XX物業(yè)管理有限責(zé)任公司管理資料全套崗位職責(zé)管理制度行政管理ada

1、崗位職責(zé)、管理制度 行政行政部組織構(gòu)架圖 行政部經(jīng) 出 納 文秘兼內(nèi)勤 檔案管理 客戶維護行政部主 總值班員崗位職責(zé) 一全面負(fù)責(zé)公司各項管理、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督、處理突發(fā)事件等工作落實，確保各方面工作正常有序運行；按照應(yīng)急預(yù)案及時組織處理管理中遇到突發(fā)事件或意外情況，降低損失，消除負(fù)面影響。 二掌握各物業(yè)管理區(qū)域客戶、房屋建筑結(jié)構(gòu)及各類設(shè)備、設(shè)施布局；掌握監(jiān)控室、機動車庫、供配電機房等關(guān)鍵部位工作情況。 三督促檢查各類設(shè)備、設(shè)施運行情況；檢查巡視各區(qū)域、各部門落實消防安全、治安管理、清潔衛(wèi)生情況；督促檢查各值班崗位值班人員履行職責(zé)情況；協(xié)調(diào)處理與業(yè)主、客戶之間關(guān)系；發(fā)現(xiàn)問題及時組織處理，并采取有效防

2、范措施。 四發(fā)生突發(fā)事件或有重大安全隱患，總值班人員必須在30分鐘內(nèi)到達現(xiàn)場組織各部門值班人員妥善處理，必要時有權(quán)通知各部門負(fù)責(zé)人或分管副總經(jīng)理到現(xiàn)場協(xié)調(diào)處理，并將情況及時上報總經(jīng)理。 五總值班員值班實行24小時值班制，規(guī)定值班時間必須堅守崗位，不得遲到、早退；凡因工作需要臨時離開，需告之監(jiān)控室值班員其聯(lián)系方式并保持24小時開機。 六值班人員應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)總值班表按時進行交、接班，無特殊情況不得調(diào)班；總值班在崗時間為：工作日17：3021：30分，節(jié)假日08：3021：30分。 七總值班員地點在消控中心值班室，無特殊情況不得在自己辦公室值班。 八按規(guī)定做好記錄，認(rèn)真填寫總值班記錄表，對遺留事項、已

3、處理事項及待處理事項登記清楚，并做到字跡清楚，準(zhǔn)確詳細(xì)。 九完成上級臨時交辦各項工作，并安排布置和檢查落實；及時向總經(jīng)理匯報、反饋各部門處理情況。 總經(jīng)理崗位職責(zé) 一負(fù)責(zé)公司全面管理和組織領(lǐng)導(dǎo)工作,貫徹執(zhí)行國家方針、政策、法規(guī)和主管部門各項規(guī)章制度。 二負(fù)責(zé)召集和主持公司總經(jīng)理室辦公會議，研究、處理總經(jīng)理辦公會議職權(quán)內(nèi)各項工作。 三負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、指導(dǎo)副總經(jīng)理及部門經(jīng)理、各個管理處主任工作，保證公司各方面工作順利進行。 四建立健全企業(yè)組織機構(gòu)，使之合理、精簡、高效；召集和主持公司例會，及時解決管理中暴露問題。 五制訂企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)，包括一系列規(guī)章制度、操作程序，各級人員崗位職責(zé)并監(jiān)督實施，保證各項

