學(xué)校企業(yè)單位物資采購及管理制度培訓(xùn)

1、物資采購及管理制度培訓(xùn)物資采購及管理制度培訓(xùn)目錄一、目的及適用范圍二、基本采購流程與采購原則三、采購計(jì)劃的類型與要求四、采購計(jì)劃的審批五、標(biāo)書的審核及中標(biāo)通知書的下發(fā)六、合同的擬定及會簽七、入庫，保管，出庫，盤點(diǎn)八、材料物資存儲的管理組織機(jī)構(gòu)九、倉儲人員的工作紀(jì)律，要求及建議一、目的及適用范圍目的及適用范圍目的及適用范圍 本制度適用于對采購物資及設(shè)備出入庫的控制及保管 。 為規(guī)范采購行為，加強(qiáng)物資管理，通過有效管理，使各種物資能得到充分的、合理的使用，避免浪費(fèi)，降低成本，保證質(zhì)量，特制訂本制度。 二、基本采購流程與采購流程采購流程圖 基本采購流程與采購原則部門申請計(jì)劃 計(jì)劃審批比價(jià)采購 招標(biāo)采

2、購 草擬合同合同會簽實(shí)施采購材料物資需在合格供應(yīng)方范圍內(nèi)招標(biāo)或比價(jià)采購。 1.招標(biāo)范圍：根據(jù)國家招標(biāo)法規(guī)定，所有具備招標(biāo)條件的材料、設(shè)備、服務(wù)、土建和機(jī)電安裝工程等都需要委托具有資質(zhì)的招標(biāo)公司進(jìn)行公開招標(biāo)采購?？陀^上不具備招標(biāo)條件（如：實(shí)際投標(biāo)者少于三家以下或獨(dú)家生產(chǎn)及專利設(shè)備等），須由項(xiàng)目建設(shè)單位提出申請報(bào)告，事業(yè)部項(xiàng)目管理部審批后，由項(xiàng)目建設(shè)單位組織議標(biāo)或比價(jià)采購。 2.合格供應(yīng)商應(yīng)符合的條件：（1）獲得ISO9000認(rèn)證或社會公認(rèn)的知名廠家、單位。（2）產(chǎn)品質(zhì)量能夠滿足要求。（3）具有良好的供貨業(yè)績和商業(yè)信譽(yù)。（4）服務(wù)提供和交付能力能滿足本企業(yè)的要求。（5）具備必須的資質(zhì)要求。（6）合

3、格供應(yīng)方原則上是生產(chǎn)廠家，若代理商必須具備廠家直接頒發(fā)的代理文件。 3.供應(yīng)商資信評價(jià)由供應(yīng)部、財(cái)務(wù)部、各使用部門進(jìn)行綜合評價(jià)，并由供應(yīng)部建立供應(yīng)商檔案?；静少徚鞒膛c采購原則原則三、采購計(jì)劃的類型與要求采購計(jì)劃的類型與要求設(shè)備采購計(jì)劃：填寫固定資產(chǎn)申購單0102材料采購：填寫材料計(jì)劃，要求分類填寫 包裝材料采購計(jì)劃 輔助材料采購計(jì)劃 備品備件采購計(jì)劃 勞動保護(hù)用品采購計(jì)劃 油料采購計(jì)劃 玉米采購計(jì)劃 原煤采購計(jì)劃 注：玉米采購計(jì)劃、原煤采購計(jì)劃由供應(yīng)部依據(jù)全年需要量及庫存情況，制定月份采購計(jì)劃。其他采購計(jì)劃由各使用部門提請，其中備件采購計(jì)劃要依據(jù)備件的二級分類提請。03辦公用品采購計(jì)劃：填寫

4、辦公用品申購單。類型 采購計(jì)劃由使用部門專業(yè)技術(shù)員或?qū)I(yè)工程師編制，填寫前應(yīng)到倉庫認(rèn)真核實(shí)，核查所用材料物資或者可能替代物資的數(shù)量與質(zhì)量等情況，盡量保證優(yōu)先使用庫存材料物資。庫管員應(yīng)配合使用部門核對賬目，對庫內(nèi)缺少的，計(jì)劃編制人員要根據(jù)實(shí)際使用情況填寫材料計(jì)劃申請表(一式五份-部門留存.庫管員留存.采購員留存.財(cái)務(wù)留存.采購計(jì)劃員留存)，并由庫管員進(jìn)行簽字核實(shí)。填寫物資采購計(jì)劃表必須寫清以下條款：物資名稱、型號規(guī)格(或附圖紙)、采購數(shù)量、所屬設(shè)備，并寫出材料物資到庫的最遲時(shí)間，一般情況計(jì)劃提出后不少于五個(gè)工作日，如有要求的寫出材料物資廠家。采購人員對采購周期負(fù)責(zé)，確保材料物資按時(shí)到庫。提計(jì)劃人

