用友ERP操作手冊采購部綜述

1、項目最終用戶操作手冊用友ER蓋統(tǒng)采購部崗位操作手冊手冊名稱：米購部操作手冊適用部門：采購部編寫人員：版本號1.0編寫日期2012年12月1日對 口 支 持業(yè)務采購訂單業(yè)務問題、操作問題到貨單業(yè)務問題、操作問題采購發(fā)票業(yè)務問題、操作問題采購結算業(yè)務問題財務部軟件問題、錯誤提示計算機網絡、硬件、系統(tǒng)故障目錄一、部門職責：3二、部門崗位劃分：3三、系統(tǒng)業(yè)務處理流程： 3四、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理： 41、日常業(yè)務類型的界定： 42、采購業(yè)務日常處理： 41）供應商檔案維護42）采購計劃生成 43）采購訂單下達： 64）采購到貨單85）采購發(fā)票：96）采購入庫單: 117）采購結算：12新會盈世電腦公司

2、-15 -咨詢實施部一、部門職責：采購部門的日常工作在 ERP系統(tǒng)處理中主要工作有：1、開發(fā)新的供應商，進行供應商資料的維護和更改，加強供應商資源管理。2、及時根據(jù)采購計劃錄入采購訂單，為生產部安排采購和生產做依據(jù)。3、根據(jù)供應商到貨情況在采購系統(tǒng)中錄入到貨單，并通知質檢部門驗貨。4、收到采購發(fā)票后，在系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票，并通知財務部進行采購結算。5、作好各種采購統(tǒng)計，為決策層提供分析數(shù)據(jù)。二、部門崗位劃分：采購計劃員：系統(tǒng)內供應商分類、供應商檔案、采購計劃的制定 采購部經理：對于采購管理工作完成情況審核，進行月末結帳處理。 采購業(yè)務員：進行訂單錄入、采購到貨單錄入、采購發(fā)票錄入。倉管人員：采

3、購入庫單錄入、材料出庫單錄入，調撥業(yè)務處理三、系統(tǒng)業(yè)務處理流程：產生任務單采購結算單1、采購計劃員根據(jù)生產任務，結合 BOM、庫存情況，分解生成采購計劃；2、采購部部長對采購計劃進行調整 審核，安排采購業(yè)務員參照采購計劃生成采購訂單;3、采購業(yè)務員根據(jù)到貨情況，在采購系統(tǒng)中參照采購訂單生成到貨單4、業(yè)務員通知檢驗部門質檢，倉管員根據(jù)到貨到辦理入庫手續(xù)；5、采購發(fā)票到后，采購員在系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票，并通知財務進行采購結算四、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理：1、日常業(yè)務類型的界定：、采購發(fā)票（運費發(fā)票）、采購入供應商檔案維護、采購計劃、采購訂單、到貨單（退貨單） 庫單，采購結算、月末結帳2、采購業(yè)務日常處理

4、：1）供應商檔案維護：原則：供應商分類+四位流水號操作路徑：【設置】一【基礎檔案】一【客商信息】一【供應商檔案】單擊【增加】或 【修改】可以看如下介面：紅色“*”的內容是必輸項，如圖所示：供應商分類為“01”，所以供應編碼為“010001 ”, 供應商簡稱為“三明市匯豐金屬材料有限公司”若供應商名稱不錄則系統(tǒng)自動把簡稱回填到里面去，所屬地區(qū)碼原則要求錄入，方便日后統(tǒng)計、分析。單擊【聯(lián)系】可維護專屬部門與 業(yè)務員。2） 采購計劃生成：MRP采購計劃：根據(jù)銷售訂單或市場預測，通過 MRP運算，確定 向供應商下達采購訂單進行采購的產品及其數(shù)量，即MRP運算中 外購+ MRP件”末級物料形成的需求。操

5、作路徑：【業(yè)務】一【生產管理】一【MRP十劃維護】一【MR睬購計戈ij】【操作流程】1 .進入MR睬購計劃列表界面，顯示 MR睬購計劃列表。2 .雙擊選定的MR瞇購計劃，或按R維護1 ,系統(tǒng)彈出過濾條件窗口。3 .錄入過濾條件，按R過濾1 ,顯示符合條件的MR睬購計劃。4 . MR睬購計劃可以修改、配額、審核。5 .已審核的MR睬購計劃可以棄審、調整。刪除維護定位幫助退出計劃序列號計而周期生成日期審核人審核日期狀態(tài)1討劃周期12033-10-25過期3計劃周期12003-10-25過期4計劃周期12003-10-25過期5計劃周期I2033-10-25deima2003-10-25過期6200

