文書檔案整理歸檔驗收標準

1、附件：1文書檔案整理歸檔驗收標準(一)保證歸檔文件數(shù)量與內(nèi)容的完整性。任何單位或個人不得以任何理由和形式扣留對本機關(guān)工作有價值的文件材料。文書人員應根據(jù)收文簿、發(fā)文簿仔細核對，確保發(fā)文和應歸檔的收文收集齊全。(二)裝訂應整齊、安全、美觀。歸檔文件按“件”裝訂。5頁以上的以“三孔一線"的方式縫訂，須將文件左、下邊對齊；5頁及以下的以“包邊角"的方式縫訂，須將文件左、下邊對齊。確保不壓字、無金屬物，超過A4紙張的應按要求折疊，使其便于查閱和翻印。(三)文件保管期限劃分應科學、準確。以省擔保集團文書檔案歸檔范圍和保管期限表為基礎，結(jié)合集團工作實際和為積累集團工作歷史的需要，正確分

2、析和鑒別文件資料內(nèi)容和作用，全面確定和區(qū)分不同文件的保存價值，準確劃分文件保管期限(永久、30年、10年)，以便于保管和利用。(四)歸檔文件排列應正確、有序。應首先遵循“事由原則”，同一事由的文件應相鄰排列。不同事由的文件，依次按照先發(fā)文后收文、文件字號類別、文件字號由小到大等條件進行排列。每件檔案總頁數(shù)以阿拉伯數(shù)字用鉛筆在文件末頁外邊上角標注。(五)檔案排列應體現(xiàn)其特征與邏輯聯(lián)系。歸檔文件依據(jù)分類方式和排列順序逐件編寫件號，一個裝訂件為一件，永久、30年、10年各一個流水號，分別從1號起編。(六)加蓋、填寫歸檔章應清晰無誤。在文件首頁上端的空白處中間位置加蓋歸檔章并仔細填入對應內(nèi)容。歸檔章式

3、樣如下圖： 全宗號 文件年度 件號 處室名稱 保管期限 例：擔保辦201198號文件總經(jīng)辦2011年度永久保存第26件文書檔案，則該文件歸檔章應為： 66 2011 26 總經(jīng)辦 永久 (七)檔案著錄應做到真實、完整。文件機讀目錄各項應照實錄入，不得簡化或縮寫。發(fā)文可使用“文件管理”內(nèi)“文件歸檔”功能直接轉(zhuǎn)入并補齊著錄項。對沒有題名或題名含義不清的文件，應根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充題名，并用“ ”號填寫在目錄中，力求清楚、規(guī)范、準確、便于查找。(八)配套目錄應報送齊全。歸檔文件移交檔案室時，每盒內(nèi)應有該盒歸檔文件目錄一份，放于該盒內(nèi)文件上方，并另交本部門全部歸檔文件目錄打印件一式兩份。(九)紙

4、質(zhì)公文應與電子公文并行存檔。文書人員應將電子公文(包括定稿的WORD文檔、電子附件等)與紙質(zhì)公文一并收集完整，錄入計算機檔案管理系統(tǒng)，并保證其原始性和真實性。電子文檔與電子附件在文件生成時未存入檔案管理系統(tǒng)的，各處室應在移交檔案前及時補齊。轉(zhuǎn)發(fā)公文時，若被轉(zhuǎn)發(fā)文無電子文檔，文書人員應同時掃描被轉(zhuǎn)發(fā)公文，一并作為電子公文上傳至檔案管理軟件。(十)文書人員應根據(jù)移交前檢查情況及時糾錯。對移交的文書檔案，檔案人員檢查后發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的，文書人員應立即收回糾正，直至全部檔案符合標準后方可履行交接手續(xù)，完成文書歸檔財政廳照片檔案移交整理要求一、收集范圍 1記錄主要職能活動和重要工作成果的照片。 2領

5、導人參加與我廳有關(guān)重大活動的照片。 注：本次需移交22 o 09年度照片資料，每年度選取約2 0張內(nèi)容重要、拍攝清晰的照片。對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應選擇其主要照片歸檔。二、整理內(nèi)容 根據(jù)照片檔案整理規(guī)范(GBT 11 8 2 12 o o 2)，移交廳檔案室的照片資料須包括照片和說明兩部分。 1照片為JPEG格式，每年所有照片放在一個文件夾中，照片名稱改為：年度一順序號。每個文件夾內(nèi)的照片按名稱序號排列。共4個文件夾； 2說明為woRD格式，每張照片附一條說明，說明的序號應與照片題名相對應。將所有說明寫在一個wORD文件中，按照片對應序號排列。說明包括 序號：照片題名 標題：標題應簡明概

