關(guān)于企業(yè)推廣oa辦公的思考

1、找準切入點 突出人性化關(guān)于企業(yè)推廣OA辦公的思考中國南車集團公司武漢江岸車輛廠王 浩 宋學斌隨著知識經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，在企業(yè)尋找新的增值空間的進程中，信息化的普及和推廣工作無疑成為其中的一個重要環(huán)節(jié)。如果說管理者是企業(yè)的核心，那么全體員工則是企業(yè)的主體。信息化建設只有深入到企業(yè)的各個部門和每個員工身上，才能使信息發(fā)揮全面、及時、高效的功能。就此而言，完善OA辦公平臺，使之更加貼近每個員工的日常工作，更加人性化，則是企業(yè)推廣辦公OA所要追求的目標。一、企業(yè)辦公自動化（OA）的發(fā)展現(xiàn)狀及方向辦公自動化(OfficeAutomation)簡稱“OA”,在我國自20世紀70年代開始發(fā)展，到90年代中期大

2、致經(jīng)歷了三個階段，第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現(xiàn)代辦公設備，如傳真機、打字機、復印機等；第二個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理、表格處理、文件排版輸出和進行人事財務等信息的管理等；第三個階段的主要標志是辦公過程中網(wǎng)絡技術(shù)的普遍使用，這一階段在辦公過程中通過使用網(wǎng)絡，實現(xiàn)了文件共享、網(wǎng)絡打印共享、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫管理等工作目的。在我國辦公自動化的發(fā)展過程中，辦公自動化建設取得了很多成績，同時也暴露了很多問題，如投資大、效果不明顯、水平低、重復建設多、硬件投入多、軟件投入少、模擬手工作業(yè)增加管理負擔等，造成這些問題的主要原因有三條：一是對辦公自動化

3、的本質(zhì)作用理解不深，把辦公自動化簡單理解為辦公過程中先進技術(shù)和設備的使用。而實際上，實現(xiàn)辦公自動化，更重要的目的是提高管理機構(gòu)的決策效能。二是忽視辦公自動化發(fā)展的基礎，認為只要有了先進的技術(shù)和設備就可以實現(xiàn)辦公自動化。而實際上，辦公自動化發(fā)展必需依賴兩個基礎管理基礎和信息積累基礎，如果脫離了這兩個基礎，辦公自動化就會變成空中樓閣。三是技術(shù)條件的制約，會使得辦公自動化建設難以達到預期的目的，如早期的網(wǎng)絡技術(shù)對信息共享和溝通方面的支持就顯得明顯不足。自90年代中期至今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國迅速發(fā)展和普及,引出了Intranet、Extranet、Internet、政府上網(wǎng)工程、企業(yè)上網(wǎng)工程、電子政府、

4、電子商務、電子管理、政府內(nèi)部網(wǎng)、企業(yè)網(wǎng)、數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)和數(shù)字化辦公等一系列新概念，面對這些新概念，再提OA也許會讓很多人感到迷惑，好象OA這個概念已經(jīng)不適應信息化發(fā)展的需要，在這里我們暫且認為這一個階段為OA發(fā)展的新階段。這一個階段的主要標志是互連網(wǎng)技術(shù)的普遍使用。我國辦公自動化的發(fā)展方向應該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務都在網(wǎng)絡環(huán)境下實現(xiàn)。從技術(shù)發(fā)展角度來看，特別是互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習慣的角度來看，目前國內(nèi)大多企業(yè)離全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革

5、，而管理體制的變革意味著權(quán)利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習慣、工作方式以及國家和行業(yè)的法律法規(guī)體系有很強的慣性，短時間內(nèi)難以發(fā)生較大嬗變。盡管如此，全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公仍是企業(yè)辦公自動化發(fā)展的必然趨勢，未來的企業(yè)將在強有力的網(wǎng)絡化、電子化支持下，把協(xié)同辦公的思想帶入辦公生活，實現(xiàn)企業(yè)信息化水平的全面提升。二、OA系統(tǒng)軟件的運用和網(wǎng)絡的架構(gòu)（一）、系統(tǒng)軟件的選擇。如何選擇和確立OA辦公軟件是致關(guān)重要的。中國南車集團決定在全集團企業(yè)中統(tǒng)一使用由北京中榕基公司開發(fā)的RJ-eFlow辦公自動化系統(tǒng)不失為一個明智之舉。它有效地避免了所屬企業(yè)的各自為陣和重復投資，為分散在大半個中國的所屬各企業(yè)提

