日常工作說明-20150318

1、每日登陸erp系統(tǒng)，運行ZMMR_0045（物資需求計劃查詢）查詢自己所屬采購組的物資需求計劃對新產(chǎn)生的物資需求計劃做好統(tǒng)計工作， （統(tǒng)計格式）對于工單（外委加工、維修、運輸）所產(chǎn)生的采購申請，運行ME5A（采購申請清單顯示）來查詢運行命令進入界面后按上圖紅框內(nèi)演示，執(zhí)行操作（說明選定交貨日期大于等于2015.1.1，因為這個日期之后為正式進入生產(chǎn)期后的項目，如不進行限制，則會將之前基建時的項目帶出來，會造成查詢費時、混亂）進入查詢界面（下圖）：在查詢界面內(nèi)可看到需求部門所提工單轉(zhuǎn)化成采購申請的單號、物料（采購項目）、采購組、申請者等基本信息，目前工單所生成的采購申請分配到的采購組主要為：GA

2、3GA2GA1。（注意事項：需求部門在提交工單時要求不能填寫固定（期望）的供應(yīng)商，以免影響srm采購率（使用率）需求計劃審批完成后，系統(tǒng)自動運行mrp（平衡庫存/每晚自動運行），第二天會產(chǎn)生采購申請，采購員及時通知計劃物資部負責(zé)人進行審批（一級審批），審批完成后進入srm詢報價系統(tǒng)（:8101/irj/portal），進行采購流程注意事項：執(zhí)行貨源確定時，采購申請需為同一個專工所提同一批次的物資，嚴禁將不同專工所提的物資（采購申請）混合打包發(fā)布rfx，以免供應(yīng)商因不同種類物資混雜，影響報價。版別：公開rfxOa審批類型：物資報價Rfx應(yīng)答方可以更改rfx應(yīng)答-勾選上提交及開放日期為rfx上線2

3、天后。投標(biāo)人內(nèi)搜索與我廠有過合作的廠家，盡量多選取幾家，rfx發(fā)布后盡快通知廠家處理，（可將技術(shù)聯(lián)系人電話告知廠家，以便雙方確認技術(shù)事宜）。Rfx報價截止后，如滿足三家報價，經(jīng)比較選取價格最低廠家上傳集團oa（4/seeyon/index.jsp）進行報價結(jié)果審批。注意事項：選取最低廠家后需先點擊系統(tǒng)內(nèi)“獎勵”按鈕，表示接受廠家報價，然后再上傳集團oa如到Rfx報價截止后，未夠三家報價,應(yīng)及時反饋給鄒部，以便確定第二次發(fā)布截至?xí)r間及方法。集團oa內(nèi)報價結(jié)果審批完成后，在srm系統(tǒng)內(nèi)將已接受的詢報價上傳至erp系統(tǒng)進行訂單創(chuàng)建，訂單審批為一級審批，采購員需及時通知

4、計劃物資部負責(zé)人進行審批，如訂單總金額大于5萬元（含），則需進行集團oa內(nèi)的合同會簽工作。注意事項：如訂單總金額大于5萬元（含），首先在顯示訂單界面，點擊修改按鈕，對訂單的抬頭部分，京能集團欄下的項目進行修改，如上圖：合同類型選新合同；起草標(biāo)志選起草；收貨限制選正常收貨；合同管理員選操作人自己，這些編輯好后點擊保存按鈕，然后通知計劃物資部負責(zé)人進行審批，審批完成后，再用me22n命令進入本訂單，點擊上傳oa系統(tǒng)，此份訂單（合同）便在集團oa的待發(fā)事項內(nèi)了。 附件：集團oa內(nèi)合同會簽界面如上圖：首先可對合同名稱進行編輯，合同種類按所簽訂的類型選擇，一般為買賣合同。合同甲方信息可在信息欄內(nèi)找到，注

