沖差、退貨與調(diào)貨工作流程分析

1、培訓(xùn)資料沖差、退貨、調(diào)貨一、沖差1、返利沖差：寄客戶開具的折讓證明時(shí)需附上財(cái)務(wù)提供給客戶的返利對帳單復(fù)印件。2、降價(jià)沖差：業(yè)務(wù)員需先打報(bào)告報(bào)公司批準(zhǔn)（需小梁總同意）后才可對產(chǎn)品進(jìn)行沖差價(jià)，處理降價(jià)沖差平帳有3種法方法，業(yè)務(wù)員可根據(jù)客戶的具體情況在當(dāng)月給予結(jié)算平帳：%A、 客戶開折讓證明。A、 客戶退回我司以前發(fā)同種型號商品所開具的發(fā)票以沖抵重開平帳。B、 打 報(bào)告單價(jià)下浮，經(jīng)得領(lǐng)導(dǎo)同意后客戶開具委托書（正本）寄回公司，在以后的發(fā)貨中單價(jià)下浮。二、退貨：、 代理商退貨：業(yè)務(wù)員需先打報(bào)告經(jīng)公司批準(zhǔn)（需小梁總同意）后盡快安排產(chǎn)品退廠，退到工廠后需與工廠綜合倉的陳靜儀核實(shí)退廠的具體型號和數(shù)量是否正確無

2、誤，隨后將代理商提供的退貨單價(jià)交公司財(cái)務(wù)核實(shí)，最后業(yè)務(wù)員協(xié)助客戶根據(jù)退貨單以返開發(fā)票、開折讓證明、退我司已開發(fā)票的這三種方式結(jié)算此筆退貨款。、 辦事處退貨：業(yè)務(wù)員需先打報(bào)告征求部門副總同意后方可安排退廠，退到工廠后需與工廠綜合倉的陳靜儀核實(shí)退廠的具體型號和數(shù)量是否正確無誤，核實(shí)無誤后公司辦理退貨手續(xù)。*%、 空調(diào)代理商退貨到當(dāng)?shù)氐闹修D(zhuǎn)倉屬正常退貨，辦事處的業(yè)務(wù)員或售后人員需對退貨進(jìn)行全程跟蹤，并檢查退到中轉(zhuǎn)倉的產(chǎn)品是否完好無損，如有缺損需在收條上注明。中轉(zhuǎn)倉簽收后的收條應(yīng)立即寄回公司辦理退貨手續(xù)，同時(shí)業(yè)務(wù)員也應(yīng)盡快把代理商提供的退貨單價(jià)交財(cái)務(wù)核實(shí)，隨后的平帳手續(xù)同第1 點(diǎn)相同（微波爐代理商退貨

3、到當(dāng)?shù)刂修D(zhuǎn)倉屬于調(diào)貨，按調(diào)貨程序處理）。*%三、調(diào)貨所有的調(diào)貨都需經(jīng)過部門副總同意后才可以調(diào)貨。當(dāng)貨調(diào)完后，業(yè)務(wù)員要把調(diào)入方的收條（正本）寄回公司，同時(shí)調(diào)出方需提供調(diào)出產(chǎn)品的單價(jià)交財(cái)務(wù)核實(shí)，調(diào)入方的接收單價(jià)如有特殊需在報(bào)告中注明。業(yè)務(wù)管理科根據(jù)收條和報(bào)告打好商品調(diào)拔單交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)對調(diào)入方（客戶）調(diào)入的商品開出增值稅發(fā)票，如調(diào)入方為辦事處則無需開發(fā)票，調(diào)出方根據(jù)調(diào)貨單以返開發(fā)票、開折讓證明、退我司已開發(fā)票的這三種方法結(jié)算此筆調(diào)貨款。特例：有一些調(diào)貨調(diào)入方的單價(jià)會低于正常的發(fā)貨單價(jià)，出現(xiàn)這種情況需要小梁總同意后才可以辦調(diào)貨，其它操作程序同上。一四、串號1、發(fā)貨串號是指收貨的型號與發(fā)貨的型號不相符合

4、。出現(xiàn)這種情況業(yè)務(wù)員需到現(xiàn)場查證是否屬實(shí)，如屬實(shí)需打報(bào)告給公司指出串號的具體型號和數(shù)量，在征得領(lǐng)導(dǎo)同意進(jìn)行調(diào)帳處理，處理的方法有：少收的型號（正確的型號）以補(bǔ)貨或退回發(fā)票沖抵的方式平帳；多收的型號（錯誤的型號）以我司開發(fā)票或?qū)Ψ綄㈠e收型號退回工廠的方式平帳。2、退貨串號：實(shí)際退貨與退貨補(bǔ)發(fā)的型號不一致時(shí)就需辦理退貨串號。業(yè)務(wù)員在打報(bào)告時(shí)應(yīng)注明需補(bǔ)發(fā)的具體型號以便業(yè)務(wù)單證科安排補(bǔ)貨。五、其它注意事項(xiàng)：1、有的客戶在當(dāng)?shù)剞k理折讓證明時(shí)需要我司提供一份證明，業(yè)務(wù)員可跟業(yè)務(wù)單證科聯(lián)系要求公司開具證明，正本寄給辦事處轉(zhuǎn)客戶。2、業(yè)務(wù)員在寄回客戶開具的以下單據(jù)時(shí)需注意以下幾點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)不合格的要立即通知客戶

