物資管理審計(jì)報(bào)告

1、XXX有限責(zé)任公司物資管理審計(jì)報(bào)告公司內(nèi)審組根據(jù)經(jīng)核準(zhǔn)的2006年年度審計(jì)計(jì)劃，于2006年10月20日-11 月4日對(duì)公司物資管理循環(huán)實(shí)施了內(nèi)部控制審計(jì)。本次審計(jì)的主要目的是檢查和評(píng)價(jià)采購(gòu)及付款、存貨管理及財(cái)務(wù)核算等業(yè)務(wù)流程相關(guān)制度的有效性和日常執(zhí)行 的遵循性。我們審閱了相關(guān)制度及原始資料，與相關(guān)建設(shè)、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)等部門人 員進(jìn)行了面談，并抽查了相關(guān)業(yè)務(wù)的處理文件?，F(xiàn)將審計(jì)中情況報(bào)告如下：一、公司物資管理簡(jiǎn)況公司目前物資管理方面的主要制度有：XXX200551號(hào)XXX有限公司工程物 資管理制度、XXX200631號(hào)XXX有限公司招標(biāo)管理規(guī)定。其中51號(hào)文件比較系 統(tǒng)的對(duì)工程物資采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用

2、、財(cái)務(wù)核算等相關(guān)管理環(huán)節(jié)作了詳細(xì)規(guī)定，并 制訂了詳細(xì)的工作流程。31號(hào)文件對(duì)重要物資采購(gòu)的招標(biāo)活動(dòng)做了規(guī)定，控制了公司重要采購(gòu)的公正、公平和有效。公司日常物資管理工作遵循 51號(hào)文件執(zhí)行， 重要物資采購(gòu)按31號(hào)文件走招標(biāo)流程。物資管理所涉及到的主要是公司工程用 材料及設(shè)備，省公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部及運(yùn)行維護(hù)部及各分公司建維部是物資的主要使 用部門。倉(cāng)庫(kù)歸省公司財(cái)務(wù)部管理，主要負(fù)責(zé)日常物資的出入庫(kù)管理工作。一、物資采購(gòu)公司的工程物資管理規(guī)定對(duì)物資采購(gòu)的工作流程進(jìn)行了規(guī)定。 日常物資采購(gòu) 工作主要由建設(shè)部或運(yùn)維部根據(jù)實(shí)際需要負(fù)責(zé)進(jìn)行。 并由使用部門制訂采購(gòu)訂單, 聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。我們認(rèn)為，在公司現(xiàn)存的

3、物資管理流程中：1、公司51號(hào)文件僅對(duì)物資管理各主要工作流程進(jìn)行了規(guī)定，我們認(rèn)為，做為省公司的物資采購(gòu)部門，有必要制訂采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理制度。對(duì)物資采購(gòu)過程中 的采購(gòu)申請(qǐng)、詢價(jià)、價(jià)格審批、供應(yīng)商選擇等具體工作進(jìn)行規(guī)范。完善物資管理 的基礎(chǔ)工資，控制公司采購(gòu)成本。2、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)材料到貨驗(yàn)收，有違不相容崗位必須分開的原則根據(jù)財(cái)政部財(cái)會(huì)200221號(hào)文件內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范一一采購(gòu)與付款（試行） 的規(guī)定，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括 ：（一）請(qǐng)購(gòu)與審批；（二）詢價(jià)與確 定供應(yīng)商；（三）采購(gòu)合同的訂立與審計(jì)；（四）采購(gòu)與驗(yàn)收；（五）采購(gòu)、驗(yàn)收與相 關(guān)會(huì)計(jì)紀(jì)錄；（六）付款審批與付款執(zhí)行。按照公司制度規(guī)定，

4、收貨工作由倉(cāng)管及 質(zhì)檢員負(fù)責(zé)辦理，根據(jù)我們審計(jì)中所了解的實(shí)際情況，采購(gòu)部門制訂采購(gòu)訂單發(fā) 給供應(yīng)商，供應(yīng)商根據(jù)訂單發(fā)貨后又由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收，采購(gòu)與驗(yàn)收職責(zé)相混 淆，容易形成制度漏洞。截止2006年9月30日，全省尚存在未辦理入庫(kù)的采購(gòu) 訂單金額13,741,679.00元。上述材料有些到貨后直接用于工程上，一方面不再 受系統(tǒng)預(yù)算控制，另一方面不能在期末庫(kù)存盤點(diǎn)時(shí)體現(xiàn)差異。直接影響到公司對(duì) 項(xiàng)目工程核算及考核的準(zhǔn)確性。 我們提請(qǐng)省公司倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)上述訂單進(jìn)行清理。審計(jì)建議：省公司倉(cāng)庫(kù)管理部門與建設(shè)維護(hù)部重新就物資驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)的職 責(zé)進(jìn)行明確，保證貨物驗(yàn)收工作按規(guī)定執(zhí)行。3、在審計(jì)中我們還注意到