4、管理服務(wù)工作質(zhì)量落實。 六負(fù)責(zé)組織編制公司年度財務(wù)結(jié)算，做好財務(wù)審核監(jiān)督；審核各管理處月度財務(wù)報表和年度財務(wù)預(yù)、決算；審核和簽訂各種對外服務(wù)合同和供貨合同；審批各部門采購計劃。 七負(fù)責(zé)各部門主管、經(jīng)理、管理處主任以上職務(wù)人員鑒定、錄用、辭退等工作。 八有重點、定期或不定期地對一些部門或設(shè)備進行巡視檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促有關(guān)部門整改。 九與社會各界人士建立和保持良好公共關(guān)系，樹立企業(yè)良好形象。 十以身作則，關(guān)心員工，提高企業(yè)凝聚力，使員工以高度熱情和責(zé)任感完成本職工作。 十一完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦其他工作。 副總經(jīng)理崗位職責(zé) 一在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，分管公司各部門或各管理處工作。 二負(fù)責(zé)統(tǒng)籌物業(yè)管理公司內(nèi)

5、部管理工作，協(xié)助總經(jīng)理處理日常工作事務(wù)。 三協(xié)調(diào)各部門、各管理處之間工作關(guān)系，監(jiān)督檢查各部門、各管理處貫徹落實公司各項工作決策和規(guī)章制度情況。 四負(fù)責(zé)公司員工思想教育和隊伍素質(zhì)建設(shè)以及公司應(yīng)聘員工招聘、獎懲、考核、辭退等管理工作。 五抓好員工培訓(xùn)與考核，并向總經(jīng)理提出員工獎懲、升遷或辭退建議。 六負(fù)責(zé)執(zhí)行、修訂公司各項管理制度，提交總經(jīng)理辦公會通過并監(jiān)督其實施。 七根據(jù)分管部門或管理處工作需要，提出人員調(diào)整意見，提交總經(jīng)理辦公會決定。來自于 資料網(wǎng)下載 八受總經(jīng)理委托，負(fù)責(zé)新開發(fā)物業(yè)項目接管和管理處籌辦工作。 九負(fù)責(zé)公司日常管理和服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督檢查工作落實，堅持每天巡視各區(qū)域清潔、安全和設(shè)備運行

6、狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。 十親臨現(xiàn)場并及時處理公司管理中遇到突發(fā)事件。 十一受總經(jīng)理委托，在總經(jīng)理因事不在崗位時，代行總經(jīng)理職權(quán)。 十二完成上級交辦其他工作任務(wù)。 管理處主任崗位職責(zé) 一在公司總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)下，對管理處工作負(fù)全面責(zé)任。 二認(rèn)真貫徹執(zhí)行物業(yè)管理法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)章制度，在實踐中不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)工作能力。 三嚴(yán)格按公司要求進行物業(yè)管理，貫徹執(zhí)行公司經(jīng)營管理方針，并有責(zé)任提出修訂和完善建議。 四制訂管理處年度、季度、月度工作計劃及財務(wù)計劃。 五負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)管理處員工工作安排，負(fù)責(zé)管理處員工工作績效考核及考評。 六負(fù)責(zé)組織管理處各項工作檢查，增強員工工作責(zé)任感。 七組織召開管

7、理處每周工作例會，及時了解人員工作動態(tài)、工作難點及各方面信息，檢查、總結(jié)和布置工作。 八溝通本管理處與其他相關(guān)機構(gòu)聯(lián)系，建立良好公共關(guān)系 及時處理客戶投訴和意見。 九熟悉管理處物業(yè)管理情況，積極與客戶保持密切關(guān)系，及時處理客戶投訴和建議，虛心聽取他人意見，不斷改進工作方法，提高管理水平。 十經(jīng)常與員工溝通交流，培養(yǎng)員工進取精神，增強員工集體凝聚力。 十一接受公司總經(jīng)理和業(yè)主管理委員會年度和任期考核、獎懲，對總經(jīng)理和業(yè)主負(fù)責(zé)。 十二完成上級交辦其他工作任務(wù)。 行政部主管崗位職責(zé) 一積極學(xué)習(xí)國家方針、政策，貫徹落實公司各項規(guī)章制度，深入基層調(diào)查研究，努力掌握第一手資料，為總經(jīng)理室工作決策提供可靠依