6、供了一個良好的辦公基礎平臺。該系統(tǒng)是以IBM公司的LotusDomino/Notes“群組工作軟件”作為開發(fā)工具設計的辦公自動化系統(tǒng)。架構(gòu)采用Brower/Server模式設計，客戶機不需另安裝軟件，用戶只需使用Internet瀏覽器，界面統(tǒng)一，操作十分方便，簡單易學，降低了用戶學習新知識的難度，易于接受。網(wǎng)絡應用系統(tǒng)跨平臺，兼容性好，保護原有的軟硬件設施，企業(yè)原來的網(wǎng)絡、操作系統(tǒng)都可以很容易地加以利用，可以使系統(tǒng)在最短的時間內(nèi)發(fā)揮效益。RJeFlow是在總結(jié)了大量行政和企業(yè)辦公需求的基礎上，面向客戶，以現(xiàn)代管理理論為指導的新一代辦公自動化軟件。軟件結(jié)合現(xiàn)代管理理念幫助用戶建立和完善自身的現(xiàn)代

7、企業(yè)管理制度；利用強大的通訊平臺使企業(yè)建立初步的協(xié)同工作機制，解決用戶內(nèi)外部信息交流不暢通的現(xiàn)狀，從而奠定知識管理的基礎，自如應對電子商務和知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)。該系統(tǒng)只需在服務器上集中實現(xiàn)配置的維護和管理，大大降低了用戶用于軟件系統(tǒng)維護和升級的難度和費用，使辦公自動化更加容易實施，用戶投資風險小。后臺采用LotusDomino服務器(自帶Note服務器，Web服務器，郵件服務器)。其優(yōu)點是：單一結(jié)構(gòu)的文檔數(shù)據(jù)庫和堅固的電子郵件體系、工作流自動化開發(fā)、標準的Web應用服務器為用戶提供了一種集成的Web服務應用開發(fā)環(huán)境。對于繁雜的辦公事宜，RJeFlow充當 “全職秘書”的角色，提醒您收到新郵件；告訴

8、您現(xiàn)在還有什么工作或會議在等著您，什么文件還需要您批閱等。大大減少了管理成本，提高了工作效率，創(chuàng)造了電子辦公的新境界。通過對該系統(tǒng)應用，我們體會到企業(yè)在選擇OA系統(tǒng)軟件時應關(guān)注它是否具有以下特點：1、信息處理是否“數(shù)據(jù)化”。辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動化系統(tǒng)應是典型的文檔處理系統(tǒng)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”。2、是否包含有豐富的應用子系統(tǒng)。在系統(tǒng)中應包含多個應用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務等等，系統(tǒng)將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可

9、以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應用系統(tǒng)，系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設計，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。3、工作流程設置是否靈活，是否可以相互連接、交叉、循環(huán)。所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業(yè)務所進行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。辦公自動化應用系統(tǒng)的大多數(shù)應用如公文審批、各類申請等，每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。 工作流程應該是互相連接、交叉或循環(huán)進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點。同時，系統(tǒng)的工作流程

10、設置又必須是靈活的，即能為用戶提供基于流程化應用的快速重構(gòu)能力，用戶能對過程、功能、權(quán)限等進行全面的自定義及控制；系統(tǒng)具備各層次容錯手段，允許操作人員在有限范圍的誤操作，比如文件傳送錯誤時可以上一節(jié)點收回。4、是否具備安全保密機制。RJ-eFlow軟件充分利用了LotusDomino/Notes系統(tǒng)的安全保密機制，通過設置用戶權(quán)限以保證信息安全。同時，它支持一切因特網(wǎng)的郵件工作方式,可以提供安全、保真的因特網(wǎng)電子郵件。這樣，提高了系統(tǒng)的開放性、安全性、易用性、可管理性和伸縮性。5、是否具備可追溯性。RJ-eFlow軟件建立了與MS OFFICE的完美結(jié)合無縫集成Microsoft Office

