采購控制管理程序

1、1目的本程序旨在建立對(duì)本公司有關(guān)采購的過程限制方法,以期以合理的價(jià)格,適當(dāng)?shù)臅r(shí) 問、適當(dāng)?shù)臄?shù)量、適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量、適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)向公司提供符合規(guī)定要求的物料和效勞,以 滿足生產(chǎn)需要,到達(dá)公司經(jīng)營目標(biāo).2范圍本程序適用于公司所需的采購產(chǎn)品的采購過程限制,包括:采購目標(biāo)的制定、采購限制流程、采購方式的選擇； 采購文件的編制與審批； 供方的調(diào)查與選定,考核與治理； 價(jià)格治理； 物料驗(yàn)證和代用治理； 合同、訂單治理,等.3責(zé)任3.1 生產(chǎn)部物控負(fù)責(zé)物料需求方案的編制限制及組織本公司內(nèi)配套材料的供給3.2 采購部負(fù)責(zé)物料采購方案的編制和實(shí)施.3.3 研發(fā)質(zhì)量部負(fù)責(zé)采購物料的認(rèn)定和技術(shù)支持.3.4 采購部、研發(fā)質(zhì)量

2、部共同負(fù)責(zé)對(duì)供方配套水平的考評(píng).4活動(dòng)內(nèi)容4.1 采購目標(biāo)4.1.1 選擇優(yōu)良的供方保證供給資源平安、穩(wěn)定及競(jìng)爭優(yōu)勢(shì),及時(shí)供給生產(chǎn)所需的物料及獲得優(yōu)質(zhì)、高效的效勞.4.1.2 保證采購物料的質(zhì)量.4.1.3 不斷提升采購物料的性價(jià)比.4.1.4 不斷提升采購工作效率及人員的工作質(zhì)量,嚴(yán)格限制合同風(fēng)險(xiǎn).4.1.5 預(yù)防采購工作異常情況的發(fā)生,針對(duì)異常情況迅速妥當(dāng)?shù)靥幚?4.2 采購過程限制流程4.2.1 訂單、定期采購過程限制流程詳見附錄A.4.2.2 零星采購過程限制流程詳見附錄 B.4.2.3 固定資產(chǎn)采購過程限制流程詳見附錄 C.4.3 米購方式采購人員應(yīng)根據(jù)物料使用狀況,用量大小,采購頻

3、率,市場(chǎng)供需狀況,交易習(xí)慣及價(jià)格質(zhì)量穩(wěn)定等因素,選擇以下最有利的采購方式,辦理采購業(yè)務(wù).4.3.1 一般采購根據(jù)生產(chǎn)工程部/業(yè)務(wù)部的物料/成品需求方案確認(rèn)方案及請(qǐng)購報(bào)表和相關(guān)采購 政策,編排物料采購方案進(jìn)行例行訂貨.4.3.2 定期采購針對(duì)交貨期較長或穩(wěn)定使用的大宗物料,采購部應(yīng)事先選定適宜的供方,議定一段 時(shí)間的供給價(jià)格,交易條件及分批交貨時(shí)間,辦理采購業(yè)務(wù).4.3.3 零星采購a針對(duì)生產(chǎn)工程部的“樣品索樣單及“新品物料請(qǐng)購單所需物料的采購.b針對(duì)市場(chǎng)部、人事行政部審批的零星物料請(qǐng)購單所需物料的采購.c針對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的委托采購單所需生產(chǎn)材料的采購.4.3.4 固定資產(chǎn)采購根據(jù)公司各部門提出

