公司接待管理辦法

1、XX公司接待管理方法XX辦2021 02號第一條 目的為加強公司接待工作的管理，促進公司接待工作標(biāo)準(zhǔn)化，同時， 通過接待工作展現(xiàn)和宣傳公司的管理水平和企業(yè)形象，增強公司對外影響力，特制定本方法。第二條 適用范圍本方法適用于各公司上海、廣州的接待管理工作，包括公司經(jīng)營活管理活動所必需的來賓接待、交通/食宿安排、商務(wù)洽談、工作匯報和陪同參觀等方面的工作。第三條 接待部門及職責(zé)一接待部門1.各公司行政部門為公司負(fù)責(zé)接待的歸口管理部門。2.相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門為對口接待部門。3.遇重大接待工作和活動，各公司行政部門可協(xié)調(diào)相關(guān)單位與部門共同做好接待工作，相關(guān)單位和部門應(yīng)積極、主動配合。二接待部門職責(zé)1.各公

2、司行政部門是公司接待歸口管理部門，凡公司安排的A類接待和高規(guī)格B類接待，均由其統(tǒng)籌安排和管理。2.各公司行政部門在接到接待任務(wù)后，需根據(jù)來賓級別和人數(shù)、來訪目的等，確定接待人員、接待規(guī)格，做好接待方案與安排，掌控好接待標(biāo)準(zhǔn)和接待費用。3.各公司行政部門應(yīng)做好接待工作的相關(guān)行政事務(wù)。如：茶水/茶具的準(zhǔn)備、果盤/飲料的準(zhǔn)備與擺放、投影/放映/音響設(shè)備的調(diào)試、接待場所和參訪路線的清潔衛(wèi)生與環(huán)境美化工作、歡送牌/橫幅的制作等。 必要時， 還須設(shè)計好客人參訪的路線， 并沿途安排和接應(yīng)和接待人員；安排好客人接送用車；妥善安排來賓的吃、 住、 行及紀(jì)念品的贈送；做好重要來賓接待過程中的攝影/攝像/錄音工作等

3、。4.對口接待部門須準(zhǔn)備好接洽客人所需的各種材料、公司簡介及公司業(yè)務(wù)介紹、工作匯報等，并安排好有關(guān)匯報、講解人員。第四條 接待原那么公司對外接待遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、保密原那么。1.平等原那么：對來賓無論職務(wù)上下都要平等對待，落落大方，不卑不亢。一般情況下， 級別與權(quán)限對等，由同級別人員出面接待，特殊情況可予以高規(guī)格接待。2.對口原那么：各職能部門對口接待包括集團內(nèi)各公司業(yè)務(wù)部門職員及客戶的接待 ，一般是誰出面接待誰結(jié)賬。各公司營銷部門接待其它子公司業(yè)務(wù)客戶時所產(chǎn)生的接待費用按“業(yè)務(wù)誰主管，費用誰負(fù)責(zé)原那么進行。3.節(jié)約原那么：接待來賓應(yīng)充分考慮本錢費用，堅持從簡接待原那么。4.周到原

4、那么：接待程序和方式應(yīng)考慮周到，對客人以禮相待。5.保密原那么：向來賓介紹情況或帶著客人參觀時，應(yīng)注意保守公司秘密，重要會議要有記錄，對不宜答復(fù)的敏感問題，要巧妙回避；對不宜拍照或攝像的場所，應(yīng)婉言解釋、禮貌阻止。第五條 接待事務(wù)分類及安排A類：貴賓接待。指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、政府主管部門領(lǐng)導(dǎo)、外賓及特邀參訪團的接待。貴賓接待一般實施高規(guī)格接待，有時也可視情況給予對等接待。B類：業(yè)務(wù)接待，指營銷客戶的接待。一般實施對等接待，有時可視業(yè)務(wù)需要實施高規(guī)格接待。C類：普通接待，指一般來客的接待，適用于普通的、經(jīng)常性的業(yè)務(wù)往來包括集團公司內(nèi)業(yè)務(wù)人員往來。此類接待一般實施對等接待或低規(guī)格接待

