證照借用管理制度及規(guī)程

1、證照借用管理制度和規(guī)程第一章總則第一條 為加強(qiáng)所有證照原件和其申辦原始資料和其重要文件資料的管理，防止遺失 并保證按時(shí)年檢，明確證照保管人的職責(zé)，特制訂本制度。第二章范圍第二條 本制度適用因辦理公司業(yè)務(wù)（不包含個(gè)人原因）需借閱、借用、復(fù)印證照資 料時(shí)。第三章制度規(guī)定第三條證照類型證照包括：營業(yè)執(zhí)照正副本，組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本，稅務(wù)登記證正副本、章程，開 戶許可證，信用代碼證，刻章卡。第四條證照保管公司設(shè)保管人1名，目前保管人為人力資源部組織發(fā)展專員，全權(quán)負(fù)責(zé)證照和重要文 件資料的管理，其職責(zé)如下：1. 建立證照資料目錄和相應(yīng)檔案，以便和時(shí)查找。2. 負(fù)責(zé)日常管理，保證證照資料的完好無損，防止任

2、何情況下的遺失損壞。3. 負(fù)責(zé)有關(guān)證照的申辦、變更、年檢、延期等工作。4. 嚴(yán)格按照公司的有關(guān)制度辦理有關(guān)借閱、借用、復(fù)印等工作。5. 嚴(yán)格監(jiān)控交接轉(zhuǎn)移手續(xù)。第四章證照借用流程1. 角色職責(zé)角色職責(zé)申請人提出證照借用申請、借用證照、歸還證照；部門負(fù)責(zé)人證照借用的初步審批；CEO證照借用的審批；組織發(fā)展專員負(fù)責(zé)所有證照的保管以和相關(guān)工作。表-1角色職責(zé)表2. 流程圖圖-1證照借用流程圖3. 進(jìn)入準(zhǔn)則公司員工因公司業(yè)務(wù)需要必須借閱、借用、復(fù)印證照資料時(shí)，則進(jìn)入此規(guī)程。4.輸入無。5. 活動(dòng)描述1) 提交申請 證照借用人通過郵件形式向部門負(fù)責(zé)人提交證照借用申請，并抄送給人力資源部組織 發(fā)展專員，申請

3、中需寫明申請理由、擬用證照資料名稱、件數(shù)、歸還期限、需要使用證照 原件還是復(fù)印件和復(fù)印的份數(shù)。2) 審批 部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請?jiān)驅(qū)徟C照的使用， 若審批通過，則轉(zhuǎn)交申請郵件給 CEC進(jìn)行審批，抄送組織發(fā)展專員； 若審批不通過，則說明理由退回給申請人。3) 審批CEC審批證照借用郵件， 若審批通過，則由組織發(fā)展專員準(zhǔn)備辦理相關(guān)手續(xù)； 若審批不通過，則流程結(jié)束。4) 登記并辦理借用手續(xù)組織發(fā)展專員依據(jù)CEO勺審批意見進(jìn)行辦理借用、借閱、復(fù)印等業(yè)務(wù)，其它任何人員 提出的任何要求，均不予受理。一般情況下公司僅借用證照復(fù)印件，組織發(fā)展專員需要在復(fù)印件上標(biāo)注此證照復(fù)印件 僅限于某種用途，申請人不得用于申請

4、事項(xiàng)外勺其他事件勺字樣。組織發(fā)展專員必須如實(shí)登記所有證照借用、借閱、復(fù)印等情況到證照借用登記表， 雙方確認(rèn)簽字。5) 借用證照辦理好借用登記手續(xù)后，申請人可借用證照。6) 歸還證照證照借用完畢后，需按時(shí)交還給組織發(fā)展專員。申請人與組織發(fā)展專員均需在證照借用登記表中歸還欄簽字。凡借閱、借用證照資料，原則上最晚在次日必須歸還，組織發(fā)展專員負(fù)責(zé)跟進(jìn)提醒。7）證照歸檔申請人歸還證照后，組織發(fā)展專員需要和時(shí)將證照歸檔。6. 輸出證照申請（郵件）證照借用登記表 .xlst7. 退出準(zhǔn)則借用人歸還證照資料后保管人完成歸檔，整個(gè)事件結(jié)束。第五章 責(zé)任1. 凡因保管不善或借用、借閱手續(xù)不嚴(yán)格，導(dǎo)致證照和重要文件資料遺失的，由保管人承擔(dān)補(bǔ)辦費(fèi)用和相關(guān)法律責(zé)任；2. 凡因借用、借閱人過失而造成的證照資料遺失、濫用的，由借用、借閱人承擔(dān)補(bǔ)辦費(fèi)用和相關(guān)法律責(zé)任；3. 如因保管人主觀