外聯(lián)部工作具體流程及方法

1、高校間聯(lián)合活動Q1:如何與高校取得聯(lián)系 A:可以通過進入對方官網(wǎng)得到聯(lián)系方式。 另一種方式是充分利用自己的新老同學， 通過一層層人際網(wǎng)取得對方聯(lián)系方式。Q2:如何與高校進行聯(lián)系A(chǔ):般是先發(fā)短信，短信內(nèi)容根據(jù)不同的 活動目的、活動需求而定。如果對方?jīng)]有 任何回應(yīng)，再打電話過去。聯(lián)系時，一定 要注意稱謂、措辭等。之后（一直到活動 全部結(jié)束之前），與之保持緊密聯(lián)系。Q3:短信應(yīng)該怎么寫A:尊敬的XX大學XX學院主席/部長您好! N月N日將在我校舉行，我們衷心期 盼貴校組織/貴協(xié)會（如果不知具體組 織名字，要查或問下全稱）能來我校出席 活動。請于N月N日星期N之前告知能 否來參加（或告知與會人數(shù)），收

2、到煩請 您回復(fù)我們謝謝！北師大地遙學院學生會 外聯(lián)部XX。Q4:活動即將開始，對方臨時告訴我們 他們出席不了活動。之前該如何避免這種 現(xiàn)象的發(fā)生A:我們聯(lián)系的一般是外聯(lián)部長，他們通 常比較忙，可能是忘記了這件事。這就需 要我們在之前一直與他們保持緊密聯(lián)系， 強調(diào)此處活動的重要性，并不斷提醒對方 安排出席人員，還要列出各校出席人員的 聯(lián)系方式表，并與之取得聯(lián)系。在活動前 一天再次提醒對方活動的時間、地點以及 注意事項。以保證對方準時出席。Q5:與高校代表打電話注意什么 A:開頭先自我介紹：“您好，我是北京師 范大學地遙學院外聯(lián)部的 XX（最好告訴他 們你的姓名，以便日后聯(lián)系），請問您是 XX學校

3、XX組織的XX嗎”接下來說正事 兒 打電話前先把自己要說的話想清楚，盡量 用最簡短的話表達最多的意思！ 交談過程中時刻注意禮貌與自信，對方?jīng)] 說清楚的要追問，對方問到自己不了解的問題，也可以實事求是，問清楚后盡快發(fā) 短信告訴對方。Q6:接待高校代表入會場時注意什么A:提前告訴他們快要到站或校門時通知 自己。在引導(dǎo)他們走向會場時最好交流一 下，可以問他們學校的情況，或者介紹咱 們學校，最好別沒話說?；顒咏Y(jié)束后如果需要的話，再送他們出校 門，至少客氣一下。也許會結(jié)交到好朋友 哦名家邀請準備階段1.如何尋找名家聯(lián)系方式名家講壇的名家不拘于任何一種形式， 既可以是作家等文化名人，也可以是體 育明星、企

4、業(yè)家，但須具備一定知名度 和社會影響力。或者名家傳記撰寫者， 名家身邊的人等。名家聯(lián)系方式可通過以下幾種途徑獲得：1）網(wǎng) 絡(luò)查找相關(guān)信息： 入門時常采用， 搜索范圍廣，但虛假信息多2）通過往屆積累的聯(lián)系人查找：效率 較高，目標性強3）關(guān)注舉辦校園活動的劇組、欄目和 名人：一般以高效巡講的形式進行， 成功率較高4）人 際關(guān)系：利用親朋好友的關(guān)系查 找，操作較方便，也較易成功5）中介機構(gòu)：費用較高，但工作量小， 成功率高，特殊情況下采用2. 與名家聯(lián)系應(yīng)注意什么1）充分查閱名家的資料，避免不必要 的錯誤2）明 確學聯(lián)的性質(zhì)（直屬學聯(lián)） ，了解 這個組織，準備好簡要為名人介紹 我們。3）使用敬語，有

5、禮貌的溝通4）電話聯(lián)系以表示誠意5）堅持不屑的努力，經(jīng)常性的溝通6）當名家表示最近檔期已滿時，不放棄聯(lián)系，為以后的工作尋找機會7）不卑不亢，樹立北師大學聯(lián)的良好 形象名家講壇活動流程講壇主題及名家：活動時間：活動地點：活動前期準備工作和宣傳工作人員安排表：如有合作社團，先分配工作，后統(tǒng)一調(diào)度注：如活動有合作單位，要確定協(xié)調(diào)好雙方負責部分，開場前也要仔細 確認。以防活動中出現(xiàn)不必要的麻煩和紕漏。、前期準備批教室及派票場地、桌椅在確定論壇時間后2天內(nèi)完成畫海報在活動舉辦3天前完成 傳單（制作后，活動3天前印好）制票，蓋章，制作觀眾信息登記 表名家講壇宣傳視頻的制作，內(nèi)容 擴充接待人員明確學聯(lián)及師大

