廣告制作及費用管理辦法

1、歸口治理部門:存檔部門：行政部11傳達(dá)對象：口全體員工 口主管及以下所有員工口主管及以上所有員工部門經(jīng)理級以上所有治理人員口高層治理人員口其他文件會簽表會簽部門會簽人會簽日期會簽部門會簽人會簽日期財務(wù)部銷售治理部人力資源部品牌部采購部市場部后勤效勞部團(tuán)購部文件更改記錄修改單號修改頁碼行/條款號/內(nèi)容修改人生效日期現(xiàn)版號/修泄?fàn)顟B(tài)2021-05-30A/0市場費用管理辦法03制一09市場費用治理方法第一章市場費用執(zhí)行市場費用的執(zhí)行采用報批制度,分為費用申請、費用使用、費用核銷三個管 理環(huán)節(jié)市場費用申請1. 公司各市場費用執(zhí)行主體市場部、分公司、辦事處依據(jù)業(yè)務(wù)開展的 需要,在預(yù)算范圍之內(nèi)獨立制定費

2、用使用的具體方案,并逐級報批中請. 各執(zhí)行主體對費用方案的合理性、專業(yè)性負(fù)主要責(zé)任；2. 公司性廣告和品牌宣傳費用由市場部、品牌部按預(yù)算中請,并按流程和 治理權(quán)限簽批；3. 產(chǎn)品促銷費用由市場部設(shè)計促銷活動后按預(yù)算申請,并按流程和治理權(quán) 限簽批；4. 區(qū)域促銷費用由各辦事處制定費用使用方案后按預(yù)算中請,并按流程和 治理權(quán)限簽批；5. 因市場情況發(fā)生變化導(dǎo)致已申請的區(qū)域市場費用中的具體工程不能執(zhí)行 或者執(zhí)行方式與申請存在差異時,可由分公司、辦事處中請對費用變更 后使用6. 如市場有特殊情況,需先實施后補報告的,必須由實施人寫清楚詳細(xì)實 施情況,并注明批準(zhǔn)人分管副總以上、實施人,報至市場部登記,待

3、 市場部落實清楚后予以先登記督查,負(fù)責(zé)此事的實施人在事后,應(yīng)立即 補辦手續(xù),如不及時補辦的,按不申請?zhí)幚?. 原那么上品鑒會地點必須在該城市設(shè)置四家固定地點,在該店內(nèi)做好客情 關(guān)系,做到免費陳列及良好的氣氛營造.區(qū)域市場費用使用治理1. 辦事處作為區(qū)域市場費用使用治理的主體責(zé)任人,對區(qū)域市場費用使用 的真實性、有效性和手續(xù)清楚完備負(fù)有主要責(zé)任2. 假設(shè)區(qū)域市場費用由贈酒或促銷禮品形式支付的,需由申請人填寫?贈品 領(lǐng)用單?,經(jīng)辦事處經(jīng)理同意后領(lǐng)取發(fā)放并填寫?贈品發(fā)放表?區(qū)域市場費用的核銷1、區(qū)域市場費用核銷時需填寫?市場費用核銷清單?經(jīng)客戶及辦事處經(jīng) 理簽署后傳至市場部,逐級審批后核銷,辦事處應(yīng)

4、準(zhǔn)備好相關(guān)文件以備 審計監(jiān)察部監(jiān)察審計.2、辦事處應(yīng)按費用工程的規(guī)定準(zhǔn)備核銷憑證,妥善保管供公司審查1實物局部保存年限應(yīng)大于半年,經(jīng)辦事處經(jīng)理、市場督導(dǎo)現(xiàn)場清點并 填制實物銷毀清單后當(dāng)場銷毀.市場部應(yīng)核對審計期間累計的報賬數(shù) 量和實物數(shù)量.半年內(nèi)市場部未到辦事處審計的,辦事處可將超過保 存期限己報帳的實物自行銷毀,并填寫實物銷毀清單備查.2單據(jù)部份主要指收據(jù)、協(xié)議、照片、實務(wù)銷毀清單等保存年限不 少于一年,由辦事處留存,年終時根據(jù)方案分類整理成冊,作為審計 憑證備查,超過公司要求保存年限后,經(jīng)分公司、辦事處經(jīng)理與市場 督導(dǎo)聯(lián)合簽字確認(rèn)前方可銷毀.3、辦事處應(yīng)建立區(qū)域市場費用含費用申請、核銷、促