11、 2000字處理系統(tǒng)，實現(xiàn)了痕跡保留功能、痕跡保護功能。為企業(yè)文書的可追溯性和檔案管理提供了依據(jù)。（二）、軟件的應用要找準適應企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要的切入點。在企業(yè)推進信息化建設的進程中，OA辦公一直是IT工作的重點；同時，由于辦公自動化具有信息量大、復雜，涉及的崗位、人員眾多，處理流程繁瑣、多變等特點，而成為IT建設的難點之一。盡管許多辦公軟件系統(tǒng)在性能上具備諸多優(yōu)良的特點，但各企業(yè)的具體情況畢竟不僅相同，因此，在對系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化運用過程中必須結(jié)合企業(yè)自身的特點，針對企業(yè)經(jīng)營管理中的特色和重點進行系統(tǒng)重置和模塊設置，使之更貼近我們的日常工作需求，更快地成為工作者樂于使用的工具。我們應該考慮到，企業(yè)的O

12、A平臺建設是通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)全面協(xié)作辦公，對辦公事務和公文進行全面、完善的協(xié)同管理，建立用戶的內(nèi)外部信息互訪平臺，提高信息交流的效率和共享程度，使各種協(xié)作機構(gòu)、各部門間的信息交流更為快捷、安全、可靠，方便地實現(xiàn)分布式和移動辦公。 中國南車集團武漢江岸車輛廠自2002年開始制定和實施OA辦公系統(tǒng)建設計劃。該廠下屬機構(gòu)眾多、辦公地點分散，長期以來形成的以紙質(zhì)介質(zhì)傳遞信息的習慣根深蒂固，給網(wǎng)絡建設和日常維護造成了一定的困難。也正因如此，工廠決策層高度重視OA辦公系統(tǒng)的建設，成立了專班進行周密籌劃，結(jié)合企業(yè)特點和資金能力制定了切實可行的網(wǎng)絡建設方案和管理制度。經(jīng)過兩年多的建設和管理，目前工廠的公文流

13、轉(zhuǎn)基本實現(xiàn)了無紙化，信息傳遞流程規(guī)范，信息共享能力提高，辦公效率加快，OA辦公正朝著優(yōu)化管理組織結(jié)構(gòu)、調(diào)整管理體制、增加協(xié)同辦公能力、強化決策的一致性、提高決策效能的方向發(fā)展。1、網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)工廠的局域網(wǎng)以廠辦計算機室為中心已通過光纖連接覆蓋到全廠各黨群部室、行政部室、生產(chǎn)單位和后勤系統(tǒng)共56個單位用戶和420個個人用戶，連網(wǎng)的PC達300多臺。2、系統(tǒng)環(huán)境服務器(Server)采用IBM xSeries250機型；CPU：PIII至強處理器；內(nèi)存：1GB；硬盤：80GB；操作系統(tǒng)：Windows2000(SP4)簡體中文版；軟件平臺：LotusDominoR5簡體中文版；辦公自動化系統(tǒng)網(wǎng)絡協(xié)議：

14、TCP/IP協(xié)議?？蛻魴C(Client)采用CPUPIII以上機型；內(nèi)存64M以上；硬盤20G以上；操作系統(tǒng):Windows98SE簡體中文版。3、系統(tǒng)特點使用先進的、單一架構(gòu)的文檔數(shù)據(jù)庫和電子郵件系統(tǒng)LotusDomino/Notes，具有強大的工作流機制、便捷的復制手段、可靠的安全機制以及對Internet技術(shù)全面的支持，是實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化的理想平臺。整個辦公自動化系統(tǒng)的安全性具有保障，無論哪個局域網(wǎng)或通訊線路發(fā)生故障，除發(fā)生故障的局域網(wǎng)受到影響以外，其他Notes用戶仍然可以正常使用。4、模塊定制RJ-eFlow系統(tǒng)模塊眾多，工廠在應用一段時間之后，由廠辦牽頭，征集了有關(guān)部門的意見，由