5、員所填材料物資型號必須準(zhǔn)確無誤，采購數(shù)量合理，保證采購材料物資的正確性。 采購計(jì)劃每月提一次至兩次。特殊情況需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，可提臨時(shí)計(jì)劃。采購計(jì)劃的類型與要求要求四、采購計(jì)劃的審批設(shè)備采購計(jì)劃，要求填寫固定資產(chǎn)申購單，具體審批程序如下表（后附表格） 采購計(jì)劃的審批020304月份采購計(jì)劃，由供應(yīng)部依據(jù)各部門上報(bào)的采購計(jì)劃進(jìn)行匯總，報(bào)公司常務(wù)副總經(jīng)理審批并同時(shí)報(bào)事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)。 辦公用品采購計(jì)劃，由各部門經(jīng)辦人員填寫，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報(bào)公司主管副總審批。 材料采購計(jì)劃，由專業(yè)技術(shù)員或?qū)I(yè)工程師對提請材料物資的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報(bào)公司總工程師或主管副總審批，審批后將計(jì)劃申請表交采

6、購部采購員一份執(zhí)行采購。具體審批程序如下表（后附表格） 01采購計(jì)劃的審批采購計(jì)劃的審批五、標(biāo)書的審核及中標(biāo)通知書的下發(fā) 招標(biāo)文件技術(shù)部分由各部門和質(zhì)量技術(shù)部負(fù)責(zé)，商務(wù)部分由財(cái)務(wù)、審計(jì)、法律、采購部門審核。 標(biāo)書的審核及中 標(biāo)通知書的下發(fā) 公開招標(biāo)的中標(biāo)通知書由招標(biāo)公司負(fù)責(zé)下發(fā)，議標(biāo)屬于“競爭性談判”，中標(biāo)不發(fā)中標(biāo)通知書。 0102六、合同的擬定及會簽1.設(shè)備合同由各使用部門的專業(yè)工程師負(fù)責(zé)擬訂，材料物資合同由供應(yīng)部負(fù)責(zé)擬訂，土建及安裝合同由土建或安裝造價(jià)師負(fù)責(zé)擬訂。3.合同的會簽，執(zhí)行合同會簽審批程序，具體程序見下表（后附表格）2.對合同標(biāo)的的要求：要求合同與標(biāo)書、實(shí)物及即將結(jié)算的入賬發(fā)票相

7、一致（包括名稱、數(shù)量、規(guī)格型號等）。合同的擬定及會簽（4）其他屬于重大事項(xiàng)的合同，無論金額大小，需報(bào)事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)審批。合同的擬定及會簽所有合同簽訂，需履行合同會簽程序，以下合同的簽訂需要事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（1）土建、安裝、非標(biāo)制作、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、車輛（小車）、玉米、煤、財(cái)產(chǎn)及設(shè)備租賃合同、勞務(wù)（如雇用吊車等）合同、借款合同；（2）除上述以外的材料、設(shè)備采購，單筆合同金額20萬元（含20萬元）以上的；（3）對設(shè)備、車輛等資本性支出合同，如報(bào)告已簽批，且合同與報(bào)告（數(shù)量、金額等）相一致，則合同可不簽批。對于采購金額小于5萬元的材料物資合同會簽，可采用簡易程序。合同的擬定及會簽七、入庫，保管，出庫，

