優(yōu)化會(huì)議議題須把好“三關(guān)”

1、優(yōu)化會(huì)議議題須把好“三關(guān)”優(yōu)化會(huì)議議題須把好“三關(guān)”陳漢忠議題是會(huì)議所要協(xié)商討論和決定處理的具體問(wèn)題。確定議題是開(kāi)會(huì)的前提。會(huì)前要明確會(huì)議的議題，并及時(shí)將議題通知到參會(huì)人員，以便與會(huì)者和籌備會(huì)議的人員做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。合理而? I 廠 J I,有序的議題是提高會(huì)議效率的基礎(chǔ)，有利于會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。一些單位之所以會(huì)議過(guò)多、過(guò)濫，主要是列入會(huì)議討論的議題太多且質(zhì)量較差， 而產(chǎn)生這一問(wèn)題的原因，則是對(duì)議題缺乏科學(xué)甄選和合 理 設(shè)計(jì)，即沒(méi)有對(duì)會(huì)議議題進(jìn)行優(yōu)化管理。筆者認(rèn)為，要做好會(huì)議議題的優(yōu)化管理工作， 須把好以II j I '<z'Il I; /下“三關(guān)”。、i ”I.r11

2、=7 xx zJI1 I一、收集呈報(bào)關(guān)會(huì)議議題的來(lái)源主要有四個(gè)：一是上級(jí)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要而提出的議題，二是下級(jí)部門(mén)提交Ifj的需要會(huì)議研究和決定的問(wèn)題，三是群眾反映的非某些部門(mén)能處理的、帶有普遍性的問(wèn)題，四是秘 書(shū)部門(mén)從有關(guān)部門(mén)收集到的本單位在管理活動(dòng)中要研究和決定的事項(xiàng)。其中，對(duì)于那些涉及面很廣的重點(diǎn)問(wèn)題、非常復(fù)雜的難點(diǎn)問(wèn)題，以及十分敏感的熱點(diǎn)問(wèn)題，都需要提前收集資料，會(huì)前調(diào)查，以便于會(huì)議決策參考。i j- x i|會(huì)前應(yīng)做好議題的呈報(bào)工作。具體來(lái)說(shuō)，就是制作議題呈報(bào)表。議題呈報(bào)表由以下幾項(xiàng)內(nèi)容組、11成：議題名稱、議題呈報(bào)部門(mén)、擬研究的時(shí)間、匯報(bào)人、議題摘要、處理意見(jiàn)、分管領(lǐng)導(dǎo)批示等（見(jiàn)

3、下表）。議題呈報(bào)表簡(jiǎn)潔明了，便于秘書(shū)部門(mén)安排時(shí)間，擬制會(huì)議議程。二、審核篩選關(guān)并非所有呈報(bào)的議題都會(huì)入會(huì)討論研究，還必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真審核和篩選。審核和篩選應(yīng)符合以下條件:1. 合乎目標(biāo)和主題。會(huì)議目標(biāo)是會(huì)議舉辦者所期望的成果，是會(huì)議所要完成的具體任務(wù)。會(huì)議 目 標(biāo)不是空洞虛幻的，它必須落實(shí)到具體的會(huì)議議題上。有什么樣的會(huì)議目標(biāo)，就會(huì)有什么樣的會(huì) 議議 題。一次會(huì)議中貫穿所有議題的主線叫會(huì)議主題。會(huì)議主題統(tǒng)帥各個(gè)具體的議題。因此， 凡是 與會(huì)議 目標(biāo)和主題無(wú)關(guān)或偏離的議題都應(yīng)刪掉。2. 有重要價(jià)值。價(jià)值是指該議題在單位實(shí)際工作中所處的地位和所發(fā)揮的作用。一般而言，凡 屬影響到全局工作的議題，都是有重

4、要價(jià)值的議題，都可以列入討論；只對(duì)局部產(chǎn)生影響， 價(jià)值不? I 廠 J I,大或無(wú)價(jià)值的議題，則不應(yīng)列入會(huì)議討論。3. 合乎權(quán)限。對(duì)于行政決策類會(huì)議而言，凡提交會(huì)議討論的問(wèn)題，必須在會(huì)議的職權(quán)范圍以內(nèi)，是會(huì)議有權(quán)討論和做出決定的事情， 也就是說(shuō)，會(huì)議組織者應(yīng)清楚本次會(huì)議的職權(quán)范圍， 不研究和途. 11 I h I ; j I * 決定會(huì)議職權(quán)范圍以外的問(wèn)題。4. 清晰性。一是會(huì)議議題的表述要簡(jiǎn)潔明了，不能含糊不清，使人摸不著頭腦；也不要啰嗦，把議題的要義淹沒(méi)在繁瑣的表述中。比如，某單位擬開(kāi)會(huì)討論下屬部門(mén)提交的關(guān)于請(qǐng)求解決經(jīng)費(fèi)的-If j議題，這個(gè)議題顯然不夠清晰，因?yàn)樯暾?qǐng)經(jīng)費(fèi)的用途、來(lái)源及數(shù)額

