高效使用電子郵件

1、電子郵件簡介電子郵件簡介簡介1、電子郵件（electronic mail，簡稱E-mail,標(biāo)志:,也被大家昵稱為“伊妹兒”）又稱電子信箱、電子郵政，它是種用電子手段提供信息交換的通信方式。2、Internet應(yīng)用最廣的服務(wù)：通過網(wǎng)絡(luò)的電子郵件系統(tǒng)，用戶可以用非常低廉的價格（不管發(fā)送到哪里，都只需負擔(dān)電話費和網(wǎng)費即可），以非常快速的方式（幾秒鐘之內(nèi)可以發(fā)送到世界上任何你指定的目的地），與世界上任何一個角落的網(wǎng)絡(luò)用戶聯(lián)系，這些電子郵件可以是文字、圖像、聲音等各種方式 。郵件作用1、代表著公司的形象，顯示著公司的水平和實力，直接影響到客戶對公司的 評估2、顯示了個人溝通能力、表達能力、職業(yè)素養(yǎng)v電

2、子郵件(E-Mail)是一種最重要的職場溝通方式v企業(yè)用戶電子郵件的用途主要體現(xiàn)為 日常工作交流、傳遞公司的產(chǎn)品與服務(wù)信息、獲取外界信息和展示企業(yè)形象等電子郵件溝通重要性電子郵件溝通重要性發(fā)件人、收件人注意事項發(fā)件人、收件人注意事項標(biāo)題引人注目、意思明確標(biāo)題引人注目、意思明確稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)正文技巧正文技巧結(jié)尾簽名結(jié)尾簽名回復(fù)注意事項回復(fù)注意事項高效使用電子郵件高效使用電子郵件盡量縮小沖突范圍盡量縮小沖突范圍 收件人是參與郵件所提事情的第一直接責(zé)任人。抄送：抄送收件人是郵件所提事情的協(xié)助者，協(xié)助第一責(zé)任人。主題：顧名思義就是郵件內(nèi)容涉及的主要事件。發(fā)件人、收件人注意事項

3、發(fā)件人、收件人注意事項標(biāo)題引人注目、意思明確標(biāo)題引人注目、意思明確稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)正文技巧正文技巧結(jié)尾簽名結(jié)尾簽名回復(fù)注意事項回復(fù)注意事項高效使用電子郵件高效使用電子郵件標(biāo)題基本原則標(biāo)題基本原則1 1、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的2 2、標(biāo)題要簡短，不宜冗長、標(biāo)題要簡短，不宜冗長3 3、標(biāo)題要簡標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含、標(biāo)題要簡標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如義不清的標(biāo)題，如 “ “王先生收王先生收”4 4、標(biāo)題要簡短，不宜冗長、標(biāo)題要簡短，不宜冗長4 4、一封信盡可能只針對、一封信盡可能

4、只針對一個主題一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理以便于日后整理5 5、謹(jǐn)慎使用語氣符號、謹(jǐn)慎使用語氣符號-連續(xù)語氣符號；連續(xù)語氣符號；換種語氣，理智的詢問1、發(fā)郵件的可能很生氣2、收到這封郵件的人心里可能更不舒服標(biāo)題基本原則標(biāo)題基本原則6 6、如果一個郵件被回復(fù)無數(shù)次而沒有換主題，請幫忙換換、如果一個郵件被回復(fù)無數(shù)次而沒有換主題，請幫忙換換郵件被回復(fù)無數(shù)次，新抄送的人一定不知道大家在討論什么，請出手換換郵件主題；如果能夠在郵件正文中介紹一下發(fā)生了什么事情，那你一定是大好人 標(biāo)題基本原則標(biāo)題基本原則7 7、NotesNotes主題后面加個主題后面加個nu

5、llnull是什么意思？是什么意思？這個null表示此郵件沒有正文；收到此郵件的人不用雙擊點開郵件，直接看標(biāo)題就可以了；標(biāo)題基本原則標(biāo)題基本原則發(fā)件人、收件人注意事項發(fā)件人、收件人注意事項標(biāo)題引人注目、意思明確標(biāo)題引人注目、意思明確稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)正文技巧正文技巧結(jié)尾簽名結(jié)尾簽名回復(fù)注意事項回復(fù)注意事項高效使用電子郵件高效使用電子郵件稱呼與問候稱呼與問候俗話說得好，俗話說得好，“禮多人不怪禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度恰當(dāng)?shù)胤Q呼收

