某知名公司人事助理職位說明書

1、目錄職位說明書1.職位概述1.1員工檔案的管理1.2員工合同的管理1.3員工生日相關(guān)事宜1.4員工意外保險1.5工傷保險的理賠1.6外聯(lián)事務(wù)1.7工作居住證的辦理1.8各類證明的出具1.9部門文件的管理1.10各類員工數(shù)據(jù)的提供2.工作內(nèi)容描述2.1員工檔案的管理 2.1.1一級檔案我公司與北京市職業(yè)介紹服務(wù)中心海淀分中心簽訂集體委托保存員工檔案的合同書，凡是公司招聘的北京城鎮(zhèn)戶口員工轉(zhuǎn)正后須將檔案轉(zhuǎn)入公司集體戶頭存檔。海淀分中心為我公司代辦相關(guān)人事檔案管理業(yè)務(wù)。其內(nèi)容包括：檔案寄存管理、存檔人員職稱評審、生育管理、出具各類人事證明，提供應(yīng)屆畢業(yè)生接收服務(wù)（為委托單位提供應(yīng)屆畢業(yè)生就業(yè)政策咨詢

2、，申報應(yīng)屆大中專畢業(yè)生需求計劃，為接收的大中專畢業(yè)生按轉(zhuǎn)檔案，辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù)等）。a. 辦理員工檔案的調(diào)入擁有北京城鎮(zhèn)戶口的員工轉(zhuǎn)正后，人力資源部將通知其辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)。通常會有以下兩種情況：* 員工同意將其檔案轉(zhuǎn)至本公司集體戶頭；有以下三種情況：-檔案存放在原單位或職介的員工至人力資源部領(lǐng)取商調(diào)函及委托存檔人員登記表，由其本人填寫完整后，到其檔案存放地辦理檔案調(diào)出手續(xù)。-檔案存放在街道的員工將求職證交人力資源部，領(lǐng)取委托存檔人員登記表，由其本人填寫完整后，至檔案存放地辦理檔案調(diào)出；同時人力資源部為其辦理招工手續(xù)，即填寫招聘職工花名冊并申請加蓋公章。-在我公司實習(xí)的有北京市城鎮(zhèn)戶口的員工畢業(yè)轉(zhuǎn)

3、正后，需到人力資源部領(lǐng)取高等學(xué)校/中等專業(yè)學(xué)校畢業(yè)生見習(xí)期考核鑒定表及委托存檔人員登記表，由其本人將兩份表格填寫完畢后交回人力資源部，由人力資源部為其將表格其他部分完成，并申請加蓋公章。員工將檔案調(diào)出后，交至人力資源部，由人力資源部開具工資證明，統(tǒng)一將檔案存放在北京市職介中心海淀分中心的集體戶。由職介審查，材料齊全者，入檔；材料是否齊全，主要看該員工的檔案中，是否包含委托存檔人員登記表、原檔案存于街道的還要看是否包含招聘職工花名冊、由實習(xí)生轉(zhuǎn)為正式員工的看是否包含高等學(xué)校/中等專業(yè)學(xué)校畢業(yè)生見習(xí)期考核鑒定表：材料不齊全者，返回，補(bǔ)齊后，重新辦理。* 員工不同意將其檔案轉(zhuǎn)至本公司集體戶頭；有以下

4、三種情況：-退休人員可將退休證件復(fù)印件交人力資源部。-下崗、待崗人員將單位出具的證明的復(fù)印件交人力資源部（本人身份證明及社會保險交納情況證明）。-檔案暫不能轉(zhuǎn)入公司的員工必須出具書面說明材料交至人力資源部備案。b.辦理員工檔案的調(diào)出已將檔案存至我公司集體戶頭的員工辦理離職手續(xù)的同時，人力資源部將檔案轉(zhuǎn)移通知發(fā)至該員工，通知他公司將保留他的檔案在海淀職介繼續(xù)存檔一個月，一個月之后，將其檔案轉(zhuǎn)入其個人戶頭或轉(zhuǎn)移至街道。在接到人力資源部發(fā)的轉(zhuǎn)檔通知之后，離職員工到人力資源部領(lǐng)取轉(zhuǎn)檔介紹信，該員工憑此介紹信到海淀分中心辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)。c.流程圖參照以下流程圖，我們簡單回顧一下有關(guān)一級檔案調(diào)入及轉(zhuǎn)出的相關(guān)