6、括、準確，主要可概括為照片人物和活動 時間：照片的拍攝時間，用8位阿拉伯數(shù)字表示，1 9 5 3年3月2日寫作1 9 5 3 O 3 02 攝影者：攝影者一般填寫個人，外單位的可加寫單位 文字說明：即對題名未及內(nèi)容作出補充，包括照片的基本內(nèi)容、人物、時間、地點、事由等，盡可能齊全集團各部門廳機關(guān)各處室(局)：經(jīng)研究，定于3月6日一5月20日開展集團2011年度檔案歸檔工作。請各部門兼職檔案員將2011年度有保管價值的文件材料和已經(jīng)執(zhí)行完畢的項目資料，對照財政廳文書檔案整理歸檔驗收標準(附件1)進行收集、整理，并按照移交時間安排(附件2)移交至廳檔案室。本年度文書歸檔工作完成后，廳辦公室將組織文

7、書歸檔工作考評，考評情況列為年終處室考核評先依據(jù)。附件：1財政廳文書檔案整理歸檔驗收標準 2各處室(局)移交檔案時間安排表省財政廳2011年度檔案工作年檢自查報告省檔案局： 按照你局關(guān)于開展2 o 11年省直機關(guān)檔案年檢工作的通知相關(guān)要求(皖檔辦2 o 118 8號)，我廳對2 o 1 1年度檔案工作情況進行了認真自查，現(xiàn)將自查情況報告如下： 一、檔案工作概況 近年來，在省檔案局的科學指導下，在廳黨組的高度重視下，我廳檔案工作不斷加強資源建設，強化配套措施，拓寬服務領域，不斷提高財政檔案科學化、精細化管理水平，為財政各項工作的有序開展提供了強有力的保障。進入新世紀以來，安徽省財政廳曾連續(xù)7年獲

8、得“省直檔案管理工作先進單位"榮譽稱號，2 o o 2年獲財政部“全國財政系統(tǒng)檔案工作先進單位榮譽稱號，2 o o 3年獲得國家檔案局頒發(fā)“全國檔案先進集體”榮譽稱號。廳機關(guān)檔案白成立以來共形成文書檔案1 6 6 2 2卷、4 9 6 3 7件。會計檔案、聲像檔案、項目檔案、基建檔案等門類清晰、收集齊全。2 o 11年，我廳檔案室共收集2 o 1 o年文書檔案7 1 3 4件，較去年增加11 2 1件，排架3 9米，其中永久保存的檔案7 3 2件，3 o年保存的34 6 7件；會計檔案4 9 2卷，照片檔案6 5件，基建檔案3 3卷。截至8月中旬，檔案室以多種形式向廳內(nèi)外提供利用檔案

9、約4 5 o o余件(卷)次，主要利用方向是工作查考與編研。二、檔案管理工作組織與領導省財政廳黨組始終將檔案管理工作列為機關(guān)工作重要組成部分，與財政業(yè)務工作同部署、同檢查、同考核，著力形成“上下聯(lián)動、齊抓共管的工作格局。一是堅持領導重視與處室參與相結(jié)合，強化組織保障。建立健全以廳長任組長，分管副廳長任副組長，各處室主要負責同志為成員的廳檔案工作領導機制。嚴格檔案工作責任制，各處室都配備兼職檔案員，專門負責檔案收集與整理工作，形成了“主要領導負總責、分管領導具體抓、處室各司其職、辦公室牽頭實施”的分級管理網(wǎng)絡。二是堅持加強監(jiān)管與考核評議相結(jié)合，強化監(jiān)督獎懲。廳領導明確要求辦公室加大對各處室檔案工

10、作的督促指導力度，確保檔案收集、整理、歸檔的各個技術(shù)環(huán)節(jié)都力求規(guī)范操作，每一道工作流程都做到嚴格把關(guān)；將檔案工作情況納入安徽省財政廳效能建設績效考核辦法，列為處室考核范圍，進一步加大檔案工作考核評議、責任追究和監(jiān)督獎懲，構(gòu)建了一套工作有部署、責任有分解、實施有檢查、年終有考核、違規(guī)有追究的行之有效的工作機制。三、檔案基礎設施建設與安全保管情況在基礎設施建設上保證投入，按照“八防(防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠)要求，及時更新配備密集架、密碼柜、專用微機、防磁柜等一批專業(yè)檔案設備。目前，我廳檔案室總占用面積達3 5 2平方米，其中庫房2 o 51 5平方米，辦公室3 84 6平

11、方米，調(diào)閱資料室9 27平方米，做到“庫房、辦公、閱文”三分開，滿足對文書、會計、聲像、實物等各門類和載體進行綜合管理的環(huán)境條件。同時，按照要求配備了檔案日常管理設備，包括打印機3臺、掃描儀1臺、復印機1臺，以及中央空調(diào)系統(tǒng)、溫濕度計、除濕機、監(jiān)控器、二氧化碳自動滅火裝置、自動防盜報警裝置等，并專門配置了除濕機、吸塵器等，有效保證了檔案安全和便于管理。四、檔案業(yè)務建設情況檔案業(yè)務建設的規(guī)范與提高是檔案工作的核心內(nèi)容。近年來，我廳按照省檔案局關(guān)于檔案業(yè)務建設的有關(guān)要求，主動對照自查，細化各項目標，為踏實地鞏固檔案管理基礎、提高檔案管理業(yè)務水平不斷努力。(一) 立足長效，完善制度認真貫徹落實檔案法

