供應鏈系統(tǒng)運行管理制度

1、供應鏈系統(tǒng)運行管理制度供應鏈系統(tǒng)運行管理 上港集團長江物流湖北有限公司是供應鏈系統(tǒng)的對口管理 部門。1.基本檔案1.1.公共資料111 公共基礎資料與平臺是操作系統(tǒng)的基礎和根本， 系統(tǒng)對于各類檔案實行 “統(tǒng)一管理、統(tǒng)一分配、專人維護”的辦法。公共基礎資料分為集團統(tǒng)一控制的 公共基礎資料和各子公司自行控制的公共基礎資料。除有明確規(guī)定維護責任的， 集團統(tǒng)一控制的公共基礎資料檔案信息由業(yè)務部門確定并由集團領導安排專人 負責維護與分配；由各子公司自行控制的公共基礎資料由基礎資料所屬業(yè)務部門 維護、所在子公司財務負責人審核確認。 各項公共基礎資料的維護要求和規(guī)范應 嚴格按照操作系統(tǒng)檔案維護規(guī)范操作執(zhí)行。

2、1.1.2. 負責公共資料檔案維護的人員，在接到相關檔案信息維護申請單后，必 須首先對申請的檔案信息進行是否存在或需要修改的檢查， 并依據檢查結果做出 建立、修改、分配或者退回等處理決定，對于不需維護的，應當即時與申請人聯(lián) 系，說明原因。維護申請單的內容應當完整準確，否則維護人有權拒絕維護。1.1.3. 公共資料檔案信息維護人員對于控制規(guī)則（參數）、供應鏈與財務基礎 檔案、單據號和格式、業(yè)務流程（配臵） 、單據生成憑證規(guī)則（平臺） 、崗位和權 限設臵等須確保集團范圍內的一致性。1.1.4. 對于各類公共資料維護的申請單，維護人應當對單證進行編號，并存檔 備查。1.1.5. 各項系統(tǒng)日常維護的工

3、作，應當在收到批準的申請后一個工作日內完成。12 控制規(guī)則（參數）121 為保證系統(tǒng)安全有序運行，系統(tǒng)的控制規(guī)則（參數）需要改變時，由采 購中心依據日常運行需要提出， 經由采購中心總監(jiān)、 財務總監(jiān)和負責信息技術的 副總裁審核批準后執(zhí)行。122 系統(tǒng)的控制規(guī)則發(fā)生變化， 由集團信息技術部辦理， 并以知會文件形式 發(fā)出知會。13 集團、公司公共基礎資料131 以下公共基礎資料信息由集團統(tǒng)一控制， 主要包括： 系統(tǒng)參數： 各業(yè) 務模塊參數設臵； 基礎數據：幣種、會計期間、公司目錄； 組織機構：采購 組織、銷售組織、會計主體； 人員信息：人員類別、集團人員檔案、人員檔案約束條件； 客商信息：地區(qū)分 類

4、（客戶分類）、地址檔案、客商基本檔案； 存貨信息：產品線檔案、存貨分 類、計量檔案、存貨基本檔案； 項目檔案：項目檔案類型、 項目基本檔案； 結 算信息：賬戶檔案、結算方式； 財務會計信息：科目方案、會計科目、憑證類別、常用摘要、收支項目、現(xiàn)金流 量項目、科目類型、科目預留、基礎檔案對照等； 業(yè)務信息：收發(fā)類別、稅目稅率等； 資產信息：固定資產卡片樣式、資產類別、卡片項目、增減方式、使用狀況、折 舊方式、賬簿信息、變動原因、資產組合； 單據模板：單據模板設臵、查詢模板設臵、賬表模板設臵、打印模板設臵、模板 分配等； 流程配臵：業(yè)務類型管理、業(yè)務流程配臵、審批流用戶管理、工作項目配臵；單 據號管

5、理：對象標識管理、單據號管理； 應收應付基礎設臵：單據類型設臵、單據協(xié)同設臵1.3.2. 以下公共基礎資料信息由所在公司控制， 主要包括：組織機構、部門檔 案、人員信息、 人員管理檔案、 客商信息、 地點檔案、 客商管理檔案、 庫位信息、 貨位檔案、存貨信息、存貨管理檔案、 物料生產檔案、 項目檔案、項目管理檔案。1.4.機構組織設臵1.4 1 組織機構設臵包括庫存組織、部門檔案、采購組織和銷售組織、會計主 體設臵，是進行庫存業(yè)務、 采購業(yè)務和銷售業(yè)務、 財務會計以和企業(yè)各類業(yè)務的 基礎。142 新成立的公司， 在取得營業(yè)執(zhí)照和稅務登記證并設立財務機構后， 由財 務負責人憑營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證

6、等資料填寫建賬維護申請登記表 ，由核算 報告分部審核，并經財務總監(jiān)審批后，報送給信息技術部于系統(tǒng)中作建賬處理， 信息技術部同時開通該單位應當使用的所有系統(tǒng)模塊功能。143 注銷后的公司， 在完成各項注銷并處理完賬務后， 由公司財務負責人填 寫建賬維護申請登記表 ，由核算報告分部審核，并經財務總監(jiān)審批后由信息 技術部封存。144 采購組織是負責為一個或多個公司采購物料、 提供服務和與供應商協(xié)商 價格和供貨條款的組織單位， 屬于集團檔案， 以集團登陸才可編輯， 公司登陸只 能瀏覽。新增、變更或封存采購組織，由業(yè)務需要求單位填寫采購組織維護申 請表，由所屬總經理審核，對應報集團財務總監(jiān)審批后，信息技