15、網(wǎng)絡管理員對原有模塊做了切合實際的修改，使之更加適用，更加得心應手：(1) 個人辦公模塊包括電子郵件、記事本、名片夾、個人設置等，功能為：電子郵件：用于OA用戶可在局域網(wǎng)內(nèi)相互交換收發(fā)個人電子郵件。記事本：用于個人用戶對一些要事信息的記錄和存儲。名片夾：用于個人用戶對常用的通訊信息的記錄和存儲，包括單位、姓名、職務職稱、電話、郵編、傳呼、傳真、E-mail、手機、地址、備注等，以便于查詢。個人設置：用于個人用戶對特殊信息的登記記錄，包括對出差時間的記錄、出差代理人的選擇、個人密碼的修改、常用意見的定制等。(2) 部門辦公模塊包括業(yè)務指導、月度計劃、通知通告、內(nèi)部簡報、工作總結(jié)等，主要用于以工作

16、流方式處理一些部門內(nèi)部公文。業(yè)務指導：用于與專門業(yè)務相關(guān)的公文處理，如技術(shù)中心的工藝指導文件等。月度計劃：用于各部門報送月度重點工作和費用計劃。通知通告：用于發(fā)送會議通知和通告事項等。內(nèi)部簡報：用于發(fā)布各種內(nèi)部簡報、期刊等，如廠辦的情況簡報、工會辦的第一信號。工作總結(jié)：用于各單位報送年度或?qū)ｍ椆ぷ骺偨Y(jié)等。(3) 公文管理模塊包括收文管理、發(fā)文管理、文件催辦和歸檔公文。行政辦公改革了傳統(tǒng)的公文信息生成和管理方式,用電子文檔取代紙質(zhì)文件,利用設定的流程進行審批、會簽、修改和批準。收文管理：用于對工廠外來文的登記、歸檔流程處理。發(fā)文管理：用于對工廠正式公文的處理、包括上行文、下行文等(4) 公共信息

17、模塊包括重點工作、生產(chǎn)動態(tài)、質(zhì)量信息、統(tǒng)計信息、規(guī)章制度、績效考核、廠長信箱、技術(shù)標準、南車新聞、南車信息、經(jīng)濟動態(tài)、OA交流論壇等。這些欄目的建立，基于OA系統(tǒng)的管理者和操作者兩年多的經(jīng)驗，其中既有與專業(yè)管理網(wǎng)頁實現(xiàn)鏈接的欄目，如生產(chǎn)動態(tài)、質(zhì)量信息等，又有專業(yè)部門專人管理發(fā)布信息的指定欄目，如統(tǒng)計信息、技術(shù)標準等，還有用于單位用戶直接向廠長反映問題的欄目，如廠長信箱等。這些欄目的設置，既滿足了辦公者對相關(guān)信息資料的即時查詢，擴大了系統(tǒng)在信息資源共享方面的功能，同時，非常人性化的設計又使得單調(diào)的人機對話變得生動而極具魅力，極大地調(diào)動了用戶使用系統(tǒng)的興趣。5、用戶建立用戶按單位用戶和個人用戶來建

18、立。單位用戶：單位用戶名是由各單位“信息員”用來接收各單位相關(guān)文件的用戶名，以單位簡稱為名！方便了分發(fā)文件的選擇，信息員變動時不需要做工作移交。單位信息員收到文件后，根據(jù)文件內(nèi)容轉(zhuǎn)發(fā)并通知相關(guān)人員。個人用戶：工廠人員眾多，不可能也沒有必要將所有人員都建立為個人用戶，占用資源。個人用戶建立的原則是以單位為組，包含各單位的部門領(lǐng)導、信息員、有起草文件需要的工作人員等，進而將所有部門領(lǐng)導建立權(quán)限組，方便文件審核。6、流程定制合理、有序的工作流程能提高工作效率，使協(xié)同工作更流暢。目前工廠設置的流程分為紅頭文件流程和非紅頭文件流程。紅頭文件流程根據(jù)原紙質(zhì)文件流程為基礎定制，分為發(fā)文和收文，分別對應發(fā)文管

