SK英國皇家少兒英語 內部課程：時間管理

1、時間管理與工作組織技巧TIME MANAGEMENT課程目標和內容課程目標和內容課程目標1、了解個人的時間管理狀態(tài)現(xiàn)狀把握2、建立有效的時間管理概念選擇管理3、區(qū)分重要緊迫的優(yōu)先管理發(fā)現(xiàn)焦點4、時間管理四種工具的使用任務管理關鍵詞1、積極主動2、以終為始3、要事第一第一部分第一部分 現(xiàn)狀把握現(xiàn)狀把握現(xiàn)狀 工作（Business)用一幅畫描繪你的工作環(huán)境、狀況 一個詞(One word)用一個詞描述你的工作狀態(tài) 后果(Consequences)你對此有何感想?課程目標學習時間管理就是要使工作既輕松又有結果！個人習慣評測下面的每個問題，請你根據(jù)自己的實際情況，如實地給自己評分。計分方式為：選擇“從

2、不”為0分，選擇“有時”記1分，選擇“經?！庇?分，選擇“總是”記3分。 1、我在每個工作日之前，都能為計劃中的工作做些準備。 2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。 3、我利用工作進度表來書面規(guī)定工作任務與目標。 4、我能夠一次性處理完畢每份文件。 5、我每天列出一個應辦事項清單，按重要順序來排列，依次辦理這些事情。 6、我盡量回避干擾電話、不速之客的來訪，以及突然的約會。 7、我試著按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲線來安排我的工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便應對突發(fā)事件。 9、當其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要的事情時，我會說“不”。 結論： 012分：你自己沒有時間規(guī)劃

3、，總是讓別人牽著鼻子走。 1317分：你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。 1822分：你的時間管理狀況良好。 2327分：你是值得學習的時間管理典范。結論第二部分第二部分 選擇管理選擇管理案例分析專營店總經理的一天4月26日是個普通的工作日。一大清早，陳濤走進辦公室，琢磨著下月的銷售計劃如何完成，廠家的任務量這么大，怎樣才能提高來店量呢？正想著，展廳來了報告，說客戶投訴。一名客戶的陽光車已經訂了一個多月，還沒法交車，客戶要么月底要車，要么要求退現(xiàn)金。這可不得了，本來銷售任務量就這么大，還要退訂單？那還不得瘋掉了！客戶吵的厲害，銷售部得同事不知如何是好。只好出面給客戶道歉，好容易用個禮品安撫

4、了客戶?？蛻羰菚簳r回去了，可是這現(xiàn)車什么時候能到呢？回到辦公室，琢磨著，銷售解決投訴的水平要提高，看來得給銷售部做次集體培訓了。這時候，郵箱提醒響了起來，哇，這一會兒30多封新郵件沒查收了。都是些廠家各個部門要報表和數(shù)據(jù)的郵件，這數(shù)據(jù)雖然是現(xiàn)成的，可是一個個調出來也龐大的很。真搞不懂他們要那么多沒用的報表干嘛？正調著數(shù)據(jù)，一名銷售顧問和一名服務顧問不知道什么事，吵起來了，大家都圍了過去。這段時間加班太多，休息不好，大家火氣都很大，加上平時也沒什么溝通機會，一有事就發(fā)生磨擦。要馬上解決一下。這邊調節(jié)剛完，車間主管滿臉愁容的又來了。原來，之前打掃衛(wèi)生時沒把地上的油拖干凈，員工小王摔了一跤，躺在休息

5、室動彈不得，今天來維修保養(yǎng)的車本來就多，這線上又少了一人。這時候，電話響了，提醒下午外出2點開會，是一個政府的消防安全培訓，說企業(yè)負責人必須到。沖鋒陷陣了一個上午，看著墻上的鐘指針走到了12：30，不禁長出了一口氣。也許注定我今天倒霉吧。剛要準備吃午飯，員工小馬跑來提出辭職。小馬和小王一起進的公司，小王機靈嘴甜，招大伙喜歡。小馬內向，人老實，大家經常把事情推給他做。今天小王摔傷了，人手少了，大家又把好多活推給小馬，這泥人也有土性，不干了，小馬可是干活的一把好手。會議中，銷售經理來電話，說廠家有神秘客戶到店。這急壞了陳濤，趕緊從會議室溜出來。和廠家的來的客人正聊著，突然天降暴雨，維修車間三處漏水

