Office2007產(chǎn)品應(yīng)用場景與技巧

1、Office 2007產(chǎn)品應(yīng)用場景與技巧Microsoft Office Word 2007使用技巧Tips 1：更直觀地比較文檔內(nèi)容在進(jìn)行文檔的修訂時(shí)，很難區(qū)分修訂前的內(nèi)容和修訂后的內(nèi)容，Office Word 2007 增強(qiáng)的“比較”文檔功能，可以更加直觀的瀏覽文檔修訂前、后的不同。首先，單擊功能區(qū)中的“審閱”標(biāo)簽，然后單擊“比較”選項(xiàng)組中的“比較”按鈕，并在其下拉菜單中執(zhí)行“比較”命令，打開“比較文檔”對話框。選擇所要比較的“原文檔”和“修訂的文檔”。圖1 選擇比較的文檔稍后，即可看到修訂的具體內(nèi)容，同時(shí)，比較的文檔、原文檔和修訂的文檔也將出現(xiàn)在比較結(jié)果文檔中。圖2 比較文檔的結(jié)果Tip

2、s 2：輕松解決語言障礙在 Office Word 2007 中提供了強(qiáng)大的語言支持功能，可以更有效的幫助用戶無障礙地閱讀文檔。比如：當(dāng)我們遇到不熟悉的單詞或短語時(shí)，可以在該文檔內(nèi)容上單擊鼠標(biāo)右鍵，執(zhí)行“翻譯”命令，打開相應(yīng)的翻譯屏幕提示。圖3 執(zhí)行“翻譯”命令將鼠標(biāo)移動(dòng)的單詞或短語的上方，就可以即時(shí)看到翻譯的結(jié)果。圖4 將英文翻譯成中文提示：此功能也可以在 Excel 、PowerPoint 、 Outlook 等應(yīng)用程序中使用。Microsoft Office Excel 2007使用技巧Tips 1：自動(dòng)添加表格字段標(biāo)題在進(jìn)行表格數(shù)據(jù)的輸入時(shí)，只要在表格右側(cè)的空白單元格里輸入數(shù)據(jù)，Exc

3、el 2007 將會為您新添加字段標(biāo)題，并自動(dòng)辨別和套用適當(dāng)?shù)拿Q與格式。比如：在下圖的工作表中已經(jīng)填寫了“七月”的數(shù)據(jù)，再在工作表右側(cè)空白處繼續(xù)輸入北京地區(qū)的數(shù)據(jù)時(shí)，通過默認(rèn)的自動(dòng)填充或自定義列表的功能特性，Excel 2007 立即貼心并聰明地為您完成新字段“八月”的標(biāo)題文字與格式設(shè)定。讓您只需專注后續(xù)重要數(shù)據(jù)的輸入，而不必花費(fèi)任何心思在表格的格式設(shè)定與外觀的操作上。圖5 自動(dòng)添加字段標(biāo)題Tips 2：更智能的自動(dòng)完成輸入表格最主要的優(yōu)勢之一便是具備自動(dòng)識別表格起點(diǎn)與終點(diǎn)的能力。比如：“自動(dòng)完成輸入”在各版本的 Excel 中是一個(gè)很小的功能，可以協(xié)助您快速完成重復(fù)資料的輸入。但您必須在同

4、一字段里輸入數(shù)據(jù)時(shí)，才會自動(dòng)完成輸入。比如下圖左側(cè)的范例所示，在訂單的經(jīng)手人字段中，當(dāng)需要第二次輸入“蘇國慶”時(shí)，只要鍵入第一個(gè)字“蘇”，Excel 便會自動(dòng)為您加上“國慶”二字，完成數(shù)據(jù)的輸入。然而，對于不連續(xù)的數(shù)據(jù)格式（比如：下圖右側(cè)的范例，訂單編號字段與經(jīng)手人字段之間又隔著日期字段時(shí)），自動(dòng)完成輸入功能就不起作用了！但是，Excel 2007 的自動(dòng)完成輸入功能是非常智能的，您輸入的數(shù)據(jù)只要是在表格中，Excel 將會評估整個(gè)表格所有字段的數(shù)據(jù)，以決定自動(dòng)完成輸入的正確信息。圖6 自動(dòng)完成輸入Microsoft Office PowerPoint 2007使用技巧Tips 1：將列表式文

5、字變成動(dòng)人的圖形在幻燈片的制作過程中，需要逐一列表式描述的文字，經(jīng)常會以點(diǎn)符列表來進(jìn)行格式化?，F(xiàn)在，對于這些昔日的作品與文件，您只要透過 Office PowerPoint 2007 全新的自動(dòng)化轉(zhuǎn)換工具，即可將文字瞬間變成動(dòng)人的圖形。您有兩種操作方式可以將條列式文字變成動(dòng)人的圖形。比如：只要單擊幻燈片上既有的點(diǎn)符列表文本框后，在畫面上方功能區(qū)里的“段落”選項(xiàng)組中，單擊“轉(zhuǎn)換為 SmartArt 圖形”按鈕（ ），即可從其下拉清單中挑選所要套用的圖形。圖7 套用樣式此時(shí)，原本平凡的列表式文字輸入，通過“轉(zhuǎn)換為 SmartArt 圖形”就可以輕易地將文字轉(zhuǎn)換成豐富的圖形。甚至，只要將鼠標(biāo)指針停在