19、理和收文管理模塊。發(fā)文流程通過發(fā)文起草（擬稿）、部門領(lǐng)導審核、其他部門領(lǐng)導會簽、秘書核稿、工廠領(lǐng)導簽發(fā)、文件登記分發(fā)、歸檔等階段。整個發(fā)文的運轉(zhuǎn)過程中涉及到的人員包括：發(fā)文擬稿人、發(fā)文的部門領(lǐng)導、核稿人、發(fā)文會簽的部門領(lǐng)導、發(fā)文簽發(fā)的工廠領(lǐng)導、文件分發(fā)和歸檔人員。收文流程以辦公室為流轉(zhuǎn)中樞。辦公室秘書收到來文并登記好后，經(jīng)辦公室主任擬辦，送主管領(lǐng)導批閱，然后辦公室秘書根椐領(lǐng)導的批示將公文送到指定的業(yè)務部室傳閱，業(yè)務部室根椐批示傳閱文件，最后由辦公室將收文送到檔案館進行歸檔。發(fā)文和收文分別以黨委、行政、工會、團委來分類，每個流程的辦理節(jié)點有不同的流向、權(quán)限及操作功能設定。非紅頭文件流程根據(jù)各單位

20、常用業(yè)務流程定制，分別對應部門辦公中的各模塊，與紅頭文件的區(qū)別是流程簡單方便，文件不歸檔，這樣設定的目的是減少服務器負擔，方便文件的快速運轉(zhuǎn)。、后臺管理為了系統(tǒng)高速安全的運轉(zhuǎn)，必須設定自動化后臺管理。郵件系統(tǒng)長期運行，如果用戶不及時清理郵件，會造成系統(tǒng)資源的浪費和性能下降，我們?yōu)橄到y(tǒng)建立了自動定時清理程序，清理每個用戶郵箱中三個月以前的郵件。公文流轉(zhuǎn)中經(jīng)常會有一些廢棄文件長期停在某一節(jié)點，特別是一些部門的便文，這樣的文件會越集越多，我們?yōu)橄到y(tǒng)建立了自動定時清理程序清理這些文件。自動解除鎖定文檔。多人操作文檔時，為了系統(tǒng)安全，操作前會將文件鎖定，操作完成后文件才會解鎖，但由于異常情況的發(fā)生往往會

21、造成用戶的非正常退出，這樣文件會長期鎖定造成其他人無法辦理的情況，為此我們?yōu)橄到y(tǒng)建立了自動定時解除鎖定程序來處理這些文件。（三）網(wǎng)絡系統(tǒng)的日常維護是一項非常重要的技術(shù)工作。由于使用者的素質(zhì)參差不齊，哪怕設計理念再完備的軟件系統(tǒng)也會因操作不當而產(chǎn)生問題，因此，日常維護就成為了系統(tǒng)管理員要做的一項非常重要的工作。日常維護一般包含以下幾個方面的內(nèi)容：備份：設定固定的備份流程。一般來說，需要備份 Domino 服務器上的所有數(shù)據(jù)文件，包括數(shù)據(jù)庫、模板文件、NOTES.INI 文件和 ID 文件。利用服務器上的磁帶機進行每天及每周的備份，用兩個磁帶，一個每天備份，另一個每周備份，確保系統(tǒng)的安全。新建及修

22、改用戶：增加用戶名時由該部門信息員使用OA郵件系統(tǒng)向OA系統(tǒng)管理員提出書面申請，由OA系統(tǒng)管理員進行設定。OA用戶在辦公系統(tǒng)中的權(quán)限設置，應與實際工作職能相對應。當個人用戶的崗位發(fā)生變化時，應及時通知OA系統(tǒng)管理員在用戶群名單中作修改。統(tǒng)一安裝殺毒軟件：為OA應用客戶端升級瀏覽器，并且統(tǒng)一安裝網(wǎng)絡殺毒軟件（我廠采用的是“趨勢”網(wǎng)絡殺毒軟件），提示用戶及時殺毒或避開病毒的泛濫日。維護服務器的正常運行：(1) 保存驗證者ID文件及其口令，驗證者標識符文件(cert.id及所有組織單元的ID文件)是Domino系統(tǒng)中最重要的文件。特別是cert.id，所有其它的ID文件都是由它創(chuàng)建的。如果丟失了這個

