如何提高公文處理工作的效率和質(zhì)量

1、、目的為了統(tǒng)一和規(guī)范公司公文處理管理工作， 建立科學(xué)、合理、規(guī)范的公文處理 程序，使公文處理準(zhǔn)確、及時(shí)，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、 科學(xué)化、制度化，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本規(guī)定。二、適用范圍公司決定、決議、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、公函、會(huì)議紀(jì)要 等。三、職責(zé)1、行政人事部是公文的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公文統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、 用印、歸檔和銷毀。2、各職能部門根據(jù)實(shí)際工作需要，依照公司的公文處理規(guī)定統(tǒng)一格式化、 規(guī)范化予以執(zhí)行。四、公文種類1、公文類型公司內(nèi)部公文分為紅頭文件、公司級文件、部門級文件三大類。紅頭文件適用于股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)發(fā)布的文件；公司組織架構(gòu)

2、、組 織變更、部長級以上管理人員任免；重大獎(jiǎng)懲事項(xiàng)；重大活動(dòng)事項(xiàng)；公司級規(guī)章 制度頒布實(shí)施等應(yīng)由全公司知悉的行政性公文及對外公文。紅頭文件統(tǒng)一由公司人事行政部印發(fā)，由相關(guān)人員編制，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司級文件包括紅頭文件外的應(yīng)由全公司員工知悉的經(jīng)營管理類文件資料。由各部門、各科室（各車間）根據(jù)部門工作職責(zé)、跨部門管理要求或領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)起 草，送行政人事部審核，報(bào)董事長審批，行政人事部負(fù)責(zé)印發(fā)。部門級文件包括各部門范圍內(nèi)適用的， 僅由本部門員工知悉的，或只需相關(guān) 部門協(xié)作（如工作聯(lián)系函）、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)（報(bào)告、請示等）的經(jīng)營管理類文件 資料。部門級文件由各部門起草，部門領(lǐng)導(dǎo)審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，部門自行印發(fā)

3、。部門文件不得與公司級文件相抵觸，相抵觸的部門文件無效。2、公文主要具體形式2.1 請示。向上級部門請求請示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)；2.2 報(bào)告。向上級部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)下級的請示 事項(xiàng)；2.3 決定。對公司重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)作出安排；2.4 決議。經(jīng)過會(huì)議討論或議定，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)；2.5 批復(fù)。上級答復(fù)下級的請示事項(xiàng)；2.6 通告。在公司范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)；2.7 通知。傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級、同級、不相屬部門的公文；傳達(dá)要求下級部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；發(fā)布規(guī)章、任免聘用事項(xiàng)；2.8 通報(bào)。表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況；2.9 函。對同級或不相屬單位間相互

4、介紹、商洽、詢問、催辦、答復(fù)某些 問題，請有關(guān)部門批準(zhǔn)；2.10 會(huì)議紀(jì)要。記載和表達(dá)會(huì)議重要精神及議定事項(xiàng)，要求與會(huì)單位共同 遵守執(zhí)行。3、公司的專用公文除了第2條的公文外，公司還有備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、 各種報(bào)告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等對外的專用公文。五、公文格式規(guī)范的公文一般由發(fā)文字號、標(biāo)題、緩急程度、秘密等級、主送單位 /部門、 正文、附件、印章、成文時(shí)間、主題詞、抄送單位/部門、印發(fā)單位/部門等部分 組成。1、發(fā)文字號，包括單位代字、年份、序號。凡以公司名義印發(fā)至各部門的 公文，其發(fā)文序號統(tǒng)一由行政人事部編制。2、公文秘密等級，分為“平件”、“秘密

5、”、“機(jī)密”。3、公文緩急程度，分為“普通”、“急件”、“特急”。4、公文標(biāo)題，應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容， 一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)、 公文種類，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。5、公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。6、公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)加蓋印章，印章加蓋應(yīng)騎年壓月。7、公文的成文時(shí)間，以印發(fā)的日期為準(zhǔn)8、公文的文字，從左至右橫寫、橫排，發(fā)文統(tǒng)一用簡體字。9、公文的紙型，統(tǒng)一采用國際 A4型（長297毫米、寬210毫米），左側(cè) 四分之一處裝訂。10、以公司名義發(fā)文，要求采用相應(yīng)的公司信簽紙，并加蓋相應(yīng)的印章。六、公文行文原則1、各部門的行文關(guān)