5、事宜。本人出具書面說明交人力資源部備案公司錄用的北京市城鎮(zhèn)戶口員工不調(diào)檔（含不能調(diào)檔）調(diào)檔檔案存原公司或職介的員工檔案存街道的員工檔案存學(xué)校的原實習(xí)生至人力資源部領(lǐng)取商調(diào)函員工至人力資源部領(lǐng)取招聘職工花名冊員工至人力資源部領(lǐng)取高等學(xué)校/中等專業(yè)學(xué)校畢業(yè)生見習(xí)期考核鑒定表員工及公司填寫完整之后加蓋公章本人填寫委托存檔登記表員工至原檔案存放地辦理檔案調(diào)出手續(xù)將檔案交至人力資源部人力資源部將檔案交至職介中心存入海淀職介員工離職時，至人力資源部領(lǐng)取轉(zhuǎn)檔介紹信員工到海淀職介辦理檔案調(diào)出手續(xù)存入海淀職介審查不合格審查合格d.存檔費用的結(jié)算每年2月份前往北京市職業(yè)介紹服務(wù)中心海淀分中心查詢本年度存檔人數(shù)及存

6、檔月份明細(xì)，經(jīng)過核查確定前一年的員工存檔費用，申請支票后，通知海淀職介的聯(lián)系人攜發(fā)票到公司來取存檔費用支票。e.相關(guān)聯(lián)系人及聯(lián)系方式北京市職業(yè)介紹服務(wù)中心 海淀分中心地址：北京市海淀區(qū)西三環(huán)北路27號 （北科大廈5層）冀燕瑋 （存檔部部長） x （010）68428254/ 68719543傳真： （010）687285一三郵編： （）100089手機(jī)： 2.1.2 二級檔案a.二級檔案的內(nèi)容員工從入職我公司之日起，公司就為其建立起一套二級檔案，二級檔案即該員工入職我公司后的所有與其個人有關(guān)的資料信息。一套比較完整的二級檔案包括：職位申請表、個人簡歷、面試標(biāo)準(zhǔn)問題、面試評核表、入職須知、身份證

7、復(fù)印件、學(xué)歷證明復(fù)印件、體檢報告、培訓(xùn)考試答卷、培訓(xùn)記錄表、培訓(xùn)評核表、紫玉山莊員工操守規(guī)定、周報月報、轉(zhuǎn)正文件（包括轉(zhuǎn)正申請書、轉(zhuǎn)正評核表、轉(zhuǎn)正通知書）、調(diào)職調(diào)薪記錄、獎懲記錄等。b.二級檔案的存放及管理*正式員工公司里所有正式員工的二級檔案均按照部門分別存檔管理。現(xiàn)有的存檔方式為：一個部門所有員工的二級檔案裝訂于一個打孔文件夾中，并在文件夾扉頁做一個目錄，列出“序號/姓名/性別”三項，以便進(jìn)行對二級檔案的查找和管理。我公司的員工信息電子數(shù)據(jù)庫，是我們進(jìn)行人員數(shù)據(jù)分析，人員查找，員工合同管理等最重要的數(shù)據(jù)資料庫。其項目內(nèi)容包括：序號/部門/員工編號/姓名/合同情況/性別/政治面貌/職務(wù)/出生