23、文件或忘記了它的口令，就無法在創(chuàng)建新的服務器和用戶了，應將它保存在安全的地方并作好備份。(2) 定期運行Compact、Fixup和Updall任務，Compact、Fixup和Updall任務是服務器自身的維護性任務。Compact用于釋放數(shù)據(jù)庫中的無用空間；Fixup檢測無效的文檔和損壞的數(shù)據(jù)庫，并嘗試修復它們；Updall重建視圖索引和全文索引。(3) 查看服務器的日志(Log.nsf)。服務器日志中的信息是了解服務器及用戶活動的關(guān)鍵。特別是日志中的“其它事件”視圖，大部分需要觀察的信息都包含在其中。每天都應當瀏覽log.nsf，從中找出錯誤信息和異常信息，判斷服務器是否正常運行。(4)

24、 去掉不必要的服務器任務，缺省情況下，Domino服務器會自動啟動一組服務器任務，其中有些任務用戶可能不會用到。去掉這些不必要的任務可以節(jié)省系統(tǒng)資源，有利于其他任務和應用的運行。(5) 監(jiān)視存取控制列表(ACL)，必須保證每個用戶對每個數(shù)據(jù)庫都有適合其需要的訪問權(quán)限。存取控制列表(ACL)是服務器安全性的核心，如果用戶能夠訪問到他不應接觸的信息，則會威脅到服務器的安全和信息的安全。(6) 操作系統(tǒng)和Domino的補釘程序，操作系統(tǒng)會發(fā)布一些補釘程序，用于修補所發(fā)現(xiàn)的錯誤和漏洞，應將需要的補釘程序及時安裝在服務器上。(7) 檢查備份操作,定期檢查備份所用的介質(zhì)(如磁帶)，這樣可以避免因介質(zhì)損壞而

25、引起的不必要的損失。(8) 監(jiān)測服務器上的重要數(shù)據(jù)庫及磁盤空間的警告信息，以免服務器因耗盡磁盤空間而死機。 三、建立培訓機制、完善管理制度是OA辦公得以迅速推廣的重要手段。如果說建成企業(yè)網(wǎng)絡是物理層面上的溝通,那么辦公自動化系統(tǒng)則是在應用層面上密切了用戶之間的聯(lián)系。辦公自動化系統(tǒng)實施成功的關(guān)鍵除了要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營管理特點來組織信息傳遞之外，更重要的是要使操作者具備使用OA辦公軟件的基本技能。在辦公自動化系統(tǒng)實施時，尤其要注重用戶的需求調(diào)查及確認，一切先進的管理思想和管理手段的構(gòu)思，沒有用戶的參與及認可是不可能實施成功的。人是事物運行中最活躍的因素，也是最難以把握的因素，因此，在企業(yè)推廣OA辦公的

26、進程中，也應該把握以人為本的觀念，建立有效的培訓機制，不斷完善辦公的有關(guān)制度，以此來保證OA辦公系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)效率。中國南車集團武漢江岸車輛廠目前擁有在培訓和制度方面的做法是：成立專班。成立由總工程師掛帥的工廠OA辦公推廣工作領(lǐng)導小組，由廠長辦公室牽頭，由涉及公文流轉(zhuǎn)的黨辦、工會辦、檔案館等單位組成OA辦公推廣及管理專班。組織培訓。由全廠各單位各選定一名綜合素質(zhì)較高的政務信息員，參加工廠組織的OA辦公基礎知識強化培訓，這樣的大規(guī)模培訓共進行了次，培訓人數(shù)達500人次以上。工廠要求各單位政務信息員成為本單位的OA辦公知識講解員，負責本單位涉及OA辦公人員的二級培訓。通過這種方式，迅速在全廠范圍內(nèi)組建