5、，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部對(duì)于城域網(wǎng)、省干等工程采購(gòu)用物 資，因?yàn)榕c供應(yīng)商簽有采購(gòu)合同，往往不作訂單直接采購(gòu)材料用于工程上，導(dǎo)致 材料已用完，倉(cāng)庫(kù)這里還沒入庫(kù)，日常盤點(diǎn)也不能監(jiān)督到該部分物資，如有差額， 只能在事后發(fā)現(xiàn)，影響到公司物資管理安全。在盤存中我們發(fā)現(xiàn)網(wǎng)管中心有少量 中信本地網(wǎng)朗訊設(shè)備，隨后追查到中信本地網(wǎng)工程中 SDHt傳輸設(shè)備已經(jīng)用在全 省各地的本地網(wǎng)建設(shè)中，該批設(shè)備的總價(jià)值為 *元，最后一批設(shè)備已于 2006年6月收到，截止我們審計(jì)日公司已向該批設(shè)備的供應(yīng)商北京XXXXW限公司支 付設(shè)備款*元(2005年9月支付*元，2005年12月支付*元，2006年7月支 付*元)，但在用友系統(tǒng)中無該批設(shè)

6、備的采購(gòu)訂單及相關(guān)的入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。該批設(shè)備是由省公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部人員根據(jù)編號(hào)為 *的合同要求供應(yīng)商將設(shè)備直接 發(fā)送到相關(guān)的地市分公司，未做采購(gòu)訂單。各地建維人員對(duì)貨物進(jìn)行了簽收，并 在省公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部的指導(dǎo)下進(jìn)行安裝，用于本地網(wǎng)建設(shè)中。我們認(rèn)為：省公司 網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部相關(guān)人員違反了公司的物資管理制度中的規(guī)定，由于采購(gòu)、驗(yàn)收均由 建設(shè)人員負(fù)責(zé)，收到貨物后根本不需辦理相關(guān)入出庫(kù)手續(xù)而直接用于本地網(wǎng)建設(shè) 中，使倉(cāng)庫(kù)管理員在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)無法對(duì)該批設(shè)備進(jìn)行跟蹤，同時(shí)，我們 注意到，所支付*元款項(xiàng)的發(fā)票已收到，因?yàn)椴牧蠜]有入庫(kù)，截止審計(jì)日都沒 能計(jì)入相關(guān)的工程成本，致使相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真。審計(jì)建議：(1

7、)財(cái)務(wù)在辦理工程付款時(shí)應(yīng)以用友系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)只 有一個(gè)出處，那就是用友系統(tǒng)。我們所說的按合同約定付款如果合同約定是預(yù)付 款，應(yīng)在付款單備注欄上注明是預(yù)付款，如果合同約定是供應(yīng)商提供相關(guān)發(fā)票申 請(qǐng)付款，那么財(cái)務(wù)應(yīng)在付款單備注欄上注明發(fā)票是否已入帳(而不是發(fā)票已收， 發(fā)票已收和發(fā)票已入帳在財(cái)務(wù)上是有本質(zhì)區(qū)別的)，如果發(fā)票收到卻不能及時(shí)辦 理入帳，請(qǐng)相關(guān)流程的人員辦理好入帳必須的流程后，財(cái)務(wù)把發(fā)票入帳再辦理付 款，這樣才能保證用友系統(tǒng)中財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)完整。(3)在全公司強(qiáng)調(diào)用友系統(tǒng)的地位及作用，用友系統(tǒng)是一個(gè)全面的管理系 統(tǒng)，公司的相關(guān)部門要對(duì)其在用友系統(tǒng)內(nèi)資料錄入的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、

8、完整性負(fù)4、供應(yīng)商相對(duì)集中，主要原料采購(gòu)供應(yīng)商選擇，缺乏年度復(fù)查程序，供應(yīng) 商名錄基本維持不變，新供應(yīng)商開拓力度較弱。我們對(duì)比了公司供應(yīng)商各月發(fā)展 趨勢(shì)，發(fā)現(xiàn)公司主要材料采購(gòu)集中在少量供應(yīng)商。例如公司 06年的所有尾纖、 光收發(fā)器及其模塊全部從 XXXXT限公司采購(gòu)，所有光端機(jī)、MF-05型網(wǎng)橋等全部 從XXXXt限責(zé)任公司采購(gòu)，因?yàn)閷?duì)上述供應(yīng)商所存在的一定依賴性， 我們認(rèn)為， 完善第三人對(duì)供應(yīng)商的年審程序，對(duì)保證供應(yīng)商的合理性能起到完善作用。審計(jì)建議：我們建議公司對(duì)各采購(gòu)負(fù)責(zé)人管理的供應(yīng)商進(jìn)行一年一度的供應(yīng) 商交叉復(fù)審制度，同時(shí)通過對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、過去履約情況以及生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)等方面進(jìn)行年底系