6、的歷史 及特色，準備好向名家介紹我們。 也可以談大學生生活現(xiàn)狀。充分了解名家的資料，避免出現(xiàn) 不尊重對方的錯誤。注：批場地流程1）審批教室（一般教室、敬文講堂、教九 502）A社聯(lián)審查考評補登記領(lǐng)表、填表經(jīng) 審考部審核送往主席團審核簽字蓋 早B送往團委邱季端體育館122柏老師 處簽字，120葛老師處蓋章C送往保衛(wèi)處106審核簽字蓋章（需 要嘉賓的簡歷）D送往主樓A102教務(wù)處教學服務(wù)中 心審批合適教室E教室審批表一式三份，審批結(jié)束后第一聯(lián)（白）留在教務(wù)處，第二聯(lián)（綠） 交回保衛(wèi)處，第三聯(lián)（黃）交回社團 聯(lián)合會審查考評部，并補登活動地 點。22）審批大型活動場地（中北樓后、圖書 館、食堂、操場）

7、A 社聯(lián)審查考評補登記領(lǐng)表、填表經(jīng) 審考部審核送往主席團審核簽字蓋 章B 送往團委邱季端體育館 122 柏老師處簽字， 120 葛老師處審核蓋章a 中北樓后學五對面 到校長 辦公室（主樓 A403）審核b 圖書館到圖書館辦公室審 核c 食堂到餐飲中心（學子二 樓）審核d 操場到體育學院（邱季端101）審核C送到保衛(wèi)處106審核簽字蓋章D 大型活動審批表一式四份，審批結(jié) 束后，第四聯(lián)（黃）由社團自行留存， 第二聯(lián)（粉）交回保衛(wèi)處，第三聯(lián)（藍） 交到相應(yīng)校辦，圖書館，餐飲中心工 體辦公室，最后將第一聯(lián)（白）交回 社團聯(lián)合會審查考評部，并補登活動 舉辦地點。（審批條幅需要在審查考評部領(lǐng)取 登記表，填

8、寫后再交給物業(yè)管理人 員，由他們負責安排懸掛，懸掛結(jié)束 后要做好條幅回收工作） 注：所有審批的單子一定在活動前送至活 動當天負責人的手上。二、前期宣傳1）海報：（提前兩天張貼海報，分上下午， 共四次，上午十點后，下午四點后） （在海報充足的情況下（每次 28 張）： 地點分配A 教二、教四、教九 各 1 （ 2 人）B 教八、教七、電子樓 各 1 （ 2 人）C 學五前 1、澡堂旁邊 1、西南樓 1、 西 北樓 1、西西樓 1 （2 人）D 研究生路 2、東西操場 2、藝術(shù)樓 1 （ 2 人）E 中南樓后的那條路 2、學十二等一排宿 舍樓 2 （2 人）F中南中北的小院3、立身路5（2人）（注

9、：可根據(jù)海報數(shù)量適當增減，如數(shù) 量很少，可刪去一些人流不密集的地點， 如教八教七電子樓等，并相應(yīng)減少其他地 點的海報數(shù)量）2）傳單：派票前 1 天發(fā)，每兩人一棟樓，根據(jù)宿舍的方便程度分配。3）噴繪：提前一周去做提前五 六天掛出來 由 1 人負責（好 好與對方聯(lián)系后確定）4）橫幅：提一周去做 由 1 人負責（好好與對方聯(lián)系后確認，到底要寫哪些內(nèi)容）三、外場派票（提前一天或當天）地點：邱季端西南角時間： 11：3012：00 準備工作 共需4 人。將噴繪取下鋪在地上，將宣傳物置 好12：00開始發(fā)票，共 6 人負責2 個人負責發(fā)票并讓領(lǐng)票的同學登記，4 個人維持秩序，現(xiàn)場發(fā)傳單宣傳四、活動正式開始