27、了一批OA辦公的基礎隊伍。同時，廠辦計算機室將OA辦公的基礎知識和操作技巧編制成圖文并茂的OA使用手冊在工廠網(wǎng)頁上的OA專欄發(fā)布，并建立OA應用交流論壇，在線解答OA使用中的問題。完善管理制度。工廠先后制定了辦公自動化系統(tǒng)應用規(guī)定、電子公文管理辦法、公務信息員工作職責、工廠局域網(wǎng)首頁及OA辦公系統(tǒng)更新設置說明等規(guī)章制度。電子公文管理辦法對公文的運轉(zhuǎn)的全過程做出了系統(tǒng)規(guī)定，明確了文件的待辦、待閱處及歸檔的時間要求，以保證文件及時得到處理。公務信息員工作職責對公務信息員每日收文時間及處理方法做了相關(guān)規(guī)定，保證了文件的及時傳遞。工廠局域網(wǎng)首頁及OA辦公系統(tǒng)更新設置說明明晰了網(wǎng)絡公共信息欄目的維護職責

28、和使用方式，為用戶提供了功能更為完備、信息更為豐富的網(wǎng)絡平臺。即時監(jiān)控，定期考核檢查。為了進一步加快OA辦公實施的進度，除廠辦和系統(tǒng)管理員每日在網(wǎng)上進行即時監(jiān)控外，工廠還定期對各單位OA辦公自動化運用情況進行檢查，制定了年度考核評比辦法，確保OA辦公的運用水平不斷提高。四、企業(yè)實施和推廣OA辦公過程中應遵循和把握的幾項原則。一是適用原則。無論是軟件系統(tǒng)的選擇還是網(wǎng)絡的建設，都應結(jié)合企業(yè)自身的具體情況而定，以簡便適用為標準來組織實施，切不可貪大求洋，好高騖遠，否則會造成資產(chǎn)的浪費和應用中不切實際的難題。二是管理的有效性原則。OA辦公是一項系統(tǒng)工程，其管理的歸屬則應遵循科學有效的規(guī)律。目前許多企業(yè)

29、在OA的歸口管理上情況各不相同，有的歸口計算機中心，有的歸口技術(shù)部門、有的則歸口行政辦公室。中國南車集團武漢江岸車輛廠在這個問題上也走過彎路，最初是計算機中心管，繼而劃歸總師辦，最后落腳在廠長辦公室。筆者認為，OA工作應該歸口廠辦管理，廠辦是企業(yè)各種信息交流的中樞，是行文規(guī)則的制定者和監(jiān)控者，是最了解企業(yè)日常經(jīng)營管理狀況和特征的權(quán)威機構(gòu)，廠辦和計算機網(wǎng)絡中心的完美結(jié)合，能使企業(yè)的OA管理工作更加全面，更具實效。三是領(lǐng)導帶頭原則。辦公自動化能否成功實施,與領(lǐng)導的重視程度和參與程度有很大的關(guān)系。在國有企業(yè)的現(xiàn)行體制下，企業(yè)領(lǐng)導者由于公務繁忙、年齡偏大，以及知識結(jié)構(gòu)和工作習慣等原因，處理電子公文的速

30、率不高，往往造成公文流轉(zhuǎn)的梗滯現(xiàn)象。中國南車集團武漢江岸車輛廠對此采取的解決辦法是，指定秘書或文員一對一或一對二地對領(lǐng)導運用OA辦公進行幫扶，從輸入常用閱文意見到辦理出差代理，直至領(lǐng)導能熟練地上機操作并養(yǎng)成良好的網(wǎng)上辦公習慣。四是信息共享原則。OA辦公的作用決不僅僅是在網(wǎng)上處理公文，而是要使每一個上網(wǎng)者方便快捷地從網(wǎng)上了解到有關(guān)的各種信息，局域網(wǎng)的建設也應重點考慮用戶在這方面的需求。中國南車集團武漢江岸車輛廠在南車信息中心的協(xié)助下，升級OA系統(tǒng)軟件，對OA系統(tǒng)的應用進行了二次開發(fā)，按專業(yè)分類增設了大量的公共信息欄目，建立了與專業(yè)部門網(wǎng)頁的無縫鏈接，擴大了局域網(wǎng)網(wǎng)頁上的綜合信息和新聞的容量，使OA辦公的用戶隨時都能從系統(tǒng)中獲得自己所需的各種專業(yè)化的數(shù)據(jù)或咨訊，極大地拓展了OA辦公的外延，提高了辦公和辦事效率。五、OA是企業(yè)信息化建