物資采購及出入庫管理制度

1、物資采購及出入庫管理制度說明：本制度主要適用于公司內(nèi)部生產(chǎn)物資以及非生產(chǎn)物資的采購管理以及出入庫管理。其目的是為了規(guī)范公司的物資采購，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應(yīng)，加 強(qiáng)企業(yè)物資采購以及物資出入庫的監(jiān)督與管理。相關(guān)管理制度：生產(chǎn)物料管理制度、辦公用品管理規(guī)定等。制度中涉及到的附件內(nèi)容，例如采購計劃單、請購單、領(lǐng)料單、入庫單、出庫單等， 詳見物料采購管理或者項目采購管理中相關(guān)管理工具。1、總則1.1 為了規(guī)范公司的物資采購，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應(yīng)，加強(qiáng)企 業(yè)物資采購的監(jiān)督管理，特制定本制度。1.2 本制度是公司物資采購管理的基本規(guī)范， 適用于公司物資的采購以及出入庫管理

2、1.3 采購部應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價采購，同時，在付款方式上，做到貨到 付款，或分期付款，減少采購風(fēng)險。2、采購部職責(zé)以及工作原則2.1 采購部崗位職責(zé)（1）負(fù)責(zé)物資采購管理制度和內(nèi)部各崗位職責(zé)的制定；（2）負(fù)責(zé)物資采購員、計劃員及檔案管理員的監(jiān)督與管理；3）負(fù)責(zé)物資采購計劃的制定，采購合同的簽訂及保管；4）負(fù)責(zé)物資采購的詢價、議價、比質(zhì)、比價；（5）負(fù)責(zé)本部門按時、保質(zhì)、保量地完成所需各項物資的采購工作；（6）負(fù)責(zé)管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生、安全工作。（7）負(fù)責(zé)做好各項檔案的管理工作，如采購合同、各種審批文件及公司下發(fā)的各種文 件；（8）負(fù)責(zé)建立采購物資臺帳、借款明細(xì)帳及公司應(yīng)付帳款，定期與財

3、務(wù)部對帳并協(xié)助 實施物資盤點(diǎn)。2.2 物資采購原則（1）未經(jīng)審批的物資一律不得采購；（2）倉庫內(nèi)的庫存物資應(yīng)優(yōu)先使用；（3）建立合格供應(yīng)商名錄時，采購遠(yuǎn)近搭配的原則；（4）采購物資時，應(yīng)盡量通過銀行結(jié)算，減少現(xiàn)金結(jié)算；（5）在比價過程中，嚴(yán)格執(zhí)行同類產(chǎn)品比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價格，同樣價格比服務(wù)的 原則，擇優(yōu)確定采購單位；（6）對于先試用的物資，必須由使用部門出具試驗報告，并由審批后，方可采購。（7）盡量避免當(dāng)日使用，當(dāng)日采購，一定要做到提前采購。3、物資采購管理3.1 物資采購一般規(guī)定3.1.1 為節(jié)約采購成本，公司實行按月上報采購計劃。采購部編制采購計劃時，要從 實際工作出發(fā)，避免盲目提報物資

4、采購計劃，避免物資積壓損失3.1.2公司各部門要按程序報物資采購計劃，在每月的 日前向采購部報下月的采購計劃，然后由采購部匯總后統(tǒng)一上交公司經(jīng)理辦公室。3.1.3各部門提供的需米購物資的規(guī)格型號必須完整，如不完整所造成的損失由原材 料清單提報人負(fù)責(zé)%的經(jīng)濟(jì)損失，所在部門承擔(dān)；同時，采購部有權(quán)拒絕采購型號不完整的物資。3.1.4物資米購時必須嚴(yán)格按照米購原則、 米購計劃進(jìn)行米購，做到不錯訂、不漏訂， 及時準(zhǔn)確地做好物資貨源的落實工作。簽訂物資采購合同時，要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合 同管理制度，合同中要明確數(shù)量、規(guī)格型號、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、結(jié)算 方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、包裝、運(yùn)輸、驗收方式、