8、年月/身份證號碼/婚姻狀況/子女情況/戶口/出生地/存檔情況/家庭電話/手機(jī)呼機(jī)/學(xué)歷/職稱/證件/專業(yè)/民族/參加時間/入司時間/勞動合同起始時間/勞動合同終止時間/辦公電話/招聘渠道/所受獎罰/參加外訓(xùn)/家庭通訊地址 其中，“合同情況”指該員工的合同現(xiàn)在所處的狀態(tài)：待做（舊本合同書已用完，即將使用新的合同）、待簽（已通知合同期滿的員工到人力資源部續(xù)簽合同，等待過程中）、申請公章 （合同書準(zhǔn)備就緒，并且員工已在乙方處簽名，公章申請的過程中）、待發(fā)（新的合同書生效，已通知該員工來人力資源部領(lǐng)取，等待過程中）；“參加時間”是指我公司在職正式工第一次參加工作的時間；“入司時間”是指在職正式工入職我

9、公司的時間；表樣如下：截止至每周五的中午11：30，對本周入離職的人員名單進(jìn)行更新。根據(jù)從招聘助理處接收的新入職員工部分二級檔案，按照部門的劃分將其信息錄入上表；同時根據(jù)從人事主管處接收的本周離職人員名單，將名單中的員工從此表中搜索出來，并將其完整信息剪切、粘貼至離職人員名單表格中，該表格樣式如下：定于每個月的15日之間，根據(jù)本月入離職人員名單匯總，將保險柜中的文檔版員工二級檔案進(jìn)行更新。其工作內(nèi)容主要包括：-將有發(fā)生內(nèi)部調(diào)動的員工二級檔案，從原部門轉(zhuǎn)入新部門；-將本月新入職的員工二級檔案，歸整入其所在部門的文件夾中統(tǒng)一管理保存；-將本月離職人員的二級檔案從原所在部門的文件中取出，并封裝在檔案

10、盒中保存，作為該員工的備案資料信息。*臨時工的信息資料管理我們建立了一個臨時工的信息資料庫，不同于正式工的電子數(shù)據(jù)庫，臨時工的數(shù)據(jù)資料我們只保存了其姓名、部門、性別、身份證號、戶籍和入職時間。并且我們要求俱樂部、保安部、總務(wù)部、工程部、物業(yè)部、銷售部這幾個有臨時工在職的部門于每個月的25日將當(dāng)月臨時工入離職情況發(fā)送郵件至人力資源部，由人事助理統(tǒng)一對現(xiàn)有的臨時工信息資料庫進(jìn)行數(shù)據(jù)更新。c.員工職員證的發(fā)放員工在人力資源部辦理完入職手續(xù)之后，由其本人持人力資源部出具的入職通知單于周二下午到市場推廣部照相，以辦理職員證。市場推廣部將職員證做好以后，分批交至人事助理，各新入職員工于每周四下午可前往人事

11、助理處領(lǐng)取已印刷好的職員證。人事助理應(yīng)根據(jù)部門庫存中新職員證塑料套及掛繩的數(shù)量，及時到總務(wù)庫房領(lǐng)取。d.健康證的收管*健康證的種類我公司現(xiàn)收管的健康證分為：北京市衛(wèi)生局監(jiān)制的北京市公共衛(wèi)生從業(yè)人員健康體檢合格證公共場所類型和食品衛(wèi)生類型，以及由中華人民共和國衛(wèi)生部監(jiān)制的預(yù)防性健康體檢/衛(wèi)生培訓(xùn)合格證共三種類型。一套完整的健康證明是指卡形式的北京市公共衛(wèi)生從業(yè)人員健康體檢合格證和衛(wèi)生法規(guī)知識培訓(xùn)合格證共兩張，或者紅色小本形式的預(yù)防性健康體檢衛(wèi)生培訓(xùn)合格證一本。所有健康證的有效期均為一年整。*健康證的收管我們公司新入職的俱樂部所有員工、物業(yè)部及總務(wù)部保潔都需辦理健康證，并在辦理完入職手續(xù)之后交人力