4、的“儀器/設(shè)備請(qǐng)購單進(jìn)行的采購.4.4 采購審批4.4.1 “確認(rèn)方案及請(qǐng)購報(bào)表由生產(chǎn)工程業(yè)務(wù)部提出,生產(chǎn)工程部業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核并報(bào)總經(jīng)理審批.4.4.2 樣品索樣單、“新品物料請(qǐng)購單由生產(chǎn)工程部負(fù)責(zé)人審核.4.4.3 零星物料請(qǐng)購單其使用部門負(fù)責(zé)人審核,報(bào)總經(jīng)理審批.4.4.4 訂單審批權(quán)限：a單個(gè)合同訂單采購金額超過人民幣壹仟元的,由采購部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理聯(lián)合 審批.b固定資產(chǎn)部份由采購部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理聯(lián)合審批.4.5 供方的調(diào)查與選定4.5.1 為保證物料的質(zhì)量和保證料源,生產(chǎn)部和采購部應(yīng)對(duì)經(jīng)常采購的物料,評(píng)定其供方的設(shè)備規(guī)模、生產(chǎn)水平、質(zhì)保水平,建立供方檔案.4.5.2 供方選擇原那么：

5、a具有營業(yè)執(zhí)照,一般納稅人認(rèn)定；b質(zhì)量、價(jià)格、交貨及效勞等條件良好；c原那么上優(yōu)先選用具有ISO9000質(zhì)保體系、產(chǎn)能符合配套要求、新品開發(fā)水平強(qiáng)及財(cái)務(wù)體系健全的供方；d商譽(yù)良好.4.5.3 供方的選定a采購部應(yīng)廣采商源或接受推薦的供方.b認(rèn)定合格的供方的物料,且其質(zhì)量體系評(píng)定合格,進(jìn)入?合格供方手冊(cè)?,作為批量采購的對(duì)象.c供方提供的物料出現(xiàn)質(zhì)量異常,應(yīng)于指定期限內(nèi)回復(fù)改善,如無法到達(dá)者,采購 部有權(quán)取消其合格供方的資格.d應(yīng)供方的要求,認(rèn)定部門可向其提供質(zhì)保方面的指導(dǎo).4.6 采購工作的實(shí)施4.6.1 由生產(chǎn)工程部、人事行政部、市場(chǎng)部各單位在各自授權(quán)責(zé)任范圍內(nèi)根據(jù)生產(chǎn)、業(yè) 務(wù)等需要,向采購

6、部提出采購需求,包括需要采購物料的工程名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等.4.6.2 采購部根據(jù)采購需求,編制采購方案,明確采購信息,訂立采購合同訂單,其內(nèi)容包括：確定的供方、所采購物料的工程名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等.4.6.3 采購人員應(yīng)在采購合同訂單審批后,開始采購工作.在生產(chǎn)急需等特殊情況 下,可在合格供方范圍內(nèi)緊急組織進(jìn)貨應(yīng)急使用,然后補(bǔ)簽采購合同訂單.4.6.4 假設(shè)屬分批交貨者,采購員應(yīng)于采購合同訂單上分別寫明交貨數(shù)量及交貨日期、 交貨地點(diǎn).4.6.5 采購人員于訂購作業(yè)完成后,因特殊事項(xiàng)變更者,應(yīng)及時(shí)以函、電方式與供方商 洽談變更訂貨行為,必要時(shí)由對(duì)方書面確認(rèn).4.6

7、.6 物料到貨后,采購員把采購單給倉庫治理員核對(duì)入庫數(shù)量、驗(yàn)證情況,符合要求 后采購員方可辦理付款手續(xù).4.7 交貨期治理4.7.1 供方交貨的依據(jù)為雙方簽訂的合同訂單,供方應(yīng)按合同訂單的交貨期如期交貨.4.7.2 交貨期的跟蹤與限制a為保證供方如期交貨,采購人員應(yīng)根據(jù)未結(jié)未交貨、在途等訂單的記錄,進(jìn) 行跟蹤、限制和平衡.b采購部應(yīng)對(duì)供方的交貨準(zhǔn)確度進(jìn)行考核.c當(dāng)供方無法按合同訂單的交貨期如期交貨,采購員應(yīng)及時(shí)將信息反應(yīng)給相關(guān) 限制單位.4.7.3 交貨期變更a本公司因業(yè)務(wù)需要,變更交貨日期,需與供方聯(lián)絡(luò)處理.b供方無故違反合同訂單的交貨期規(guī)定,超過目標(biāo)時(shí)間二周的,本公司有 權(quán)取消合同訂單.c

