采購管理規(guī)定--體系文件

1、1.0 管理職責(zé)1.1 采購部是公司采購管理部門， 負責(zé)公司各項采購管理規(guī)定及流程的制定及列入集中采購范圍采購項目的執(zhí)行；1.2 公司其它部門亦是采購管理的重要組成部分，參與采購過程與供應(yīng)商評價等工作，同時負責(zé)自主采購范圍采購項目的執(zhí)行。2.1 管理內(nèi)容公司實行集中采購與自主采購相結(jié)合的采購管理體制， 所有采購行為均應(yīng)按照公司采購管理規(guī)定及各項采購程序執(zhí)行。2.2 集中采購2.2.1 采購部負責(zé)公司的設(shè)備、物料、服務(wù)、工程項目等有關(guān)的采購管理工作，亦稱集中采購。2.2.2 內(nèi)容：包括設(shè)備、原輔材料、生產(chǎn)及非生產(chǎn)性低值易耗品、各類與日常生產(chǎn)運行相關(guān)的服務(wù)、新建改造工程、修繕工程及其它與工程建設(shè)有

2、關(guān)的采購。2.3 自主采購2.3.1 公司其它部門根據(jù)各自職責(zé)分別負責(zé)專業(yè)性強、功能定向的某些特殊采購，亦稱自主采購。2.3.2 內(nèi)容：如咨詢、培訓(xùn)、 IT 系統(tǒng)新建維護、黨群工會費類采購、業(yè)務(wù)招待用品等。3.1 采購方式根據(jù)采購項目內(nèi)容、 采購限額標(biāo)準(zhǔn)以及所購產(chǎn)品對服務(wù)、 安全的影響程度， 公司將采購分為三種方式：招標(biāo)采購、直接采購、競爭性談判或詢價采購。公司所有的采購都應(yīng)遵照以上的采購方式進行。3.2 招標(biāo)采購：凡符合招標(biāo)條件的都應(yīng)采用招標(biāo)的方式進行采購。詳見公司招投標(biāo)管理規(guī)定3.3 直接采購：簡稱“直采” ，是指向一家供應(yīng)商直接購買產(chǎn)品的采購方式。采用該種方式必須符合以下情況之一：3.3

3、.1 只能從特定供應(yīng)商處采購，或供應(yīng)商擁有產(chǎn)品專有權(quán)，且無其它合適替代產(chǎn)品；3.3.2 原采購產(chǎn)品的后續(xù)維修、零配件供應(yīng)、更換或補充，必須由原供應(yīng)商提供的；3.3.3 對于服務(wù)采購項目，供應(yīng)商在上一年度評價中為合格，所提供服務(wù)質(zhì)量、價格均得到用戶及相關(guān)部門的認可，可在下一年度考慮經(jīng)談判后直接與其簽定合約；3.3.4 框架協(xié)議中的產(chǎn)品。3.4 詢價采購： 是指通過對兩家或兩家以上的潛在供應(yīng)商的報價及其所提供產(chǎn)品性能等因素進行比較的基礎(chǔ)上， 確定性價比最優(yōu)供應(yīng)商的采購方式。 包括： 比價、 競爭性談判、評審等方式。3.4.1 比價：3.4.1.1 比價定義：根據(jù)確定的需求，由采購人員在市場中的一定

4、范圍內(nèi)選出若干供應(yīng)商，請其對所提出的需求進行報價，采購人員根據(jù)其所報價格,對其需求的響應(yīng)程度、資質(zhì)、 產(chǎn)品質(zhì)量等進行綜合評定， 選出相對性價比最優(yōu)供應(yīng)商進行合作。 該采購方式適用于需求明確、市場競爭充分、產(chǎn)品或服務(wù)較為成熟的采購項目。3.4.1.2 比價適用條件：a、設(shè)備類：? 市場標(biāo)準(zhǔn)性設(shè)備類；? 為保證公司現(xiàn)有系統(tǒng)延續(xù)性與一貫性，已確認品牌的產(chǎn)品；? 總價不超過100 萬元的其他設(shè)備。b 、物料類： 已確定品牌的物料產(chǎn)品；總價不超過100 萬元的物料采購項目。精選資料c 、服務(wù)類：除采用直采方式采購?fù)饪們r不超過100 萬元的服務(wù)采購項目。3.4.2 競爭性談判適用條件：市場競爭不充分，符合