8、據(jù)。 二負(fù)責(zé)公司工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度等各類文件起草、審核工作。 三協(xié)助總經(jīng)理室處理日常工作，做好各部門、各管理處之間協(xié)調(diào)工作。 四負(fù)責(zé)公司人事工作。根據(jù)總經(jīng)理室指示做好員工招聘、錄用、調(diào)配、辭退、考核及入、離職手續(xù)辦理工作 五負(fù)責(zé)公司對外接待和公關(guān)工作，組織安排接待、參觀等各項公關(guān)活動，維護公司良好形象。 六嚴(yán)格執(zhí)行公司印章管理、保管、使用規(guī)定。做好文件保管、登記、傳閱及文印、文書、檔案、資料收集、整理、存檔等管理工作。來自于 資料網(wǎng)下載 八負(fù)責(zé)制定員工培訓(xùn)計劃，并協(xié)同各部門對員工進行各類培訓(xùn)，提高員工素質(zhì)和實際工作能力。 九負(fù)責(zé)公司員工及勞務(wù)工考勤管理工作，經(jīng)常檢查記錄各人員出勤情況。

9、十協(xié)調(diào)好與業(yè)主和各客戶關(guān)系，對業(yè)主和客戶提出管理上問題及時反饋，并針對存在問題與總經(jīng)理室和各部門進行研究、商討，迅速加以修改。 十一完成總經(jīng)理室交辦其它臨時性工作。 文秘兼內(nèi)勤崗位職責(zé) 一工作內(nèi)容 負(fù)責(zé)收集、整理各類文件資料，做好文檔保管及文書打印工作。 二工作要求 1負(fù)責(zé)來往文件、內(nèi)部刊物、網(wǎng)絡(luò)信息收發(fā)、登記、分類、轉(zhuǎn)載、歸檔工作。 2收文登記后，請部門經(jīng)理提出擬辦意見，將文件送呈總經(jīng)理室審閱、批示，總經(jīng)理室批示后，及時按批示意見分送有關(guān)部門閱辦并辦好簽收手續(xù)。 3對分發(fā)文件，每月進行一次檢查，將分發(fā)文件及時流轉(zhuǎn)和歸檔，防止公文積壓或損壞。 4負(fù)責(zé)整理公司及各管理處文件、檔案資料整理、立卷、

10、歸檔、登記工作，按要求收集齊全、裝訂規(guī)范、存放有序，索引準(zhǔn)確。 5加強與各部門資料管理人員聯(lián)系，并對各部門文件資料管理工作進行檢查和指導(dǎo)。 6負(fù)責(zé)文件、資料打印工作，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時。 7負(fù)責(zé)行政部電腦、打印機、復(fù)印機等文印設(shè)備維護管理，發(fā)現(xiàn)故障及時通知維修人員或供貨商修復(fù)，確保其能隨時使用。 8負(fù)責(zé)接聽電話，根據(jù)對方和公司有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)接或傳呼。 9負(fù)責(zé)照應(yīng)外來客訪人員，提供接待、茶水服務(wù)，保持接待區(qū)域整潔。 10完成領(lǐng)導(dǎo)交辦臨時性工作。 三注意事項 1在工作中要謙虛謹(jǐn)慎，埋頭苦干。 2接聽電話或待人接物要注意文明禮貌。 3堅持原則、秉公辦事、遵守紀(jì)律，嚴(yán)守管理機密 出納崗位職責(zé) 一遵守國家

