船舶技術(shù)檔案管理

1、船舶檢驗技術(shù)檔案管理胡 卓廣東海事局 定義n船舶檢驗技術(shù)檔案（以下簡稱“船檢檔案”）是指船舶檢驗機構(gòu)及驗船人員在船舶、海上設(shè)施和船用產(chǎn)品（含船運貨物集裝箱，以下同）法定檢驗活動及其相關(guān)活動中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的技術(shù)文件材料。本條所指的相關(guān)活動是指受中國海事局委托、由船舶檢驗機構(gòu)實施的對焊工考試機構(gòu)認可和對各類檢測、檢修機構(gòu)的認可（以下簡稱“機構(gòu)認可”）等活動。 檔案立卷n船檢檔案立卷應(yīng)符合交通部文件材料立卷歸檔辦法的要求，按照項目的類別或特征分別立卷，構(gòu)成一個項目保管單位。在一個項目保管單位內(nèi)，可以依據(jù)文件的數(shù)量按時間階段或檢驗項目組成一個或若干個案卷。檔案管理人員填寫案卷目錄。分工n船檢

2、技術(shù)文件材料的立卷，由承辦項目的檢驗人員負責(zé)，并填寫卷內(nèi)目錄 。 n檔案管理人員填寫案卷目錄，并將立卷的檔案放入項目保管單位中。 注：上述檢驗人員是船檢部門的人員，但不一定是現(xiàn)場檢驗人員。檔案分類：船舶n船舶、海上設(shè)施檢驗按船舶、海上設(shè)施立卷，即一船（海上設(shè)施）為一個項目保管單位，其中可按圖紙、建造檢驗、營運檢驗項目隨時間順序分別組卷。 檔案分類：圖紙n船舶圖紙檔案分為審批圖紙檔案和船舶檢驗使用圖紙檔案兩種，審批圖紙檔案須單獨立卷存檔。n船舶檢驗使用的圖紙檔案立卷方式為船舶圖紙和檢驗項目組合立卷，即一船為一個項目保管單位，其中可按圖紙、建造檢驗、營運檢驗項目隨時間順序分別組卷。檔案分類：工廠認

3、可n工廠認可和型式認可可按工廠立卷，即一個工廠為一個項目保管單位，單項產(chǎn)品檢驗可按產(chǎn)品類別或時間特征立卷。 檔案分類：機構(gòu)認可n檢修、檢測機構(gòu)認可可按不同的機構(gòu)分別立卷，即一個機構(gòu)為一個項目保管單位。 檔案分類：焊工考試n焊工考試以一個焊工考試機構(gòu)（即考試委員會）構(gòu)成一個項目保管單位，其中可按焊工考試機構(gòu)認可和每批次焊工考試形成的檔案分別組卷。船舶檢驗類檔案立卷內(nèi)容： n（一）船舶圖紙審查，包括：n1.審圖申請書n2.審圖意見書n3.圖紙審查備忘錄(含圖紙審查備忘錄的答復(fù)及其底稿等相關(guān)文件)n4.送審圖紙n5.噸位計算書船舶檢驗類檔案立卷內(nèi)容：n（二）船舶建造檢驗資料，包括：n1.建造檢驗申請

4、書n2.船檢登記號申請及批復(fù)n3.建造廠的資質(zhì)證書復(fù)印件(如有)n4.各項程序階段檢驗項目單n5.各種質(zhì)量反饋表n6.遺留項目備忘錄n7.船舶建造檢驗報告、檢驗記錄及其底稿n8.船舶檢驗證書副本及其底稿n9.噸位計算書n10.船舶出廠質(zhì)量文件及有關(guān)技術(shù)問題函電文件n11.主要原材料、機電設(shè)備檢驗（認可）證書復(fù)印件n12.船廠、船東、船檢機構(gòu)有關(guān)船舶檢驗問題的來往文件資料n13.審圖意見書n14.批準圖紙n15.完工圖紙船舶檢驗類檔案立卷內(nèi)容：n（三）船舶營運檢驗資料，包括：n1.檢驗申請書n2.檢驗報告及其底稿n3.檢驗證書副本及其底稿(包括簽注的證書)n4.更換設(shè)備、產(chǎn)品的證書復(fù)印件n5.船