8、盤點(diǎn) 設(shè)備進(jìn)廠后，由庫管員負(fù)責(zé)外觀、數(shù)量驗(yàn)收，使用部門技術(shù)人員負(fù)責(zé)質(zhì)量驗(yàn)收，質(zhì)量技術(shù)部指定計(jì)量檢定人員驗(yàn)收，關(guān)鍵設(shè)備以及進(jìn)口設(shè)備驗(yàn)收時(shí)，必須有供貨方人員參加。另外，設(shè)備所屬分項(xiàng)目必需有專業(yè)工程師參加設(shè)備開箱驗(yàn)收。采購員負(fù)責(zé)填寫設(shè)備開箱驗(yàn)收信息，并出具設(shè)備開箱驗(yàn)收單。驗(yàn)收后，參加設(shè)備驗(yàn)收人員在設(shè)備開箱驗(yàn)收單中共同簽字確認(rèn)。驗(yàn)收出現(xiàn)不合格項(xiàng)時(shí)，執(zhí)行合同規(guī)定的有關(guān)條款。設(shè)備開箱驗(yàn)收合格后質(zhì)量技術(shù)部組織建檔，并保存全部的技術(shù)資料。設(shè)備檔案一般包括：設(shè)備出廠檢驗(yàn)或合格證、設(shè)備到廠驗(yàn)收單、設(shè)備安裝工程記錄單、設(shè)備的全套圖紙、設(shè)備說明書等。1、設(shè)備入庫： 固定資產(chǎn)中屬于監(jiān)視測量裝置的，質(zhì)量技術(shù)部根據(jù)情況確定

9、是否做入廠校驗(yàn)，如做入廠校驗(yàn)需校驗(yàn)合格后再辦理入庫手續(xù)，并負(fù)責(zé)錄入項(xiàng)目監(jiān)視和測量裝置臺帳。入庫，保管，出庫，盤點(diǎn)物資進(jìn)廠后，對需要檢驗(yàn)的材料物資由采購員通知進(jìn)廠材料檢驗(yàn)人員。庫管員依據(jù)入庫數(shù)量及檢驗(yàn)報(bào)告單辦理實(shí)物接收。檢驗(yàn)報(bào)告單一式四份，庫管員、采購員、財(cái)務(wù)、質(zhì)量技術(shù)部各一份。010203040605檢驗(yàn)人員需驗(yàn)證供貨方的生產(chǎn)廠名、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號，產(chǎn)品合格證書和必要的隨機(jī)文件等證件。需要檢驗(yàn)而未經(jīng)檢驗(yàn)或不能滿足使用要求的物資不得入庫、不得使用。物資入廠后，由采購員或供貨廠家填寫物資到貨清單，具體格式如下（后附表格）采購員依據(jù)物資到貨清單填寫入庫單，辦理入庫手續(xù)。如果本月發(fā)票到，與入庫單進(jìn)

10、行結(jié)算，如果本月發(fā)票未到，此入庫單按估價(jià)入庫手續(xù)辦理，保證賬面與實(shí)物相符。庫管員對發(fā)票與到貨清單進(jìn)行對比確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)不一致，應(yīng)不給予入庫確認(rèn)。尤其對于沒有到貨清單而只有發(fā)票的嚴(yán)禁給予入庫確認(rèn)。2、材料物資的入庫：入庫，保管，出庫，盤點(diǎn) 物資到貨清單物資到貨清單要求由采購員、庫管員、供應(yīng)商或送貨人員簽字確認(rèn)。如果是對方郵寄到貨的材料，由采要求由采購員、庫管員、供應(yīng)商或送貨人員簽字確認(rèn)。如果是對方郵寄到貨的材料，由采購員填寫購員填寫物資到貨清單物資到貨清單，由庫管員確認(rèn)。，由庫管員確認(rèn)。 入庫，保管，出庫，盤點(diǎn)材料物資應(yīng)單獨(dú)設(shè)庫房保管，對于存放于施工現(xiàn)場的物資，應(yīng)與外部單位物資嚴(yán)格分開，以保證工程

11、物資的安全、完整。保管：0102030405按照物資性能采取相應(yīng)的保管方法，按照物資不同的質(zhì)地、規(guī)格定位存放，發(fā)放時(shí)做到材質(zhì)不混，數(shù)量準(zhǔn)確。庫管員應(yīng)隨時(shí)檢查存儲物資有無發(fā)生過期變質(zhì)、殘損、超儲積壓、短缺、包裝破損。如有發(fā)現(xiàn)，庫管員應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管人員，會同有關(guān)部門進(jìn)行處理。 庫管員應(yīng)定期或隨時(shí)檢查各種存貨儲存的防水、防火、防盜安全設(shè)施。檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)屬于易燃、易爆危險(xiǎn)存貨，應(yīng)立即采取措施，存放到安全場所，予以隔離。如發(fā)現(xiàn)安全設(shè)施損壞或失效，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管人員處理。設(shè)備(含隨機(jī)備件)進(jìn)廠履行入庫手續(xù)后，庫管員按保管的相關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)設(shè)備的防凍、防潮、防腐等處理。設(shè)備的儲存、搬運(yùn)和安裝應(yīng)嚴(yán)格按設(shè)備說明書及