5、意選擇上傳跟操作者對應(yīng)的聯(lián)系人的信息；乙方信息可在信息欄內(nèi)搜索，如遇到乙方信息沒有或者不對的情況，就需要聯(lián)系集團oa運維人員進行數(shù)據(jù)添加維護。集團oa系統(tǒng)對于合同只是會簽功能，實際簽訂還需線下將合同版本編輯好，以附件形式掛到oa系統(tǒng)內(nèi)。合同格式： 對于合同金額大，價值高，需保修的物資設(shè)備，按合同總金額5%的比例留質(zhì)保金，對合同金額小，價值低，消耗品可不留質(zhì)保金。合同在集團oa內(nèi)會簽過程，包括之前詢報價結(jié)果審批過程，都需本流程的發(fā)起人（采購員）進行盯辦，對處理時間長的人員進行必要提醒，加快審批進程。（集團oa內(nèi)審批會簽時間為集團記錄項）紙版合同簽訂要求：1、 打印6份，經(jīng)陳總簽字后蓋合同章及正副

6、本章（2正4副），合同日期以公司oa系統(tǒng)或集團oa系統(tǒng)內(nèi)陳總最后會簽完成日期為準(zhǔn)2、 廠家簽字蓋章要求：封面右下角需大簽（簽全名），其他頁面小簽（姓），合同簽訂日期以我方日期為準(zhǔn)，或囑咐不寫日期由我方手工填寫； 簽字蓋章頁由法人或授權(quán)人簽字并蓋公章或合同專用章，每份合同需蓋騎縫章。另在erp系統(tǒng)、srm系統(tǒng)、集團oa系統(tǒng)遇到問題都可向相關(guān)人員請教 或者登陸運維平臺提交工作中的問題：20:7001/日常采購及合同會簽（發(fā)票、付款）工作都要隨時做好相關(guān)記錄工作，以便信息的查詢和備份， 采購詢價完成確定供貨廠家后即可通知廠家備貨，同廠家溝通好供貨時間并記錄，及時把技術(shù)

7、聯(lián)系人的電話通知廠家，以便兩者協(xié)調(diào)處理相關(guān)技術(shù)問題。另需告知供貨廠家我方接貨地址、聯(lián)系人、及相應(yīng)供貨要求： 在訂單審批完成；合同簽訂完成；或設(shè)備供貨完成后即可通知廠家開具相應(yīng)金額發(fā)票和收據(jù)，開票信息需及時告知廠家 收到廠家開具的發(fā)票后首先檢查發(fā)票信息是否正確及完整（注意在合同臺帳內(nèi)及時更新發(fā)票金額），如下圖：1、 購貨單位信息是否為我單位正確完整的信息2、 供貨方開戶行、帳號是否為合同簽訂時所留信息3、 發(fā)票金額（總）是否為合同金額（總）4、 收款人、復(fù)核人、開票人是否打印齊全5、 是否有發(fā)票專用章以上信息必須齊全，如有缺少、或不符，及時與廠家聯(lián)系，以便退換。有時廠家所開具發(fā)票只有總項沒有開合

8、同內(nèi)分項（明細），如上圖，就需廠家單獨附2份銷貨清單（必須蓋發(fā)票專用章），如下圖：銷貨清單內(nèi)金額列合計必須與發(fā)票金額列合計一致；稅額列同前要求。如計算有誤，則需廠家及時退換。收據(jù)要求：收據(jù)日期為發(fā)票開具日期，或合同簽訂（訂單）生效日期之后；必須有財務(wù)專用章（原件）；收款金額大小寫一致，并與付款比例對應(yīng)，如下圖：收到廠家發(fā)票，核對無誤后即可進行發(fā)票紙版確認工作，以便財務(wù)入賬，流程如：進行發(fā)票確認時需將發(fā)票同確認單一起交與各相關(guān)人員審核，注意避免遺失及污損。如一次會簽項目在5個單據(jù)（含）及以上，則需單獨制作一個清單，以便會簽部門和領(lǐng)導(dǎo)逐一核對、審簽，樣式如：在廠家供貨完成，庫房組織驗收合格后即可進