9、統(tǒng)復(fù)查，來選擇有利于公司建設(shè)成本較低的供應(yīng)商。5、采購(gòu)價(jià)格缺乏系統(tǒng)、嚴(yán)格的詢價(jià)、比價(jià)等價(jià)格核定程序。前期公司采購(gòu)都沒有保存過詢價(jià)、比價(jià)資料，經(jīng)了解公司采購(gòu)價(jià)格以采購(gòu)員 詢價(jià)為基礎(chǔ)，由于這種做法缺乏系統(tǒng)、嚴(yán)格及時(shí)的詢價(jià)、比價(jià)等價(jià)格核定程序和 書面文件，我們擔(dān)心采購(gòu)價(jià)格合理性是否能夠得到保障。審計(jì)建議：(1)對(duì)于固定供應(yīng)商，我們建議公司應(yīng)制定價(jià)格審核機(jī)制。該機(jī)制可根據(jù)采 購(gòu)料件的特點(diǎn)，采用定期獨(dú)立詢價(jià)、議價(jià)，收集公開市場(chǎng)成交價(jià)格等方式來控制 價(jià)格。(2)采購(gòu)部門應(yīng)密切關(guān)注主要材料、物資市場(chǎng)供求、價(jià)格變動(dòng)情況，進(jìn)行趨 勢(shì)預(yù)測(cè)，提出最有利的采購(gòu)時(shí)機(jī)和合理交易價(jià)格，為管理層采購(gòu)決策提供支持。三、倉(cāng)庫(kù)管理

10、公司已制定存貨管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)崗位設(shè)置、存貨分類、出入庫(kù)單據(jù)及流轉(zhuǎn)、存 貨計(jì)量以及存貨儲(chǔ)存等控制環(huán)節(jié)已作明確，在日常操作中，倉(cāng)庫(kù)由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管 理，倉(cāng)庫(kù)部分實(shí)物控制較好。主要不足之處為：1、倉(cāng)庫(kù)監(jiān)盤差額，有帳外物資存在本次審計(jì)盤存中帳面上有的物資保管良好，只有 96芯光纜盤虧20米，屬于 物資出庫(kù)的正常差異；盤盈的物資有* ,同時(shí)我們也注意到網(wǎng)管中心有一批 2 兆線及少量無法確認(rèn)規(guī)格型號(hào)的物資財(cái)務(wù)帳面上沒有，無人專管，在于網(wǎng)管中心 相關(guān)人員的溝通中，有人說是設(shè)備采購(gòu)中供應(yīng)商送的在工程建設(shè)中剩余下來的， 有人說可能是中信網(wǎng)絡(luò)建大網(wǎng)的時(shí)候遺留下來的，有可能不是我們公司的，在省 公司5樓倉(cāng)庫(kù)也有一批2兆

11、線財(cái)務(wù)帳面上也沒有，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部的相關(guān)人員說是設(shè) 備采購(gòu)中供應(yīng)商贈(zèng)送的。另有省干擴(kuò)容用10G的CORE：從原設(shè)備中替換下來2.5G 的COREL 3套,這些替換設(shè)備尚存使用價(jià)值，未做處理。2、在審計(jì)中，我們對(duì)截止2006年10月31日的公司各地倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)情況進(jìn)行 了抽查。我們認(rèn)為，除了上述入庫(kù)手續(xù)未辦理所引起的相關(guān)問題外，在庫(kù)存管理 本身，主要問題是：設(shè)備材料存在大量外借現(xiàn)象；個(gè)別倉(cāng)庫(kù)對(duì)預(yù)算控制不能嚴(yán)格 遵守，引起盤存差異。各地、市物資借用情況表（略）物資超預(yù)算領(lǐng)用情況表（略）3、按省公司倉(cāng)庫(kù)管理制度規(guī)定，倉(cāng)庫(kù)物資應(yīng)該分類擺放，標(biāo)識(shí)清楚。我們 在對(duì)省公司倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行監(jiān)盤時(shí)，發(fā)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)物資并無標(biāo)識(shí)，同時(shí)有