6、上面便可立即預(yù)覽其效果。圖8 預(yù)覽圖形效果此外，若以鼠標(biāo)右鍵直接單擊幻燈片上已有的點(diǎn)符列表文本框，也可以從展開的快捷菜單中執(zhí)行“轉(zhuǎn)換為 SmartArt 圖形”命令，打開智能圖形列表，從中挑選所要轉(zhuǎn)換并套用的圖形。圖9 選擇要套用的圖形或者，單擊快捷菜單上的“其他 SmartArt 圖形”命令，打開“選擇 SmartArt 圖形”對話框，從更多、更豐富的圖形中選擇所要套用的圖形。圖10 “選擇 SmartArt 圖形”對話框在選定智能圖形的樣式后，也可以通過文字編輯窗口進(jìn)行文字的新增與編輯。圖11 新增文字Tips 2：自定義專用的版式之前 PowerPoint 所提供的幻燈片版式是不允許用戶

7、自行定義的，現(xiàn)在，PowerPoint 2007 已經(jīng)可以讓您隨心所欲的自定義專用的幻燈片版式了。若要添加新的自定義幻燈片版式，必須先切換到幻燈片母版視圖，添加一個(gè)新的幻燈片版式后，附加您所需要的對象，然后另存為模板文件即可。首先，單擊功能區(qū)中的“視圖”標(biāo)簽，然后單擊“演示文稿視圖”選項(xiàng)組中的“幻燈片母版”按鈕。圖12 選擇幻燈片母版進(jìn)入幻燈片母版視圖后，畫面左側(cè)窗格即可看到默認(rèn)的幻燈片母版與版式的縮略圖，單擊所要添加版式的縮略圖，然后單擊“編輯母版”選項(xiàng)組中的“插入版式”按鈕。圖13 單擊“插入版式”按鈕添加一張新幻燈片后，即可在此幻燈片上設(shè)置您所要添加的各種組件，快速產(chǎn)生嶄新的自定義幻燈片

8、版式。單擊“母版版式”選項(xiàng)組中的“插入占位符”按鈕。圖14 單擊“插入占位符”按鈕提示：在“母版版式”選項(xiàng)組中有“標(biāo)題”和“頁腳”兩個(gè)復(fù)選框選項(xiàng)，您可以根據(jù)需要選擇是否在幻燈片版式上顯示或去除幻燈片標(biāo)題文字，頁腳中的日期、頁碼等信息。接著，從下拉菜單中選擇所要采用的配置對象后，直接在幻燈片的版式上用鼠標(biāo)拖曳出所需的占位符。圖15 在空白幻燈片上新增圖表和圖片組件最后，將其另存為“PowerPoint 模板”（.potx）就大功告成了。以后只要使用該演示文稿模板創(chuàng)建的新幻燈片，便可以套用自定義的幻燈片版式了。圖16 利用自定義模板創(chuàng)建幻燈片Microsoft Office Outlook 200

9、7使用技巧Tips 1：智能化的郵件附件預(yù)覽當(dāng)我們接收到帶有 Office 文檔內(nèi)容的附件時(shí)，Office Outlook 2007 提供的附件預(yù)覽功能，可以在 Outlook 2007 郵件閱讀窗口或郵件預(yù)覽窗口中，直接預(yù)覽文檔的內(nèi)容，并保持文檔格式不變。圖17 預(yù)覽 PowerPoint 演示文稿并保持文檔中的動(dòng)畫效果圖18 預(yù)覽 Word 文檔圖19 預(yù)覽 Excel 工作表如果希望繼續(xù)瀏覽郵件內(nèi)容時(shí)，可在郵件閱讀窗口或郵件預(yù)覽窗口中，單擊“郵件”按鈕，即可返回到郵件正文。Tips 2：可視化的聯(lián)系人信息Office Outlook 2007 提供了更多管理聯(lián)系人的功能。比如：可以在“聯(lián)

10、系人”中為某位聯(lián)系人添加圖片。圖20 為聯(lián)系人添加圖片當(dāng)收到此聯(lián)系人發(fā)來的郵件時(shí)，不僅可以在閱讀窗格中瀏覽郵件的內(nèi)容，還可以看到聯(lián)系人的圖片。圖21 顯示聯(lián)系人圖片Microsoft Office Access 2007使用技巧Tips 1：新增數(shù)據(jù)表與定義字段更加直觀若要建立新數(shù)據(jù)表，可以在開啟數(shù)據(jù)庫后，直接單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽，在“表”選項(xiàng)組中單擊“表”按鈕，即可新增一個(gè)空表，而且當(dāng)我們新增或開啟已有的數(shù)據(jù)表時(shí)，每一個(gè)表都會以“數(shù)據(jù)表”標(biāo)簽的形式顯示出來，方便用戶的切換和處理。圖22 標(biāo)簽的切換架構(gòu)提供了更方便的切換在定義數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)字段時(shí)，您會發(fā)覺，Access 2007 的操作更簡便也更可視化，使用者并不需要切換到設(shè)計(jì)視圖畫面，即可直觀式的進(jìn)行字段的添加。比如：在新數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)視圖畫面中，可以直接輸入一筆數(shù)據(jù)記錄的內(nèi)容，也可以直接單擊最右側(cè)的“添加新字段”，輸入自定義的新域名“業(yè)務(wù)電話”字段。圖23 新增數(shù)據(jù)字段Tips 2：附件字段如果數(shù)據(jù)表的記錄中必須包含圖像或文件，則可以新增一個(gè)“附