10、1）前期準備： （共需工作人員 7 人、主持人 1 人、攝像或拍照 1 人：要求拍到與嘉賓的 合影，觀眾的照片 ） 以下以活動 20:00 開始為例 19：3019： 45 工作人員到場 在場內(nèi)外各張貼海報 2 張 確認打開嘉 賓室或者教工休息室的門 確認活動使 用的設(shè)備（話筒個數(shù)，音量，電力，多媒 體開啟） 等 確認活動所需物資（礦泉水，紙杯，鮮花，橫幅，座簽等）確認拍攝人員到位。19：4520： 00 觀眾入場2 名工作人員檢票 2 名工作人員負責 場內(nèi)秩序 1 名工作人員引領(lǐng)嘉賓C20：00 活動正式開始（主持人 1 名、獻花的工作人員 1 名、 多媒體操作人員 1 名、場內(nèi)機動人員 3

11、 名、拍照或攝像（之前確認相機內(nèi)存及電 量）1名2）活動流程A 開場前主持人提醒一下手機靜音和不 要提前退場B 播放名家講壇宣傳視頻 （要和合作方 交流決定是否播放）C 介紹活動主題 及 嘉賓簡介D 嘉賓講座E 現(xiàn)場互動（提前與嘉賓溝通好進行，設(shè)立托兒數(shù)名）F向嘉賓獻花G 活動結(jié)束 嘉賓退場，觀眾退場H工作人員收拾會場I 總結(jié)活動， 保存照片及資料， 向名家發(fā) 去感謝信，活動照片。五、活動階段可能出現(xiàn)問題1 接待嘉賓有什么注意事項1）提前準備好禮物和名牌2）提前一個小時到活動現(xiàn)場布置、調(diào)試3）嘉賓如果初次來我校，盡可能到校門 口迎接；若無法到門口迎接，至少在 禮堂外或教學樓前接待4）服裝得體大

12、方，講話有禮貌，盡可能 多的向嘉賓介紹師大及學聯(lián)5）活動正式開始前，請嘉賓到休息室休 息（教九和敬文有休息室） ，備好水、 水果6）如果嘉賓提前到達學校，盡量批有休 息室的教室，如果沒有休息室則盡量 與助理溝通使嘉賓不致太早到。1）穿黑色高跟鞋，化淡妝2）按要求穿禮服或正裝3）學聯(lián)有專門的禮儀隊，一般定期選拔 禮儀人員，有需要可聯(lián)系其負責人3. 主持人應(yīng)如何著裝1）女生化淡妝，穿高跟鞋，最好穿裙裝2）男生穿西裝，有條件的化淡妝（學聯(lián) 內(nèi)部有主持人的選拔，選上的同學將 有機會主持學聯(lián)和社團舉辦的各種活 動。歡迎大家踴躍報名參加）4. PPT若無法使用該如何應(yīng)對1）提早備份2）將其上主要內(nèi)容告知支

13、持人，由主持 人在串詞中講出5. 若現(xiàn)場觀眾較少該如何處理1）讓工作人員入座2）發(fā)動同學來捧場3）到附近人流量大的地方進行宣傳6. 觀眾提問時間如果冷場怎么辦1）工作人員提問2）主持人提問7. 如何送嘉賓離席退場1） 請嘉賓離席要有禮貌2) 可借機詢問嘉賓是否有其他名家的聯(lián)系方式3) 送嘉賓上車8. 如何清理會場1) 迅速打掃干凈2) 可回收物品回收由他們?nèi)ヘ攧?wù)部報賬再返還3) 與管理員再見、致謝4) 將購買物品的收據(jù)交給部長或者副部長,5) 將感謝信發(fā)給名家。萬眾矚目的贊助拉贊助可分為四個階段：策劃、交涉、落 實、反饋。一、策劃階段首先，目標要明確：說服對方，使之與你 建立合作關(guān)系。如何說服

14、這是冋題關(guān)鍵。 整個說服過程是建立在雙基礎(chǔ)上的，即在 分析雙方利弊后提出一個使雙方受益的 合作方案。1）對方需要什么雖然求各不相同，但是 歸根到底，有一點是很明確的，即對方希 望通過合作產(chǎn)生宣傳效益，進而帶來經(jīng)濟 效益；希望投入1塊錢能給他帶來10塊 甚至更多利益。2）我方優(yōu)勢何在，如何發(fā)揮這是對前一 問題回答，是說服對方與你而非與他合作 的依據(jù)。3）兩者結(jié)合，分析雙方合作的基礎(chǔ)，提 出使對方宣傳效益有作用的合作方案，即 策劃書。在尋找合作伙伴過程中，需特別考慮我方 優(yōu)勢與對方的契合點。比如學校活動具有 宣傳方面的優(yōu)勢；各院系也各有特點，比 如計算機系去找電腦商；體育活動去找體 育器材專營，藝