12、資源部人事助理收管。因此我們采用了表格登記的形式，以規(guī)范健康證件的管理。如下表： 健康證管理情況姓名北京市 公共衛(wèi)生健康體檢 合格證衛(wèi)生法規(guī)知識培訓(xùn)合格證體檢日期取走日期領(lǐng)取人小麗2005.05.11小田2006.02.16小明2006.02.22小李2006.02.20采用此表格能夠直觀而全面的掌握所管理的健康證及其所有者的信息，從而了解所保存健康證是否仍處于有效期，或者健康證是否已經(jīng)被本人取走或別人代取，取走的日期以及等等。*健康證續(xù)辦費用的包銷我公司不承擔(dān)初次辦理健康證件的費用，但是健康證續(xù)辦的費用，我公司予以報銷。具體流程為：健康證件所有者到人力資源部取走即將或已經(jīng)到期的健康證，至北京

13、市衛(wèi)生局或中華人民共和國衛(wèi)生部辦理健康證的續(xù)辦。手續(xù)完成后，將新辦的健康證交至人力資源部收管，人力資源部登記完畢后，由其本人填寫報銷單，憑發(fā)票至財務(wù)部辦理健康證續(xù)辦費用的報銷手續(xù)。22員工合同的管理2.2.1 簽訂勞動合同的意見征求 a.首次簽訂勞動合同的意見征求員工入職滿一個月，公司應(yīng)當(dāng)與其簽訂勞動合同。因此在員工入職后25天左右，由人力資源部征求部門經(jīng)理意見，決定是否與其簽訂勞動合同。具體操作方式為：每天早上及時查看電子數(shù)據(jù)庫，利用電子數(shù)據(jù)庫來查找首簽合同的明細(xì)。將“合同終止時間”下拉列表選擇為空白狀態(tài)，然后再根據(jù)“合同起始時間”查找距離當(dāng)天時間最近的即將與其簽訂合同的員工名單。一般首簽合

14、同的意見征求單將提前35天時間發(fā)至各個部門經(jīng)理的手中，并提醒經(jīng)理提前12天將意見征求單返回至人力資源部。舉例如下：總務(wù)部/ 張三/ 職務(wù)為：行政文秘/入職時間為2006-4-23/合同首簽時間為 2006-5-23則應(yīng)在5月20日之前將張三的信息篩選出來，并為其制作一張合同首簽意見征求單，交由人力資源部經(jīng)理簽字之后，發(fā)至總務(wù)部經(jīng)理處進(jìn)行意見征求。表樣如下：首次合同簽訂意見征求單部門：總務(wù)部以下人員入職將滿一個月，如決定留用，公司將與其簽訂為期3個月的勞動合同。煩請您將意見于5月23日之前反饋至人力資源部。謝謝！序號姓名性別職位到職日期合同簽訂時間是否同意首簽1張三男行政文秘2006.04.23

15、2006.05.23人力資源部 2006年05月20日部門經(jīng)理簽字確認(rèn)：2006年05月 日若部門經(jīng)理返回的意見為同意首簽，則公司將與其簽訂期限為三個月的固定合同；若部門經(jīng)理返回的意見為不同意首簽，則由部門經(jīng)理找該名員工談話，說明公司將不與其簽訂勞動合同。下面讓我們用流程圖來總結(jié)回顧一下以上內(nèi)容：整理入職滿25天，即將簽訂勞動合同的員工名單，列明細(xì)表，發(fā)至經(jīng)理郵箱整理出各個部門的意見征求單，并請經(jīng)理簽字意見征求單用信封密封發(fā)送至各部門經(jīng)理各部門經(jīng)理將意見征求單返回與員工簽訂固定期限為三個月的勞動合同由部門經(jīng)理通知員工，不與其簽訂勞動合同同意簽訂不同意簽訂 b.續(xù)簽勞動合同的意見征求員工的合同到

16、期前一個月應(yīng)由人力資源部通知其續(xù)簽合同或是不予續(xù)簽。予以續(xù)簽合同的員工，通知其攜帶本人保存的合同書于合同到期當(dāng)天到人力資源部續(xù)簽勞動合同；不予續(xù)簽合同的員工，通知其到人力資源部領(lǐng)取不予續(xù)簽通知書。具體操作如下：-根據(jù)人員電子數(shù)據(jù)庫，對“合同終止日期”進(jìn)行篩選，于合同到期前45天，將合同即將到期的人員名單整理出來，電子版發(fā)送給經(jīng)理。-按照不同的部門整理出續(xù)簽合同的意見征求單，請經(jīng)理簽完字以后，發(fā)送至各個部門經(jīng)理。-請部門經(jīng)理于合同到期前35天左右將意見征求單返回。根據(jù)部門經(jīng)理返回的意見，提前三十天通知合同即將到期的員工續(xù)簽合同或是領(lǐng)取不予續(xù)簽通知書。例如：預(yù)算部 /李四 /職務(wù)為土建預(yù)算員 /合

