分銷ERP總賬操作流程

1、分銷ERP總賬操作流程通用軟件事業(yè)部分銷ERP 總賬操作流程 - 流程圖1. 運維平臺2. 系統(tǒng)設置3. 基礎資料4. 期初數(shù)據(jù)1. 編制憑證2. 審核憑證3. 記賬4. 賬簿查詢1. 期末調匯2. 損益結轉3. 期末結賬4. 報表查詢一、帳套初始化1. 運維平臺2. 系統(tǒng)設置3. 基礎資料4. 期初數(shù)據(jù) 某公司主要銷售手機及其配件，總部在成都，綿陽有分店，分店獨立核算，會計期間自然月劃分，本位幣為人民幣，從2013年1月使用管家婆分銷ERP A8 90總賬通訊版，相關情況如下：1. 業(yè)務模塊和總賬模塊關聯(lián)使用；2. 生成會計憑證時使用默認模板；3. 會計憑證由財務人員在經營歷程生成；4. 公

2、司財務部人手有限，允許同一人編制和審核憑證；5. 損益結轉采用賬結法；6. 會計可修改業(yè)務系統(tǒng)自動生成的憑證；7. 新增會計憑證自動填補斷號；案例8.使用新會計準則科目表，級長為4-2-3；9.總部和綿陽店現(xiàn)金、銀行、往來科目核算外幣，期末匯兌損益調整；10. 總部添加銀行存款2級明細：建行成都分行，綿陽店添加銀行存款2級明細：建行綿陽分行；11. 總部和綿陽店銷售費用、管理費用按照部門和個人進行核算；12. 業(yè)務流程中的現(xiàn)金對應各分支機構總賬“庫存現(xiàn)金”科目；13. 業(yè)務流程中總部的建行成都分行、分店的建行綿陽分行，分別對應總賬銀行存款下的建行成都分行、建行綿陽分行科目；14. 業(yè)務流程費用

3、細分的物管費、水電費、房租、工資等，對應各分支機構總賬“管理費用”；15. 業(yè)務部復印機在財務核算時對應總部的總賬相關科目。案例案例分析 分析上述情況，在軟件中可通過下列步驟達到客戶想要的結果：1. 運維平臺（版本、會計期間、本位幣、1）2. 系統(tǒng)配置（2-7）3. 基礎資料（8-15） 會計期間自然月劃分，本位幣為人民幣，從2013年1月使用管家婆分銷ERP A8 90總賬通訊版，相關情況如下：1. 業(yè)務模塊和總賬模塊關聯(lián)使用；步驟1-運維平臺創(chuàng)建帳套勾選：業(yè)務、總賬分開使用2.生成會計憑證時使用默認模板；3.會計憑證由財務人員在經營歷程生成；4.公司財務部人手有限，允許同一人編制和審核憑證

4、；5.損益結轉采用賬結法；6.會計可修改業(yè)務系統(tǒng)自動生成的憑證；7.新增會計憑證自動填補斷號；步驟2-系統(tǒng)配置模板在“基礎資料”中添加財務人員有“單據(jù)中心其他權限允許生成憑證”權限步驟3-添加會計科目8.使用新會計準則科目表，級長為4-2-3；9.總部和綿陽店現(xiàn)金、銀行、往來科目核算外幣，期末進行匯兌損益調整；10. 總部添加銀行存款2級明細：建行成都分行，綿陽店添加銀行存款2級明細：建行綿陽分行；11. 總部和綿陽店銷售費用、管理費用按照部門和個人進行核算；步驟3-1：基礎資料科目表1. 新增科目表2. 從模板引入科目表3. 模板科目調整4. 啟用5. 分配到分支機構步驟3-2：基礎資料-會

5、計科目分支機構科目調整8.使用新會計準則科目表，級長為4-2-3；操作步驟：基礎資料科目表步驟3-1.1：新增科目表步驟3-1.2：從模板引入科目表8.使用新會計準則科目表，級長為4-2-3；操作步驟：基礎資料科目表針對模板中所有分支機構都適用的內容進行統(tǒng)一設置！步驟3-1.3：模板科目調整9.總部和綿陽店現(xiàn)金、銀行、往來科目核算外幣，期末進行匯兌損益調整；11. 總部和綿陽店銷售費用、管理費用按照部門和個人進行核算；操作步驟：基礎資料科目表步驟3-1.4：啟用科目表科目設置完成后啟用，啟用狀態(tài)的科目表才能進行分配。V3無此步驟！操作步驟：基礎資料科目表步驟3-1.5：分配到分支機構針對不同分