15、術(shù)系、外語系，因女生多, 去找美容美發(fā)、時裝化妝等商家，從理論 上說成功率比較高。二、交涉階段 如果策劃階段是示愛”那么交涉階段應(yīng) 該 確定關(guān)系”了。因此，該階段的工作重 心是化解對方的疑惑，商討合作細節(jié)，最 終確定具體的合作模式。首先應(yīng)該注意一些禮儀上的細節(jié)問題，比 如（1）衣著整潔，并盡可能穩(wěn)重些，給 對方暗示：我是尊重你的；我是干練的， 有經(jīng)驗的；（2）不遲到，向?qū)Ψ奖砻鳎?我是守時的，我是守信的，跟我合作沒錯;（3）無不良習慣，如摳鼻子，挖耳朵， 蹺二郎腿，講粗話問題務(wù)必十分注意，尤 其是雙方初次見面的時候。當然，這就要 求我們平時就要培養(yǎng)良好的習慣。 其次，要充分利用語音、語調(diào)、語氣

16、、語 速、手勢等說服對方。須知：只有事先說 服自己，才有可能說服別人。當然，這里 涉及一個 度”的把握，否則，過猶不及， 適得其反。如何把握 度”的問題，若現(xiàn)對 方已被調(diào)動起來，你可適當再提一提；若 對方稍流露出一絲不耐煩，那么適可而 止，策劃書的改寫，或簡要列舉，或重復(fù) 強調(diào)，也要因人而異。那么，如何觀察觀察臉部神情，尤其是觀 察眼睛，是最有效的。有人說，處處留心 皆學問，如果我們把人際交往當作是一門 學問，那么這門學問的治學捷徑正是：心 細。當然，這里又涉及一個 度”的問題， 即是注視”而非 逼視”，否則會使對方惱 火，使雙方尷尬。如何把握這個 度”，還 是老方法，觀察對方的反應(yīng)，靈活處理

17、。 以上談的都是一些交往過程中應(yīng)該注意 的問題，事實上，該階段的重要任務(wù)是與 對方商討合作細節(jié)問題，真正目標是確立 合作關(guān)系。當然，前提是態(tài)度要誠懇。能做什么，準 備如何去做，要求明確而詳盡。特別要注 意的是，沒有把握的事項不能隨意答應(yīng)下 來，因為這些討價還價將是協(xié)議的條款依 據(jù)，一旦簽約，白紙黑字，是要負法律責 任的。交涉過程中，應(yīng)該強調(diào)的是宣傳方式，即 你能做什么，準備如何落實，而不要一味 夸大宣傳效益。因為廣告就是一種投資， 投資就是要承擔一定風險的。這里有兩層 含義：首先，宣傳效益不等于經(jīng)濟效益， 利弊得失的判斷工作應(yīng)該由對方去完成； 其次，宣傳效益最終要通過宣傳行為來實 現(xiàn)，因此有哪

18、些宣傳方式準備如何落實才 是我們自始自終要強調(diào)突出的，這實際上 是消除對方的后顧之憂，引導(dǎo)對方作出有 利于我方的判斷。經(jīng)費預(yù)算，是談判工作的重中之重。如果 能夠作價格調(diào)整，該退讓的還是要退讓， 以免因小失大。如果無法讓步，那么要特 別注意說話技巧。曾有一家商家很有合作 意向，只待我在經(jīng)費上作出讓步，而我所 列的經(jīng)費是非常實在的，沒有任何的調(diào)整 空間了。談了三層意思：1）我方價格是很實在的，而且基本上都 用在宣傳方面，我方是有誠意。2) 合作雙方要有合作誠意，如果你方在 價格上還堅持另有要求，那么，就是你方 缺乏合作誠意的表現(xiàn)。3) 起把活動搞好，是我們的共同目標， 必需的經(jīng)費是不能偷工減料”的

19、；我方價 格很實在，所以我們不應(yīng)該把時間花在一 二拾、一兩百的討價還價中，而應(yīng)該商討 如何保證地把活動做得最好，這才是對雙 方都更有利的。其實，整個正面交涉過程 實際上就是揣摩對方心理，并有針對性地 一一化解矛盾的過程。最后強調(diào)一點，在整個交涉過程中，確確 實實要站在對方利益角度考慮問題，理由 很簡單：只有對方認識到你有為他著想， 他能從活動中受益，他才愿意投資，你才 能獲得資助。這是整個過程的關(guān)鍵。三、落實階段在很多同學想象中，拉贊助僅局限在前兩 步，以為拿到錢就結(jié)束了。其實這是一種 誤解。簽合同，拿到錢，只是合作的幵始, 真正的工作剛剛展幵，比如還要落實協(xié)議 條款，還要提供反饋資料。對于協(xié)

