可行性論證，意向接觸，資信調(diào)查，報(bào)請審批。2、組織合同的談判。3、起草合同文本，并組織審查會(huì)簽。4、組織合同的簽訂，辦理所需的法定代表人授權(quán)委托書。5、負(fù)責(zé)合同的履行、變更、解除及參與糾紛處理。6、負(fù)責(zé)本部門合同檔案的管理。7、有義務(wù)收集本辦法的執(zhí)行情況信息，提出修改意見。第十條 合同審查會(huì)簽部門職責(zé)1、財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)對(duì)合同的價(jià)款、支付方式的合理性、可行性，資金預(yù)算及來源的可靠性，財(cái)務(wù)手續(xù)的合法性、合規(guī)性，擔(dān)保財(cái)產(chǎn)合法性、安全性進(jìn)行審查；對(duì)合同變更或解除的經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行評(píng)估，出具書面意見。2、相關(guān)業(yè)務(wù)部門按本部門職責(zé)，負(fù)責(zé)對(duì)合同所涉及本部門業(yè)務(wù)范圍的相關(guān)條款的可行性、安全性，是否符合相

7、關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及政府文件規(guī)定等問題提出審查意見。第十一條 合同承辦人員職責(zé)1、承辦人應(yīng)對(duì)其經(jīng)辦的合同自簽訂至履行完畢的全過程負(fù)責(zé)。2、對(duì)合同履行過程中出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問題，須及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人和合同管理員匯報(bào)，并提出解決問題的建議。第四章 合同的簽訂和審批程序第十二條 合同簽訂程序 1、立項(xiàng)審批（1）合同立項(xiàng)應(yīng)當(dāng)由承辦部門填寫合同立項(xiàng)審批表，并注明立項(xiàng)依據(jù)及技術(shù)要求。（經(jīng)董事長或總經(jīng)理簽批的物資采購、檢修、技改等計(jì)劃可不立項(xiàng)。）（2）意向接觸，確定合作主要條件及運(yùn)作方式，開展相關(guān)合作條件或價(jià)格方面的咨詢。 （3）資信調(diào)查，確定合作主體是否符合簽約要求、是否具備履行合同的能力，范圍包括： 具有經(jīng)年

8、檢的營業(yè)執(zhí)照及其他權(quán)利能力證明文件，且真實(shí)有效。涉及專營許可的，具備相應(yīng)的許可證明文件；涉及資質(zhì)要求的，具備相應(yīng)的資質(zhì)（等級(jí)）證書。 經(jīng)營范圍能夠充分滿足合同項(xiàng)目的需要。 具有履約能力，必要時(shí)應(yīng)索取其經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表、資金證明、注冊會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件。 具有履約信用：過去三年重合同、守信用，無嚴(yán)重違約事實(shí)；在簽署本合同時(shí)，未涉及可能影響本合同履行的重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。 在簽署本合同時(shí)，不存在任何司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)或行政機(jī)關(guān)作出的任何對(duì)履行本合同產(chǎn)生重大不利影響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序。 其他與合同簽訂、履行相關(guān)的事項(xiàng)。（4）立項(xiàng)調(diào)查應(yīng)由歸口管理部門

9、參與合法性審查。 2、草擬合同文本 凡國家、行業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際需要予以使用或借鑒。（1）合同必備條款包括標(biāo)的（規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量或具體事項(xiàng)）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求、履行期限、地點(diǎn)、方式、價(jià)款與支付方式或合作條件、雙方權(quán)利與義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等。（2）合同編號(hào)由運(yùn)城關(guān)鋁熱電有限公司代號(hào)（GLRD）、個(gè)性合同代號(hào)（綜合ZH、計(jì)劃JH、安生AS、財(cái)務(wù)CW、人力RL、供應(yīng)GY等）、合同順序號(hào)（阿拉伯?dāng)?shù)字）、合同簽訂年號(hào)（后兩位數(shù)）四部分構(gòu)成。企業(yè)代號(hào)與合同代號(hào)用“/”連接，合同順序號(hào)與合同簽訂年號(hào)用“-”連接，其余用“.”連接。合同編號(hào)應(yīng)標(biāo)注于正式簽訂的合同封皮左上角。（3）具有支

10、付條件的合同，首期預(yù)付款原則上不超過合同總價(jià)款的30%；如數(shù)額較大或必須超過30%，合同他方應(yīng)當(dāng)提供相應(yīng)擔(dān)?；蛘哂煞ㄈ舜砘蛭写砣嗽S可。（4）合同有效期限應(yīng)至合同所有權(quán)利義務(wù)履行完畢之日止。（5）合同文本份數(shù)按實(shí)際需要確定，但應(yīng)至少保證承辦部門存檔、附財(cái)務(wù)付款手續(xù)留存、歸口管理部門備案各一份。 3、談判 重大合同應(yīng)組成談判小組進(jìn)行談判，一般應(yīng)有合同管理委員會(huì)有關(guān)人員及與合同內(nèi)容相關(guān)的其他部門人員參加，承辦部門負(fù)責(zé)組織。（1）召開準(zhǔn)備會(huì)議，明確談判事項(xiàng)，確定談判原則、策略、重點(diǎn)及主談人員，統(tǒng)一部署。 （2）承辦人對(duì)談判中遇到的重大問題，應(yīng)及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，必要時(shí)向本部門的分管領(lǐng)導(dǎo)請示。