5、銷品、贈酒使 用臺賬,并于每月同經(jīng)銷商、市場部至少對帳一次.市場費用核銷一、核銷時間每月1-10日核銷上月開展的品鑒會,實際開展場地及時間允許與簽呈 提報時間有差異,但開展場次不能超過簽呈申請量,且實際開展差異需在結(jié) 案報告上給予說明.二、促銷活動費用1、陳列費1需提供該費用的報告,與超市、賣場等簽訂的協(xié)議,收款的發(fā)票或 收據(jù);2該網(wǎng)點的門店及產(chǎn)品陳列的照片需附當(dāng)?shù)禺?dāng)期報紙；3實施情況一覽表中要填寫網(wǎng)點的名稱、詳細(xì)地址、負(fù)責(zé)人或相關(guān) 聯(lián)系人的 及辦公室 .2、促銷人員費用需提供報告、工資表、外聘人員使用情況一覽表如有暗促或兼職等請注 明其在網(wǎng)點的真實身份.3、旅游活動1需提供該費用的報告,2旅

6、游合同,發(fā)票,旅游行程表,3參加者在旅游景點的集體合影嚴(yán)禁電腦合成,往返交通工具的 票據(jù),4旅游人員登記表,活動期間的銷量證實.4、刮獎卡公司統(tǒng)一投放1、刮獎卡兌現(xiàn)的禮品價值在500元以內(nèi)含,憑刮獎卡直接核報；2、刮獎卡兌現(xiàn)的禮品價值超過500元的,憑刮獎卡、中獎?wù)呱矸葑C復(fù)卬件、 獎品發(fā)放登記表核報.5、二批、終端促銷活動1需提供該費用的報告,2贈品的發(fā)票或收據(jù),3活動網(wǎng)點簽字蓋章的收條,4促銷活動情況一覽表,活動期間的銷量證實.6、其他促銷活動1、團(tuán)購渠道促銷活動需提供報告、促銷贈品發(fā)票或復(fù)印件、團(tuán)購 政策兌現(xiàn)登記表,活動期間的銷量證實.2、在超市、賣場、煙酒店等針對消費者的促銷活動按公司統(tǒng)

7、一相關(guān) 規(guī)定執(zhí)行.三、產(chǎn)品包量銷售預(yù)支返利費用1需提供該費用的報告,2與酒店或超市等終端簽訂的協(xié)議,3收款的發(fā)票或收據(jù),4實施情況一覽表中要填寫終端的名稱、地址、 號可附灑店 訂餐名片,負(fù)責(zé)人或相關(guān)聯(lián)系人 號；5費用中如有贈送對方個人好處費請?zhí)崆白⒚?并填寫情況說明由經(jīng) 辦人員及部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn).四、廣告宣傳費用1、電視、電臺、網(wǎng)絡(luò)等廣告1需提供該費用的報告,2合同,發(fā)票,3第三方的監(jiān)播證實或電視臺或電臺、網(wǎng)站的播岀證實,或市 場督導(dǎo)的證實,4對方的收款證實,經(jīng)銷商的代墊證實,5公司的支付說明、廣告實施情況一覽表.2、報紙、雜志等廣告1需提供該費用的報告,2合同,發(fā)票,3排期表、合同中約定發(fā)布

8、的所有樣報或樣刊,4對方的收款證實,5經(jīng)銷商的代墊證實,6公司的支付說明,廣告實施情況一覽表.3、戶外大牌、高炮、過街天橋、燈箱、燈桿旗等廣告1需提供該費用的報告,2合同,發(fā)票,3照片需附當(dāng)?shù)禺?dāng)期報紙,遠(yuǎn)、中、近三景照片,如該廣告亮化還 需附夜景照片,4戶外廣告登記證,驗收確認(rèn)表、對方的收款證實,5經(jīng)銷商的代墊證實,6公司的支付說明,戶外廣告實施情況一覽表.4、售點廣告、專賣店門頭牌等1需提供該費用的報告,2合同,發(fā)票,3照片需附當(dāng)?shù)禺?dāng)期報紙,如該廣告亮化還需附夜景照片,4驗收確認(rèn)表、對方的收款證實,5經(jīng)銷商的代墊證實,6制作材質(zhì)明細(xì)表,7公司的支付說明,戶外廣告實施情況一覽表.5、公交車廣告