20、議條款的落實問題，不僅僅是態(tài)度 問題，還是性質(zhì)問題，決定了雙方是合作 關(guān)系還是欺詐與被欺詐關(guān)系。如果是前 者，雙贏；如果是后者，看起來是一贏一 輸，實際上是 雙輸"，往往是被欺詐者 一 朝被蛇咬，十年怕井繩”，而欺詐者 撿個 芝麻，丟了西瓜”。如何做好落實工作，我以為最佳方式即與 對方經(jīng)常溝通，一起探討，并付諸實施。 這里還涉及到積極反饋的問題。四、反饋階段 先回答一個問題：為什么要反饋 首先，要求反饋，這就鞭策你把承諾落實 到位，把工作做到家；其次，從學習和鍛煉的角度來看，只有反 饋，與商家多溝通，才能總結(jié)經(jīng)驗，吸取 教訓(xùn)，從而得到提高。廣告就是投資，投資就有風險，因主客觀 原因，

21、誰也不可能做每一次每一項都讓商 家百分之百地滿意（更何況有些商家的期 望值過高），那么，在反饋過程中與商家 探討問題何在，有無補救辦法一般說 來，只要你的工作確實到位甚至基本到 位，商家一般是不會太為難學生的。商家 最恨的是拿錢之前軟磨硬泡，拿錢之后不 見蹤影；商家最怕的是被騙的感覺，特別 是被 學生娃”騙的感覺，這種感覺可能比 丟了幾個錢更讓他們難受。第一，好的服務(wù)方能招來 回頭客”； 第二，這些 回頭客”往往樂于從中穿針引 線，幫你介紹他人，大家可以想象這類合 作的成功率極高；第三，如果你善于交際，你們可以探討一 些其他共同感興趣的話題，往往可以建立 良好的人際關(guān)系，而對方往往是有著豐富

22、生活閱歷的長者，你可以從中學到許多為 人之道，在筆者看來，這比什么都重要。 更何況，一旦對方信任你，欣賞你，他們 就將全力支持你。最后，作一點小結(jié)。拉贊助的要訣是 膽大、 心細、臉皮厚”。膽大超越與陌生人打交道的心理障礙 問題。心細 處處留心皆學問。臉皮厚一一臉皮，像手繭，越磨越厚。譬 如，筆者之所以能敢自不量力，班門弄斧, 皆歸功于長期磨練的成果一一臉皮夠厚。 一位手機商說，校內(nèi)大學生具有相當大的 消費潛力。利用組織的各種活動向?qū)W生進 行宣傳，不僅能節(jié)省很多廣告成本，而且 還省去了很多審批手續(xù)上的麻煩所以，我 們在拉贊助的過程中一定要有信心，要有 堅持不懈的精神，只要我們做好了以上這 些何患

23、不嬴何憂不勝。備注一：如何取得公司的聯(lián)系方法： 查公司號碼。2. 通過協(xié)會或師兄師姐獲得已聯(lián)系過公司 的聯(lián)系資料。3. 逛街的時候，注意一下各個商家的聯(lián)系 電話，他們可能成為你下一個贊助商。4. 通過網(wǎng)絡(luò)得到公司的聯(lián)系方式。5. 通過商品得到公司的聯(lián)系方式。6通過朋友，同學，親人得到公司聯(lián)系方 式。備注二：聯(lián)系公司注意的小問題。1. 不要在前臺小姐那里浪費太多時間，她 沒有決定權(quán)。2. 當公司叫你傳真過去的時候，不要理他, 最好說送上門或直接見面會談。因為傳真 的價格不是你可以承擔的，而且大部分都 是沒有結(jié)果的。3. 去一家公司，無論你如何失敗，對方如 何沒有誠意和興趣都好，你一定要拿到其 中一個人的聯(lián)系方式（卡片）。4. 拉贊助的時候，除了介紹的話，其他的 少說，讓你的贊助商多說話，并認真仔細 回答他的問題。并記錄他的觀點和看法。5. 拉贊助的時候注意提及具體、細節(jié)的東 西。這樣的話公司會覺得我們是準備充分 和認真對待的。關(guān)于拉贊助指導(dǎo)教材1. 熟悉自己的學校，熟悉活動。2.