5、重開或更正：客戶開具折讓證明的要求：A、 我司名稱和稅號要正確。B、 貨 物名稱要寫清（微波爐、空調(diào)或其它小家電產(chǎn)品名稱）。、 金額要正確，進(jìn)貨退出欄要寫明單價(jià)、數(shù)量、金額、稅額（單價(jià)為不含稅單價(jià)，數(shù)量按實(shí)際退貨數(shù)量，金額+稅額=退貨的實(shí)際金額）。 索取折讓欄的金額+稅額=沖差的總金額。*%D、 購貨單位蓋公章，稅所蓋公章或業(yè)務(wù)章（章一定要清晰）。E、 退 貨：數(shù)據(jù)填在進(jìn)貨退出欄；沖差：數(shù)據(jù)填在索取折讓欄。F、 折讓證明的有效期為3 個月（如有特殊需按客戶的要求盡快辦理）。G、 經(jīng)辦人和辦證日期要填寫。H 、 數(shù)量如果注明為一批的，需要客戶提供一份明細(xì)清單。客戶開具發(fā)票的要求：B、 我 司名稱

6、、納稅人識別、地址、電話、開戶行及帳號資料要正確。C、 貨 物名稱、數(shù)量、金額要正確。D 、 要蓋發(fā)票專用章。E、 收 款人、復(fù)核、開票人都要寫明（收款人和復(fù)核人可以為同一人，但是開票人和收款人或復(fù)核人不能為同一人）F、 發(fā)票有效期不能超過3 個月。業(yè)務(wù)單證科打的各種沖差、調(diào)貨、退貨單（第6 聯(lián)和第7 聯(lián)）都會寄到辦事處，其中一份由辦事處歸檔保存好，另一份由業(yè)務(wù)員交給客戶辦理平帳手續(xù)，需客戶辦手續(xù)的要做到當(dāng)月打單當(dāng)月平帳（此項(xiàng)工作各地業(yè)務(wù)員一定要跟蹤好）。-業(yè)務(wù)員對車隊(duì)在運(yùn)輸貨物過程中出現(xiàn)的運(yùn)輸時(shí)間過長；運(yùn)輸質(zhì)量差、服務(wù)態(tài)度欠佳；缺件、殘損、 串號等運(yùn)輸問題應(yīng)及時(shí)給予解決并把情況第一時(shí)間反饋回

7、公司，同時(shí)業(yè)務(wù)員也要配合好運(yùn)輸公司跟進(jìn)客戶的收貨、調(diào)貨、退貨等工作。*%康曉艷2004年 8月 3日工作流程及指引工作流程一、沖差1、 返利沖差：收到折讓證明后確定是否為返利結(jié)算，如果是就要根據(jù)財(cái)務(wù)（葉翠云）處提供的返利單（小梁總已批的）按微波爐200 元 /臺、空調(diào)500元 /套的單價(jià)拆分返利金額提供給財(cái)務(wù)單證科打沖單，單打好分好后連同折讓證明一起給財(cái)務(wù)平帳。如客戶有特殊要求要按客戶提供的明細(xì)打此返利沖差單。2、降價(jià)沖差：根據(jù)降價(jià)差額（需小梁總同意）打沖差價(jià)單，此種沖差價(jià)平帳有3 種法方：C、 客 戶開折讓證明D 、 客戶退回我司以前發(fā)同種型號商品所開具的發(fā)票以沖抵重開平帳。、 打報(bào)告單價(jià)下