17、同于2006年6月25日到期我們應(yīng)當(dāng)在5月10日左右整理出6月25日合同到期的人員名單，即可發(fā)現(xiàn)李四的合同在此即將到期的合同之內(nèi)。在整理出6月25日合同到期的人員名單之后， 整理出各個部門的合同續(xù)簽意見征求單，假設(shè)預(yù)算部只有李四一人于6月25日合同到期，則于5月一五日左右給預(yù)算部經(jīng)理發(fā)如下意見征求單一封：續(xù)簽合同意見征求單部門：預(yù)算部以下人員與公司簽訂的勞動合同即將到期，煩請您于2006年05月20日前將意見反饋至人力資源部（首次續(xù)簽不可超過6個月）。序號姓名性別職位到職日期合同到期 時間已簽次數(shù)是否同意續(xù)簽簽訂期限（3個月/6個月/1年）1李四女土建預(yù)算2006-3-62006-6-251人

18、力資源部 2006年05月一五日部門經(jīng)理簽字確認(rèn)：2006年05月 日（在這里需要說明的是：關(guān)于合同續(xù)簽的時間期限有3個月、6個月、一年三種。首次續(xù)簽合同不可超過6個月。）當(dāng)預(yù)算部經(jīng)理將意見征求單返回交至人力資源部后，接下來我們根據(jù)意見征求的結(jié)果分別施行兩種不同的步驟。若預(yù)算部經(jīng)理返回的意見為同意續(xù)簽，續(xù)簽期限為6個月，則我們應(yīng)于5月25日至6月一五日之間通知李四攜帶本人保存的那本合同書于6月25日到人力資源部續(xù)簽。若預(yù)算部經(jīng)理返回的意見為不同意續(xù)簽，則我們應(yīng)于5月20日至5月25日之間，通知李四本人到人力資源部來領(lǐng)取不予續(xù)簽通知書，如下：通 知 書致：李四小姐你與公司簽訂的勞動合同將于200

19、6年6月25日到期。經(jīng)公司研究決定，勞動合同到期后不再續(xù)簽。請你在接此通知后至合同到期（2006月6月25日）期間辦理工作交接，并請你在勞動合同到期當(dāng)日（2006年6月25日）正式辦理離職手續(xù)。特此通知。北京紫玉山莊房地產(chǎn)開發(fā)有限公司2006年5月25日此通知書的原件發(fā)至李四本人，并請李四在通知書的復(fù)印件上簽名字、日期，留至人力資源部備案。接下來，我們同樣以流程圖的形式來加強(qiáng)一下對以上工作內(nèi)容的印象。整理合同于45天后到期的人員名單，并列明細(xì)表，發(fā)至經(jīng)理郵箱按部門整理出續(xù)簽合同意見征求單，并請經(jīng)理簽字于合同到期前40天將續(xù)簽合同意見征求單用信封密封發(fā)送至各部門經(jīng)理，請求定期返回各部門經(jīng)理于合同

20、到期前35天將意見征求單返回提前1030天通知員工于合同到期當(dāng)天到人力資源部續(xù)簽勞動合同提前3035天通知員工到人力資源部領(lǐng)取不予續(xù)簽通知書，并簽字確認(rèn)同意續(xù)簽不同意續(xù)簽2.2.2 勞動合同的制作制作一本待簽的信息完整無誤的勞動合同，需要完成以下步驟：a.首次簽訂的勞動合同書首先是內(nèi)容的填寫：-空白合同書第1頁，“法定代表人”屬于北京紫玉山莊房地產(chǎn)開發(fā)有限公司的員工勞動合同，此處填寫：黃美廉。屬于北京集祥物業(yè)管理有限公司及北京紫玉大自然康體俱樂部有限公司的員工勞動合同，此處填寫：付傳浩。-空白合同書第2頁，第二行“（以下簡稱乙方）”前，填寫簽訂合同的員工姓名。-勞動合同書的第一章：第一條 本合