5、條件的潛在供應(yīng)商只有兩家的采購項目。3.4.3 評審適用條件： 50-100 萬的項目；需求不易清晰描述，市場競爭充分的采購項目。3.4.4 在進行詢價采購時應(yīng)考慮產(chǎn)品價格、質(zhì)量、供貨商資質(zhì)、信譽、服務(wù)質(zhì)量、售后服務(wù)等因素。4.1 采購策略采購策略是為區(qū)分公司關(guān)鍵采購行為， 合理運用采購方式， 提高工作效率、 控制采購風(fēng)險而制定的相關(guān)辦法，具體包括：4.2 協(xié)議供應(yīng)策略：針對采購頻次高且采購內(nèi)容及市場價格相對穩(wěn)定的采購項目，為保證采購效率，通過運用合理的采購方式，選定相應(yīng)供應(yīng)商，與其簽訂較長期限（不低于一年）的產(chǎn)品采購協(xié)議（又稱框架協(xié)議） ，在協(xié)議中約定采購產(chǎn)品范圍、產(chǎn)品價格及付款方式等，有采

6、購需求時，可直接對其下采購訂單。4.2.1 協(xié)議供應(yīng)策略的優(yōu)點是：減少了每次采購詢價比較過程，提高了執(zhí)行效率；通過與供應(yīng)商的長期合作，增加互信，提高總體供貨品質(zhì)，降低采購成本；4.2.2 協(xié)議供應(yīng)策略的缺點是：不適用價格變動較快的產(chǎn)品，價格的確定只能周期性進行， 不能完全反映市場狀況， 解決措施是建立查價制度， 對產(chǎn)品價格定期或不定期作市場調(diào)查，依據(jù)市場作價格調(diào)整。4.3 有限競爭采購策略：針對具有行業(yè)特點且市場競爭并不充分的采購項目，以及涉及核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)、需求復(fù)雜、技術(shù)含量較高，需反復(fù)論證才能實施的采購項目，經(jīng)采購部同使用部門協(xié)商后， 與一定范圍內(nèi)的潛在供應(yīng)商進行談判從而確定最終合作供應(yīng)商。

7、 有限競爭采購策略適用于競爭性談判或詢價采購方式。4.3.1 該策略的應(yīng)用范圍， 需由技術(shù)采購部與使用部門共同確定， 并在一段時間內(nèi) （如：一年）保持穩(wěn)定。4.3.2 確定此類供應(yīng)商范圍時，應(yīng)著重考慮此類供應(yīng)商的以下方面：4.3.2.1 行業(yè)認證資質(zhì)；4.3.2.2 某類設(shè)備的代理資質(zhì)；4.3.2.3 從事相關(guān)行業(yè)的資歷；4.3.2.4 進貨渠道，應(yīng)能保證從廠商正規(guī)渠道及分銷處獲得產(chǎn)品，并提供相應(yīng)證明。4.3.3 有限競爭采購策略的優(yōu)點是：采購過程時間可隨需求緊急程度由采購部門掌握；技術(shù)方案經(jīng)過逐輪談判更加符合公司實際需求； 通過談判及潛在供應(yīng)商之間的競爭使最終價格更趨近于公司期望值；4.4

8、拆分與組合策略： 針對某些單個項目中不同類別的采購細目或多個項目中相同類別的采購細目， 為體現(xiàn)采購優(yōu)勢可以根據(jù)實際情況進行合理的拆分與整合， 重新組合后再運用合適的采購方式執(zhí)行。該策略適用于內(nèi)容較復(fù)雜的采購項目。4.4.1 拆分與組合策略可以合理規(guī)避公司的采購風(fēng)險，將項目中不同層次、類別的采購區(qū)分開來，分別選擇行業(yè)中較高水平的供應(yīng)商來提供產(chǎn)品或服務(wù)，充分體現(xiàn)采購優(yōu)勢，保證各項采購細目的質(zhì)量，維護公司的利益；4.4.2 根據(jù)項目的規(guī)模及子項目的重要程度，對公司生產(chǎn)運行的影響及用戶需求、技術(shù)需要等方面來判定是否需要進行拆分與組合；4.4.3 由采購部協(xié)同用戶部門對項目進行拆分，拆分后形成相關(guān)記錄，

9、技術(shù)采購部根據(jù)現(xiàn)有需求，據(jù)實際情況對子項目進行整合執(zhí)行或直接執(zhí)行。5.0 采購流程5.1 采購流程是公司所有對外采購活動執(zhí)行的規(guī)范，也是監(jiān)督檢查采購活動的依據(jù)。采 購部門和用戶均應(yīng)按照規(guī)定的采購流程進行采購。5.2 采購流程根據(jù)相應(yīng)的采購內(nèi)容分為四項子程序：5.2.1 物料采購程序，對公司所有物料采購活動進行規(guī)范- 具體執(zhí)行程序參見物料采 購程序 ；5.2.2 設(shè)備采購程序，對公司所有設(shè)備采購活動進行規(guī)范- 具體執(zhí)行程序參見設(shè)備采購程序 ；5.2.3 服務(wù)采購程序，對公司所有服務(wù)采購活動進行規(guī)范- 具體執(zhí)行程序參見服務(wù)采 購程序 ；- 具體執(zhí)行程序參見工程改5.2.4 工程采購程序，對公司所有