11、各項現(xiàn)金管理制度，熟悉帳務(wù)出納工作程序，執(zhí)行管理規(guī)定。 二負(fù)責(zé)做好現(xiàn)金各種票據(jù)收付工作，做好出納結(jié)算，確保錢、帳相符，妥善保管好現(xiàn)金、保險柜鑰匙和帳冊。 三掌握各類費用開支標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格把關(guān)，報銷時應(yīng)認(rèn)真審核發(fā)票品名、數(shù)量、金額、印章、并按審批程序檢查各種票據(jù)報銷手續(xù)是否齊全，發(fā)現(xiàn)問題及時制止，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報。 四收付現(xiàn)金時，應(yīng)當(dāng)面點清，辦妥簽收，并根據(jù)工作需要及時做好現(xiàn)金提款和解入工作。 五負(fù)責(zé)相關(guān)物品押金收付、停車場及其他管理費收取工作，車輛停放授權(quán)通知填寫 六做好員工工資、獎金發(fā)放及各類押金收付與保管工作。 七做好離職員工工資結(jié)算、押金退還及現(xiàn)金或帳務(wù)清理工作。 八與省局多經(jīng)辦財務(wù)保持聯(lián)系，了

12、解、掌握客戶月交費情況，對未交費客戶及時通知服務(wù)清潔部催收。 九每月未為總經(jīng)理室提供運行收支匯總統(tǒng)計，為公司控制成本、開源節(jié)流提供依據(jù)。 十完成領(lǐng)導(dǎo)交辦臨時性工作任務(wù)。 檔案管理員崗位職責(zé) 一貫徹執(zhí)行國家頒發(fā)檔案法檔案管理工作條例以及上級部門有關(guān)指示，及時向主管部門報告工作執(zhí)行情況。 二努力學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，使自己成為有覺悟、懂專業(yè)、會管理專門人才。 三認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作，按時按質(zhì)量完成各項目標(biāo)管理工作。 四積極主動做好檔案管理工作，編制檢索工具、匯編參考資料，努力開發(fā)利用檔案信息資源，有效提供檔案資源為企業(yè)各項工作服務(wù)。 五切實做好本單位本部門文書處

13、理和下屬單位檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促進公司檔案管理工作，不斷提高管理水平。 六保管并編制詳細(xì)目錄，各類資料裝訂成冊，歸檔保存。備用圖紙和設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料，部門或個人如需借用，必須填寫資料借用單，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，但必須限期歸還。 七各部門歸檔保存重要設(shè)施設(shè)備運行記錄、巡查巡邏記錄及日常工作記錄等，每月必須裝訂成冊，歸檔保存。如有破損應(yīng)責(zé)成相關(guān)責(zé)任部門重新抄寫。 八每月底對檔案室所存檔案集中系統(tǒng)整理、盤查一次，發(fā)現(xiàn)丟失、損壞檔案資料，及時報告。 九負(fù)責(zé)公司文件歸類、整理、裝訂和計算機錄入，建立檔案管理臺帳。 中國最大資料下載 十嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度和保密規(guī)定，確保檔案完整和安全。 公文管理

14、暫行辦法 一行文規(guī)定 1呈報、下發(fā)公文應(yīng)一文一事。 2公司對外統(tǒng)一名稱：四川天府綠洲物業(yè)管理有限責(zé)任公司。正式對外行文、簽署合同均應(yīng)使用公司名稱。 二行文程序 1公司行文，先由承辦人擬稿，經(jīng)分管部門副總審閱后，送行政部核稿，再請總經(jīng)理簽發(fā)。來自于 資料網(wǎng)下載 2管理處行文，重要事項需事前請示總經(jīng)理同意后，由分管副總簽發(fā)。 3公司和管理處發(fā)文，均由行政部統(tǒng)一編發(fā)文號。 三行文格式與要求 1凡屬對外行文，要使用統(tǒng)一規(guī)格擬稿紙，如第一頁寫不下，應(yīng)附雙線橫格紙。 2標(biāo)題簡要明確，注明文件種類（請示、報告、函等）。 3注明報送單位。 4注明行文編號，以便可存放、查找和立卷歸檔。 （1）對外行文編號統(tǒng)一為