6、3-11-01未審核在此可以看到采購計劃列表：選擇最后一條狀態(tài)為未審核的記錄，其余的狀態(tài)為“過期”的采購計劃可直接刪除，雙擊或點擊【維護】跳出過濾介面：過濾條件存貨分類：存貨：計劃訂貨日期:計劃到貨日期二 是否已配題：到到到是否巳訂貨:0006過濾條件高輾條件選擇過濾取消計劃周期Ii梭火計劃日期|申根日期 I廠至速舌登打印預覽給出1過程修改定位過濾1畝植1配頷雕1領上弟下張極1幫助退出行號計劃周期存蹈嗎存貨名稱L最單立iHlH 背fi松罡訂貨是提前期計劃了貨日期i也倒貨日期供應商名禰11OOD1輻糧3L并30000.00390001. 152003-10192003-11-032OOD1黃萄檐

7、1L升1SSO.OO1550.00152OD3-O&-192003-07-0430001昔萄糖1L升6105.006105.00152003-10-022fX-10riT4WB2氧化鈉11升3E0,cn3050.00153003-06-192TOWT-M50002京把鈉1L并3DOO.OO2000.00152003-10-272OO3-11-H6OUD2氫化鈉1L3000.002000.00152003-10-2S2003-11-1270002期化納3L升000 002000.00152003-10-292003-11-13e0002急化鈉IL升sooo 002000.0015a3-io-x2

8、005-1J-I1900C2氯叱鈉1L并2000.002000.00152003-11-022003-ll-n10i0003碳窿量鈉3L邪SCSI 006050.001520030 小M13-07-0111OOD3破戰(zhàn)氫鈉3L升4000.004000. 00152oo3-io-rr2003=11-11120003成花氨鈉IL升4000情1000.00152003-10-2SSMB-ll-12130003皆能氫鈉IL升4W0,W4WQ.00153003-10-2OB-11-I33）采購訂單下達:采購訂單是企業(yè)與供應商之間簽訂的采購合同、購銷協(xié)議等，主要內容包括采購什么貨物、采購多少、由誰供貨，什

9、么時間到貨、到貨地點、運輸方式、價格、運費等。它可以是企業(yè)采購合同中關于貨物的明細內容，也可以是一種訂貨的口頭協(xié)議。參見采購訂貨通過采購訂單的管理，可以幫助企業(yè)實現(xiàn)采購業(yè)務的事前預測、事中控制、事后統(tǒng)計。1 .根據(jù)采購管理的請購單、生產管理的MR睬購計劃填制，也可以在采購管理直接錄入采購訂單，在此特別要求采購訂單必須參照采購計劃生成。2 .采購訂單發(fā)送給供應商，企業(yè)根據(jù)供應商的反饋可對采購訂單進行修改、審核。3 .企業(yè)也可以在內部審核后發(fā)送給供應商，如需修改則棄審采購訂單后再修改。4 .貨物到達企業(yè)后，填制采購到貨單，或直接根據(jù)采購訂單生成到貨單。5 .經過倉庫的質檢和驗收，填寫采購入庫單。6

10、 .對于已執(zhí)行完成的訂單和不再執(zhí)行的訂單，可以關閉訂單。已關閉訂單打開后，仍 可使用。7 .通過采購訂單執(zhí)行統(tǒng)計表，可以查詢訂單的貨執(zhí)行情況。8 .可以查詢臨期或逾期的采購訂單。具體操作介面：單擊R增加1,右鍵R拷貝采購計劃1 ,錄入條件后，單擊R過濾1森過濾條件窗口過濾條件存貨編碼：MEF討劃到到到供應商編碼: 訂貨日期： 計劃來源：取消選擇對應記錄，單擊R確定1返回到采購訂單介面。全選全捎麓定過建t也在碑前退出o執(zhí)百則持同的記錄_汜錄忠笠3哼選擇單據(jù)編號|存貨堀河|雜賞名稱型號規(guī)格1 劃款世性成訂單，皿位碣碼41位主計量巾護計電圍J貨日期皿3面甜5UKG皿0,0010001iaoi活性炭0

11、0KG5, 000.00D. 00100010005推生素匚1L.500,000.00110015OKG】5.5口1口口0. QOL00015OKG4口口認口口0.00LOQO L50KG50KG12,500 000.00100011a5口九。屋0. QOIQOO L公公,9360009. 360QD035.100M01. 755OD0L 7550001003面鞘1001活性疾口叩5雄注不匚2001解瓶1004化學槳枷Loas曰嘴1002L0Q2錄入供貨單位及其他項目,L2,500.000. Q0II001瓶2DML4 500. 口工0. 00ZOKG3,750r 000.00LOOOL橘1皿

