辦公室5S培訓(xùn)課件(PPT 59頁)

1、辦公室5S培訓(xùn)1文件管理文件管理5S5S是什么是什么如何做好如何做好5S5S2第一部分文件管理3文件管理文件文件信息及其承載媒體媒體可以是紙張，計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或他們的組合。一組文件，如若干個規(guī)范和記錄，通常被稱為“documentation”.某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關(guān)，然而對規(guī)范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求4文件管理記記錄錄闡明所取得的結(jié)果或提供所闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件完成活動的證據(jù)的文件記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗(yàn)證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。通常記錄不需要控制版本。5文件管

2、理文件文件分類分類重要度重要度保存期限保存期限來源來源版本版本緩急緩急6文件管理管理管理技巧技巧分門別類分門別類程序化程序化規(guī)范規(guī)范專業(yè)化專業(yè)化專人負(fù)責(zé)專人負(fù)責(zé)索引索引專門化專門化7文件管理簽字以舊換新文件文件收發(fā)收發(fā)可追溯性認(rèn)可蓋章生效連貫性有效性授權(quán)8第二部分5S是什么95S是什么是什么整理整理整頓整頓清掃清掃清潔清潔素養(yǎng)素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。將要物規(guī)范放置，使尋找時間為零。使工作環(huán)境變得無灰塵、干凈整潔。保持前3個S，制度化，規(guī)范化。形成習(xí)慣，提高整體素質(zhì)。108S（服務(wù)）（服務(wù)）7S（節(jié)約）（節(jié)約）6S（安全）（安全）5S5S（修養(yǎng)）修養(yǎng)）4S4S（清掃、清潔）清掃

3、、清潔）2S2S（整理、整頓）整理、整頓）演演變變5S是什么是什么11 5S是一種管理 需要全員的積極參與和長時間的堅(jiān)持不懈 每日每日堅(jiān)持5S管理，一點(diǎn)一滴持續(xù)的改善5S是什么是什么12整齊、清潔的工作環(huán)境吸引更多的忠實(shí)顧客更大的發(fā)展空間行業(yè)內(nèi)成為學(xué)習(xí)榜樣企業(yè)形象企業(yè)形象5S是什么是什么13可以及時拿到需要的東西隨時確認(rèn)自己的工作是否按計(jì)劃執(zhí)行保證工作順利進(jìn)展整理干凈不是最終的目的，而是避免浪費(fèi)，提高工作效率5S是什么是什么14第三部分如何做好 5S15整理含義含義將將需要的需要的和和不需要的不需要的物品物品明確分開明確分開， 并并處理處理不需要的不需要的物品。物品。目的目的騰出空間騰出空間防

4、止誤用防止誤用165S 差！差！5S 好！好！現(xiàn)場檢查現(xiàn)場檢查17要領(lǐng)要領(lǐng)馬上要用的暫時不用的長期不用的要區(qū)分要區(qū)分對待對待! !18要領(lǐng)要領(lǐng)將需要的物品的數(shù)量將需要的物品的數(shù)量降降到最低程度到最低程度例如：減少文具使用數(shù)量減少文件保存數(shù)量減少電話使用時間縮短會議時間19要領(lǐng)要領(lǐng)對可有可無的物品，應(yīng)堅(jiān)決處理掉，決不手軟!20要領(lǐng)要領(lǐng)為何會有這么多廢品？分析分析檢查檢查改善改善21提問提問 1、圖片中存在什么問題？、圖片中存在什么問題？ 3、會產(chǎn)生什么樣的影響？、會產(chǎn)生什么樣的影響？ 4、我們應(yīng)該怎樣做？、我們應(yīng)該怎樣做？ 2、為什么會產(chǎn)生這樣的問題？、為什么會產(chǎn)生這樣的問題？22整頓含義含義將

5、將需要的需要的物品，物品，擺放擺放成誰都成誰都清楚清楚并并便于便于使用使用的狀態(tài)。的狀態(tài)。即尋找時間為零即尋找時間為零目的目的工作場所一目了然工作場所一目了然消除找尋物品的時間消除找尋物品的時間井井有條的工作秩序井井有條的工作秩序23確定物品確定物品放置場所放置場所24物品分類物品分類擺放擺放25進(jìn)行標(biāo)識進(jìn)行標(biāo)識26*連接線標(biāo)識連接線標(biāo)識影繪表示（形跡管理）影繪表示（形跡管理）27問題點(diǎn)28問題點(diǎn)29提問提問30管理責(zé)任者管理此架責(zé)任者姓名架子表示標(biāo)簽表示架子種類的標(biāo)簽柜子內(nèi)表示標(biāo)簽用此標(biāo)簽表示下段的內(nèi)容文件柜如何整頓？31要領(lǐng)要領(lǐng)徹底整理，徹底整理，只留下需要的只留下需要的物品物品32合理利