12、和安徽省檔案條例，把加強制度建設作為檔案管理工作的重中之重切實抓緊抓好。針對機關(guān)工作部門多、形成的材料多、收集歸檔困難多等特點，及時印發(fā)關(guān)于進一步加強機關(guān)檔案管理工作的通知，明確立卷歸檔做好四項工作：一是定期移交。各處室形成的已滿規(guī)定期限的文書檔案，必須按時或提前移交檔案室統(tǒng)一保管，電子檔案與項目檔案定期移交、驗收，加強各類檔案的集中管理，做到檔案門類齊全、不偏不缺。二是電子歸檔。按照電子文件收集齊全、安全保管的要求，逐步完善檔案管理軟件，擴大檔案電子管理系統(tǒng)范圍，實現(xiàn)部門形成電子文件“隨辦隨歸，紙質(zhì)公文與電子公文并存。三是監(jiān)督指導。廳辦公室主動為處室提供檔案業(yè)務指導幫助，對于達不到規(guī)范要求的

13、處室，責令限期整改，逐步實現(xiàn)管理工作規(guī)范化。四是質(zhì)量驗收。制定檔案整理質(zhì)量驗收標準，明確檔案移交程序，嚴格檔案工作標準與流程，嚴把檔案移交質(zhì)量關(guān)，努力實現(xiàn)全廳檔案業(yè)務建設標準化。同時，結(jié)合廳里開展的“規(guī)范管理年”、“學習提升年”等活動，進一步清理、修改和完善檔案管理規(guī)章制度，如廳檔案工作人員崗位責任制、機關(guān)檔案工作暫行條例、檔案安全應急預案、汛期檔案安全管理、檔案庫房管理制度以及各類檔案的保管保密、借閱、統(tǒng)計、銷毀等制度，為促進機關(guān)檔案工作良性循環(huán)提了供了堅實保障。 (二)整合資源，豐富收藏 近年來，我廳高度重視接收和整合檔案資源，積極拓寬檔案收藏范圍，突出室藏特點，著力做好“民生檔案&quo

14、t;文章，優(yōu)化收藏結(jié)構(gòu)。2 O O 7年，省財政廳牽頭組織實施1 2項民生工程，2 O 08年1 8項，2 0 09年2 8項，2 01 0年3 3項，累計投入達8 5 38億元，惠及6 0 0 O多萬城鄉(xiāng)群眾。兩年多來，我廳注重發(fā)揮保存民生檔案資源的主渠道作用，切實做到“三個到位”：一是思想認識到位，突出工作重點。充分意識到加強民生檔案工作是“堅持以人為本、構(gòu)建和諧安徽”的新任務對財政檔案管理提出的新要求，進一步開闊收集視野，拓展收集領域，將收藏民生工程辦公室檔案作為建立“民生資料寶庫”的重點，納入廳機關(guān)檔案資料保管范圍，與機關(guān)檔案同整理、同保管、同考評。二是工作方法到位，科學整合資源。按照

15、統(tǒng)籌兼顧、科學整合、整體推進的原則，將民生檔案在我廳的收藏要求，定義為收集有關(guān)“社會保障體系建設、農(nóng)村綜合改革、新農(nóng)村建設等涉及人民切身利益”的工作檔案，創(chuàng)新分類方式，適度提高民生檔案保管期限，使財政檔案走下“高架子”，更加貼近基層、貼近民眾、為民造福。三是工作機制到位，豐富檔案收藏。建立健全主動協(xié)調(diào)機制，加強與民政、教育、衛(wèi)生、勞保等單位的交流合作，深入挖掘各類民生檔案資源，確保重要民生檔案資料按時完好地收集、整理及保存，著力建立覆蓋安徽民生、具有安徽財政特色的檔案資源體系。 (三)創(chuàng)新手段，優(yōu)化服務 檔案管理工作的最終目的，就是要開發(fā)利用檔案資源，更好地為財政政策出謀劃策，服務經(jīng)濟發(fā)展。多年來，我們堅持編纂財政志、組織沿革，編寫財政年鑒、大事記、專題文件匯編、財政預決算說明等檔案參考資料；累計編制案卷目錄34本、文件目錄2 9本、專題目錄2 2種、全引目錄8 O卷、全宗卷1 9本；建立榮譽檔案室，將歷年廳里獲得的各種獎狀、獎旗、獎杯、證書進行集中統(tǒng)一管理；積極采用檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案查詢檢索自動化。 2 o 1 1年，廳檔案室補充著錄了照片檔案、實物檔案、基建檔案，建立了完整的機讀文件目錄(包括案卷級和文件級)電子條目。同時，我廳積極響應省檔案局“移交進館”的有關(guān)要求，于2 o 1 1年3月整理移交原國