12、相關(guān)的技術(shù)要求進(jìn)行。入庫，保管，出庫，盤點(diǎn)（1）嚴(yán)禁任何物資未通過入庫環(huán)節(jié)直接送給使用部門；（如果必須存放在使用部門的，也要由庫管員與使用部門共同確認(rèn)接收數(shù)量）（2）嚴(yán)禁任何物資無憑據(jù)（物資領(lǐng)料單）出庫；（3）嚴(yán)禁各部門領(lǐng)料時(shí)不通知庫管員自行領(lǐng)料；（4）不允許有白條抵庫的現(xiàn)象。 2、工程設(shè)備出庫：要標(biāo)明設(shè)備的具體名稱、設(shè)備安裝的位號等內(nèi)容。 3、工程物資出庫：要標(biāo)明物資的標(biāo)準(zhǔn)名稱及規(guī)格型號、數(shù)量，在用途欄中注明已立項(xiàng)的具體工程項(xiàng)目名稱。如果屬于甲供材，由安裝公司負(fù)責(zé)安裝的，應(yīng)有安裝公司在領(lǐng)料單上簽字蓋章確認(rèn)。 4、用于生產(chǎn)的各種輔料出庫：由各部門填寫領(lǐng)用單，在用途欄中注明用于生產(chǎn)何種產(chǎn)品，產(chǎn)品

13、名稱應(yīng)按公司規(guī)定的統(tǒng)一名稱填寫。 5、其他生產(chǎn)或維修用材料出庫：要求按公司下發(fā)的各部門的二級部門進(jìn)行填列。入庫，保管，出庫，盤點(diǎn) 1、出庫原則： 材料物資保管部門應(yīng)做到物資實(shí)物入庫與登記保管賬同步進(jìn)行，做到日清月結(jié)。應(yīng)由質(zhì)量技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、儲運(yùn)部保管處對材料物資進(jìn)行定期盤點(diǎn)，并做出盤盈、盤虧報(bào)告。 對盤虧、報(bào)廢、毀損的庫存物資由物資保管部門提出申請，庫管員出具關(guān)于程物資盤虧、報(bào)廢、毀損報(bào)產(chǎn)生原因及處理見的報(bào)告，經(jīng)部門經(jīng)理審核（對于報(bào)廢、毀損的工程物資還要經(jīng)過技術(shù)定部門鑒定）、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核、主管副總經(jīng)理和總經(jīng)理簽批，上報(bào)事業(yè)部財(cái)務(wù)部審批后方可處理。0102物資盤點(diǎn)：入庫，保管，出庫，盤點(diǎn)八、材料物資存儲的管理組織機(jī)構(gòu)材料物資存儲的管理組織機(jī)構(gòu)02.實(shí)行交接制度，人員調(diào)動應(yīng)做好交接工作，明確交接人員的責(zé)任，交接時(shí)，須由上一級人員監(jiān)督交接，交接清單由雙方簽證后存檔備查。01.倉儲人員應(yīng)職能分立，應(yīng)將倉庫驗(yàn)收、保管、發(fā)貨、等職能進(jìn)行合理分配，明確規(guī)定職責(zé)權(quán)限、工作范圍與任務(wù)。九、倉儲人員的工作紀(jì)律，要求及建議倉儲人員的工作紀(jì)律，要求及建議不準(zhǔn)倉儲人員在倉區(qū)內(nèi)吸煙和帶入火種；不準(zhǔn)倉儲人員帶領(lǐng)非倉庫人員入庫；嚴(yán)禁倉儲人員無證出貨。嚴(yán)禁將含毒、易燃、易爆、易腐蝕商品、材料物資與一般的商品、材料物資存放在一起，上述商品、材料物資必須另指