6、支機構可以選擇不同的科目進行分配非獨立核算的分支機構不需要進行科目分配操作步驟：基礎資料科目表V3無分支機構核算，此步驟略過！步驟3-2：分支機構會計科目調整10. 總部添加銀行存款2級明細：建行成都分行，綿陽店添加銀行存款2級明細：建行綿陽分行；操作步驟：基礎資料會計科目1、分配的科目不能刪除2、分支機構接收到的科目，可針對業(yè)務需求，新增明細科目3、V3直接在“基礎資料科目表”中調整！步驟4-設置單據(jù)往來科目針對下列業(yè)務和總賬關聯(lián)科目進行置：1.業(yè)務模塊各項業(yè)務涉及往來時對應的總賬科目；2.業(yè)務模塊存貨對應的總賬科目；3.期末損益結轉、期末調匯對應的總賬科目。操作步驟：基礎資料分支機構檔案提

7、供模板導入工具，導入后可再根據(jù)實際業(yè)務進行調整V3無分支機構，則在“系統(tǒng)配置-單據(jù)往來科目設置”中進行設置！步驟5-項目管理12. 業(yè)務流程中的現(xiàn)金對應各分支機構總賬“庫存現(xiàn)金”科目；13. 業(yè)務流程中總部的建行成都分行、分店的建行綿陽分行，分別對應總賬銀行存款下的建行成都分行、建行綿陽分行科目；14. 業(yè)務流程費用細分的物管費、水電費、房租、工資等，對應對應各分支機構總賬“管理費用”；15. 業(yè)務部復印機在財務核算時對應總部的總賬相關科目。設置業(yè)務模塊科目在生成會計憑證時對應的總賬科目，“基礎資料項目管理”步驟6-添加憑證模板設置所有業(yè)務的憑證模板，實際發(fā)生業(yè)務時由系統(tǒng)根據(jù)設置的模板生成憑證

8、即可 操作步驟：基礎資料憑證模板憑證自動取單據(jù)往來科目設置中選的科目憑證自動取項目管理中現(xiàn)金銀行存款等對應的總賬科目提供憑證模板導入工具，導入預設好的憑證模板，導入的模板可修改。案例續(xù)上例：2012年12月31日結存數(shù)據(jù)如下： 品名倉庫數(shù)量單價三星手機成都總倉101，500.00電池3050.00項目分支機構人民幣美元現(xiàn)金成都總部 3,600.00 500.00（匯率6.2）綿陽店 2,200.00 建行成都支行成都總部 589,000.00 12,000.00 建行綿陽分行綿陽店 260,000.00 實收資本成都總部綿陽店復印機成都總部 6,150.00 小趙12.14銷售給A 通訊城三星

9、手機5部，成都總倉出貨，單價1800元，貨款未結算，按單結算。案例分析 采用的是業(yè)務和賬務關聯(lián)使用，為了使業(yè)務數(shù)據(jù)和賬務數(shù)據(jù)一致，則需要保證業(yè)務期初和賬務期初一致。則期初數(shù)據(jù)錄入分為：1.業(yè)務庫存和賬務庫存錄入2.業(yè)務往來和賬務往來錄入3.其他業(yè)務數(shù)據(jù)和其他賬務數(shù)據(jù)錄入總賬可直接取業(yè)務期初除庫存和往來期初總賬可從業(yè)務期初取數(shù)外，其他總賬期初需要手工錄入庫存期初錄入步驟1、基礎資料期初建賬庫存期初庫存期初錄入步驟2、基礎資料期初建賬賬務期初“庫存商品”科目（單據(jù)往來科目設置中“存貨科目”項選擇的會計科目）庫存期初余額轉入往來期初錄入步驟例：小趙12.14銷售給A 通訊城三星手機5部，成都總倉出貨

10、，單價1800元，貨款未結算，按單結算。1、基礎資料期初單據(jù)銷售管理期初未結算銷售出庫單往來期初通過單據(jù)錄入： 按單結算的情況下，將未結算的業(yè)務單據(jù)一一錄入； 按金額結算，錄入期初往來管理中的單據(jù)，如期初應收增加單、期初應付增加單.往來期初錄入步驟2、基礎資料期初建賬應收期初系統(tǒng)自動取期初單據(jù)中相關的往來數(shù)據(jù)往來期初錄入步驟3、基礎資料期初建賬賬務期初“應收賬款”科目（單據(jù)往來科目設置中對應業(yè)務項選擇的會計科目）往來期初余額轉入其他數(shù)據(jù)錄入步驟項目分支機構人民幣美元現(xiàn)金成都總部 3,600.00 500.00綿陽店 2,200.00 建行成都支行成都總部 589,000.00 12,000.0