11、 （3）談判結(jié)束后，承辦人制作談判備忘錄，并經(jīng)我方全體參加人員簽字確認(rèn)。第十三條 合同審批程序 1、審查會(huì)簽 （1）承辦人填制審查會(huì)簽表，附合同草案，連同合同立項(xiàng)審批表、他方當(dāng)事人的資信狀況證明材料，送會(huì)簽部門審查。 （2）審查部門應(yīng)提出具體的審查意見。 如沒有具體意見，應(yīng)按職責(zé)在會(huì)簽單上簽署“同意”或“不同意”的確定性意見，并由審核人簽字。合同簽審部門對(duì)合同的審核期限，一般不超過兩個(gè)工作日。對(duì)特別重大、復(fù)雜合同的審查，一般不超過七個(gè)工作日。 （3）審查會(huì)簽意見處理 根據(jù)合同所涉及項(xiàng)目的具體情況，經(jīng)承辦人與審查人溝通，由承辦人按雙方取得共識(shí)的意見，修改合同草案。 出于項(xiàng)目本身需要及各種客觀條件

12、的限制，對(duì)于承辦人認(rèn)為無法采納的意見，應(yīng)向本部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由本部門領(lǐng)導(dǎo)提請總經(jīng)理決定是否采納。 承辦人應(yīng)將審查會(huì)簽意見處理情況如實(shí)填入合同立項(xiàng)審批表，對(duì)未予采納的意見，應(yīng)注明原因。 2、審核 （1）承辦人將立項(xiàng)依據(jù)填入合同立項(xiàng)審批表，由合同承辦部門審核蓋章、部門負(fù)責(zé)人簽字。包括： 當(dāng)事人的主體資格和資質(zhì)是否符合要求。 合同項(xiàng)目是否符合法律、法規(guī)、政策及有關(guān)政府部門的批準(zhǔn)文件。 合同技術(shù)條款是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)程、規(guī)范。 合同項(xiàng)目是否列入年度投資計(jì)劃。 合作條件、方式是否符合公平、效益原則，主體之間的平等地位是否得到體現(xiàn)。 合同價(jià)款是否合理，價(jià)款的確定是否符合公司有關(guān)程序。

13、相關(guān)問題的處理意見。 是否具備簽署條件。（2）承辦人將立項(xiàng)登記審批表連同合同草案、會(huì)簽單、會(huì)簽部門意見書、談判備忘錄，以及承辦部門認(rèn)為應(yīng)當(dāng)提交的其他說明材料，送歸口管理部門審核。（3）歸口管理部門審核 對(duì)符合本辦法規(guī)定的程序和要求，所附資料齊全的合同，由歸口管理部門負(fù)責(zé)人在會(huì)簽單上簽字。 對(duì)未按本辦法履行相應(yīng)程序、所附資料不全的合同，由歸口管理部門提出補(bǔ)正意見，承辦部門整改。3、審批歸口管理部門審核后，由承辦人將合同草案及相關(guān)資料送合同管理委員會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批意見。4、簽署（1）承辦人辦理完合同逐項(xiàng)簽字后，送法定代表人或代理人簽署。（2）所有待簽署合同需先由對(duì)方簽字、蓋章，如遇特殊情況需領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

14、。（3）法定代表人或代理人簽署后，送合同管理部門加蓋合同專用章。并將合同正本、授權(quán)委托書（各1份）留歸口管理部門備案。 （4）雙方由代理人代簽合同的，應(yīng)提交其法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明。 （5）根據(jù)法律規(guī)定或當(dāng)事人之間的約定，辦理合同鑒證、公證或?qū)徟?、備案手續(xù)。第五章 合同的履行、變更或解除程序第十四條 履行程序1、合同經(jīng)簽署、蓋章，且約定的生效條件成熟時(shí)方可全面實(shí)際履行。合同生效之前，不得實(shí)際履行。2、承辦人按合同約定，承擔(dān)通知義務(wù)，組織合同的履行，辦理相關(guān)事項(xiàng)，并及時(shí)填寫合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，按月度報(bào)歸口管理部門備案。3、承辦部門實(shí)施履約跟蹤統(tǒng)計(jì)，掌握實(shí)際履行情況。對(duì)出現(xiàn)的各

15、種問題，及時(shí)獲取證據(jù)、協(xié)調(diào)處理并向歸口管理部門報(bào)告。重大問題，必須及時(shí)向合同簽署人報(bào)告。 第十五條 變更或解除程序 1、合同需要變更或解除時(shí)，合同承辦部門應(yīng)在與歸口管理部門溝通情況后，以書面形式通知他方，說明變更或解除合同的原因和答復(fù)的期限。變更或解除合同的協(xié)議草案一經(jīng)達(dá)成，需按本辦法第十二條、第十三條相關(guān)規(guī)定辦理。 2、合同承辦部門收到合同他方要求變更、解除合同的文書、電報(bào)、電話、信函、圖表、數(shù)據(jù)電文，應(yīng)及時(shí)與歸口管理部門溝通情況、請示合同簽署人后，應(yīng)當(dāng)在法定或約定的期限內(nèi)書面答復(fù)對(duì)方。如果必須變更或解除，應(yīng)與他方達(dá)成變更或解除合同的書面協(xié)議草案，確定索賠條件，并按本辦法第十二條、第十三條相