8、不可抗力造成合同訂單無法全部或部份履行的,應(yīng)在事故過去二周內(nèi)相應(yīng)照會(huì)對(duì)方并視具體情況變更或取消合同訂單.4.8 價(jià)格治理4.8.1 詢價(jià)的選擇,原那么上以獲得本公司合格供方資格者優(yōu)先.4.8.2 每一種物料,原那么上需有三家以上的供方報(bào)價(jià).4.8.3 采購人員就供方的報(bào)價(jià)單加以分析整理后,依照本公司價(jià)格限制流程和審批權(quán) 限,呈報(bào)審批.4.8.4 采購部應(yīng)根據(jù)供方報(bào)價(jià)及市場(chǎng)狀況進(jìn)行議價(jià)、比價(jià),選擇最正確的訂貨對(duì)象和時(shí)機(jī)4.9 物料驗(yàn)證和代用治理4.9.1 物料檢驗(yàn)如經(jīng)進(jìn)貨檢驗(yàn)判為不合格批的物料,需辦理代用的,由采購部填寫“物料超差代用申請(qǐng)表,送生產(chǎn)部審批,獲準(zhǔn)后才進(jìn)一步投入使用或加工.4.9.2

9、 因生產(chǎn)急需或貨源短缺問題,需用其他規(guī)格的物料進(jìn)行代用,由采購部或生產(chǎn)部 填寫“物料更換代用申請(qǐng)表,向工程部獲準(zhǔn)前方可采購或使用.4.10 進(jìn)貨異常的處理列入?合格供方手冊(cè)?的供方應(yīng)建立密切的工作關(guān)系與聯(lián)絡(luò)渠道,如買賣雙方對(duì)出 現(xiàn)異常的采購物料有處理或認(rèn)同的差異時(shí),由生產(chǎn)工程部會(huì)同采購部處理.4.10.1 進(jìn)貨缺料時(shí),工廠倉庫應(yīng)保存好原始證據(jù)短缺物料所在的箱號(hào)、生產(chǎn)批次號(hào)等查證資料并在收貨單上記錄收貨差異情況,采購部應(yīng)立即進(jìn)行核對(duì),并通知供方盡快補(bǔ)齊.4.10.2 采購物料存在質(zhì)量異常時(shí),由研發(fā)質(zhì)量部或采購部向供方反應(yīng).必要時(shí)跟蹤檢 查供方的糾正舉措及效果.4.10.4 因物料本身的質(zhì)量缺陷,

10、造本錢公司聲譽(yù)和經(jīng)濟(jì)損失的,按簽定的有關(guān)質(zhì)量索賠協(xié)議處理.4.11 采購文件的限制4.11.1 圖紙及采購標(biāo)準(zhǔn)a負(fù)責(zé)物料認(rèn)定和采購的部門其文件治理應(yīng)建立檔案.b 研發(fā)質(zhì)量部負(fù)責(zé)認(rèn)定報(bào)告的分發(fā)及變更限制,而供方由采購部通知.4.11.2 訂單治理a訂單編制應(yīng)包括物料名稱、型號(hào)規(guī)格、企業(yè)編號(hào)、廠家、單價(jià)、數(shù)量、交貨期、 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式、運(yùn)輸方式、付款條件等完整的交易條件和規(guī) 范準(zhǔn)確的描述.假設(shè)注明驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的,進(jìn)貨將按技術(shù)協(xié)議或物料認(rèn)定報(bào)告或雙方 認(rèn)可的規(guī)格書驗(yàn)收.b采購訂單一式五聯(lián),其中兩聯(lián)按授權(quán)原那么審批簽定后生效,供需雙方各保存一 份原稿.一聯(lián)分送財(cái)務(wù)部.c訂單或采購合同正本在采購部保存,保存期三年.4.12 ?合格供方手冊(cè)?的治理4.12.1 ?合格供方手冊(cè)?