項目設(shè)計成果歸檔與管理規(guī)定

1、、目的為統(tǒng)一項目文件的歸檔要求與整理方法，確保檔案質(zhì)量，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適 用于項目建設(shè)過程中形成的全部項目文件的歸檔與整理。本規(guī)定所指項目文件為項目在施工及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像、 電子等各種載體形式的全部文件。二、歸檔要求1、項目建設(shè)中形成的項目文件，應(yīng)根據(jù) GB/T11822科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般 要求、DA/T28-2002國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范和 SH/T3503-2007石油化工建設(shè)工程項目交工技術(shù)文件規(guī)定的有關(guān)要求進行組卷、整 理，并向業(yè)主歸檔移交。2、歸檔項目文件應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)。應(yīng)真實記錄和準確反映項目建設(shè)過程和竣 工時的實際情況

2、，圖物相符。3、 項目文件歸檔范圍見項目管理手冊項目文件管理規(guī)定。三、歸檔項目文件的整理1、項目部向業(yè)主提交歸檔項目文件時，須根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定、行業(yè)規(guī)范和業(yè)主檔 案管理要求進行組卷整理。2、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系。3、勘察文件按勘察項目組卷；設(shè)計文件按裝置單元、階段、專業(yè)組卷；合同文件（包括合同形成文件）按合同編號組卷；項目交工技術(shù)文件文字資料按SH/T3503的要求組卷；設(shè)備隨機文件按臺件組卷，其中質(zhì)量證明文件與隨機圖紙需分別單獨立卷；管 理性文件按問題組卷； 竣工圖按單項工程、 單位工程、 裝置單元、 階段、專業(yè)圖號組卷； 監(jiān)理文件按問題組卷。4、

3、施工圖、竣工圖組卷整理時需進行折疊，折疊要求為：4.1圖紙須按照A4（297X 210M± 2MM的標準幅面進行折疊。4.2各種幅面圖紙折疊前，要分別按照 A0、A1、A2、A3、A4圖紙幅面標準格式尺 寸（841 X 1189、594X 841、420X 594、297X 420、210X 297MM進行裁制或整理修邊。4.3 圖紙折疊須圖面朝里，背面朝外，保持圖紙標題欄在右下角并露出。若標題欄前邊有圖紙遮蓋，可將遮蓋部分的右下角向內(nèi)作45°角折入。4.4 3 號圖紙折疊時，先將圖紙擺正，然后將左半部向右對折，再將蓋在上面部分 的右下角向內(nèi)作 45°角折入。4.

4、5 2號圖紙折疊時，圖紙擺正后，先將豎向多出297MM部分均勻地向內(nèi)折，然后自左向右進行橫向正手風琴式折疊，并使右側(cè)對齊，標題欄露在上層。4.6 1號圖紙折疊時，圖紙擺正后，先將豎向多出297MM部分均勻地向內(nèi)折，然后使標題欄在上層，自右向左進行橫向正手風琴式折疊，并將蓋在其上面部分的右下角向 內(nèi)做45°角折入。折好后最外層的寬度為 210MM其它層可自由折疊。4.7 0號圖紙折疊時，圖紙擺正后，先將豎向多出297MM部分向內(nèi)折兩折，然后使標題欄在上層，自右向左進行橫向正手風琴式折疊，并將蓋在其上面部分的右下角向內(nèi)做45°角折入。折好后最外層的寬度為 210MM其它層可自由

5、折疊。5、案卷與卷內(nèi)文件的排列5.1 管理性文件按問題、時間或重要程度排列。5.2 勘察文件按管理、依據(jù)、報告、勘察記錄、附圖等排列。5.3 合同案卷按年度排列，卷內(nèi)文件按合同文本、合同形成文件排列，其中合同形 成文件是以形成時間先后順序排列。5.4 交工技術(shù)文件文字資料按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗 收排列。5.5 設(shè)備隨機文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣等順序排列。5.6 設(shè)計文件、竣工圖按專業(yè)、圖號排列。5.7 卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在 后；印件在前，定 （草） 稿在后。6、案卷的編目6.1 編件號與頁號6.1.1 有獨立目錄