16、關(guān)規(guī)定辦理。3、對(duì)不可抗力或國家宏觀政策調(diào)整原因而使合同不能履行或延期履行的，應(yīng)及時(shí)書面通知對(duì)方或者及時(shí)取得對(duì)方遇有上述情況的證明材料，主動(dòng)與合同有關(guān)各方協(xié)商處理。 4、有擔(dān)保條款的合同變更，應(yīng)征得原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位公章或者合同專用章。 5、需經(jīng)有關(guān)行政部門批準(zhǔn)的合同，變更或解除合同應(yīng)報(bào)原批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)。 6、經(jīng)公證、鑒證的合同，所達(dá)成的變更或解除合同的協(xié)議需報(bào)原公證、鑒證機(jī)關(guān)備案。第六章 合同糾紛處理程序第十六條 糾紛處理程序1、合同他方當(dāng)事人違反約定或提出履行異議的，承辦部門必須在法定或約定的時(shí)間內(nèi)以法定或約定的方式答復(fù)。2、出現(xiàn)糾紛，承辦部門應(yīng)立即向合同簽署人和歸口

17、管理部門報(bào)告，并收集整理處理合同爭議的文件和證據(jù)資料。3、合同糾紛協(xié)商、調(diào)解, 應(yīng)由合同承辦部門與歸口管理部門共同進(jìn)行。協(xié)商解決方案，以既要解決問題，又不損害我公司利益為原則。4、協(xié)商或調(diào)解達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效期間內(nèi)，按合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛，確定代理人、應(yīng)對(duì)方案必須向簽署人請示。第七章 合同責(zé)任第十七條 合同承辦人應(yīng)對(duì)合同的內(nèi)容和對(duì)方的資信狀況負(fù)責(zé)，如未認(rèn)真落實(shí)，導(dǎo)致公司資產(chǎn)蒙受損失或在合同履行過程中，對(duì)方經(jīng)營狀況惡化，喪失履約能力，未及時(shí)向公司匯報(bào)造成損失的，有合同承辦人承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任和經(jīng)濟(jì)責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的追

18、究其刑事責(zé)任。第十八條 合同履行部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)合同的正常履行，出現(xiàn)異常情況的報(bào)告，往來信件、電報(bào)、傳真、電話記錄等的妥善保管負(fù)責(zé)。如因保管不善導(dǎo)致公司合同權(quán)益受損，由其承擔(dān)相應(yīng)的行政、經(jīng)濟(jì)及刑事責(zé)任。第十九條 合同會(huì)簽、審批的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)合同的可行性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。因工作失誤給企業(yè)造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的行政、經(jīng)濟(jì)及刑事責(zé)任。第二十條 擅自使用部門行政章或業(yè)務(wù)章對(duì)外簽訂合同，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)追究部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員的行政、經(jīng)濟(jì)及刑事責(zé)任。第二十一條 合同歸口管理部門對(duì)合同的合法性進(jìn)行負(fù)責(zé)。第八章 合同專用章管理第二十二條 公司現(xiàn)刻制兩枚合同專用章，由計(jì)劃市場科統(tǒng)一管理，實(shí)行合同專用章印鑒管理制度。 第二十

19、三條 公司對(duì)外簽訂（變更、解除）燃煤、油采購合同應(yīng)使用1號(hào)合同專用章，其他合同應(yīng)使用（2）號(hào)合同專用章。 第二十四條 公司對(duì)外簽訂的合同均應(yīng)加蓋合同專用章，其余簽章一律無效。 第二十五條 未經(jīng)授權(quán)或批準(zhǔn)，任何人不得在其他文件、單據(jù)、資料上簽蓋合同專用章。 第二十六條 合同承辦人須持合同專用章外出簽訂合同時(shí)，應(yīng)辦理下列手續(xù)：1、由借章人如實(shí)填寫專用章使用登記表，詳細(xì)注明欲借合同專用章的序號(hào)，借章時(shí)間，使用目的（包括用途、期限、范圍）。 2、須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，總經(jīng)理同意。3、須持有經(jīng)法定代表人授權(quán)的委托書，并以代理人身份簽約。4、歸口管理部門專職合同管理員審核后，根據(jù)情況出借合同專用章。5、借章人應(yīng)嚴(yán)格按所填用途使用合同專用章，妥善保管。簽約完畢后及時(shí)歸還。6、借章人應(yīng)將所簽合同副本留歸口管理部門備案，并詳細(xì)填寫合同專用章實(shí)際使用情況。7、如果出現(xiàn)不按規(guī)定使用合同專用章，產(chǎn)生不良后果，由借章人負(fù)全部責(zé)任，部門負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任。第九章 檔案管理與使用第二十七條