9、1需提供該費用的報告,2合同,發(fā)票,3照片需附當(dāng)?shù)禺?dāng)期報紙,并要求每輛車的照片都能看出前后車牌 及左右車身和線路,4戶外廣告登記證,驗收確認(rèn)表、對方的收款證實,5經(jīng)銷商的代墊證實,6公司的支付說明,戶外廣告實施情況一覽表.五、品鑒會費用1需提供該費用的報告,2發(fā)票不同時間開展費用發(fā)票不能連號3客情維護(hù)實施情況一覽表表內(nèi)要填寫參加人員姓名、單位、職務(wù)、 、贈酒品種及數(shù)量等詳細(xì)資料.4根據(jù)合同約定情況,木著先中請?zhí)顚?簽呈?后實施的原那么, 待實施完畢由當(dāng)事銷售人員提請,辦事處主任簽字確認(rèn)后交由財務(wù)核銷. 3.1.2小品會的方案必須在經(jīng)銷協(xié)議內(nèi)注明前三個月啟動期執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn).注:小品會可根據(jù)情況提前

10、預(yù)計下月的小品會場次以總簽呈方式進(jìn)行中請 凡市場銷售人員按市場推廣方案可使用小酒作為公關(guān)及品鑒用酒,須填 寫?客情灑領(lǐng)用單?并詳細(xì)記錄使用方向.5所屬各區(qū)域的辦事處負(fù)責(zé)小品會費用的核報,報銷時,必須附上?品 鑒會總結(jié)結(jié)案表?.6所核銷單據(jù)必須與就餐地點對應(yīng),由我公司承當(dāng)比例餐費的費用應(yīng) 根據(jù)實際發(fā)生費用岀具發(fā)票如餐費500元,我公司承當(dāng)XX%比例,不管我 公司承當(dāng)多少比例,費用核銷時都應(yīng)該提供500元的票據(jù),否那么不予核銷.7小品會每桌飲用灑標(biāo)準(zhǔn)為2瓶10年500ml和2瓶15年500ml 專用光瓶酒,此標(biāo)準(zhǔn)為上限.飲用酒需回收瓶蓋進(jìn)行核銷,由辦事處銷售內(nèi) 動監(jiān)管,嚴(yán)禁將小品會辦成吃喝會.六、

11、公關(guān)贈酒1需提供該費用的報告；2實施情況一覽表表內(nèi)要填寫受贈人姓名、單位、職務(wù)、 、贈 酒品種及數(shù)量、贈送時間等詳細(xì)資料；3如贈送給單位還需提供對方的收條如贊助活動贈酒還需提供現(xiàn)場 照片.七、促銷品1需提供該費用的報告；2促銷品發(fā)票或收據(jù)；3促銷品發(fā)放明細(xì)表.第二章市場費用監(jiān)察市場部對市場費用執(zhí)行的真實性,治理合理性,存檔手續(xù)完備性進(jìn)行定 期和隨機的現(xiàn)場審計,并定期對審計監(jiān)察結(jié)果予以回饋,每月在公司領(lǐng)導(dǎo)允 許的情況下,在公司的審計簡報上對一些典型審計監(jiān)察結(jié)果進(jìn)行通報. 市場部對于市場費用違規(guī)的處分規(guī)定如下：一市場為市場推廣費違規(guī)處分的調(diào)查處理機構(gòu).二責(zé)任主體：省區(qū)經(jīng)理、辦事處經(jīng)理.三責(zé)任劃分原

12、那么：出現(xiàn)違規(guī)操作市場推廣費用或監(jiān)督執(zhí)行不力,原那么上 將按以下比例劃分處理責(zé)任,1. 有省區(qū)經(jīng)理且有辦事處經(jīng)理的分公司,省區(qū)經(jīng)理承當(dāng)40%,辦事處經(jīng) 理承當(dāng)60%,2. 只有省區(qū)經(jīng)理的分公司,省區(qū)經(jīng)理承當(dāng)100%,3. 只有辦事處經(jīng)理的分公司辦事處,辦事處經(jīng)理承當(dāng)100%.四違規(guī)界定及處理：1. 未按費用申請或變更申請按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的,每次罰款500元；2. 未按規(guī)定準(zhǔn)備和保存核銷資料的,每次罰款500元；3. 緩慢報帳執(zhí)行工程已結(jié)束一個月以上的,每次罰款500元,特殊情 況需單獨向市場部說明；4. 未申請含臨時性申請或未經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人允可,先執(zhí)行后申請或變 更的,每次罰款1000元,并且公司將