7、術部執(zhí)行。1.4.5. 銷售組織是企業(yè)按照一定的業(yè)務模式區(qū)分出的一種組織模式，銷售組織 既可以是實際存在的組織機構， 也可以是虛擬的組織， 銷售組織在銷售業(yè)務中有 著重要的統(tǒng)計作用。銷售組織屬集團檔案，新增、變更或封存銷售組織，應填寫 銷售組織維護申請表，生產公司銷售組織由供應鏈信息主管部門審核，對應 報集團財務總監(jiān)審批后，信息技術部執(zhí)行。1.4.6. 部門檔案屬于公司控制檔案，各公司的部門檔案應當依據組織架構的編 制， 13級部門檔案由集團統(tǒng)一規(guī)劃， 4級后部門檔案由所在單位財務部門根據 公司組織架構結合實際核算需要在系統(tǒng)中維護。1.4.7. 庫存組織由集團統(tǒng)一管控設臵；公司建賬后統(tǒng)一建立一

8、個公司標準庫存 組織；各業(yè)務單位如需要新增多個庫存組織核算庫存的， 必須填寫庫存組織維 護申請表由集團財務總監(jiān)審批后，轉信息技術部執(zhí)行。1.4.8. 倉庫檔案屬公司檔案，以公司登陸才可編輯。倉庫檔案是在公司范圍內 完成倉庫的定義和相關屬性的設臵。 倉庫應按照公司、 庫存組織進行設臵， 即每 個倉庫都隸屬于某個公司的某個庫存組織。 各公司倉庫檔案根據存貨屬性分辦公用品倉、物資倉、能源總庫等； 各公司倉庫檔案可根據存貨存放地劃分； 各公司根據倉儲的實際需要新增倉庫時， 必須由會計嚴格按規(guī)定填寫相對應 的倉庫檔案維護申請表 報集團財務總監(jiān)審批同意后交各公司會計進行維護。1.5.存貨檔案1.5.1.

9、存貨檔案信息，為確保唯一性和對應性，集團供應鏈部作為存貨檔案的 管理部門， 對存貨編碼的唯一性、 準確性負責， 應當就存貨信息的規(guī)范化管理形 成科學的管理辦法。后勤物資類的存貨采購由集團采購中心指定專人統(tǒng)一增加， 苗木物資類存貨由園林公司營銷部指定專人統(tǒng)一增加； 存貨檔案系統(tǒng)在保證編碼 唯一性的前提下，校驗存貨名稱 +規(guī)格+型號唯一，如果不唯一系統(tǒng)不允許保存； 新增物料申請表 （ 黃色背景必填 ）.xlsx1.5.2. 存貨檔案信息的新增、更改、刪除必須由申請人詳盡填寫 物料維護申 請表，按公司物料管理辦法進行審批后，交由物料維護專門人員執(zhí)行，并簽字 確認維護結果、存檔備查。1.5.3. 存貨

10、檔案在集團增加后，必須按各公司使用需求，分配到相應的業(yè)務單 位（即分配到業(yè)務單元和成本域） ，并修改確認各個子公司的計價方式。1.5.4. 存貨分類是指集團內存貨檔案的分類，其作用是便于按分類查找和統(tǒng)計 數據。存貨分類由集團統(tǒng)一設定。存貨分類增加、封存由需求部門填寫存貨分 類維護申請表報信息技術部、財務中心會簽后由信息技術部維護執(zhí)行；附存 貨分類明細表。1.6. 固定資產檔案1.6.1. 固定資產檔案信息新增和變更，依據固定資管理制度的規(guī)定，由所在單 位財務人員錄入后經集團固定資產專員確認后生效。162 系統(tǒng)對于固定資產專員的權限， 按管理制度的規(guī)定設臵， 經所屬總經理 批準后由信息技術部維護

11、。1.7. 客商檔案客商基本信息是對客商基本資料的詳細描述，必須詳細、完整與客觀。171 客戶供應商新增：由業(yè)務人員填寫新客戶備案表 ，分管副總對 （ 客 商檔案維護申請表 的信息進行審核； 信息不實或不全者給予退回， 由業(yè)務員重 新填寫；符合要求時， 分管副總簽字確認， 由集團采購中心指定專人維護供應商 檔案。172 修改與補充：當客戶信息發(fā)生變化后，按新客戶備案處理。1.8. 結算信息1.8.1. 賬戶檔案是各公司在銀行開立的基本賬戶和一般賬戶，集團統(tǒng)一建立賬 戶和管理賬戶檔案。 集團對賬戶檔案進行完全控制。 集團分配的賬戶檔案不允許 編輯賬戶編碼、賬戶名稱、幣種信息，集團修改賬戶檔案的這三個屬性時，同步 修改所有已分配至公司的檔案屬性。1.8.2. 賬戶檔案新增、封存由各使用單位填寫賬戶檔案維護申請表報集團 財務總監(jiān)審批，辦理審批手續(xù)后由財務中心維護；1.9.業(yè)務信息業(yè)務信息主要是設臵庫存和采購業(yè)務的一些基