12、道。工5口人口口必QOL0QO1橘保存、審核、已審核的單據(jù)可以變更。千斤斤.B36OD0比 36000035, LOOODO ,117000 ,5S5OD0L 1700DD市幣市2003-11-202003-11-202003-11-202003H11-202QO3H1M9 2003-11-19 2003-11-69 2003-11-192003-11-119 Z003J-11-19 2003-11-119打印理覽 輸出 地加 修改他嚙齊市查南關閉支更定位/首張上窕采購訂單打印禧版:圖 秘訂單打印福1業(yè)基類型音逋采購訂單日期三婦TOT。供貨單位南京制藥付款條件錄入順序訂單銅號00000035

13、片采購類型層射料采購部門內貿一科業(yè)晶局若靜 稅率17四鼻注市腫人民而 匯率制單人d*m.手核人”吧變更人 美闈人相存貨編碼存貨名需視格型號主計量數(shù)量而含稅單M原幣單價原幣金額產10004甘靄醞1L升5500.0017.550015.000082500. 0020002氯化鈉1L升3050.0014.M0012. 000036600. 0030003炭酷氫鈉1L升6050.0011.700010.000060500. 00400CM甘靄酶1L升6050.0017.550015.000090750. 0050002氮化鈉1L升2000.0014.M0012. 000024000. 0094650.

14、00624250. 0044）采購到貨單采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務員根據(jù)供方通知或送貨單填 寫，確認對方所送貨物、數(shù)量、價格等信息，以入庫通知單的形式傳遞到倉庫作為保管員收 貨的依據(jù)?！静藛温窂健浚簶I(yè)務到貨到貨單業(yè)弱類型普逋家購單據(jù)號0 000000042日期如03-11-30+采購藁型原材料采購稅率IT。供應商運希方式外而名稱人民而匯率1部門業(yè)霧員爵在序號存貸編培存貸名稱規(guī)格型號主討量型量亮而含稅單書原市單價原而金領j2, 一 一 BIS -a BIB h 1 B -L11*11 111 LBKMMI壹看現(xiàn)存證 供底商 存貨34拷貝采購到貨單 挎貝家購訂單5合計.

15、卜制華人巴吧單擊【增加】在表體位置，點擊右鍵 【拷貝采購訂單】EERPUE 第姆,印G, i7陽-Effr- -i ,1、生單選單列蓑 +全連至消確定過濾設置祜助退出3執(zhí)行所將貝的記錄_日一二n 顯：t：一? _記粉浙1Q郵訂里胴號訂單日期澳底而堤碼典通商俺存存曲編碼存貨代碼存貸名稱型號蛆格是否質檢保質期訂貨物強己到費班置ptceddOOJ2003-10-C003第三制藥0001PPT的萄樨1L600.00430.00000DOO1920D3-1Q-CQD6南京*4為3001TCJW耽楣860S7Z0500.00(L 0D000000192003-1IC006南京牛畫8004KTK凄垂克.楂型

16、0,2重1Q&7205 DO. 0Q480,000000003020DS-11-C008江口制藥1002JF60KG8, 7 BO. 00i0.00口0 口口口 口和20D3-11-Ca D3匚帝崎100HX7活性疾5DKG*L 5g OQia. ao0000003620010 0D6南京制荷0004GLC甘露糧1L5,50C,000.000000003620D3-10-Z006南京木相0002LHN氯化料1L4 050.DOCL 0D0000003520010-20D6南京牛畫0003TSQN碳酸氫訥116M 5 必 00Q. 00000000352003-10ia-： D5南京泡蔚0002

17、LHN朝北輛IL& ODO.oao. on0000003520010。06南京軸巧0003TSQN碳酸司輛IL%。叩.000,00000000362003-10-20D6南京主項C035KSC推生未亡IL2, 500. oa600000000352003-10-2000南京樂暗1001EE7活性炭50KG5d ODD.00Q. QO0-J00C0352003-10-；006南京的畫1002JP械粉50KC12,600.000,00000000352OD3-1Q0D5南京卡（351003TF面粉5QKG15, 5 DO. oaCL 0D000000352003-10H：QQ6南京天您0005儂C