6、，影響工作。漏水的事早交代過行政經理，怎么還沒弄好。由于漏水影響了維修保養(yǎng)的速度，快下班時，休息區(qū)有些客戶等得不耐煩了，抱怨聲不斷。哎，疲憊的一天！案例分析：他遇到了哪些事呢？案例分析：他遇到了哪些事呢？1、可以用什么詞來描述他的工作？ 他遇到了哪些事？2、如果不要這么忙亂，他都要做哪些事？3、有沒有一些事情今天做不了，要明天做？ 有沒有一些事情明天也做不了，要一個月來做？ 為他做工作計劃！為他做工作計劃為他做工作計劃今天（第一天）今天（第一天）明天（第二天）明天（第二天）這個月這個月第第 ？天？天1、事情和事情有什么不同？2、行動不同結果一樣嗎？3、今天的行動有什么特點？明天的呢？后天的呢？

7、我們?yōu)楹蚊y？ 電話干擾 會議沒有計劃和控制 廠家來客太多太隨意 下屬不斷請示匯報 不放心下屬工作，幫下屬做事 事必親躬 工作沒有程序 做事沒有主次和輕重緩急 太關注細節(jié)和小事 不知道如何說“不” 對喜歡和熟悉的事盡快做完，對棘手的事一拖再拖 不授權，下屬閑，自己忙效率與成效 Efficient V.S. Effective 效率與成效 “把事情做對”與“選對的事情做” to do things right& to get the right things done 成效=what+how 成效不在于你做了多少，而在于你做了什么。時間管理時間管理=選擇管理選擇管理Time manage

8、ment is choice managementChoice,Choice,Not chanceNot chanceDeterminesDeterminesDestiny.Destiny.決定命運的不是機會，決定命運的不是機會，而是你的選擇而是你的選擇選擇管理選擇什么？選擇管理選擇什么？1、選擇做什么？不做什么？（What)2、選擇花多少時間來做？(Time)3、選擇如何做？誰來做？(How&Who)課下思考：1、選擇發(fā)生在什么時候？2、有什么，我們是可以選擇的？有什么，我們是不能選擇的？第三部分第三部分 發(fā)現(xiàn)焦點發(fā)現(xiàn)焦點優(yōu)先矩陣（艾森豪規(guī)則）緊迫性重要性M1直接價值高度重要高度緊迫

9、M間接價值高度重要低度緊迫M高度緊迫低度重要無價值，但必要M4低度重要低度緊迫無價值，不必要價值緊迫性重要性根據(jù)事情的重要性決定花多少時間做根據(jù)事情的緊迫性決定什么時候做 1. 優(yōu)先矩陣是從工作內容入手； 2. 把小組討論的行動放入矩陣； 3. 我們放什么到優(yōu)先矩陣，是事情，還是行動？把行動放入優(yōu)先矩陣把行動放入優(yōu)先矩陣優(yōu)先管理的原則討論：1. 相互比較：每個象限的事情各有有什么特點？2. 為什么在第一象限和第三象限的行動比較多？3. 在第一象限和第三象限花費很多精力會有什么后果？4. 第二象限的工作有什么特點？5. 為什么沒有做第二象限的工作？6. 用事例說明： 第二象限不做行嗎？會有什么后

10、果？ 做好了會有什么好處？緊迫性重要性危機、迫切問題限定時間必須完成的任務設備故障、停電、生產停擺員工沖突、重傷急救客戶抱怨預防性措施、建立關系制定計劃提升技能問題調查、標準化接待訪客某些電話、某些抄送郵件某些列席會議某些領導交辦事項某些提交數(shù)據(jù)迫切需要解決的事物閑聊的電話無關緊要的郵件消磨時間的活動個人嗜好的沉迷處理本應下屬完成的工作翻來覆去找文件優(yōu)先矩陣各個象限特點優(yōu)先矩陣各個象限特點優(yōu)先管理的原則討論：1. 相互比較：每個象限的事情各有有什么特點？2. 為什么在第一象限和第三象限的行動比較多？3. 在第一象限和第三象限花費很多精力會有什么后果？4. 第二象限的工作有什么特點？5. 為什么