8、浮，經(jīng)得領(lǐng)導(dǎo)同意后客戶開具委托書（委托書需給發(fā)貨組及財(cái)務(wù)各一份），在以后的發(fā)貨中單價(jià)下浮。二、退貨：、 代理商退貨需由小梁總同意，公司收到退貨后由綜合倉出具貨物驗(yàn)收單，我處收到驗(yàn)收單后需客戶提供退貨單價(jià)再交由財(cái)務(wù)核實(shí)，核實(shí)完畢后全部交由財(cái)務(wù)單證科打退貨單，客戶根據(jù)退貨單以返開發(fā)票、開折讓證明、退我司已開發(fā)票的這三種方式結(jié)算此筆退貨款。、 辦事處退貨需由部門副總同意，公司收到退貨后由綜合倉出具貨物驗(yàn)收單，我處收到驗(yàn)收單后再根據(jù)報(bào)告內(nèi)容區(qū)分是單純的退貨還是退貨補(bǔ)發(fā)還是退貨平帳，如果是單純的退貨就直接辦理退貨手續(xù)應(yīng)可以了；如是是退貨補(bǔ)發(fā)就先辦退貨手續(xù)再安排補(bǔ)貨；如是退貨平帳先查實(shí)庫存結(jié)存明細(xì)表，根據(jù)

9、明細(xì)表的單價(jià)辦理此次退貨平帳。、 空調(diào)代理商退貨到當(dāng)?shù)氐闹修D(zhuǎn)倉屬正常退貨，單價(jià)由代理商提供交財(cái)務(wù)核實(shí)，我處收到中轉(zhuǎn)倉的正本收條后通知綜合倉陳靜儀開具貨物驗(yàn)收單，收條復(fù)印一份給成品倉吳定深，最后把報(bào)告、收條、驗(yàn)收單全部交由財(cái)務(wù)單證科打退貨單（微波爐代理商退貨到當(dāng)?shù)刂修D(zhuǎn)倉屬于調(diào)貨，按調(diào)貨手續(xù)辦客戶調(diào)辦事處）。.、 不成套空調(diào)辦退貨，內(nèi)機(jī)按成套機(jī)的30%辦退貨，外機(jī)按成套機(jī)的70%辦退貨。如沒有連接管就還要扣減連接管的費(fèi)用，掛機(jī) 4 米管 （ FB4A、 FB4B） 20元 /米，柜機(jī) 5米管 （ FB5A） 30元/米。-、 殘機(jī)退貨收維修費(fèi)：領(lǐng)導(dǎo)在報(bào)告中注明要扣維修費(fèi)的就要收客戶退貨維修費(fèi)，按原

10、價(jià)辦理完退貨手續(xù)后交由售后服務(wù)部核算維修費(fèi)，售后部出具殘機(jī)責(zé)任區(qū)分統(tǒng)計(jì)表和維修費(fèi)通知書，根據(jù)這些資料打維修費(fèi)單（正數(shù)單），此份單需財(cái)務(wù)開發(fā)票收對方錢。維修費(fèi)通知書正本需寄一份給客戶，統(tǒng)計(jì)表和通知書正本連同維修費(fèi)的提單一起給財(cái)務(wù)，復(fù)印件自已留一份底。-三、調(diào)貨所有的調(diào)貨都需經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)同意后才可以調(diào)貨。調(diào)出方提供調(diào)出產(chǎn)品的單價(jià)交由財(cái)務(wù)核實(shí)，調(diào)入方的單價(jià)按現(xiàn)行正常的發(fā)貨單價(jià)（需同業(yè)務(wù)員確認(rèn)）， 我處收到調(diào)入方提供的正本收條同連同已核單價(jià)交由財(cái)務(wù)單證科打商品調(diào)拔單，財(cái)務(wù)對調(diào)入方（客戶）調(diào)入的商品開出增值稅發(fā)票，如調(diào)入方為辦事處則無需開發(fā)票，調(diào)出方根據(jù)調(diào)貨單以返開發(fā)票、開折讓證明、退我司已開發(fā)票的這三

11、種方法結(jié)算此筆調(diào)貨款。特例：有一些調(diào)貨調(diào)入方的單價(jià)會低于正常的發(fā)貨單價(jià)，出現(xiàn)這種情況需要小梁總同意后才可以辦調(diào)貨，其它操作程序同上。四、串號1、發(fā)貨串號是指收貨的型號與發(fā)貨的型號不相符合。業(yè)務(wù)員指出串號的具體型號和數(shù)量經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意調(diào)帳后我處方可進(jìn)行處理，處理的方法有：少收的型號（正確的型號）用負(fù)數(shù)單表示（備注欄注明沖發(fā)貨串號），以補(bǔ)貨或退回發(fā)票沖抵的方式平帳；多收的型號（錯誤的型號）用正數(shù)表示（備注欄注明補(bǔ)發(fā)貨用號），以我司開發(fā)票或?qū)Ψ綄㈠e收型號退回工廠的方式平帳。B、退貨用號：實(shí)際退貨與退貨補(bǔ)發(fā)的型號不一致時(shí)就需辦理退貨用號。先按實(shí)際退貨型號打退貨單“”數(shù)單，再按此型號打一份“+”數(shù)單（補(bǔ)退貨