18、堆生素CI.L2,500.000,000000003520DS-10-；006南京耀51001HUT活性求60KG6,000.00i0. 00口?？诳诳诳诜?003-105cm匹南京市國1002JF闞5DKG是1& 5g 叩a. ao000000362003-10-： 006南京制藥1003MF面粉60KG是12, 6 01： r 000,00過濾出已審核的采購訂單，已執(zhí)行完畢的采購訂單不會再出現(xiàn)，選擇對的記錄，生成采購到貨單，返回。打印怏覽一輸田I增重修改刪除報檢II黃百張王案一I刷新招助退出采購至lj貨單打印模版：麗 柔麗貨單打印模版錄入防產蹊后業(yè)箔類型普通采購 箱據(jù)號 000030004

19、2 供應商江口制藥 部門樹料采財二部日期 2003- 1-30運粕方式業(yè)務同魯之強磔類型息胡科宋購外市名稱人民市備注繆照Hfif計劃生威匯窣序號存貨蝌存貨名航期8整號壬計量數(shù)國萱而含猊單M原西單好原用金額上11002就新50KG公斤87501. 001 50001.282111217 9521001活壯50KG公斤15001, 007 90006.T52110128 21345合計1CK0, C0-16制單人品11。生成的到貨單，可修改，保存，退出。打印給質檢部門5）采購發(fā)票:采購發(fā)票是供應商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)將根據(jù)采購發(fā)票確認采購成本，并據(jù)以登記應付賬款。企業(yè)在收到供貨單位的發(fā)票后，

20、如果沒有收到供貨單位的貨物，可以對發(fā)票壓單處理， 待貨物到達后，再輸入系統(tǒng)做報賬結算處理；也可以先將發(fā)票輸入系統(tǒng)，以便實時統(tǒng)計在途貨物。采購發(fā)票按業(yè)務性質分為：藍字發(fā)票、紅字發(fā)票。采購發(fā)票按發(fā)票類型分為： 增值稅專用發(fā)票，增值稅專用發(fā)票的單價為無稅單價。 普通發(fā)票：普通發(fā)票包括普通發(fā)票、廢舊物資收購憑證、農副產品收購憑證、其他 收據(jù)，這些發(fā)票的單價、金額都是含稅的。普通發(fā)票的默認稅率為0,可修改。 運費發(fā)票，運費主要是指向供貨單位或提供勞務單位支付的代墊款項、運輸裝卸費、手續(xù)費、違約金（延期付款利息）、包裝費、包裝物租金、儲備費、進口關稅等。運費發(fā)票的單價、金額都是含稅的。運費發(fā)票的默認稅率為

21、7,可修改?！静藛温窂健坎少徆芾?業(yè)務-發(fā)票-采購發(fā)票1 .采購發(fā)票可以手工新增，也可以參照采購訂單、采購入庫單（普通采購）填制；采 購發(fā)票也可以拷貝其他采購發(fā)票填制。必有訂單時，采購發(fā)票（專用、普通）不可 手工新增，只能參照生成。2 .采購發(fā)票可以修改、刪除。3 .采購發(fā)票可以現(xiàn)付、棄付。4 .采購發(fā)票與采購入庫單可以進行采購結算。5 .采購發(fā)票可以在應付款管理進行審核，同時回填采購發(fā)票的審核人?，F(xiàn)付棄付采購普通發(fā)票刷新幫助退出 打印模版：10?神晉通發(fā)票打I|錄，順序7聘存貨編碼存貨名稱現(xiàn)格型號主討量數(shù)量原幣單飾原幣金額原幣公10315097柴油濾芯個2 000016 000032 002

22、0315098機油4芯個1.QQ0D3Q. 0D0030.0030315098機油源芯個1.000030,000030.0045合計4.000022.00業(yè)替類型隹通索購發(fā)票類型直運空供貨單位三明市灌路汽配物資:部門名稱生產部蝮票日期2005-0&-30黃萼號】029T335代隆單僮三明市渴蹤汽fl己物學 業(yè)務員王迪湘付款恭件開票日期陋竺史梟兩糞型零星采購稅率口?？谶低舛麆钊嗣穸鴧R率2棄注篁E期些金簾倬萃洪英三祐李洪英【業(yè)務流程】1 .填制采購發(fā)票，可手工填制，也可參照單據(jù)生成。2 .財務部門通過應付款管理對采購發(fā)票審核并登記應付明細賬，并回填采購發(fā)票 審核人。3 .采購結算會計對采購入庫單