21、同為期限合同。 空白處填寫： “固定”兩字。第二條 本合同于 年 月 日生效，至 年 月 日終止。 空白處填寫：合同簽訂日期； 合同終止日期。第三條 試用期 月，試用期滿前一周，經(jīng)乙方申請，部門和公司批準(zhǔn)，乙方成為甲方正式員工。 空白處填寫： 首次簽訂 “半” 續(xù)簽 劃去-勞動合同書的第二章：第五條 乙方在甲方的工作崗位為 部門。 空白處填寫：員工所在部門-勞動合同書的第四章：第十一條 甲方每月5日前以貨幣形式支付乙方工資，月標(biāo)準(zhǔn)工資為 。 空白處填寫：員工的月標(biāo)準(zhǔn)工資 填寫規(guī)范為：￥（小寫），即（大寫）元整合同的內(nèi)容已填寫完整，接下來需在空白合同書的第1、2頁相關(guān)空白處蓋章。第一頁 甲方：

22、注冊地址：甲方處根據(jù)簽訂合同員工所屬公司分別蓋上其公司抬頭：北京紫玉山莊房地產(chǎn)開發(fā)有限公司部門包括：外聯(lián)部 人力資源部 財務(wù)部 總務(wù)部 預(yù)算部 市場推廣部 銷售部 經(jīng)營發(fā)展部 外聯(lián)部 項目部 工程部 北京集祥物業(yè)管理有限公司部門包括：物業(yè)客服部 物業(yè)維修部 保安部北京紫玉大自然康體俱樂部有限公司部門包括：俱樂部客服部 俱樂部銷售部 俱樂部餐飲部 俱樂部康體部 俱樂部酒店部第二頁 根據(jù)中華人民共和國勞動法和有關(guān)法律法規(guī)， （以下簡稱甲方）此空白處與第一頁甲方處的公司抬頭一致。一式兩份相同的合同完成后，最后的步驟是用口取紙在合同書的封面上貼上簽訂該份合同的員工姓名。b.續(xù)簽的勞動合同書從勞動合同書

23、的第8頁起為勞動合同續(xù)訂書，其填寫方式，參考勞動合同書第2頁上第二章內(nèi)容。完成以上的步驟后，一份待簽的合同書就做完了。2.2.3 勞動合同的簽訂首次簽訂勞動合同的員工，在閱讀完待簽勞動合同書，并確認(rèn)無疑義之后，在簽合同書的第一頁填上個人信息，第七頁的乙方處簽名，簽日期。續(xù)簽勞動合同的員工，則只需在合同書第8頁的續(xù)簽記錄上簽名、簽日期即可。2.2.4 勞動合同申請公章整理已簽訂好的勞動合同書，并整理出表的人員明細(xì)，例如： 合同簽訂明細(xì) 制表人：劉雯 制表日期：2006.04.21序號部門姓名合同起始合同截至備注1財務(wù)部小明2006-5-252006-11-252銷售部小紅2006-5-25200

24、6-11-253預(yù)算部小李2006-5-252006-8-254預(yù)算部小張2006-5-252006-11-255總務(wù)部小劉2006-5-252007-5-256總務(wù)部小王2006-5-252006-11-25將合同簽訂明細(xì)與公章申請單一起用黑色文件夾密封裝好，請經(jīng)理簽完字后，交至外聯(lián)部審核，最后上交黃先生審批。2.2.5 勞動合同的發(fā)放一式兩份的勞動合同書蓋好公章以后，即打電話通知員工到人力資源部來領(lǐng)取其中的一份勞動合同書。在這里應(yīng)注意的是，勞動合同書屬于jimi檔案，只能由簽訂合同的員工本人來領(lǐng)取。若該員工在電話通知后較長時間未到人力資源部來領(lǐng)取合同，則將勞動合同書用信封密封，用文件傳遞發(fā)