5、舶出廠質(zhì)量文件(如有時)n6.遺留項目備忘錄n7.檢驗記錄n對于（一）、（二）、（三）項中如有檢驗機構(gòu)之間的檢驗委托書和檢驗機構(gòu)認為需要歸檔的其它資料也應(yīng)分別納入相應(yīng)項目中歸檔。 船用產(chǎn)品檢驗類立卷內(nèi)容： n（一）船用產(chǎn)品型式認可，包括：n1.檢驗申請書n2.設(shè)計圖紙n3.產(chǎn)品工藝技術(shù)文件n4.引用的技術(shù)標準的目錄n5.型式認可的證書副本及其底稿n6.產(chǎn)品形式認可的其它各種技術(shù)文件資料、來往函電等n（二）單項產(chǎn)品檢驗，包括：n1.原材料質(zhì)量證書n2.外購件質(zhì)量證書n3.部件檢驗報告、整機性能、效能試驗報告n4.產(chǎn)品制造檢驗或出廠檢驗報告n5.產(chǎn)品質(zhì)量反饋表n6.船用產(chǎn)品證書副本及其底稿n7.工

6、廠認可或型式認可證書副本n8.船用產(chǎn)品檢驗有關(guān)技術(shù)問題來往函電n對于船廠自行制造、由駐廠驗船師進行隨船檢驗的產(chǎn)品，也可納入船舶建造檢驗檔案。機構(gòu)認可類立卷內(nèi)容： n1.認可申請書n2.機構(gòu)工商登記許可證書復(fù)印件n3.機構(gòu)管理制度和質(zhì)量控制體系文件清單n4.機構(gòu)管理人員和檢測、檢修人員資質(zhì)證明的復(fù)印件n5.檢測、檢修相應(yīng)的技術(shù)資料和國際、國家標準目錄n6.人員保護設(shè)備、設(shè)施相關(guān)資料n7.維修、檢測工具、設(shè)備、儀器清單n8.認可的其它文件資料、來往函電等n9.認可報告和認可證書副本及其底稿n10.檢驗委托書（如有時）n11.檢驗機構(gòu)認為需要歸檔的其它資料焊工考試的立卷內(nèi)容： n 1.焊工考試登記表

7、；n 2.焊工考試匯總表；n 3.焊工考試現(xiàn)場記錄表。臨時船舶噸位證書的立卷內(nèi)容n（1）“臨時船舶噸位證書”核發(fā)審批單；n（2）船舶噸位復(fù)核發(fā)證提請表；n（3）“臨時船舶噸位證書”副本；n（4）船舶噸位計算書；n（5）復(fù)核提請的批準圖紙及相應(yīng)審圖意見；n（6）船舶噸位現(xiàn)場復(fù)核記錄、船舶噸位現(xiàn)場復(fù)核記錄、船舶噸位計算復(fù)核記錄；n（7）原“船舶噸位證書”正本；n（8）復(fù)核信息反饋表n（9）船舶完工與發(fā)證確認函；n（10）變更船名船籍港的臨時檢驗報告；n（11）噸位證書遺失的有關(guān)證明或作廢公告；n（12）其它需要歸檔的材料；船舶噸位證書 的立卷內(nèi)容n（1）“船舶噸位證書”核發(fā)審批單；n（2）“船舶噸

8、位證書”副本；n（3）船舶噸位現(xiàn)場復(fù)核記錄；n（4）船舶噸位現(xiàn)場復(fù)核記錄；n（5）船舶噸位計算復(fù)核記錄；n（6）其它需要歸檔的材料；船舶技術(shù)檔案存放排列方式： n a）船舶審批圖紙和檢驗項目卷應(yīng)分別存放。n b）在本機構(gòu)檢驗登記的船舶檔案和非本機構(gòu)檢驗登記的分別存放。n c）法定檢驗的船舶檔案和非法定檢驗的分別存放。n d）船舶按船檢登記號排序，先按年份排序，再按后面七位數(shù)字由小到大排，本機構(gòu)審批的船舶圖紙以批準日期順序。船檢檔案保管期n船檢檔案分別按永久、長期（16-50年）、短期（15年以下）三種期限保管。n（一）船舶、海上設(shè)施檢驗產(chǎn)生的技術(shù)文件材料檔案，保管期限為長期（50年）。n（二）

9、船舶、海上設(shè)施的圖紙審批產(chǎn)生的技術(shù)文件材料以及批準的圖紙等，保管期限為長期（50年）。n（三）船用產(chǎn)品工廠認可、型式認可和單項產(chǎn)品檢驗所產(chǎn)生的技術(shù)文件材料檔案，保管期限為短期（15年）。n（四）船用產(chǎn)品圖紙審批產(chǎn)生的技術(shù)文件材料以及批準的圖紙等，保管期限為長期（25年）。n（五）船舶檢驗機構(gòu)對焊工考試機構(gòu)認可和對各類檢測、檢修機構(gòu)認可檢驗所產(chǎn)生的技術(shù)文件材料，保管期限為短期（15年）。n（六）焊工考試產(chǎn)生的技術(shù)文件材料檔案，保管期限為短期（15年）。n（七）船檢檔案交接憑證，保存期限為永久。 委托檢驗的檔案保管期n委托檢驗的檔案保管期，參照轉(zhuǎn)籍船舶處理，保管期限為5年。n委托檢驗的立卷方式，應(yīng)