11、0 建行綿陽分行綿陽店 260,000.00 實收資本成都總部112,750.00綿陽店262,200.00復印機成都總部 6,150.00 分析： 本例中現(xiàn)金、銀行存款、復印機需在業(yè)務和賬務期初同時錄入； 實收資本只需在賬務期初錄入，即項目管理中未涉及到的則不需要在業(yè)務期初中錄入。其他數(shù)據(jù)錄入步驟1、基礎資料期初建賬現(xiàn)金銀行期初/固定資產期初其他數(shù)據(jù)錄入步驟2、基礎資料期初建賬賬務期初核算外幣的有外幣期初需要切換幣種雙擊單元格錄入綠色行是有輔助核算科目，點擊“輔助核算”單元格錄入試算平衡期初錄入完成，進行試算平衡，試算不平衡不能開賬。操作步驟：基礎資料期初建賬賬務期初幣種必須選擇“綜合本位幣

12、”試算平衡后，在開賬前建議進行數(shù)據(jù)備份二、開賬開賬確保系統(tǒng)配置和期初數(shù)據(jù)準確無誤后，開賬進行日常業(yè)務處理操作步驟：系統(tǒng)管理系統(tǒng)啟用系統(tǒng)開賬三、日常業(yè)務處理1. 編制憑證2. 審核憑證3. 記賬4. 賬簿查詢續(xù)前例：1.1月19日，小趙將成都總倉三星手機3部銷售給甲手機超市，單價：300美元/部（期初匯率為6.2），收到對方支付美元100元，其他掛往來。2.應收賬款賬簿需要查詢應收賬款總額和每個客戶各有多少？（即應收賬款多欄賬）案例案例分析 采用的是業(yè)務和賬務關聯(lián)使用，憑證由財務在經營歷程生成。則日常業(yè)務處理流程為：1.在業(yè)務模塊錄入對應單據(jù)，如本例錄入銷售出庫單；2.經營歷程生成憑證（憑證模板

13、已設置）；3.會計根據(jù)實際工作流程進行憑證審核、記賬、賬簿查詢。步驟1：錄入業(yè)務單據(jù)幣種選擇外幣價格步驟2：生成憑證操作步驟：單據(jù)中心經營歷程（按具體類查詢)只能單選某類單據(jù)如企業(yè)采用的是業(yè)務和總賬分開，則直接在“總賬管理憑證處理會計憑證錄入”中編制憑證步驟3：憑證審核操作步驟：總賬管理憑證處理會計憑證查詢憑證審核前企業(yè)還可進行下列操作：1. 憑證標錯2. 憑證作廢3. 憑證復核（出納）步驟4：記賬操作步驟：總賬管理憑證處理會計憑證查詢記賬后憑證需要修改步驟：1. 反記賬2. 反審核3. 反復核（如有復核操作）步驟5-1：多欄賬設計操作步驟：總賬管理賬簿多欄賬設計系統(tǒng)提供的明細賬簿、總賬賬簿、

14、科目匯總表直接查詢即可，不需要自定義步驟5-2：多欄賬查詢操作步驟：總賬管理賬簿多欄賬查詢未記賬時查詢賬簿則勾選四、月結存1. 期末調匯2. 損益結轉3. 期末結賬4. 報表查詢續(xù)前例：1.1月31日，美元匯率為6.3。2.1月31日，小鐘確認當月業(yè)務處理完畢，進行期末處理。3.查看當月資產負債表和利潤表。 案例案例分析 每個會計期末需要對當月業(yè)務進行結存，當月所有業(yè)務處理完后成，在軟件中包括下列步驟：1. 期末調匯（如無外幣業(yè)務略過，本例需操作）；2. 損益結轉（期末調匯憑證已審核、記賬）；3. 業(yè)務：月結存；4. 總賬：期末結賬。步驟1：期末調匯操作步驟：總賬管理結賬期末調匯輸入1月31日

15、匯率系統(tǒng)生成憑證需要進行審核、記賬步驟2：損益結轉操作步驟：總賬管理結賬損益結轉系統(tǒng)生成憑證需要進行審核、記賬步驟3：月結存操作步驟：系統(tǒng)管理結存月結存結存日期可不與會計期間結存日期一致，可自定義步驟4：期末結賬操作步驟：總賬管理結賬期末結賬結賬后需調整憑證可反結賬、反記賬、反審核步驟5：財務報表設計操作步驟：總賬管理財務報表自定義報表設計(以利潤表為例)系統(tǒng)提供資產負債、利潤、現(xiàn)金流量表模板模板是根據(jù)會計準則設計的，如有特殊需要，可進入設計界面修改格式、內容和公式步驟5：財務報表查詢操作步驟：總賬管理財務報表自定義報表查詢五、年結存年結存 當年業(yè)務處理完成，業(yè)務期間與財務期間為同一期，且當期無業(yè)務單據(jù)和財務憑證，可進行年結。 年結類型：1.按單據(jù)結轉：所有未結算完成單據(jù)轉入對應期初單據(jù)2.按余額結轉：往來余額轉入期初應收、應付增加或減少單 年結步驟：1.數(shù)據(jù)備份2.系