10、工程采購活動進行規(guī)范 造前期準(zhǔn)備程序 、 工程改造項目實施程序 、 工程改造竣工驗收程序6.1 采購需求6.2 采購需求分為：物料采購申請、設(shè)備采購申請、服務(wù)采購申請及項目交接單（工程項目采購申請） ，分別對應(yīng)為物料采購程序、設(shè)備采購程序、服務(wù)采購程序及工程采購程序。6.3 采購需求由用戶提出，應(yīng)包括功能要求、技術(shù)參數(shù)要求、供應(yīng)商資質(zhì)要求、售后服務(wù)要求、培訓(xùn)要求、技術(shù)文件要求、驗收要求、備品工具要求等（具體詳見產(chǎn)品采購需求表（設(shè)備專用） 、 一般產(chǎn)品采購明細表 、 服務(wù)采購需求表 ） 。6.4 采購需求需經(jīng)用戶部門經(jīng)理審批、 簽字確認方可生效， 生效后作為采購動作開始的標(biāo)志。6.5 采購需求將

11、作為擬定采購合同即制作采購訂單的重要依據(jù)。6.6 需進行招標(biāo)采購的項目， 用戶負責(zé)提出基本需求， 采購部負責(zé)組織標(biāo)書的編寫， 最終由用戶確認標(biāo)書中技術(shù)部分的內(nèi)容。7.1 供應(yīng)商選擇采購部在經(jīng)過對各用戶部門的采購需求確認之后， 需在批準(zhǔn)級以上供應(yīng)商中進行合理的選擇。7.1 詢價采購供應(yīng)商的選擇7.1.1 只有批準(zhǔn)級供應(yīng)商才能進入供應(yīng)商選擇程序（供應(yīng)商級別詳見供應(yīng)商管理規(guī)定 ） ；7.1.2 原則上同一個項目的備選供應(yīng)商不少于三家，特殊情況除外（如某些特種設(shè)備、備件等） ；7.1.3 供應(yīng)商選擇應(yīng)從業(yè)務(wù)角度出發(fā)進行多因素評估；如：對沒有國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)做以下檢視：7.1.3.1 其在所

12、從事行業(yè)中的歷史；7.1.3.2 其為機場行業(yè)提供服務(wù)的歷史；7.1.3.3 在相關(guān)行業(yè)中的成功案例；7.1.3.4 實際經(jīng)營能力；7.1.3.5 人員結(jié)構(gòu)及專業(yè)素質(zhì)；對以上各條進行綜合考察，以確保提供服務(wù)的資質(zhì)等；7.1.4 供應(yīng)商的確定應(yīng)遵守采購流程， 主要依據(jù)技術(shù)采購部的產(chǎn)品詢價紀錄及供應(yīng)商評價結(jié)果等。7.2 招標(biāo)采購供應(yīng)商選擇7.2.1 在公司批準(zhǔn)級以上供應(yīng)商中選擇相應(yīng)類別供應(yīng)商發(fā)放標(biāo)書， 根據(jù)評標(biāo)委員會出具的評標(biāo)報告確定供應(yīng)商（詳見招投標(biāo)管理程序 ） 。7.3 直接采購供應(yīng)商選擇7.3.1 針對直接采購的特殊性，對相應(yīng)的供應(yīng)商進行資格審核，原則上審核通過后即可確定。對直采供應(yīng)商的約束

13、與要求，可以通過與之進行談判的方式進行溝通、解決。8.1 采購合同的管理及使用合同在此為廣義合同，包括產(chǎn)品買賣合同、服務(wù)采購合同、工程采購合同及框架協(xié)議。8.2 定義及使用范圍8.2.1 產(chǎn)品買賣合同是指在設(shè)備、物料采購活動中金額在十萬元以上（包括十萬元） ，所簽訂的合同； （十萬元以下的設(shè)備、 物料采購可不簽產(chǎn)品買賣合同， 直接作采購訂單，（詳見設(shè)備采購程序及物料采購程序 ）8.2.2 服務(wù)采購合同是在進行服務(wù)采購活動時簽訂的合同， 服務(wù)采購的性質(zhì)決定了任何一項服務(wù)采購都必須有合同約束；8.2.3 工程項目采購合同是在進行工程采購活動時簽訂的合同， 對工程采購項目的和約雙方的權(quán)利及義務(wù)進行約

