行政秘書(shū)培訓(xùn)(1)

1、2001年12月目標(biāo) 掌握標(biāo)準(zhǔn)的秘書(shū)接待方式 提高電話接聽(tīng)技能 學(xué)會(huì)使用交流與溝通技巧 上司心目中理想之秘書(shū) 與上司相處之道秘書(shū)的工作范圍實(shí)不可輕而視之，其負(fù)責(zé)的職責(zé)也關(guān)系重大外表與禮儀小貼士 佩戴胸卡 著裝得體 真誠(chéng)微笑 禮貌耐心 交談時(shí)應(yīng)站立 交談時(shí)注視對(duì)方 交談時(shí)不雙手抱于胸前 樂(lè)于助人 用手指示方向 不在辦公室化妝 不在辦公室吃東西 不在辦公時(shí)間看書(shū)報(bào) 給予訪客及時(shí)、熱情的關(guān)注 與保安保持良好的工作關(guān)系秘書(shū)不再只是同事之間人際關(guān)系的潤(rùn)滑劑，更不是花瓶，已是企業(yè)重要位置的資訊中樞地位電話接聽(tīng)標(biāo)準(zhǔn)要求 電話鈴響三聲內(nèi)接起 熱情問(wèn)候 表明自己的身份 說(shuō)話時(shí)保持微笑 禮貌地稱呼對(duì)方 調(diào)整好音量

2、和語(yǔ)速 表示興趣和關(guān)注 保持冷靜與禮貌 將留言記錄在留言簿 重復(fù)對(duì)方的話 及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)留言 請(qǐng)求對(duì)方等候先詢問(wèn) 告知對(duì)方要等多久 掌握簡(jiǎn)單的英語(yǔ)會(huì)話秘書(shū)必須具有明晰的頭腦、敏于應(yīng)變、冷靜、謙虛、有氣度、辦事能力強(qiáng)、效率高等能力待客小貼士 預(yù)先登記即將來(lái)訪的客人的基本信息 清楚了解辦公室同事的職責(zé)范圍 公司有重大活動(dòng)須事先知道 了解同事當(dāng)天的外出情況 永遠(yuǎn)禮貌待人 永遠(yuǎn)不嫌“對(duì)不起”、“謝謝您”說(shuō)得太多在職的秘書(shū)認(rèn)為幫助工作忙碌的上司，不是等指示下來(lái)才去做，而是率先處理安排，積極加以輔助接待應(yīng)約而來(lái)的客戶您好，請(qǐng)請(qǐng)問(wèn)您找哪位？我與你們總經(jīng)理有約。接待應(yīng)約而來(lái)的客戶請(qǐng)請(qǐng)問(wèn)您的公司?您貴姓？以便我通知老

3、板。我是奧美廣告公司的南茜。接待應(yīng)約而來(lái)的客戶謝謝謝謝，請(qǐng)請(qǐng)稍等。請(qǐng)這邊坐。您需要咖啡還是茶？茶，謝謝。接待應(yīng)約而來(lái)的客戶請(qǐng)南茜女士進(jìn)來(lái)，謝謝。對(duì)不起，對(duì)不起，總經(jīng)理先生，奧美廣告公司的南茜已經(jīng)來(lái)了，是不是請(qǐng)她進(jìn)來(lái)?接待應(yīng)約而來(lái)的客戶 起立并熱情招呼客人 詢問(wèn)他是否有約 詢問(wèn)他與哪位老板有約 詢問(wèn)他及其公司的姓名 請(qǐng)他坐等 茶水或咖啡（遞上報(bào)紙或公司簡(jiǎn)介） 通知與客人約好的上司沒(méi)有人天生就精通秘書(shū)十八般武藝，但一位稱職的秘書(shū)人員必須懷抱一份上進(jìn)的決心工作職責(zé)負(fù)責(zé)處理中外方經(jīng)理的一些個(gè)人及日常行政事務(wù)負(fù)責(zé)制定和控制全公司辦公用品的預(yù)算建立和實(shí)施有效的全公司辦公用品的領(lǐng)用制度配合財(cái)務(wù)部作好月末清點(diǎn)

4、工作負(fù)責(zé)全公司辦公設(shè)備的管理與維護(hù)負(fù)責(zé)處理公司日常行政事務(wù) 收發(fā)郵件 收發(fā)傳真 酒店訂房 訂購(gòu)機(jī)票 訂購(gòu)火車票抱定相關(guān)專業(yè)知識(shí)都想學(xué)習(xí)的毅力，以提升自我工作之等級(jí) 訂購(gòu)鮮花 預(yù)訂用車 預(yù)訂會(huì)議室 付款 寫(xiě)告示秘書(shū)應(yīng)具備的條件、秉性與能力knowledgeknowledgeskillskillattitudeattitude耐心、努力、熱耐心、努力、熱誠(chéng)、積極、禮貌、誠(chéng)、積極、禮貌、冷靜冷靜社交、觀察、語(yǔ)言、社交、觀察、語(yǔ)言、電腦操作電腦操作相關(guān)專業(yè)知相關(guān)專業(yè)知識(shí)識(shí)截人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短上司心目中理想之秘書(shū)自動(dòng)化反應(yīng)能力效率、精確努力工作，有敬業(yè)精神分享上司之秘密，不要揭穿老板之秘密完成雜務(wù)專案（倒咖啡、茶水，整理、清潔）控制事務(wù)之能力（過(guò)濾訪客）偶爾要打小報(bào)告上司永遠(yuǎn)是對(duì)的秘書(shū)人員是一份助力，而非阻力與上司相處之道替上司保守秘密要作適當(dāng)之進(jìn)退及表現(xiàn)做錯(cuò)事要知道錯(cuò)的原因了解上司的喜好，客戶的喜好將相關(guān)資訊提供上司，適時(shí)給予建議了解上司及自己人際風(fēng)格，然后加以配合體諒上司之壓力、作適度交談之關(guān)心、化解知道上司的目標(biāo)，按照此方向努力協(xié)助達(dá)成目標(biāo)知道上司的缺點(diǎn)能從自身改進(jìn)