6、系，應(yīng)根據(jù)相互間的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不 越級行文，因特殊情況，必須越級彳T文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送越過的單位/部門。2、凡是公司對外發(fā)文可用" XX函字【年份】*號”。3、公司發(fā)布的決定、決議、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)；頒布的規(guī)章制度、 管理辦法和操作規(guī)程等用“ XX發(fā)字【年份】* ' o4、公司各部門的報(bào)告、請示等用“ XX請字【年份】*”，上行文應(yīng)根 據(jù)內(nèi)容寫明主送單位，如需同時(shí)發(fā)送其他單位，還應(yīng)寫明抄送單位?！皥?bào)告”中不得夾帶請示事項(xiàng)。5、“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送單位 /部門，切勿多頭主送。 如需同時(shí)送其他單位/部門，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。6、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位（

7、或部門）向上級單位請示，應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和抄 送單位，由主送單位/部門負(fù)責(zé)答復(fù)。7、精簡公文。對可發(fā)、可不發(fā)及能用內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)、面談等方式解決問題 的，不需行文。8、向下級單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄報(bào)直接上級單位。9、草擬公文的規(guī)定（見各附件格式要求）七、公文收文處理1、公文的簽收與分送1.1 簽收登記。收到文件后，由文件管理人員簽收后進(jìn)行清點(diǎn)、登記。登記 的內(nèi)容包括：收文日期、文號、標(biāo)題、來文單位、份數(shù)等。其后的處理過程也應(yīng) 在登記薄上作簡要記錄；1.2 啟封。登記完成后，交由收件人親啟或者統(tǒng)一由專人啟封拆閱；1.3 摘編。由文件管理人員對部分重要文件進(jìn)行加工，主要是針對這些文件 寫文摘、提

8、要、綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。2、處理公文2.1 公文處理具體程序2.1.1 擬辦。由文件管理人員經(jīng)過對公文進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供董事長審核定奪；2.1.2 批辦。董事長批示辦理意見；2.1.3 承辦。相關(guān)工作人員按批辦意見具體承辦公文所針對的事務(wù)和問題；2.1.4 注辦。承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。3、組織傳閱與催辦查辦3.1 組織傳閱。少數(shù)外來公文需經(jīng)多部門或多位工作人員閱知處理時(shí)，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。傳閱部門或個(gè)人在傳閱后將意見工整、清晰 地寫在公文傳閱單相應(yīng)的欄目內(nèi)，閱件人須簽注姓名與日期，公文傳閱期限 為一個(gè)工作日；3.2 催辦。由行政人

9、事部根據(jù)承辦時(shí)限和其他有關(guān)要求對公文承辦過程實(shí)施 的催促檢查；3.3 查辦。由行政人事部對重要公文實(shí)際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。4、公文歸檔公文處理完畢后三天內(nèi)，交由公司檔案員歸存，按“完整、有序”原則對文 件整理、檢查，按類別、年代立卷，整齊存在文件柜內(nèi)。公司個(gè)人不得保存公司公文，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交辦公室檔案 員登記保管，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材料逐件登記 報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。銷毀秘密級以上文件要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。八、公文發(fā)文處理發(fā)文處理是指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、會(huì)簽

10、、審核、編號、打印、校對、簽發(fā)、印制、用印、登記、分發(fā)等程序。1、擬稿1.1 擬稿一般按照職能部門分工負(fù)責(zé)原則和日常工作程序，誰主管誰主辦。 涉及兩個(gè)部門以上的事項(xiàng)，應(yīng)以一個(gè)部門為主，與有關(guān)部門協(xié)商一致后再辦理行 文。1.2 公文擬稿應(yīng)采用A4紙型，同時(shí)必須提供電子版文件；會(huì)簽、核稿、簽 發(fā)必須用鋼筆、簽字筆簽署意見，簽名應(yīng)寫清姓名、審批日期。2、凡以公司名義制發(fā)的公文，其發(fā)文字號為：（公司名稱代字）年份序號。3、公文的期限及效力3.1 在起草公文，尤其是對某些正在執(zhí)行的規(guī)章制度、條例、通知、通告、 細(xì)則、辦法等進(jìn)行修訂，或新出臺公文與原來相關(guān)公文有覆蓋、修訂、補(bǔ)充、改 變時(shí)，要視情況分別注明