13、有權(quán)對此類費用的中請不予批準(zhǔn);5. 虛報、假報、超報的,能及時進(jìn)行全額追回或在下次報帳時扣除的,處 己相關(guān)責(zé)任人2000元罰款,假設(shè)無法全額追回或無法在下次報帳時扣除 的,由相關(guān)責(zé)任人全額賠償并處以2000元罰款；6. 無故截留且利潤化費用的,每次罰款2000元,且公司不予核報該局部 費用；7. 貪污竊取市場費用的,直接責(zé)任人處以金額2倍的罰款后直接開除和追 究其法律責(zé)任；8. 其它有悖于常理的違規(guī)行為,根據(jù)情況,處以罰款1000-2000元；9. 假設(shè)市場費用的操作一經(jīng)發(fā)現(xiàn)是違規(guī)的,假設(shè)未核報,公司有權(quán)取消該核報;假設(shè)客戶已核報了,公司又無法按期追回,需全額賠償；10. 假設(shè)在一個年度銷售周

14、期內(nèi),一個辦事處違規(guī)3次或以上,辦事處經(jīng)理 直接開除；11. 假設(shè)事先發(fā)現(xiàn)有違規(guī)行為且及時進(jìn)行了制止或向市場部進(jìn)行了說明或 投訴,可免于說明或投訴人相關(guān)責(zé)任.五處分流程：相關(guān)罰款一并從責(zé)任人工資里扣除,假設(shè)罰款超出該月工資 范圍,即向公司財務(wù)交納剩余罰款.費用報銷制度目的為明確費用的申請、批準(zhǔn)、審核、報銷責(zé)任,標(biāo)準(zhǔn)報銷流程及 憑證,特制定本制度.二、適用范圍本制度適用于公司所有部門包括辦事處的費用的報銷,包扌舌辦 公費用、員工費用、車輛費用、應(yīng)酬費、差旅費等；固定資產(chǎn)購置 /包材的采購不在本制度標(biāo)準(zhǔn).三、費用審核1、費用經(jīng)辦人原那么上應(yīng)在費用發(fā)生后的7個工作日內(nèi)填制報 銷憑證,履行報銷手續(xù),當(dāng)

15、月費用在當(dāng)月辦理報銷,特殊情況可另 行處理.2、報銷憑證根據(jù)對應(yīng)的金額,依照相應(yīng)的審批權(quán)限,經(jīng)相關(guān) 的領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,方可提交報銷.經(jīng)本部門審核或經(jīng)歸口治理部 門復(fù)審的報銷憑證,可提交財務(wù)部門審核報銷.3、費用審核原那么上應(yīng)在收到報銷憑證3個工作日內(nèi)完成,審 核完畢由審核人簽名.4、審核內(nèi)容包括：費用報銷是否經(jīng)費用發(fā)生部門經(jīng)理或分管 領(lǐng)導(dǎo)審批；需歸口治理部門復(fù)審的費用是否已經(jīng)審核；報銷內(nèi)容是 否符合公司規(guī)定；報銷憑證是否真實、合法、齊全；審批權(quán)限是否 在合法授權(quán)范圍及額度內(nèi)；5、在審核中發(fā)現(xiàn)手續(xù)不完備,憑證缺失、填寫錯誤等不符點, 審核部門應(yīng)退回,由經(jīng)辦人補辦后重新提交審核.四、報銷治理1、駐

16、外人員原那么上每月報銷一次,各辦事處人員的報銷票據(jù) 由各辦事處負(fù)責(zé)人簽字后交由公司財務(wù)審核,無辦事處負(fù)責(zé)人簽字 的任何單據(jù),不管其寄回單據(jù)是否合理合法,均不得報銷,直接寄 到公司的郵寄費由個人自付.2、費用報銷單應(yīng)嚴(yán)格按公司要求妥善貼好,不符合標(biāo)準(zhǔn),或 填報單據(jù)不符、金額不符、重復(fù)報銷,一律退回業(yè)務(wù)人員.3、單據(jù)報銷規(guī)定填寫和粘貼方法： 、差旅費報銷單A、填寫內(nèi)容根據(jù)?差旅費報銷單?單上的要求填寫.B、粘貼考前須知：將各類車標(biāo)按面額的大小分類粘貼,并在 粘貼處注明各類而額票據(jù)的張數(shù)和總金額,不得將票據(jù)粘貼超過粘 貼單的范圍.C、報銷必須后附岀差中請單. 、費用報銷單A、填寫內(nèi)容按單上的要求填寫