12、串號） ，接下來按補(bǔ)發(fā)的型號打一份“”數(shù)單（沖退貨串號） ，此份退貨串號單（ “”數(shù)）單復(fù)印一份給發(fā)貨補(bǔ)貨平帳。五、其它注意事項(xiàng)：、 如客戶退回我司所開發(fā)票，需要注銷或注銷重開的我處就要把此份發(fā)票復(fù)印一份給財(cái)務(wù)單證科，通知他們此張發(fā)票注銷。.有的客戶在當(dāng)?shù)剞k理折讓證明時(shí)需要我司提供一份證明，我處只要復(fù)印一下當(dāng)時(shí)所打的沖單直接交給審核科開具證明，正本寄給辦事處。*%3、客戶開具折讓證明的要求A、 我司名稱和稅號要正確。B、 貨 物名稱要寫清。、 金額要正確，進(jìn)貨退出欄要寫明單價(jià)、數(shù)量、金額、稅額（單價(jià)為不含稅單價(jià)，數(shù)量按實(shí)際退貨數(shù)量，金額+稅額=退貨的實(shí)際金額。索取折讓欄的金額+稅額=沖差的總金

13、額。*%D、 購貨單位蓋公章，稅所蓋公章或業(yè)務(wù)章（章一定要清晰）。E、 退 貨數(shù)據(jù)填在進(jìn)貨退出欄；沖差數(shù)據(jù)填在索取折讓欄。F、 折讓證明的有效期為3 個月。G、 經(jīng)辦人和辦證日期要填寫。H 、 數(shù)量如果注明為一批的，需要對方提供一份明細(xì)清單。4、客戶寄回發(fā)票或折讓證明到我司平帳時(shí)需注意A、 當(dāng)月帳務(wù)平帳只要把當(dāng)月已打的沖單連同發(fā)票或折讓證明一起給財(cái)務(wù)。、 跨月帳務(wù)平帳先查實(shí)財(cái)務(wù)每月提供的庫存結(jié)存明細(xì)表，如明細(xì)表上有反映此筆帳款，就按明細(xì)填寫紅字出倉單，發(fā)票或折讓證明連同藍(lán)色聯(lián)出倉單及明細(xì)表一起給財(cái)務(wù)，自已留底的為紅色聯(lián)出倉單及明細(xì)表。特例折讓證明寄回是辦沖差的，無論是當(dāng)月的還是以前的都要把當(dāng)時(shí)

14、打的沖單找出來一起給財(cái)務(wù)。注意自己留底的白色聯(lián)沖單一定要記得拿回來做好存檔。5、客戶開發(fā)票的要求A、 我司名稱、納稅人識別、地址、電話、開戶行及帳號資料要正確。B、 貨 物名稱、數(shù)量、金額要正確。C、 要 蓋發(fā)票專用章。D、 收款人、復(fù)核、開票人都要寫明（收款人和復(fù)核人可以為同一人，但是開票人和收款人或復(fù)核人不能為同一人）E、 發(fā) 票有效期不能超過3 個月。六、運(yùn)費(fèi)結(jié)算及審核、 運(yùn)費(fèi)結(jié)算的周期從發(fā)貨日期到運(yùn)費(fèi)結(jié)算日期中間間隔45 天（比如要結(jié)6 月 1 日 6 月 15 日的運(yùn)費(fèi)，匯款日期為7月31日）。一2、審核運(yùn)費(fèi)單要注意的事項(xiàng)：首先要對運(yùn)輸公司提供的發(fā)貨回執(zhí)單進(jìn)行審核：簽收單位是否與發(fā)貨單位一致，如不一致需要委托書；收貨數(shù)量是否正確，如不正確要運(yùn)輸公司賠付及采取相應(yīng)的改正措施；運(yùn)輸周期需提供給財(cái)務(wù)梁羽處。最后統(tǒng)計(jì)匯總本期運(yùn)費(fèi)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予結(jié)算給各運(yùn)輸公司。3、運(yùn)輸賠款打單要點(diǎn)：每月需匯總一下當(dāng)月出現(xiàn)的運(yùn)輸問題，如需賠款立即通知運(yùn)輸公司賠付。按運(yùn)輸公司實(shí)際賠款型號和數(shù)量先交由發(fā)貨組做計(jì)劃再交由單證科打單，運(yùn)輸公司為正數(shù)單（現(xiàn)款現(xiàn)貨）全部商品作價(jià)（但賠付微波爐附帶的贈品不作價(jià)）；丟失貨物的代理商辦退貨打負(fù)數(shù)單，發(fā)貨時(shí)作價(jià)的就作價(jià)打退貨單，發(fā)貨時(shí)不作價(jià)的就不作價(jià)打退貨單，此份單打好后要復(fù)印一份給發(fā)貨組補(bǔ)貨。二、