文件控制與管理制度2

1、蓮花溫泉旅游集團內部備忘錄文件名稱：蓮花溫泉旅游集團文件控制與管理制度Subject :擬稿總經辦級別受控FromClassified審核集團總經理：類別/檔號旅20110001 號VerifyFolio批準集團總經理：簽發(fā)日期2011-1-9ApproveDate收件集團各公司、各職能部門頁/份38TOPage呈送萬家園集團董事長：邢清鑫版本號A0版CCEdition1 .目的為理順行政管理程序，逐步實現旅游集團文件管理的規(guī)范化、 科學化、國際 化標準的管理模式，為度假村今后實施IS0的認證和運行打下基礎，爭創(chuàng)管理績 效的最大化，實現文件的擬稿、審核、批準、發(fā)放、執(zhí)行、保管、修改、作廢等 格

2、式及流程的統(tǒng)一，保持旅游集團制度的吻合性、統(tǒng)一性，避免文件的重復、誤 用、相互矛盾、上下不一致，現就旅游集團文件的控制及管理做出如下規(guī)定。2 .適用范圍本制度適用于旅游集團所有部門。3 .文件的種類3.1 內部文件3.1.1 內部A類文件：是指旅游集團的文件。3.1.2 內部 B 類文件： 是指由旅游集團各公司或各職能部門擬稿,但涉及到其它部門配合或執(zhí)行的文件。3.1.3 內部C 類文件：是指旅游集團各分公司的文件。3.1.4 內部D 類文件：是指旅游集團各分公司部門類并僅限于本部門內部執(zhí)行而不涉及其它部門的配合或執(zhí)行的文件。3.2 外來文件:是指本旅游集團之外的組織或單位的文件。4 文件的級

3、別4.1 受控文件：是指涉及到旅游集團經營管理秘密、只限于發(fā)放和傳達到某一層級管理人員、某一部門，不準越級傳達，不準復印，張貼、轉抄、傳真、外借、不準通過電子計算機復制，受到嚴格控制的文件。4.2 非受控文件：是指可適度放寬傳達層級和發(fā)放范圍及文件處置方式的文件。5 . 文件的擬稿、審核、批準程序5.1 內部文件內部 A 類文件： 由旅游集團運營管理部綜合辦或旅游集團總經理指定人員擬稿，旅游集團分管領導審核，旅游集團總經理批準。重大決策類文件呈報董事長批準。內部 B 類文件：由旅游集團職能部門負責人或其指定人員擬稿，由分管副總經理審核，旅游集團總經理批準；內部 C 類文件：由各分公司行政或人事

4、職能部門負責人擬稿，分管副總經理審核、分公司總經理批準，必要時，可由分公司總經理根據情況，報旅游集團總經理批準。內部 D 類文件：由各分公司部門第一負責人指派專人擬稿，部門第一負責人審核、分公司分管副總經理批準。注 ： A、 B、 C、 D 類文件在擬稿前，首先要由所在單位的行政部門依據文件的清單，檢索是否已有相關文件，部門類文件由擬稿人進行檢索，并按下列規(guī)定處理：A.原來已有的文件，不需再次編寫。B.需要更改、補充完善的文件，要按文件更改規(guī)定（本文 6.8至6.11條）進行 更改。C.各分公司各部門制訂的文件，必須遵循旅游集團的企業(yè)理念，相關制度、政策、原則和精神，保持高度的一致，不能相抵觸

5、或背道而馳。D 凡涉及旅游集團內產品價格、營業(yè)收入、經營決策等文件，需執(zhí)行內部文件控制和管理規(guī)定。E.所有文件都必須注明共幾頁第幾頁。5.2 外來文件外來文件由集團運營管理部綜合辦公室文秘負責收取,對文件進行編號，擬寫處理意見，呈交旅游集團總經理簽閱批示后,轉交使用或執(zhí)行部門簽閱后交回綜合辦公室進行統(tǒng)一保管。旅游集團綜合辦公室要編制外來文件收文登記表定期檢查外來文件的修訂，換版情況，以保證采用該文件的最新版本，掌握其法律法令、指示精神和相關內容及條款的改變情況。6 . 文件的復印、發(fā)放、簽收、保管、更改、作廢的控制及管理6.1 旅游集團、各分公司、各部門要建立文件發(fā)放登記本，編寫文件簽收部門或