11、沒有做第二象限的工作？6. 用事例說明： 第二象限不做行嗎？會有什么后果？ 做好了會有什么好處？第一象限時間分配過多第一象限時間分配過多I.壓力大壓力大筋疲力盡筋疲力盡被危機牽著鼻子走被危機牽著鼻子走忙于收拾殘局忙于收拾殘局IIIIIIVI.IIIII急功近利急功近利被危機牽著鼻子走被危機牽著鼻子走被視為巧言令色被視為巧言令色輕視目標和計劃輕視目標和計劃認為自己是受害者，缺乏自制力認為自己是受害者，缺乏自制力人際關系膚淺，甚至破裂人際關系膚淺，甚至破裂IV第三象限時間分配過多第三象限時間分配過多I.IIIIIIV完全不負責任被炒魷魚基本生活都需要依賴他人第三四象限時間分配過多第三四象限時間分配

12、過多優(yōu)先管理的原則討論：1. 相互比較：每個象限的事情各有有什么特點？2. 為什么在第一象限和第三象限的行動比較多？3. 在第一象限、第三象限、第四象限花費很多精力會有什么后果？4. 第二象限的工作有什么特點？5. 為什么沒有做第二象限的工作？6. 用事例說明： 第二象限不做行嗎？ 做好了會有什么好處？ 不做有什么后果？癮性問題的共同癥狀與后果癮性問題的共同癥狀與后果癥狀1、會成為吸引你注意力的焦點2、短暫消除痛苦和其他負面感覺3、產生虛幻的感覺后果會加重所要治療的問題使正常機能逐步退化“為什么不愿意做為什么不愿意做象限的事情呢象限的事情呢? ? 習慣，態(tài)度，成就感習慣，態(tài)度，成就感”上癮上癮

13、很多人傾向于先做容易的事（主要精力放在小事上）。好像只有這樣才會覺得有成就感。然后把困難的事拖下來。那些難以解決的問題于是越來越難以解決，越來越面目猙獰。但是，等待只會帶來負疚與壓力，結果是浪費了更多的時間與精力，該做的事情變得愈加困難。所以，應當學會抵制誘惑，不要先挑最容易的事情做。一般而言，最容易做的事情通常也是比較次要的工作。明智的時間配置III1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬.3、愿景、遠見4、主動、自律、自制5、很少發(fā)生危機緊急緊急不緊急不緊急20% 25%25%

14、30%65% 80%15%15%50% 60%Less than 1%2% 3%重要重要不重要不重要: 戴明博士期望的指數(shù)戴明博士期望的指數(shù): : : : 現(xiàn)有社會的指數(shù)現(xiàn)有社會的指數(shù)IIIIIIIV理想的時間分配1. 主動的人在事情發(fā)生之前就滅火。2. 主動的人需要主動做哪個象限的工作？3. 如何找到二象限的工作？（從突發(fā)事件的本質上）小李做事很主動小李做事很主動小李能分得小李能分得清主次清主次關鍵詞一：積極主動小李做事很主動小李做事很主動小李能分得小李能分得清主次清主次小李做事很主動小李做事很主動小李能分得小李能分得清主次清主次小李做事很主動小李做事很主動小李能分得小李能分得清主次清主次7

15、8910111213141516171819時間時時間時干擾頻率干擾頻率時間時時間時次次 人們一般每八分鐘就會收到一次打擾，每小時大約7次，或者說每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%。然而80%（約3小時）以上的打擾都是沒有意義或者極少有價值的。日干擾圖消極被動的語言積極主動的語言1、我已無能為力2、我就是這樣3、他把我氣瘋了4、他們不會答應的5、我只能這樣做6、我不能7、我不得不8、要是就好了1、試試有沒有其他可能2、我可以選擇不同的作風3、我可以控制自己的情緒4、我可以想出有效的表達方式5、我能選擇恰當?shù)幕貞?、我選擇7、我更愿意8、我打算積極主動