23、和采購發(fā)票進行采購結算處理。4 .由于材料不合格或其他原因，企業(yè)如果發(fā)生退貨業(yè)務，且發(fā)票已付款或對應的入庫 單已記賬，則應輸入紅字發(fā)票進行沖銷。若發(fā)票未付款或對應的入庫單未記賬，則 您可通過取消結算，修改發(fā)票即可。5 .通過統(tǒng)計賬表查詢各采購發(fā)票的有關信息。6）采購入庫單：采購入庫單是根據(jù)采購到貨的實收數(shù)量填制的單據(jù)。；庫存管理啟用后，必須在庫存管理錄入入庫單據(jù)，在采購管理可查詢入庫單據(jù)，可根據(jù)入庫單生成發(fā)票?！静藛温窂健坎少徆芾硪粯I(yè)務-入庫-采購入庫單打印頊覽 加_gg/首張上張|劇中幫的退出采購入庫單打印很版:阿 期證單打印拗g|錄入順序I一序入庫單號0016300入庫日期2M5-O7-W

24、倉 庫五金庫入庫類別來購入庫訂單君瓠貸單號OOOOOOOL6&小舞號供貸單位福建）鞋簧有限變司部 門生產部小叁員壬迪相A 注到貨日期200-1W5業(yè)務類型晉逋采購果峰型口翦件采購序號存茴荒瑪有黨名稱規(guī)格型號計量單位計劃優(yōu)數(shù)量單優(yōu)1021101034壓力理蹙QB1-1 1.2*10*90條0.5000230. ODOOO.OODOD.CO2345合計0.5000Z30.0000D.00現(xiàn)存量我之400和單人堿”畝植入活蜂后 在此不可以增加新的采購入庫單，但可以查詢倉庫的入庫情況，點擊【生成】，是指根據(jù)采購入庫單生成發(fā)票:過速條件窗口過濾條件過濾條件日期：供應商編碼:存貨翁螞:入庫單號：輸入過濾條

25、件，單擊【過濾】選擇對應的記錄，錄入發(fā)票類型，稅率后點【生單】 便可生成發(fā)票 采購發(fā)票介面可以查詢到剛生成的發(fā)票。7）采購結算：采購結算也稱采購報賬，是指采購核算人員根據(jù)采購入庫單、采購發(fā)票核算采購入庫成 本；采購結算的結果是采購結算單，它是記載采購入庫單記錄與采購發(fā)票記錄對應關系 的結算對照表。采購結算從操作處理上分為自動結算、手工結算兩種方式；另外運費發(fā) 票可以單獨進行費用折扣結算。菜單路徑：采購管理一業(yè)務一采購結算一手工結算 /自動結算入庫單與發(fā)票結算藍字入庫單與紅字入庫單結算藍字發(fā)票與紅字發(fā)票結算運費發(fā)票與入庫單結算，也可直接與存貨結算 參照入庫單生成發(fā)票時可以進行結算【業(yè)務規(guī)則】入庫

26、單的金額可以與發(fā)票金額不等，入庫單金額可以為空。采購結算后，入庫單上 的單價都被自動修改為發(fā)票上的存貨單價，即發(fā)票金額作為入庫單的實際成本。采購結算按照單據(jù)行記錄進行結算，結算后生成結算單，分別記下入庫單和發(fā)票的 相應信息，修改入庫單的結算數(shù)量，在當前發(fā)票的左上角增加“已結算”紅色標記。如果需要修改或刪除入庫單、采購發(fā)票等，必須先取消采購結算，即刪除采購結算 單。取消了結算的入庫單、發(fā)票，其左上角的“已結算”紅色標記消失。以下情況不能取消結算：已結算的采購入庫單已被存貨核算記賬。先暫估再結算的入庫單，已在存貨核算作暫估處理。 如果存在一次入庫、多次結算時，入庫單和發(fā)票上的項目（即項目檔案的項目）不 要求一致，可以均為空，可以一方為空。結算單項目繼承入庫單項目；但如果入庫單項 目為空，發(fā)票項目非空，則繼承發(fā)票項目。本月已做月末結賬后，不能再做本月的采購結算，只能在下個月做。如果采購結算 確實應核算在已結賬的會計月內，那么可以先取消該月的月末結賬后再做采購結算?？梢钥缭陆Y算，不限制業(yè)務發(fā)生的日期。這里著重講解手工結算的全過程:1 .【菜單路徑】采購管理一業(yè)務-采購結算-手工結算在手工結算界面按R選單1按鈕，進入結算選單界面。第n堂用列壬費用名彝真麗號對施倉用對濫存雷供雷也無展單也”日明I菰用除參三明機房曾限公(新工皿】韭弱日期 御町 (B 用/軟忤】項目最終用戶操作手冊