11、是補(bǔ)充，還是原文件從某年某月某日開始廢止；新文件從此時(shí)開始執(zhí)行。3.2 對于廢止文件存放至追訴期后再視情況銷毀與否。4、公文審核4.1 公文審核實(shí)行層層負(fù)責(zé)制。擬文部門負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格把關(guān)，對所擬公文 進(jìn)行初審，對發(fā)文的必要性、文稿內(nèi)容、文內(nèi)數(shù)字的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并簽 名后送行政人事部。4.2 各類發(fā)文在送行政人事部后，由行政人事部負(fù)責(zé)核稿把關(guān)。4.3 核稿工作要求。審核文稿與已發(fā)文件的口徑是否一致；審核文稿內(nèi)容是 否需要行文；審核文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)政策；審核文稿內(nèi)容部門間的一致性； 審核文稿中所提解決問題的意見、辦法、措施是否切實(shí)可行；審核文稿格式是否 符合有關(guān)規(guī)定，文字表達(dá)是否準(zhǔn)確精練，

12、專用術(shù)語和人名、地名、引文是否正確， 標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；審核公文主送、抄送單位，內(nèi)部發(fā)送范 圍是否恰當(dāng)?shù)鹊取?.4 行政人事部如對文稿做較大的改動(dòng)， 應(yīng)征求主辦部門的意見；對不合格 的文稿，行政人事部有權(quán)退回?cái)M稿部門進(jìn)行修改。4.5 如涉及公司收費(fèi)政策、招商政策，對商戶的管理政策及重大改變，建議 報(bào)董事長審核，方可上報(bào)與發(fā)函。4.6 發(fā)文需會(huì)簽的，應(yīng)由擬文部門送有關(guān)部門會(huì)簽后，再交行政人事部核稿。 審核的重點(diǎn)是：是否符合有關(guān)法律、法規(guī)，是否與有關(guān)部門會(huì)簽，文字表述、文 種使用、公文格式是否符合本制度等。根據(jù)來文擬辦的文稿，必須把來文原件附 在文稿后。5、發(fā)文編號、打印、校對、

13、蓋章、分發(fā)。5.1 公文打印、編號由行政人事部負(fù)責(zé)。密級公文要指定專人打印，并根 據(jù)先急后平、先上報(bào)后下發(fā)、先公文后資料的原則進(jìn)行安排。急件隨到隨辦。5.2 公文校對由行政人事部負(fù)責(zé)。屬于密級的公文和上報(bào)的各類報(bào)表均由 經(jīng)辦人親校，要求做到準(zhǔn)確無誤；校對人如發(fā)現(xiàn)原稿有問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人 員聯(lián)系，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動(dòng)。5.3 公文蓋章按公司印章管理規(guī)定辦理5.4 公文分發(fā)。公文發(fā)放范圍由擬稿人提出，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核確定。由 行政人事部指定人員統(tǒng)一發(fā)放，要求接收部門簽收并注明時(shí)間。九、公文的處理時(shí)限、承辦和催辦。1、行政人事部從收到文件到送閱的處理時(shí)限為一個(gè)工作日；對擬發(fā)文稿的 處理，包

14、括核稿、審核、公司領(lǐng)導(dǎo)閱批和打印發(fā)送，具時(shí)限一般為二個(gè)工作日。2、各部門的處理時(shí)限。對傳閱件來文，傳閱部門的處理時(shí)限一般為一個(gè)工作日；請示件來文，主辦部門的閱辦時(shí)限一般不超過二個(gè)工作日， 會(huì)簽部門的閱 辦時(shí)限一般不超過一個(gè)工作日。對轉(zhuǎn)發(fā)的文件，直接轉(zhuǎn)發(fā)的公文，主辦部門的擬 文時(shí)限為一個(gè)工作日；轉(zhuǎn)發(fā)公文需研究相應(yīng)措施，或結(jié)合本公司實(shí)際提出貫徹方 案的，主辦部門的擬文時(shí)限為二個(gè)工作日。 上述公文處理，如有特殊情況可適當(dāng) 延長，但急件要隨時(shí)處理。3、傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。如利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī) 等電子形式傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計(jì)算機(jī)、 傳 真機(jī)等電子形式傳輸。十、公文歸檔和銷毀1、公文辦結(jié)后，行政人事部收集整理文件、文件底稿、 附件及有關(guān)的簽報(bào)、 批示等附屬材料的正本，按規(guī)定歸檔。2、各部門對本公司發(fā)出或簽收的各類公文指定專人負(fù)責(zé)，實(shí)施分類管理、 妥善保存、年終歸檔、適時(shí)銷毀的原則。3、秘密、機(jī)密文件資料的復(fù)印件視同正式文件資料， 閱辦后須按規(guī)定保管、 歸檔或銷毀。4、公文歸檔應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系，特征和保存價(jià)值分類整理歸檔，要保證 檔案齊全、完