25、送至該員工所在部門的部門經(jīng)理，由其部門經(jīng)理發(fā)至其本人。另一份勞動合同則在人力資源部作為該員工的二級檔案統(tǒng)一保存。2.2.6 員工合同管理流程圖下面，我們?nèi)匀挥昧鞒虉D來鞏固一下員工勞動合同管理的相關(guān)內(nèi)容。簽訂合同的意見征求制作勞動合同書發(fā)放不予續(xù)簽通知書由部門經(jīng)理通知其不予簽訂勞動合同同意簽訂不同意簽訂續(xù)簽首簽簽定勞動合同勞動合同申請公章發(fā)放勞動合同將勞動合同歸入二級檔案庫存檔2.3 員工生日相關(guān)事宜2.3.1 整理過生日員工名單每月一八日根據(jù)員工電子數(shù)據(jù)庫表格中“出生日期”，整理出下個月過生日的員工名單，如下表：5月份生日員工序號部門姓名性別生日備注1外聯(lián)部魏京霞女5月21日2人力資源部劉雯女

26、5月24日3人力資源部李林松男5月6日4市場推廣部鹿浩青男5月10日5預(yù)算部胡偉女5月12日6預(yù)算部羅健男5月20日7總務(wù)部程龍飛男5月21日8工程部懷寶文男5月21日9項目部程曉報男5月12日10物業(yè)維修部常磊男5月29日11保安部李曉文男5月10日12保安部卜祥華男5月25日一三俱樂部客服部隗婭楠女5月20日14俱樂部客服部王劍虹女5月2日一五俱樂部客服部李丹女5月24日16俱樂部餐飲部陳鋼男5月一八日17俱樂部餐飲部李素霞女5月9日一八俱樂部酒店葉菲女5月1日19俱樂部酒店蘇莎莎女5月10日20俱樂部酒店董暉男5月27日21俱樂部酒店姜超男5月7日22俱樂部酒店南偉男5月一八日并將此表格

27、發(fā)送至經(jīng)理郵箱。2.3.2 編寫生日祝詞為下個月過生日的員工編寫生日祝詞，希望祝詞中的語言能夠使員工感到溫暖，貼心，能夠使員工感覺到公司在關(guān)注，關(guān)心著他們。舉例如下：魏京霞：5月21日心到、想到、看到、聞到、得到，連同生日祝福一起送到你的手中，希望能帶給你和你的寶寶健康、好運與無盡的歡樂。葉菲：5月1日祝昔日的“葉小胖”，今日的“葉小美”生日快樂！祝你在新的部門學(xué)到更多新的知識，掌握更多新的技能，擁有更多的收獲！2.3.3 生日卡片的制作每月20日，將制作生日卡片的美工單，及空白的生日卡片交至市場推廣部。并將生日祝詞以電子的形式發(fā)送。空白卡片用完后，填寫領(lǐng)料單至庫房領(lǐng)取。每月25日左右，卡片制

28、作完成。2.3.4 請黃先生為生日卡片簽名每月25日，將生日卡片送交至黃先生簽字。2.3.5 生日卡片的發(fā)放每月30日，將已制作完成的生日卡片交至下月負(fù)責(zé)發(fā)放員工生日禮物的同事。2.3.6 員工生日卡片制作流程圖整理過生日員工的明細(xì)列表，并發(fā)送郵件給經(jīng)理編寫生日祝詞制作生日卡片生日卡片請黃先生簽字生日卡片的發(fā)放2.4員工意外保險作為我公司的一項福利措施，我公司每年都為所有在職員工（包括臨時工）上商業(yè)意外保險。2005年底，我們在太平洋人壽保險公司給員工上的意外保險如下：紫玉山莊員工保險計劃投保險種:主險:團(tuán)體人身意外傷害保險附加險:團(tuán)體人身意外傷害醫(yī)療保險保額保費測算:險種主險+附加險保額2萬