10、1船為1卷，1年為1個項目保管單位。 檔案轉(zhuǎn)移 n國內(nèi)航行船舶跨省變更船舶檢驗機構(gòu)時，檔案轉(zhuǎn)移執(zhí)行部海事局國內(nèi)航行變更船舶檢驗機構(gòu)管理規(guī)定。n噸位丈量復(fù)核檔案，由證書簽發(fā)單位歸檔，不轉(zhuǎn)移。n船舶檢驗機構(gòu)對在當(dāng)?shù)亟ㄔ斓姆潜炯斑M行建造檢驗或受委托對非本籍船舶進行營運檢驗后，應(yīng)在檢驗完成后7個工作日內(nèi)按規(guī)定將船檢技術(shù)文件資料用可靠方式移交給船籍港船舶檢驗登記機構(gòu)。n船舶因買賣或其它正常原因需要轉(zhuǎn)港的，轉(zhuǎn)出的檢驗機構(gòu)應(yīng)把在本機構(gòu)形成的船檢檔案全部移交給接收的船舶檢驗機構(gòu)，并辦理移交手續(xù)。 轉(zhuǎn)港轉(zhuǎn)籍船舶的檔案轉(zhuǎn)移程序n（一）轉(zhuǎn)出船舶檢驗機構(gòu)根據(jù)船東轉(zhuǎn)港要求，并依據(jù)接收機構(gòu)的船舶檢驗技術(shù)檔案調(diào)檔函將全

11、部船檢檔案封好，填寫詳細記載轉(zhuǎn)移檔案內(nèi)容的船舶檢驗技術(shù)檔案移交表一式三份。n（二）轉(zhuǎn)出的船舶檢驗機構(gòu)將一份經(jīng)過簽字蓋章的船舶檢驗技術(shù)檔案移交表存檔。另兩份在簽字蓋章后連同船檢檔案一并寄、送（或其它可靠方式）交給接收的船舶檢驗機構(gòu)。n（三）接收的船舶檢驗機構(gòu)根據(jù)移交表內(nèi)容進行驗收，驗收合格后在兩份移交表上簽字蓋章，7個工作日內(nèi)將其中一份寄給轉(zhuǎn)出的船舶檢驗機構(gòu)。轉(zhuǎn)出檔案的記錄n轉(zhuǎn)出的船舶檢驗機構(gòu)應(yīng)將檔案內(nèi)重要資料復(fù)印保存5年。重要資料包括：n （一）各立卷目錄；n （二）最近一次簽發(fā)的證書；n （三）其它認為重要的資料。轉(zhuǎn)出檔案的立卷n轉(zhuǎn)出的重要資料，單船立卷，1年為1個項目保管單位。項目順序號的

12、為： 4位年份zj4位機構(gòu)代碼， 如：2006zj5101，該檔案5年后銷毀。n船檢檔案交接憑證，1年立1卷，所有憑證為1個項目保管單位。保存期限為永久，項目順序號為zj4位機構(gòu)代碼。船檢技術(shù)檔案分類編號辦法 n交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類編號辦法規(guī)定了大類、屬類、小類三級分類編號方法，將船檢作為大類用漢語拼音字母cj表示，將檢驗類作為屬類用阿拉伯?dāng)?shù)字5表示 。分類的基本類目 n分類編號辦法將船舶檢驗技術(shù)檔案分為船舶檢驗、海上設(shè)施檢驗、船用產(chǎn)品類檢驗和機構(gòu)認可檢驗等4個小類，每個小類又按檢驗性質(zhì)設(shè)法定檢驗、入級檢驗、公證檢驗等3個四級類目，每個四級類目又根據(jù)檢驗活動的分工或特征分若干個五級類目。 最

13、常用的類目n5.檢驗類n5.1船舶檢驗n5.1.1法定檢驗n5.1.1.1船舶建造和營運檢驗n5.1.1.2審批船舶圖紙檔案號的構(gòu)成n檔案號由分類號、項目順序號和案卷順序號構(gòu)成 。n如cj51112001e510007008。 分類號n分類號是由大類號（cj）、屬類號（5）、小類號、四級類目和五級類目（下級類）號構(gòu)成的 n如cj5.1.1.2代表法定檢驗中審批船舶圖紙類檔案 。項目順序號n項目順序號通?？刹捎萌粩?shù)字流水編號，或者采用項目代號、工作控制號、船檢登記號、圖紙批準號等作為項目順序號 。案卷順序號n案卷順序號可采用兩位數(shù)字流水編號 。檔案號的書寫形式 n檔案號的書寫形式為：“分類號.