6、件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的， 要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的 “x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名 也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。男士可以Mr.,女士則可以Ms.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語：最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”； 結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個”祝您順利”、

7、“順頌商祺”之類的也就可以了。發(fā)件人、收件人注意事項發(fā)件人、收件人注意事項標(biāo)題引人注目、意思明確標(biāo)題引人注目、意思明確稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)正文技巧正文技巧結(jié)尾簽名結(jié)尾簽名回復(fù)注意事項回復(fù)注意事項高效使用電子郵件高效使用電子郵件 正文基本原正文基本原則則v Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。v 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。 v 注意Email的論述語氣，根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)

8、系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。v 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)，輕易不要使用感嘆號等表示強烈的語氣和字眼。v 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。 正文基本原正文基本原則則vEmail正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。 v一次郵件交待完整信息，最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。v盡可能避免拼寫錯

9、誤和錯別字，注意使用拼寫檢查，這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。v合理提示重要信息v 不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。 正文基本原正文基本原則則v合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。如產(chǎn)品顏色，外形可以用圖片闡述。v對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人

10、一定會表揚你的體貼。v不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻vBusiness Email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在:)v 正文五原則：準(zhǔn)確、簡潔、完整、清楚、禮貌正文五原則：準(zhǔn)確、簡潔、完整、清楚、禮貌 正文技巧正文技巧技巧技巧1 1、請多使用空格和換行；請多使用空格和換行；使用空格后，主題更加明確 正文技巧正文技巧技巧技巧2 2、請多使用空格和換行；請多使用空格和換行；哪一個看起來更清楚？ 正文技巧正文技巧技巧技巧3 3、郵件中有附件，可以考慮在郵件標(biāo)題中郵件中有附件，可以考慮在郵件標(biāo)題中提

11、示，并在郵件中截圖提示，并在郵件中截圖看郵件的人不打開附件就知道其中是什么內(nèi)容，實在善莫大焉 正文技巧正文技巧技巧技巧4 4、控制好郵件正文的顏色會有好效果控制好郵件正文的顏色會有好效果；哪一個看起來更清楚？ 正文技巧正文技巧技巧技巧5 5、在在NotesNotes的正文中盡快說明你要達到什么目的；的正文中盡快說明你要達到什么目的； 立即說明郵件來意 正文技巧正文技巧技巧技巧7 7、最好用最好用1 1、2 2、3 3、4 4的列幾個段落進行清晰明確的說明的列幾個段落進行清晰明確的說明最好 正文技巧正文技巧技巧技巧8 8、適當(dāng)運用圖表、表格、適當(dāng)運用圖表、表格最好看到這個表格，我想所有的信息都會

12、一目了然 正文技巧正文技巧技巧技巧9 9、附件技巧、附件技巧最好v 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件v 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名v 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時v 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件v 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用v 如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送，高效使用電子郵件高效使用電子郵件Contents發(fā)件人、收件人注意事項發(fā)件人、收件人注意事項標(biāo)題引人注目、意思明確標(biāo)題引人注目、意思明確稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)正文技巧正

13、文技巧結(jié)尾簽名結(jié)尾簽名回復(fù)注意事項回復(fù)注意事項 結(jié)尾簽名結(jié)尾簽名v每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。簽名信息不宜過多電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。v不要只用一個簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行

14、簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。v簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。 高效使用電子郵件高效使用電子郵件Contents發(fā)件人、收件人注意事項發(fā)件人、收件人注意事項標(biāo)題引人注目、意思明確標(biāo)題引人注目、意思明確稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)稱呼與問候禮貌、恰當(dāng)正文技巧正文技巧結(jié)尾簽名結(jié)尾簽名回復(fù)注意事項回復(fù)注意事項回復(fù)基本要求回復(fù)基本要求v及時回復(fù)及時回復(fù)Email收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重他人的尊重，理想的回復(fù)時間是半個小時半個小

15、時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應(yīng)，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。v進行針對性回復(fù)進行針對性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。v回復(fù)不得少于回復(fù)不得少于

16、10個字個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重?；貜?fù)基本要求回復(fù)基本要求v不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。v要區(qū)分要區(qū)分Reply和和Reply All（區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體）（區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體）如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了 如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完