展覽操作流程樣本

1、展覽操作流程一.接洽階段獲取參展客戶信息上門拜訪客戶取得客戶參展相關(guān)資料明確設(shè)計圖交付日期二.設(shè)計階段與設(shè)計師溝通并即時同客戶進行展位設(shè)計的交流向客戶交付設(shè)計初稿、設(shè)計說明、 工程報價研究客戶反饋意見并再次修改交付最后定稿之設(shè)計圖及工程報價三.簽約階段同客戶確定工程價格明確同客戶的相互配合要求 簽定合同四.制作階段根據(jù)部門工作單完成制作及準備工作安排客戶到工廠實地察看制作及準備情況完成主辦、主場、展館等各項手續(xù)五.現(xiàn)場施工階段現(xiàn)場展位搭建處理現(xiàn)場追加、變更項目配合客戶展品進場客戶驗收六.展會期間及撤場階段安排展會期間現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)配合客戶展品離場現(xiàn)場拆除七.后續(xù)跟蹤服務(wù)展會的后續(xù)總結(jié)報

2、告為客戶提供行業(yè)會展信息和分析邀請客戶參觀公司其它服務(wù)案例一.項目接洽階段1 .獲取參展客戶信息：以下一些渠道是有可能幫助獲得最初 步的客戶信息的。上屆展覽會的會刊一一一般比較成熟和已經(jīng)固定的展會，行業(yè)中的主要廠商基本上會繼續(xù)參展 ，因此上屆會刊是很好的渠道。 會刊資料往往登載有平面圖（能夠看出是否展位屬于特裝，一般 面積在36平米以上是需要特別布置的）、展商的聯(lián)系方式和簡介 （有些展會也會把公司的展會負責人姓名登在上面）。會刊資料能夠配合現(xiàn)場實景照片進行比較，重要展會進行拍攝存檔（數(shù)碼相 片統(tǒng)一存放路徑電腦備份、相片紙打印編號存檔以方便查閱）。展會專設(shè)網(wǎng)站一一比較有規(guī)模的展會基本上建有專門的

3、網(wǎng)頁，一般有對下屆展會的宣傳和以往展覽的回顧，有些不但會列出上屆的展商，為顯示其展會效益，網(wǎng)上也上傳一些布置得挺美觀的 展位照片。行業(yè)資訊媒體一一行業(yè)資訊媒體比較熟悉其行業(yè)的展會和廠 商，有些專門的采訪類欄目，類似展會快報的性質(zhì)，里面有參展 商市場宣傳方面的負責人信息。正在服務(wù)客戶的參展商手冊和平面圖一一如果在每次展會上有已經(jīng)在服務(wù)的客戶參展 ，最好能夠經(jīng)過她們獲得展位平面圖（在為新客戶服務(wù)時也要盡可能獲得所有展商的平面圖）,上面是最新的參展商，該屆展會的特裝客戶能夠一目了然。2 .上門拜訪客戶：會展行業(yè)的業(yè)務(wù)特殊性在于它的客戶基本是確定的，只是客戶需要選擇不同的供應(yīng)商而已。 很多的客戶會進

4、行邀稿競標，這些是很多展覽公司都能夠進入的，有些供應(yīng)商關(guān) 系已經(jīng)固定的客戶需要經(jīng)過其它機會再進入。 很多時候，確實要參 展的特裝客戶是需要展覽服務(wù)的，能夠進行登門拜訪的。經(jīng)過對客戶的交談，詳細了解客戶的意圖，明確客戶希望展 示的主題，偏愛色調(diào)，是否開辟洽談區(qū)，需要媒介設(shè)備等。有些客 戶會提供她們的公司介紹給展覽公司 ，但即便有對方的公司介紹， 經(jīng)過交流，業(yè)務(wù)人員需要得知其以往的展臺情況，特別是為什么會放棄原有的合作關(guān)系，有哪些地方是不滿意的。有些客戶一般邀請很多家比稿，但最后選中的方案是幾個方案的集合，對于這種客戶事先很難分辨。 也有個別客戶已經(jīng)有了搭 建商，只是為了形式，或是為了經(jīng)過比稿得到

5、一份現(xiàn)成的設(shè)計圖，最后自己另外找人做。當前會展行業(yè)比較混亂，該種情況希望能夠 經(jīng)過與客戶交流能夠提前得以發(fā)覺。3 .取得客戶參展相關(guān)資料：如果得到客戶的認可，同意為其 展覽提供策劃設(shè)計，一般需要得到客戶的以下資料一一展館平面 圖、展位面積、 展商手冊、 客戶公司介紹資料、 客戶公司全稱、 客戶標準司標、客戶標準字體、客戶標準色標、參展產(chǎn)品名稱規(guī)格和數(shù)量登、參展產(chǎn)品用電要求、重點參展產(chǎn)品、展位制作預(yù)算。一般不論是何種情況，客戶都會提供設(shè)計本身需要的資料，但對于展覽服務(wù)公司來說，獲得客戶的費用運算是最關(guān)鍵的 ，在 投標比稿中尤為重要。有些客戶會給一個大概的范圍，但有些客戶 不愿透露，甚至本身也沒有

6、事先有預(yù)算。 我們能夠收集該客戶的以 往同行業(yè)展位照進行比較 ，或者把一些展位圖給客戶參考選擇，并告知其大致費用，請其選擇參考?？蛻粢话銜x擇其風(fēng)格和價格 都比較接近的展臺圖參展商手冊和客戶要求關(guān)系到設(shè)計師的方案是否能夠達到入 圍中標，應(yīng)該盡可能齊全地從客戶那邊獲得。展商手冊涉及到了展館的技術(shù)參數(shù)和規(guī)則要求等。 客戶要求可從以下幾個方面明確 ：展 位結(jié)構(gòu)、 展位材質(zhì)要求、 色彩要求、 設(shè)計重點、 照明要求、 展 板數(shù)量、展位高度等。4 .明確設(shè)計圖交付日期，制定工作計劃：同客戶明確首稿的 交付時間和要求，會同設(shè)計師進行安排。對于大的項目，應(yīng)該制定 一份工作時間明細表，有需要能夠提交給客戶。二.設(shè)計階段1 .向設(shè)計師轉(zhuǎn)交客戶設(shè)計要求并隨時與客戶進行展位設(shè)計的 相關(guān)溝通交流為形成設(shè)計部的統(tǒng)一安排 ，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該把與客戶在項目接洽中獲得的客戶設(shè)計要求和可能的需求風(fēng)格，填寫設(shè)計明細表，轉(zhuǎn)交給設(shè)計部的負責人在設(shè)計師出圖中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該保持同客戶的隨時聯(lián)系 ，把 握其可能的變化。如果有必要，應(yīng)該把設(shè)計師介紹給客戶，讓雙方 能夠有直接的聯(lián)系。對于需要親自去考察測量的場地，能夠由業(yè)務(wù)人員或者設(shè)計師安排去現(xiàn)場。設(shè)計師應(yīng)注意同工程施工人員保持聯(lián)系，了解最新的展示材料，避免設(shè)計采用的材料陳舊或者有些設(shè)計無法實地施 m o2 .向客戶交付設(shè)計初稿、 設(shè)計說明、 工程報價展臺初稿定下以