16、與消極被動的語言人生旅途的岔路很多，一不小心就會走冤枉路，許多人拼命埋頭苦干，到頭來卻發(fā)現(xiàn)追求成功的梯子搭錯了墻，但是為時已晚。因此，我們務必掌握真正的目標并擬定實現(xiàn)目標的過程，澄清思想，凝聚向前的力量！關鍵詞二：以終為始以終為始的測試1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011 12 13 14 15 16 17 18 19 2021 22 23 24 25 26 27 28 29 30以終為始的測試1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011 12 13 14 15 16 17 18 19 2021 22 23 24 25 26 27 28 29 30以原則為中心以工作為中心以配偶為中心以

17、宗教為中心以享樂為中心以家庭為中心以金錢為中心以名利為中心以自我為中心以朋友或敵人為中心你的終點是什么？關鍵詞三：要事第一 天天做的不見得該做 別人要你做的不一定該做 而該做的很可能沒去做 唯一的衡量尺度：是否有助于實現(xiàn)你的工作終極目標！要事第一要事第一我的工作目的是什么？我的工作目的是什么？我的工作目的：1. 2. 3. 其中最重要的一項是：為了實現(xiàn)這個目的，最需要做：1. 2. 3. 首先需要完成的是：應用：看看您自己應用：看看您自己8：30-8：458：45-9：009：00-9：159：15-9：309：30-9：459：45-10：0010：00-10：15MMMM第四部分任務管理第

18、四部分任務管理DO IT NOWDO IT LATERDELEGATEDONT DO IT稍后做稍后做授權授權不做不做立即做立即做1 做事情有四種方法，是哪些？2 你比較習慣用哪一個方法？3 每種方法有哪些好處、哪些風險？ 在辦公室工作，難免不被同事打擾。但不能讓這些干擾把你從重要的事情上拉開，而成為浪費時間的主要原因。應當把握自己的時間，學會說“不”。如果手頭的工作比外界來的打擾更重要，那就定個時間，當天晚些時候再解決插進來的問題。這樣，既能繼續(xù)自己的工作又不至于得罪同事。另一個是鼓勵同事適可而止，比如，問他是否有必要來找你，是否應該來找你。大腦構造對工作成效的影響大腦構造對工作成效的影響意

19、識區(qū)前意識區(qū)潛意識7條信息10的10次方條信息時間管理的四大陷阱時間管理的四大陷阱陷阱一：時間配置原因：Reaction消極回應 vs Proaction 積極主動后果：總在處理緊急的事情方法：要事第一陷阱二：拖延懈怠原因：除了第四象限的事情，其他的事情做起來都不是十分愉快后果：不急的事情一拖延，往往變成了緊急的事情方法：積極主動陷阱三：事必躬親原因：怕被部屬取代，不放心、不信任部屬后果：過勞而死方法：學會授權（指令型授權、責任型授權）陷阱四：有求必應原因：不好意思拒絕、不知如何拒絕、怕觸怒對方后果：沒有主見方法：勇于說不帕雷托原則帕雷托原則 干的最多的人未必最有成果。這就是著名的“帕雷托原則

20、”。帕雷托是20世紀初一位生活在瑞士的意大利經濟學家和社會學家，他發(fā)現(xiàn)了二八定律。 對于我們這些知識工人而言，這個原則可以解釋為在日常生活中，80%的價值僅僅是由20%的活動產生。其余的活動充其量是在對付緊迫的事情，忙而無功。5%5%80%15%優(yōu)先管理的核心優(yōu)先管理的核心1.把每天要做的事情列一份清單 make a list of things to do today.2.確定優(yōu)先次序，致力于最重要的事情 set priority and work on the most important.3.每天都這么做！ do it every day! 以史為鑒，我們能得到無窮教益。查爾斯施瓦布的故事就很耐人尋味。他是上個世紀初美國伯利恒鋼鐵公司的總裁，也是美國歷史上第一個年薪上百萬美元的人。施瓦布希望取得更大的成功，所以聘請了一位名叫艾維李的管理顧問。李