12、其他廠家物資存放 在我公司倉(cāng)庫(kù)，也未表明所有權(quán)屬，給物資監(jiān)盤帶來困難。審計(jì)建議：(1)對(duì)盤存中發(fā)現(xiàn)的2兆線及少量無規(guī)格型號(hào)物資由省公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部、 運(yùn)行維護(hù)部、計(jì)劃財(cái)務(wù)部進(jìn)行徹底核查，確認(rèn)相關(guān)物資規(guī)格型號(hào)及數(shù)量，形成書 面說明報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后處理，對(duì)網(wǎng)絡(luò)升級(jí)替換下來的相關(guān)物資由專業(yè)人員提出 合理的使用意見，盡可能的節(jié)約公司成本；(2)嚴(yán)格材料預(yù)算管理制度，對(duì)物資超預(yù)算及外借現(xiàn)象進(jìn)行全省清理，保 證盤點(diǎn)帳實(shí)相符。四、財(cái)務(wù)核算管理公司在物資方面的財(cái)務(wù)核算總體比較規(guī)范，能夠按企業(yè)會(huì)計(jì)制度執(zhí)行， 公司財(cái)務(wù)部制訂了財(cái)務(wù)管理?xiàng)l例使之成為日常財(cái)務(wù)管理、核算的標(biāo)準(zhǔn)。在對(duì)工程 物資、在建工程及應(yīng)付帳款的核算中，

13、主要存在的問題體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：在審計(jì)中我們注意到截止2006年10月31日應(yīng)付帳款期末借方余額*元。 我們對(duì)各供應(yīng)商明細(xì)進(jìn)行了抽查，發(fā)現(xiàn)如下問題：1、個(gè)別物資采購(gòu)付款審核手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)；應(yīng)付帳款紅字中有XXXXt限公司*元、XXXXT限公司*元系貨款已支 付，材料尚未入帳。我們抽查4月30日540腌證，因公司支付XX機(jī)站管道建設(shè)零星材料費(fèi)用*元，應(yīng)扣XX必司應(yīng)付款*元，而在06年7月31日229腌證中公司又按 全額支付了工程款*元，致使公司多支出*元；公司共計(jì)支付XXX您司辦公室裝修款項(xiàng)*元，2006年10月31日該公司應(yīng) 付帳款期末紅字余額*元，經(jīng)查，該余額系應(yīng)支付的設(shè)計(jì)費(fèi)用，行政部說該設(shè)

14、計(jì)費(fèi)有簽定合同，但合同已找不到了。該款項(xiàng)在2004年1月支付，一直掛帳，也未收到發(fā)票。審計(jì)建議：(1)建議省公司財(cái)務(wù)在審核付款條件時(shí)，在申請(qǐng)付款單后附送發(fā)票、驗(yàn)收 單、入庫(kù)單等必要附件，并審核相關(guān)工作環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人簽字是否完整；原始單據(jù)審 核人應(yīng)對(duì)程序完整性負(fù)責(zé)；(2)目前與供應(yīng)商對(duì)帳工作主要由省公司倉(cāng)庫(kù)管理員負(fù)責(zé)，而倉(cāng)庫(kù)管理員 的對(duì)帳只對(duì)其入庫(kù)物資部分負(fù)責(zé)，并不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)與供應(yīng)商業(yè)務(wù)往來的所有差異， 我們建議省公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)在物資采購(gòu)部門的協(xié)助下定期(或者在月末滾動(dòng)進(jìn)行)與有頻繁往來交易或者有較大應(yīng)付賬款余額的供應(yīng)商進(jìn)行書面對(duì)賬，并將書面對(duì)賬單據(jù)妥善存檔保管。對(duì)差異部分及時(shí)調(diào)整。2、我們?cè)趯徲?jì)中

15、發(fā)現(xiàn)在建工程中有 4個(gè)項(xiàng)目存在貸方余額，合計(jì)金額*元， 系退庫(kù)材料大于原有投資所致，因金額不大，本次審計(jì)未做調(diào)整，我們提請(qǐng)公司 財(cái)務(wù)對(duì)上述項(xiàng)目進(jìn)行清理；四、其他審計(jì)事項(xiàng)說明1、2006年11月1日，經(jīng)省公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部協(xié)調(diào)，已向各分公司下發(fā)部門傳真電報(bào)，要求各分公司就材料設(shè)備使用情況進(jìn)行自查清理，并對(duì)前期未正常辦理相關(guān)手續(xù)的材料物資限時(shí)進(jìn)行補(bǔ)辦；2、我們已經(jīng)對(duì)截止2006年10月31日的未入庫(kù)訂單進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，并要求省 公司倉(cāng)管對(duì)其進(jìn)行跟蹤審查；3、已就應(yīng)付帳款紅字余額與財(cái)務(wù)進(jìn)行溝通，并著手在 11月份進(jìn)行清理。4、已與省公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部溝通，就上述審計(jì)報(bào)告中所涉及的問題擬訂了 湖 南中信通信有限公司工程物資管理制度補(bǔ)充規(guī)定，對(duì)物資管理中所存在的執(zhí)行 力等問題進(jìn)行規(guī)范，并與審計(jì)報(bào)告一起上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。五、其他問題或建議我們對(duì)公司截止06年10