29、+5000元=25000元/人/年保費30元+一五元=45元/人/年投保658人保費合計45元*686人=30870元注:以上所有人員均按一類崗位人員測算保費2.4.1 保險的簽訂a.審核人身保險單，操作說明及委托書例如：2005年底，與太平洋人壽保險的操作說明及委托書樣板操作說明1、 投保人按實名投保，發(fā)生人員變動時，及時將人員變更情況加蓋公章并以傳真方式傳給保險人。保險人在人員變更上登記收到傳真的時間并蓋章，由辦理本保險的業(yè)務(wù)員（代理人）簽名將確認(rèn)件傳回。變更人員的保險生效期以保險人收到傳真的時間為準(zhǔn)。2、 人員變更后，每月根據(jù)傳真件辦理保險變更手續(xù)。3、 北京集祥物業(yè)管理有限公司、北京建

30、發(fā)建筑工程有限公司和北京紫玉大自然康體俱樂部有限公司委托北京紫玉山莊房地產(chǎn)開發(fā)有限公司代為辦理其職工的投保手續(xù)。中國太平洋人壽保險公司 北京紫玉山莊北京分公司 房地產(chǎn)開發(fā)有限公司2005年11月21日 2005年11月21日 委托書茲委托北京紫玉山莊房地產(chǎn)開發(fā)有限公司代我公司辦理職員本年度團(tuán)體人身意外保險及附險事宜。此致北京紫玉大自然康體俱樂部有限公司2005年11月21日b.人員的核定統(tǒng)計我公司所有在職員工的信息，核定人數(shù)，列出明細(xì)表。例如：序號姓名身份證號碼1吳井元702433x2王振海3728241979072106一五3吳景雨320431x4徐 杰5張國文6吳 林14317吳景忠719

31、431x8房建波9黃守才10王樹國c.申請支票核定完全公司參保人數(shù)之后，確定參保的費用額度，寫內(nèi)聯(lián)單主送黃先生，抄送財務(wù)部，申請支票。例如：內(nèi) 聯(lián) 單文 號：0511-09 加急 緩急 普通標(biāo) 題：關(guān)于申請支付團(tuán)體人身保險費用支票事宜附 件：2005年11月，我公司需辦理下一年度的團(tuán)體人身保險，投?？?cè)藬?shù)為682人。需繳納保險費的總額為：682*45=30690元?，F(xiàn)申請一張金額為30690元的支票，以辦理繳費手續(xù)。請總經(jīng)理批示！ 主 送：黃先生 抄 送：財務(wù)部轉(zhuǎn) 送：擬稿人：人力資源部 劉雯 部門經(jīng)理：部門經(jīng)理：經(jīng)辦部門經(jīng)理1經(jīng)辦部門經(jīng)理2建議/意見建議/意見回復(fù)/跟進(jìn)期限回復(fù)/跟進(jìn)期限打印

32、日期：2005年11月24日 打印份數(shù)：1北京紫玉山莊 d.人身保險單蓋章生效人身保險單由我公司和保險公司雙方蓋章生效。2.4.2 參保人員的更新每周五根據(jù)當(dāng)周入離職人員的名單，將原始人身保險單上的參保人員名單進(jìn)行更新。具體操作如下：-將離職人員從參保人員名單中篩選出來，并查到他在參保人員表上的序列號，從原表中刪除；-將新入職人員的姓名及身份證號排列到已刪除人員信息的原序號中去；-將人員更新的明細(xì)發(fā)傳真至保險公司；人員更新明細(xì)例如：人員變更明細(xì)序列原序號原名單 更新后名單身份證號1161申永濤（刪除）2265肖振剛劉俊起42013252劉芳康新國4534王俊杰朱海正1一八35590王俊杰張福友32016526賀京軍王立旺7529常寶奎高興法3426227906057718552苗向利朱軍2一八3-保險公司發(fā)傳真至人力資源部核實確認(rèn)。-每月進(jìn)