6、的一份文件材料稱為一件。每卷中件號用阿拉伯數(shù)字從“1”開始編寫，各卷之間不連續(xù)編寫件號。6.1.2 卷內(nèi)頁號用小寫阿拉伯數(shù)字從 1 開始依次編寫。6.1.3 卷內(nèi)有書寫內(nèi)容的文件材料頁面，按排列順序依次編寫頁號 （流水號）。圖紙 頁號用鉛筆寫上，其它文字材料頁號用印字印上。6.1.4 單面書寫的文字材料在右下角編寫頁號；雙面書寫的文字材料，正面在其右 下角，背面在其左下角編寫頁號；圖紙頁號編寫在標題欄外右下角；各卷之間不連續(xù)編 頁號。6.1.5 印刷成冊的文件材料，獨立成卷的，不重新編寫頁號。原來已編寫頁號的文件材料，若前面若干頁無頁號，則可以從-2 , -1 , 0起續(xù)上，在備考表中注明總頁

7、數(shù)-2 , -1 , 0n。6.1.7 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。頁號需寫在距底邊、側(cè)邊10MMK 10MM勺空白處，字高不大于 5MM6.2 卷內(nèi)目錄編制6.2.1 每一案卷必須有卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。6.2.2 成套圖紙，自成一卷的，當原目錄能準確、全面反映卷內(nèi)圖紙內(nèi)容時，在卷 內(nèi)目錄上只填寫原文件目錄名稱、頁次等有關(guān)內(nèi)容 （即按一件處理 ）；成套圖紙，一卷裝 不下，需要分成若干卷的，可以把原目錄復印，放到各卷前面，并在原目錄的備注中標 明每一卷的起止位置，然后再以原目錄為基礎(chǔ)填寫卷內(nèi)目錄。6.2.3 序號：以卷內(nèi)每份文件材料排列的先后順序填寫，用阿拉伯數(shù)字從

8、“ 1”起 依次標注。6.2.4 文件編號：填寫文件材料的文號或圖樣的圖號、設(shè)備代號等。6.2.5 責任者：填寫文件材料的形成部門或主要責任者。6.2.6 文件題名：填寫文件材料的全稱。一般應(yīng)照實抄錄，沒有的可自擬題名，外 加“ ”號。6.2.7 日期：填寫文件材料的形成日期。6.2.8 頁次：填寫每份文件材料首頁的頁號，其中最后一件填寫首頁與尾頁的起止 頁號，中間用“”連接。6.2.9 備注：卷內(nèi)文件材料變化時作說明用。6.3 卷內(nèi)備考表編制6.3.1 每一案卷必須有卷內(nèi)備考表，卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。6.3.2 說明：填寫案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)、不同載體文件的數(shù)量等（ 見示例 ）

9、以及在組卷過程中需要說明的問題。示例：文字材料 2 件， 10 頁，照片 10 張，電子文件 2 件，附圖 1 張。6.3.3 立卷人 :由責任立卷人簽名。6.3.4 立卷日期：填寫完成立卷的日期。6.3.5 檢查人 :由案卷質(zhì)量審核者簽名，一般為項目經(jīng)理。6.3.6 檢查日期 : 填寫審核的日期。6.3.7 互見號 :填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的編號，編號后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號括起。6.4 案卷封面的編制6.4.1 案卷題名 : 應(yīng)簡明、準確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項目名稱、代字、 代號及結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號和名稱等。歸檔外文資料的題名應(yīng)譯成中文。6.4

10、.2 立卷單位 : 填寫文件組卷部門或項目負責部門。6.4.3 起止日期 : 填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期。6.4.4 保管期限 : 依據(jù) DA/T28-2002 劃定的保管期限填寫，同一卷內(nèi)有不同保管期 限的文件，該卷保管期限從長。6.4.5 密級: 由業(yè)主提供。6.4.6 檔號 : 填寫檔案分類號和案卷順序號，由業(yè)主按歸檔文件材料與檔案整理 細則中的檔案分類編號規(guī)則提供。6.5 案卷脊背的編制6.5.1 案卷脊背，填寫檔號、文件編號、案卷題名和保管期限。6.5.2 檔號、文件編號順豎寫的方向從左至右橫向書寫。6.5.3 案卷題名從右至左豎向書寫，開頭空兩格，題名中的專用符號及數(shù)字應(yīng)順豎寫的方