5、不明確，會(huì)議難以作出決議。二 是與 議題相關(guān)的材料要清晰，以便與會(huì)人員在討論和決策時(shí)參考。5. 可行性。這是指議題中所涉及的問(wèn)題應(yīng)具備解決的初步條件。如果把背景不清、依據(jù)不明，不切實(shí)際、分歧較大、條件不成熟的議題提交會(huì)議討論，將會(huì)出現(xiàn)議而難決、決而難行的情況。三、議程設(shè)計(jì)關(guān)議程設(shè)計(jì)是指對(duì)會(huì)議議題的數(shù)量、 討論時(shí)間和排放次序進(jìn)行合理的安排。適度的、明確的、有序的議程設(shè)計(jì)有助于提高會(huì)議效率。1?數(shù)量安排。一次會(huì)議議題的數(shù)量必須有一定限度，不能為會(huì)議羅列許多議題。一般要求“一事一會(huì)”，或者至少是“一類事一會(huì)”。不屬于同類的事項(xiàng)，盡量通過(guò)不同會(huì)議解決，要使參加會(huì)議的人員把精力集中到會(huì)議的中心議題上，防

6、止會(huì)議議題過(guò)多，久議不決。為此，國(guó)外專業(yè)機(jī)構(gòu)曾在 1999 年對(duì) 1418 家企業(yè)的會(huì)議作了專門(mén)調(diào)查，得出的結(jié)論是會(huì)議事項(xiàng)并非越多越好。假設(shè)一個(gè)議文章來(lái)源網(wǎng)絡(luò)題需要的討論時(shí)間大約是 30分鐘，那么 4 個(gè)議題就幾乎要用 2個(gè)小時(shí)，還不包括意外情況發(fā)生此，落實(shí)到常見(jiàn)的小型工作會(huì)議中，一次會(huì)議討論45個(gè)議題比較合適2. 時(shí)間安排。心理學(xué)表明，成年人能集中精力的平均時(shí)間為 45-60 分鐘。超過(guò) 45 分鐘就容易 注意 力分散，超過(guò) 90分鐘普遍會(huì)感到疲倦。因此每次會(huì)議的時(shí)間最好不超過(guò) 1 小時(shí)。如果需要較 長(zhǎng)時(shí)間， 應(yīng)安排中間休息。在會(huì)議實(shí)踐中，每一項(xiàng)議題最好都有一個(gè)時(shí)間限度： 并明白地標(biāo)示出來(lái)。

7、這樣既可確保大家不I r 1 |_會(huì)超過(guò)規(guī)定的時(shí)間，又可留出足夠的時(shí)間，以保證所有被列入的重要議題都能得到充分討論，從而使會(huì)議得以完成預(yù)定目標(biāo)。= I *I *3. 次序安排。會(huì)議議題可以從以下幾個(gè)角度來(lái)排序。11 I!.I j I I(1 ) 依據(jù)議題的類型來(lái)排序。如把提供信息的議題放在前面，然后是推動(dòng)決策的議題，最后I.是解決冋題的議題。(2) 依據(jù)議題的邏輯順序來(lái)排序。即前面進(jìn)行的議題是后面議題的一個(gè)邏輯鋪墊，逐步推動(dòng)-If j議題的討論。(3) 按照議題的重要性來(lái)排序。一般情況下，最重要的議題往往放在最前面，這是因?yàn)闀?huì)議剛開(kāi)始時(shí)與會(huì)者的注意力比較集中； 同時(shí)，還能確保所有重要的議題都能得到討論， 不至于遺忘某 些重要內(nèi)容。也有一些專家建議將不重要的議題放在最前面討論，然后慢慢地靠近最重要的議題。這個(gè)技巧使得與會(huì)者有足夠的時(shí)間來(lái)熱身，可消除那些細(xì)微問(wèn)題對(duì)整個(gè)會(huì)議的影響。(4) 按照議題的緊