14、定；8.2.4 框架協(xié)議又稱產(chǎn)品采購協(xié)議， 是指將確定可以進入目錄的產(chǎn)品通過詢價或招標(biāo)方式確定價格后與相應(yīng)供應(yīng)商簽訂的合同。 合同中規(guī)定產(chǎn)品采購范圍、 確定產(chǎn)品單價， 結(jié)算之時以實際發(fā)生金額為準(zhǔn)。8.3 合同的談判與簽訂8.3.1 合同談判由采購部組織，與用戶、潛在供應(yīng)商（以下簡稱談判對象）共同參加；8.3.2 談判分為商務(wù)條款和技術(shù)條款兩部分內(nèi)容，采購部主要側(cè)重商務(wù)條款，包括：價格、價格構(gòu)成、到貨時間、售后服務(wù)、付款方式、培訓(xùn)、驗收條款等。用戶則主要側(cè)重詳細的技術(shù)條款部分；8.3.3 談判的原則：8.3.3.1 在有效保證公司利益的基礎(chǔ)上， 對所有參與談判的潛在供應(yīng)商 （以下簡稱談判對象）均

15、須公正、公平的對待，在同一項目中應(yīng)給不同的談判對象提供相同的信息；8.3.3.2 同一項目的談判過程中， 任何情況下都不得透露有關(guān)其它談判對象的報價及技術(shù)方案等相關(guān)保密信息；8.3.3.3 與談判對象進行的所有談判均應(yīng)做好記錄。8.3.4 談判雙方達成一致后， 技術(shù)采購部負責(zé)起草合同文本， 起草合同文本時除基本的商務(wù)條款及技術(shù)條款外，應(yīng)將已確認的采購需求及談判內(nèi)容在合同中作充分描述。8.3.5 合同的審核和簽訂應(yīng)按公司的合同管理規(guī)定執(zhí)行（詳見合同管理規(guī)定 ） 。用戶負責(zé)審核合同中所體現(xiàn)需求的全面性和準(zhǔn)確性； 規(guī)劃發(fā)展部負責(zé)審核合同法律條款的正確性及合同報批文件的完整性， 財務(wù)部門負責(zé)審核項目的

16、預(yù)算情況、 財務(wù)支付條款的合理性等。8.4 合同的變更根據(jù)變更的性質(zhì)和重要性， 用戶和采購部， 應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)那闆r下與其他相關(guān)部門、 供應(yīng)商進行磋商后，對實施變更要采取的措施以及確定價格要采取的方法達成一致意見后，方可進行變更，具體變更流程詳見合同管理規(guī)定 。8.5 合同的終止與暫停8.5.1 除了緊急情況或為了保證符合法律規(guī)定，無論任何理由，任何有中止或暫停合同的措施都應(yīng)該由技術(shù)采購部和用戶雙方共同提出， 對提出的措施應(yīng)當(dāng)咨詢法律事務(wù)和其他部門后將相應(yīng)內(nèi)容通知供應(yīng)商，并與之進行磋商達成一致。8.5.2 當(dāng)合同的中止或暫停是由于供貨商的違約時， 用戶和采購部應(yīng)該考慮并決定是否要根據(jù)合同要求供貨商

17、做出賠償。9.1 應(yīng)急采購9.2 定義：包括計劃外因緊急情況需啟動的項目以及屬計劃內(nèi)但由于突發(fā)情況須應(yīng)急啟動項目。9.3 分類：9.3.1 第一類：凡對運行造成嚴重影響或中斷，須立即搶修實施的項目；9.3.2 第二類：凡屬安全、運行存在重大隱患，須盡快實施的項目；9.3.3 第三類：屬于政府指令的緊急項目。9.4 應(yīng)急采購項目啟動程序9.4.1 第一類應(yīng)急項目：由用戶部門在公司限定的供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇供應(yīng)商實施搶修，并作好實施過程記錄以備結(jié)算審核，同時在第一時間報知技采部；9.4.2 第二、三類應(yīng)急項目：需由用戶部門以紙件形式報送分管領(lǐng)導(dǎo)，批準(zhǔn)后技采部啟動應(yīng)急程序。9.5 應(yīng)急采購供應(yīng)商選擇9.5.1 應(yīng)急采購項目供貨單位的選擇：9.5.1.1 應(yīng)急采購項目的供應(yīng)商應(yīng)從公司合格級以上（包含）供應(yīng)商中選取，但應(yīng)由高到低進行選擇；9.5.1.2 如在公司供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商不能提供相關(guān)產(chǎn)品或服務(wù)，則由技術(shù)采購部在市場中選定符合條件者。9.5.2 應(yīng)急工程項目施工單位的選擇：9.5.2.1 直接選擇供應(yīng)商評價中符合專業(yè)資質(zhì)要求的分數(shù)最高的承包商實施。9.5.3 若項