11、向，自左至右橫向書寫，符號書寫完畢仍恢復豎向書寫。7、案卷裝訂要求7.1 裝訂前，須先將原有金屬物去掉。7.2 文字材料需單份裝訂，且沿著 A4 紙的長邊裝訂。遇有表 （文）頭沿長邊寫的， 應(yīng)將表 （ 文） 頭的一邊置左側(cè)豎向擺好后進行裝訂。7.3 文件材料的幅面應(yīng)符合國家通用的 A4 標準幅面。大于標準幅面的應(yīng)予切邊、 折疊、修整，小于標準幅面的應(yīng)裱糊成標準幅面。7.4 交工技術(shù)文件文字資料采用整卷加紙質(zhì)封面書本式裝訂形式， 裝訂用膠需呈中 性。圖紙不裝訂，組卷裝盒。7.5 裝訂應(yīng)牢固整齊，不得有壓字、脫頁現(xiàn)象。7.6 外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。8 、卷盒、卷內(nèi)

12、表格的規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求8.1 案卷卷皮須采用卷盒。8.2 卷盒的外表面規(guī)格為 305X 220MM厚度分別為10MM 20MM 30MM 40MM50MM 60MM。8.3 卷盒采用無酸牛皮紙板雙裱壓制。8.4 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格統(tǒng)一為 210MMX 297MM。8.5卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表應(yīng)采用 70g/川以上白色書寫紙制作。8.6案卷封面、脊背標簽應(yīng)采用牛皮紙制作，脊背尺寸為297m材10（20、30、40、50、 60）mm。9、聲像材料的整理9.1紙版照片需根據(jù)GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范整理。9.2 數(shù)碼照片、攝像文件需根據(jù)反映的內(nèi)容命名，并附說明文字

13、，說明文字內(nèi)容 需包括事由、時間、地點、人物、作者等。四、案卷質(zhì)量要求1 、數(shù)據(jù)真實準確。2、字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽署認可手續(xù)完備合規(guī)。3、簽署不能使用易褪色的紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等書寫， 須采用黑色碳素材料書寫。4、紙版案卷需標識正、副本。正本中所有文件須為原件，副本中除產(chǎn)品質(zhì)量證明 文件和合格證等可為復印件外，其他由項目部自己形成的文件不能為復印件；合格證、 出廠證明等質(zhì)量證明文件，因客觀原因沒有原件的，需有供應(yīng)商在質(zhì)量證明文件復印件 上加蓋的文件有效證明章（紅章） ，并注明原件存放地點。5、電子文件、聲像文件需注明可讀環(huán)境、標注可編輯或不可編輯，并保證載體的

14、 有效性與可讀性。 電子文件應(yīng)與紙版文件一一對應(yīng)。 掃描形成的電子文件須以卷為單位 連續(xù)掃描，格式為彩色PDF。用光盤存儲時需用不可擦除型光盤。6、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文。7、 文件編制及存儲格式需符合項目管理手冊項目文件管理規(guī)定。五、歸檔審查項目部在項目交工技術(shù)文件收集、編制、組卷、整理后，應(yīng)依次由交工技術(shù)文件的 編制方、監(jiān)理機構(gòu)、業(yè)主對文件的完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查，經(jīng)業(yè)主 驗收合格后方可辦理歸檔交接手續(xù)。歸檔交接手續(xù)連同審查記錄全部交業(yè)主存檔。六、歸檔移交1、項目部應(yīng)在建設(shè)項目中間交接或階段完結(jié)三個月內(nèi)，將所形成的項目文件（包 括紙版、電子版等各種載體的文件）進行規(guī)范整理，并經(jīng)該項目負責人審定后向業(yè)主辦 理歸檔移交。EXCEL2、歸檔移交時需填寫檔案資料移交清單一式兩份，并簽字，同時移交格式的檔案資料移交清單和卷內(nèi)目錄電子版各一份 七、附件附件 1 卷