6、人員的編碼，按照發(fā)放文件的名單和要求，進行文件的發(fā)放，辦理簽收手續(xù)。6.2 如果是發(fā)放換版的文件，要同時收回舊版本文件，做好收回、發(fā)放記錄，以保證文件的使用部門或場所都能得到文件的最新有效版本。6.3 各類文件由行政部門按文件編號規(guī)則進行編號，呈相關領導批準后登記、復印、發(fā)放、簽收、保存其正本。6.4 外來文件按本文“5.2”條執(zhí)行。6.5 行政部門負責建立旅游集團文件總覽表， 各部門還應建立部門文件一覽表 ，以控制文件的有效版本和修改狀態(tài)。6.6 當文件損壞影響使用時，文件使用部門或使用人應向行政部門申請，辦理文件更新手續(xù)，并交回損壞文件（尤其是絕密和受控文件）由行政部門按作廢文件處理。6.

7、7 各部門的文件要置于易于取用和學習的位置，要有專人保管，如有丟失，應查明原因，追溯責任人，并向行政部門申請補發(fā)。6.8 作廢的文件由行政部門統(tǒng)一收回處理，對有保留價值的作廢文件，加蓋“保留文件”的印章方可保留，不需保留的應銷毀，以防止文件誤用。6.9 凡因文件不能有效滿足實際工作以及經營管理動態(tài)發(fā)展的需要，需經進行更改或換版的內部類文件，須填寫“文件更改申請表”，注明修改內容標記和修改日期，更改后的文件一律按審批權限呈交批準人批準后方能生效。6.10 行政部門對生效的“文件更改申請表”和文件要編號存檔，按文件的收發(fā)規(guī)定進行更改文件的發(fā)放。6.11 第一次編寫的文件，其版本號為A/0 ，經第一

8、次更改的文件為A/1 ，依此類推；經3 次以上更改的文件應予換版，首次換版為B/0 版，換版后又作了第一次更改，其版本號為B/1 ，依此類推，對更改或換版的文件，要由行政部門重新印發(fā)，并將已被更改或換版的文件收回按作廢文件處理。6.12 文件和資料以電子形式呈現或保存時，須設置密碼加以控制；存于電腦硬盤的文件應同時復制備份，以防止文件意外丟失。電子文件一經批準，立即由電腦部技術人員進行消除處理。6.13 行政部門每季度要對文件進行一次全面檢查，檢查各類在用文件和資料的有效性，發(fā)現問題及時處理。7文件文字和文件標題代號使用規(guī)范為文件文字的規(guī)范和統(tǒng)一，文件用字大小規(guī)定如下：文件標題用小四號宋體字加

9、粗： 大標題用四號宋體字加粗，小標題用小四號宋體字加粗；正文用小四號宋體字不加粗。標題代號分別用：1.1.1 1.21.31.41.51.61.1.1 1.1.21.1.31.1.41.1.51.1.1.1 1.1.1.21.1.1.31.1.1.41.1.1.5A.B.C8. 關于文件的傳達、執(zhí)行和檢查8.1 內部文件在發(fā)放之時起24 小時內， 部門負責人必須依據文件的內容和要求，有效地傳達到相關級別和人員，特殊情況未能按規(guī)定時限傳達的，需在質管部或相關部門抽查時予以說明。質管部和相關部門要做好抽查工作，并列為部門負責人當月的業(yè)績考核。8.2 集團公司和各分公司要形成檢查制度，每月檢查一次文

10、件的執(zhí)行情況，形成書面報告（包括檢查時間、人員、內容、結果、原因分析、采取何種糾正預防措施等）呈送總經理，作為對部門負責人考評的依據，并在每月第一周的行政例會上通報。9. 文件格式根據本文件精神，結合 ISO9001 的文件控制要求，從本文生效之日起所有內部文件，其文件頭格式，按下列規(guī)定執(zhí)行：文件頭蓮花溫泉旅游集團內部備忘錄文件名稱：Subject :擬稿級別FromClassified審核類別/檔號VerifyFolio批準簽發(fā)日期ApproveDate收件頁/份TOPage呈送版本號CCEdition文件頭格式范例注釋：9.1 級別：分受控和非受控二類。（受控和非受控都要在文件級別處加蓋章）。9.2 類別/檔號：例如以旅游集團的名義下發(fā)和上傳的 2011年第1號文件，可編 為旅20110001號；蓮花溫泉水城行政人事部 2011年編寫的第0001號文件, 可編為蓮行20110001號；蓮花溫泉旅游集團營銷中心 2011年編寫的第1 號文件，可編為旅營20110001號：大峽谷漂流公司2011年編寫的第001號 文件，可編為漂20110001