9、行紙版付款工作，流程如： 付款時需付廠家開具的收據(jù)，設(shè)備物資通過驗收合格的驗收單（以便會簽部門（使用部門）及會簽領(lǐng)導(dǎo)確認）；付款單注意事項：應(yīng)根據(jù)付款設(shè)備物資編輯會簽部門，如：設(shè)備類-設(shè)備管理部；化學(xué)、氣體類-發(fā)電運行部；辦公、家具類-綜合管理部；具體還應(yīng)看是哪個部門所提（所用）的設(shè)備物資。如一次會簽項目在5個單據(jù)（含）及以上，則需單獨制作一個清單，以便會簽部門和領(lǐng)導(dǎo)逐一核對、審簽，樣式如：合同簽訂、付款會簽、發(fā)票確認在相應(yīng)流程工作完成后需向相關(guān)部門（單位）交接相應(yīng)單據(jù)和文本，并做好交接記錄（雙方簽字確認），如：1、合同（全套數(shù)量為-2正4副）：財務(wù)交接一副、一正本交印花稅（完成后返回我部門）

10、；我部門留存一副；一正一副交廠家；蓋完印花稅章一正和一副交接財務(wù)（含合同會簽單（需蓋公司章）。2、設(shè)備材料付款單（原件）連同廠家收據(jù)交財務(wù)；如付款形式為承兌匯票則需向財務(wù)提供合格的設(shè)備材料驗收單及資料移交證明、廠家送貨清單（物資保管單位EMIS系統(tǒng)內(nèi)有相應(yīng)文件，如沒有則聯(lián)系庫房出具）3、發(fā)票確認單（原件）連同廠家發(fā)票交財務(wù)每月25日前（具體岳軼會提示）報下月的資金計劃，前提為已簽訂完紙版設(shè)備材料付款單子的項目，格式如： 每周的資金計劃報送時間為每周3上午，報送內(nèi)容為已上報的（經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批過的）月度資金計劃內(nèi)各項。提示：現(xiàn)財務(wù)要求-報月度資金計劃時必須為紙版設(shè)備材料付款單簽字齊全的單據(jù)（必須有廠家

11、發(fā)票、財務(wù)收據(jù)）。ERP系統(tǒng)資金計劃提報：運行ZFINP_004（生成資金支付申請）進入說明-公司代碼1380；會計年度為本年；支付計劃月度為本月；部門注意選用紅框標(biāo)識的，這些選定后執(zhí)行下一步操作：支付流程選擇與紙版會簽流程對應(yīng)的選項；資金支付申請明細信息內(nèi)可用搜索按鈕，選擇對應(yīng)紙版付款單的項目，并對該項目內(nèi)容完善信息（如本次支付金額、合同總金額、已支付金額、剩余金額、收款單位銀行、賬戶、付款內(nèi)容等）；此項操作可跟孟卓然學(xué)習(xí)操作。ERP系統(tǒng)內(nèi)常用命令：上圖為我收藏夾內(nèi)部分命令，具體的還有前面附件內(nèi)命令操作。李林辦公用系統(tǒng)帳號、密碼公司oa：帳號lil1216 密碼123456（電腦設(shè)置的為開機

12、自動登陸）集團oa：帳號lil1216 密碼123456erp：帳號lil1216 密碼654321srm: 帳號lil1216 密碼123456即時通：電腦設(shè)置的為開機自動登陸，如掉線，重新登陸即可目前工作1、風(fēng)機修理：單位：江蘇百事德機械 采購訂單號：4800007379報價聯(lián)系人：汪紅星此項維修廠家已完成，廠家表示收到維修款后可發(fā)貨，我已通知廠家開票及收據(jù)，現(xiàn)需盯住廠家票據(jù)事宜，收到后可報增補本月資金計劃，并盡快辦理付款手續(xù)。另可再與廠家溝通，設(shè)法讓廠家先進行發(fā)貨，為現(xiàn)場檢修維護提供支持。2、已簽訂增補（結(jié)算）合同、新簽訂合同、采購訂單（詳見我的erp采購匯總表）的設(shè)備催交3、 預(yù)計