5、。第六條 接待方式、接待標(biāo)準(zhǔn)和費用控制1.A類接待貴賓接待：接到通知后，各公司行政部門須主動請示公司領(lǐng)導(dǎo)，了解清楚接待對象及要求，填寫?接待申請表? 見附件1 ，提前做好接待的相關(guān)準(zhǔn)備。A類接待一般由公司領(lǐng)導(dǎo)陪同，以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等方式招待。 如須就餐由公司領(lǐng)導(dǎo)或指定專人陪同，安排于公司領(lǐng)導(dǎo)指定酒店或處所就餐。接待地點可視來賓行程及目的，安排于公司會議室或領(lǐng)導(dǎo)辦公室、酒店等。A類接待標(biāo)準(zhǔn)及費用由各公司行政部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示及要求辦理。事后列出費用明細，連同相關(guān)票據(jù)如實報銷。2.B類接待業(yè)務(wù)接待：B類接待一般由相關(guān)業(yè)務(wù)部門對口接待， 各公司行政部門給予必要的協(xié)調(diào)配合。如有業(yè)務(wù)需要

6、，可安排公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與來賓會見。B類接待一般不安排客人用餐和住宿，如因業(yè)務(wù)需要，需安排外出就餐的，對口接待部門負(fù)責(zé)人須填寫?工作用餐申請?見附件2 ，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后， 按指定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格予以安排如時間緊急來不及書面申請，可先口頭請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，獲準(zhǔn)后可事后補單 。B類接待如需給予高規(guī)格接待的，對口接待部門負(fù)責(zé)人填寫?接待申請表?，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交行政部門安排和接待，如須安排外出就餐的，由對口接待部門領(lǐng)導(dǎo)或公司指派人員陪同。B類接待經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，同意給予高規(guī)格接待的，其標(biāo)準(zhǔn)如下：贈送客人的紀(jì)念品確屬需要的一般控制在200元/人以內(nèi)，外出就餐標(biāo)準(zhǔn)控制在80元/人以內(nèi)，陪餐人數(shù)不得多于宴請人

7、數(shù)，特殊情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可適當(dāng)增加金額和數(shù)量。如需安排住宿的，一般費用由客人自理，公司可幫助代訂酒店，特殊情況需報領(lǐng)導(dǎo)審批。如客人有需求，可安排公司車輛接送客人去市內(nèi)汽車站、火車站、機場、碼頭等。接待用車一般不許出市外。B類接待費用預(yù)算總額在1000元以內(nèi)的，本公司領(lǐng)導(dǎo)審批即可；超過1000元的，需報總經(jīng)理審批費用由各公司自行承當(dāng) 。3c類接待普通接待對一般來客含公司內(nèi)各單位之間工作人員往來的接待， 以白開水或普通茶水方式招待。如需安排用餐的，一般安排在食堂或叫工作餐工作餐標(biāo)準(zhǔn)為每人每餐不超過30元 。 公司系統(tǒng)內(nèi)員工出差的，出差員工根據(jù)審批的差旅報銷標(biāo) 準(zhǔn)，自行安排住宿。C類接待一般不予報銷其

8、他費用，特殊情況需領(lǐng)導(dǎo)審批。4.接待費用管理：4.1接待費用必須從嚴(yán)控制，從嚴(yán)審批。嚴(yán)格按照審批程序和接待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。未按程序和費用標(biāo)準(zhǔn)報批的，一律不予報銷。4.2報銷接待費用時，需把經(jīng)審批的?接待申請表? 、 ?工作用餐申請表?連同相關(guān)票據(jù)一起附上。第七條 附那么以上方法由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)制定、修改和解釋，自公司正式發(fā)布之日起實施。附件：1、接待申請表2、工作用餐申請表總經(jīng)辦 年八月二十四日整理文本附件1:接待申請表樹#部門制#人接待日期接待事由客戶單位客戶姓名職務(wù)來訪總?cè)藬?shù)其中：_男_女陪同人員關(guān)系來訪目的考察 參觀口簽合同口合作 順訪 口游玩 口其他到達方式及日期交通工具： _; 航班號 / 車次： _ ;到達時間：_ ;到達地點：_。擬接待安排1、接待標(biāo)準(zhǔn)：DA類DB類DC類2、接待安排：預(yù)計接待費用