15、：川天物司 第 號 （2）對大廈客戶編號統(tǒng)一為：川天物處字 第 號 5撰寫、修改或譽請公文，必須使用墨水筆，不使用鉛筆、圓珠筆。經(jīng)修改后稿件，如字跡潦草、涂改較多、模糊不清，應(yīng)由原擬稿人譽請后再送打印。 四繕印 1文件簽發(fā)后，由行政部統(tǒng)一打印并存入磁盤，按核定數(shù)量打印份數(shù)，印數(shù)少采用復(fù)印，印數(shù)多外送印刷。 2繕印后文件由撰稿人負(fù)責(zé)校對，以公司管理處名義行文，由行政部核稿人予以復(fù)檢。 3繕印校對人應(yīng)在原稿上簽注姓名、日期。 五發(fā)文 1文件分發(fā)前對份數(shù)、附件、印章等進行檢查。 2文件分發(fā)時應(yīng)注明受文單位及地址，“急件”、“密件”應(yīng)做相應(yīng)標(biāo)識、戳記，防止延誤與泄密。 3繕印后發(fā)出文件，應(yīng)留二份與原稿

16、一份退承辦部門，由承辦部門按管理要求立卷歸檔。 財務(wù)報銷管理辦法 一管理原則 按照省局對公司年度財務(wù)核算要求，保障公司管理和運行服務(wù)工作正常開展，公司費用開支由總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。 二報銷程序 1各部門零星開支，憑發(fā)票填寫“費用報銷單”，經(jīng)部門分管副總簽字后，由公司總經(jīng)理審批同意，交財務(wù)報銷。 2員工工資、獎金、福利支出等，由行政部編制發(fā)放明細(xì)單或填制付款憑證，經(jīng)分管副總審核簽字，由總經(jīng)理審批同意交財務(wù)報銷。 3設(shè)備設(shè)施添置費報銷時，應(yīng)附“質(zhì)量合格證”、“檢測報告”“物品入庫單”等相關(guān)資料，經(jīng)使用部門分管副總（總經(jīng)理助理）審核簽字，由總經(jīng)理審批同意交財務(wù)報銷。 4維保費用報銷時，須附管理部門確認(rèn)“

17、質(zhì)量驗收報告”等相關(guān)資料，經(jīng)部門分管副總（總經(jīng)理助理）審核簽字，由總經(jīng)理審批同意交財務(wù)報銷。 5外墻清洗費用報銷時，須附管理部門確認(rèn)“質(zhì)檢報告”等相關(guān)資料，經(jīng)部門分管副總（總經(jīng)理助理）審核簽字，由總經(jīng)理審批同意交財務(wù)報銷。 6業(yè)務(wù)宣傳費須事前提出申請，報總經(jīng)理審批同意后，憑發(fā)票報銷。 7外購物品原則上應(yīng)使用支票轉(zhuǎn)帳支付，報銷憑據(jù)應(yīng)是國家規(guī)定正式發(fā)票。 三借款審批程序 借款人應(yīng)填寫借款單，經(jīng)分管副總簽字，由總經(jīng)理批準(zhǔn)，借款應(yīng)在當(dāng)月內(nèi)按報銷程序及時到財務(wù)報銷。 四銀行支票借用 1領(lǐng)用轉(zhuǎn)帳支票應(yīng)到財務(wù)領(lǐng)取借款單，填寫姓名、部門、事由、申領(lǐng)金額，分管副總簽字報總經(jīng)理審核同意后到財務(wù)辦理領(lǐng)用支票手續(xù)。 中國最大資料下載 2領(lǐng)用支票后應(yīng)及時辦理核銷手續(xù)，經(jīng)辦人必須在當(dāng)月內(nèi)到財務(wù)報銷。 五報銷時間規(guī)定 每月10日、25日為統(tǒng)一財務(wù)報銷時間，（特殊情況例外），遇節(jié)假日順延。 會議室管理制度 一為切實加強會議室使用和管理，特制定本制度。 二行政部負(fù)責(zé)會議室使用管理；清潔服務(wù)部負(fù)責(zé)會議室日常清潔