14、項目順序號案卷順序號”。分類號中大類號（cj）與屬類號（5）依次連寫；屬類號和小類號、四級類目、五級類目號數(shù)字之間用實心小圓點分隔。分類號與項目順序號之間用實心小圓點分隔，項目順序號與案卷順序號之間用“”連接。填寫時也可分兩行，其中分類號在上一行，項目順序號和案卷順序號在下一行 。n例cj51112001e510007008 船舶和圖紙的項目順序號 n船舶檢驗項目的項目順序號為船檢登記號。n審查批準的船舶圖紙的項目順序號為圖紙批準號。案卷目錄的排序 n船舶檢驗項目的案卷目錄順序依據(jù)檢驗編號。n審查批準的船舶圖紙的案卷目錄順序依據(jù)圖紙審查意見書。建造檢驗的船檢檔案立卷n建造檢驗的船檢檔案包括：圖

15、紙和檢驗資料，其中圖紙和檢驗資料應(yīng)分別立卷，圖紙不需裝訂。n1次立卷的內(nèi)容不應(yīng)多盒分裝，如圖紙多，可分船、機、電立2至3卷。n因此，新船的檔案第1次歸檔可能組成1個或多個案卷。船檢檔案的編目n一卷檔案：1.封面2.卷內(nèi)目錄3.備考表n一個項目保管單位：1.案卷目錄2.脊背（檔案盒）n一個機構(gòu)：1.全宗目錄（案卷目錄索引）立卷的封面n檔號：本次立卷的檔案號。n檔案館號：檔案館給，不填n案卷題名：船名、檢驗時間、檢驗類型 (“xx船舶xx年xx檢驗”)n立卷單位：本單位名稱n起止日期：檔案內(nèi)容涉及到的起止日期n保管期限：詳見規(guī)定，船舶為長期n密級：沒有，不填卷內(nèi)目錄表船舶n右上角：檔案號，cj51

16、112001e510007008 n船名：廣州一號n船檢登記號：2001e5100070 n檢驗編號：200651010001n序號：1、2、3n文件編號：如批文文號，沒有可不填n文件材料題名：如檢驗申請書、適航證書n頁數(shù)：共幾頁，1張紙是2頁n備注：機動，沒有可不填。卷內(nèi)目錄表圖紙n右上角：檔案號，cj5112gz200600101 n圖名：1000噸集裝箱船n圖號：vghk2006001 n圖紙批準號：gz2006001n序號：1、2、3n文件編號：如批文文號，沒有可不填n文件材料題名：如審圖意見書、總布置圖等n頁數(shù)：共幾頁n備注：機動，沒有可不填。備考表n說明：可注明本次立卷的總頁數(shù)。n

17、立卷人、檢查人、日期：簽注 檔案盒底頁的備考表和單頁的備考表的作用相同，如圖紙1盒立1卷時可直接使用盒底備考表，1盒多卷時，每次立卷使用單頁備考表。檔案盒n檔案盒封面的內(nèi)容和立卷封面的內(nèi)容相同。填寫方式，檔號填本盒案卷中的起始檔案號，其他內(nèi)容同立卷封面。n檔案盒的脊面（側(cè)面），注明檔號和案卷題名船舶檢驗檔案案卷目錄 n順序號：1、2、3n文件編號：檢驗編號，200651010001n案卷題名：檢驗類別，如年度檢驗n責(zé)任者：檢驗機構(gòu)，如廣州分局n立卷日期：立卷結(jié)束日期n頁數(shù)：總頁數(shù)n備注：機動，沒有可不填。圖紙檔案案卷目錄n順序號：1、2、3n文件編號：圖紙審查意見書編號，粵穗船檢審2006001n案卷題名：圖紙類別，如船體部分、答復(fù)意見n責(zé)任者：審圖機構(gòu)，如廣州分局n立卷日期：立卷結(jié)束日期n頁數(shù)：總頁數(shù)n備注：機動，沒有可不填。案卷目錄索引 案卷目錄