17、.費用一般是指所有人員在工 作中所產(chǎn)生的辦公、餐費等不含差旅費.B、粘貼考前須知：原那么上只報銷發(fā)票；對于無發(fā)票或以沖抵 發(fā)票報帳的,充抵票據(jù)與正式發(fā)票分別張貼,不能在一個報銷單中 報銷,后附書面形式的情況說明.C、餐飲發(fā)票200元以上必需要附餐館的菜清單辦事處品鑒 會除外.4、所有報銷的所附單據(jù)不符合經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實際規(guī)定,不予報銷, 單據(jù)不予退回.五、承當(dāng)責(zé)任劃分1、所有部門人員報銷單據(jù),如一旦查出報銷單據(jù)有問題的, 個人退出全部所報金額,并罰以該報銷單據(jù)金額的100%的罰款.2、所有部門人員報銷單據(jù),部門負(fù)責(zé)人簽字審核其報銷內(nèi)容 是否符合公司規(guī)定；報銷憑證是否真實、合法、齊全；審批權(quán)限是 否在

18、合法授權(quán)范圍及額度內(nèi)；如一旦查岀報銷單據(jù)有問題的,部門 負(fù)責(zé)人罰以該報銷單據(jù)金額的80%的罰款.3、所有部門人員報銷單據(jù),如一旦查出報銷單據(jù)有問題的, 相關(guān)監(jiān)管責(zé)任人罰以該報銷單據(jù)金額的5%的罰款,4、所有部門人員報銷單據(jù),財務(wù)經(jīng)理簽字審核其報銷單據(jù)是 否是真的,附件是否齊全；如一旦查出報銷單據(jù)有問題的,財務(wù)經(jīng) 理罰以該報銷單據(jù)金額的5%的罰款.5、所有部門人員報銷單據(jù),如一旦查出報銷單據(jù)有問題的, 總經(jīng)理和執(zhí)行副總經(jīng)理監(jiān)管不力各承當(dāng)5%的罰款.六、廣告制作審批及費用報銷流程區(qū)域在制作門頭時,必須有廣告公司跟店主簽訂的安裝協(xié)議, 保質(zhì)期內(nèi)岀現(xiàn)的店招破損、掉落等所有質(zhì)量原因均由廣告公司負(fù) 責(zé)；廣

19、告審批流程店招門頭K點位選擇：由區(qū)域主管選擇制作點位,選擇點位馮為人流毘人的商業(yè)路段名煙名酒店及社區(qū)煙酒店；與店主溝通店招及門頭制作類型,并提供前期制作實物圖供店主參考2.廣告公司量取尺寸：合作廣告公司通過公司市場部及區(qū)域辦事處共 同確認(rèn)議價后,廣告公司實地量取尺寸,并提 供制作報價明細(xì)表及門頭效果圖給予業(yè)務(wù)人員4. 簽呈審批：辦事處經(jīng)理審批提報簽呈.審核所提報點位及廣告制作公司的真實性；審核通過,遞交至公詞市場部審核制作效果圖及價格預(yù)算及總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)審核3、門頭制作申請:業(yè)務(wù)人員收集廣告公司制作報價及效果圖,提報制作簽呈,并標(biāo)明門頭所處位登,人流數(shù)fi.門頭制作價格預(yù)算根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)格式.門頭制作效果圖5. 制作安裝：簽呈審批完成,業(yè)務(wù)人員通知廣告公司制作安裝,并嚴(yán)格根據(jù)預(yù)算表的內(nèi)容,不得出現(xiàn)少于預(yù)算內(nèi)容及更換較差品質(zhì)材料現(xiàn)彖6、制作兄成,強收：廣告門頭制作完成,業(yè)務(wù)人員溝通市場部驗收,重點驗收畫面顏色.材料用繪.做T是否完整；驗收總需有市場部.區(qū)域銷售.店主三方簽字；缺少任何一方簽字該制作均不得報