6、用空間，合理利用空間，100%定位放置定位放置要領(lǐng)要領(lǐng)根據(jù)根據(jù)種類、空間、區(qū)域、防護(hù)種類、空間、區(qū)域、防護(hù)規(guī)定擺放方法規(guī)定擺放方法33要領(lǐng)要領(lǐng)利用各種顏色、數(shù)據(jù)等進(jìn)行標(biāo)識343536清掃含義含義經(jīng)常清掃保持清潔，經(jīng)常清掃保持清潔， 將各個角落的臟物清理掉將各個角落的臟物清理掉 目的目的保持良好的工作情緒保持良好的工作情緒穩(wěn)定品質(zhì)穩(wěn)定品質(zhì)達(dá)到零故障、零損耗達(dá)到零故障、零損耗37如何清掃？如何清掃？看不見的地方，也要徹看不見的地方，也要徹底打掃干凈。底打掃干凈。經(jīng)常打掃，使環(huán)境盡量經(jīng)常打掃，使環(huán)境盡量不產(chǎn)生灰塵、污穢。不產(chǎn)生灰塵、污穢。38電源插座電源插座電腦側(cè)面電腦側(cè)面主機(jī)座主機(jī)座39要領(lǐng)要領(lǐng)自

7、己動手，不依賴外人自己動手，不依賴外人( (所有部門、人員都一起執(zhí)行所有部門、人員都一起執(zhí)行) )40清清 掃掃 責(zé)責(zé) 任任 分分 區(qū)區(qū)A1 區(qū)(張)B1區(qū)(趙)C1區(qū)(王)C2區(qū)(沈)C3區(qū) (李)A2區(qū)(胡) E1區(qū)(賈)D1區(qū)(霍)要領(lǐng)要領(lǐng)41清潔含義含義將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底，將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底， 并且標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。并且標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。目的目的成功慣例和制度成功慣例和制度是標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)企業(yè)文化開始形成企業(yè)文化開始形成4243連續(xù)不斷的進(jìn)行連續(xù)不斷的進(jìn)行 整理、整頓、整理、整頓、 清掃清掃活動活動要領(lǐng)要領(lǐng)44花時間改掉壞習(xí)慣及眼不見為凈的態(tài)度要領(lǐng)要領(lǐng)45要領(lǐng)要

8、領(lǐng)每天保持每天保持5S5S評價的心情，評價的心情，不斷改善辦公不斷改善辦公5S5S46素養(yǎng)含義含義對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習(xí)慣。并養(yǎng)成一種習(xí)慣。目的目的讓員工遵守規(guī)章制度讓員工遵守規(guī)章制度培養(yǎng)良好素質(zhì)習(xí)慣的人才培養(yǎng)良好素質(zhì)習(xí)慣的人才鑄造團(tuán)隊(duì)精神鑄造團(tuán)隊(duì)精神47問 候、禮 貌 語您好!早上好!下午好!大家好!語言48著裝49要點(diǎn)：要點(diǎn)：1.2.3.4.50持續(xù)推動持續(xù)推動4S4S活動直至活動直至習(xí)慣化習(xí)慣化 嚴(yán)格嚴(yán)格遵守遵守公司的公司的規(guī)章制度規(guī)章制度 不斷地不斷地培養(yǎng)責(zé)任感培養(yǎng)責(zé)任感、改變意識、改變意識 充滿熱情充滿熱情的開始每一天

9、的的開始每一天的工作工作 要領(lǐng)要領(lǐng)51要主動整理、整頓傳真？要主動整理、整頓傳真？ 傳真是客戶傳遞過來的信息，對公司和我們的工作都是非常重要的。 不管是不是發(fā)給我的傳真，我都應(yīng)該認(rèn)真對待。 主動把我認(rèn)識的人的傳真送過去，以便同事可以及時得到客戶的寶貴信息。52打印前，我們應(yīng)該做什么？打印前，我們應(yīng)該做什么？ 確認(rèn)打印機(jī)是否正常工作。確認(rèn)打印機(jī)是否正常工作。 小故障請按照提示排除。 無法解決時，請及時與管理員聯(lián)系。 確認(rèn)打印紙。確認(rèn)打印紙。 及時更換所需的紙型，以免產(chǎn)生作廢文件。 發(fā)現(xiàn)作廢的包裝時，請及時丟到紙簍內(nèi)。 發(fā)現(xiàn)紙張快用完時，請及時領(lǐng)取。53小組討論54辦公室5S活動早上5S1、檢查你

10、的著裝狀況著裝狀況和清潔度清潔度2、檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來將掉在地上的物品都撿起來3、整理和徹底清潔桌面清潔桌面4、檢查存放文件的位置，將文件放回他們應(yīng)該放置文件放回他們應(yīng)該放置的地方5、扔掉不需要的物品扔掉不需要的物品，包括抽屜內(nèi)的私人物品6、檢查文件柜、書架檢查文件柜、書架等，將放得不恰當(dāng)?shù)奈锲犯恼^來55辦公室5S活動下班前5S1、實(shí)施早上早上5S5S活動的所有內(nèi)容活動的所有內(nèi)容2、用抹布擦干凈電腦、傳真機(jī)及其他辦公設(shè)備擦干凈電腦、傳真機(jī)及其他辦公設(shè)備3、固定固定可能脫落的標(biāo)簽標(biāo)簽4、清潔地面清潔地面5、傾倒傾倒垃圾簍內(nèi)的垃圾垃圾6、檢查電源開關(guān)、門窗、空調(diào)檢查電源開關(guān)、門窗、空調(diào)等是否已關(guān)上。56文文 件件 的的 5S5S整理把文件區(qū)分為必要把文件區(qū)分為必要( (有效有效) )和不要和不要( (過期無效過期無效) )的的無效和不需要的文件及時回收或銷毀無效和不需要的文件及時回收或銷毀整頓清掃清潔素養(yǎng)將文件分門別類保存將文件分門別類保存制作目錄索引，便于查找制作目錄索引，便于查找防潮、防塵、防蟲防潮、