5、經(jīng)辦人經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及其它需要明確的事項。一 般情況下，按照公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂合同，如有特殊情況，與公司律師顧問聯(lián)系后，再 簽定合同。3.1.5物資采購時，如使用單位出具的原材料出現(xiàn)短缺現(xiàn)象，采購部應(yīng)征求使用單位 意見，在使用單位同意，并簽字確認(rèn)后方可采購使用單位愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn) 后果由米購部負(fù)直接責(zé)任。3.1.6采購部未能及時完成的采購任務(wù)，應(yīng)及早報主管生產(chǎn)副總經(jīng)理說明原因，擬定 補(bǔ)救措施。3.1.7生產(chǎn)物資采購計劃單、非生產(chǎn)物資采購計劃單一式 聯(lián)，各部門審核簽批齊全后，必須交到每聯(lián)上的指定部門，以便統(tǒng)計核對。3.2物資請購3.2.1生產(chǎn)物資的請購：由采購部采購人員針對需采購的物資

6、，依公司存量管理基準(zhǔn)、 用料預(yù)算、參酌庫存情況，進(jìn)行市場摸價、貨比三家后，如實逐項填寫“生產(chǎn)物資采購計 劃單”，并按“計劃單”下方所設(shè)會簽部門依次審核簽批后，將“計劃單”分交給相關(guān)部門 統(tǒng)計備查。具體流程如下：部門米購員編制生產(chǎn)物資米購計劃單 f部門負(fù)責(zé)人f財務(wù)科f總經(jīng)理f部 門采購員 f交財務(wù)科和辦公室統(tǒng)計f采購。3.2.2 非生產(chǎn)物資的領(lǐng)用及請購： 非生產(chǎn)物資的領(lǐng)用由各部門依照本部門的實際需求， 每月初預(yù)報，填寫非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計劃單 ，經(jīng)相關(guān)部門依次審核簽批后，交由采購部門 進(jìn)行匯總采購后， 憑審核簽批手續(xù)齊全的 非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計劃單 向物資管理部門領(lǐng)用。 非生產(chǎn)物資的申領(lǐng)與采購流程如下：

7、部門人員編制非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計劃單 T部門負(fù)責(zé)人 T財務(wù)科 T總經(jīng)理 T辦 公室統(tǒng)計 T采購部按匯總好的申領(lǐng)計劃，編制非生產(chǎn)物資采購計劃單T財務(wù)科T總 經(jīng)理T交辦公室統(tǒng)計T采購。3.2.3 緊急請購：對于緊缺、急用物資，應(yīng)至少提前 2 日、持相關(guān)部門及總經(jīng)理核批 后的“物資采購申請單”與采購人員取得聯(lián)系，以便及時備貨、保證使用。如遇總經(jīng)理外 出，由請購部門電話請示總經(jīng)理同意后，如實逐項填寫“物資采購計劃單” ，并在"備注欄" 注明原因， 方可采購， 凡緊急請購的物資， 必須在 1-2 天內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。 具體流程如下：部門采購員編制生產(chǎn)物資采購計劃單 T部門負(fù)責(zé)人電話請示總經(jīng)

8、理同意后 T部 門采購員 -1-2天內(nèi)按“物資采購計劃單簽批流程”補(bǔ)批手續(xù)。3.3 采購程序3.3.1 采購員在采購時對同一種商品應(yīng)至少比價三家以上。3.3.2 采購員通過電話、傳真“詢價單” 、Email 、實地考察等方式進(jìn)行尋價、比價、 議價。3.3.3 采購員要如實、認(rèn)真、工整、逐項填寫“物資采購計劃單”中的各項目，不得 虛填，不得空項，無法填寫的應(yīng)在“備注”欄內(nèi)注明。3.3.4 總經(jīng)理對比價項進(jìn)行核查、審查完畢后在非、生產(chǎn)物資采購計劃單上的“總 經(jīng)理審批意見”欄確認(rèn)合適供應(yīng)商，并在下方“總經(jīng)理”處簽名。 （ 此條僅對重要原材料或 是數(shù)量金額較大的訂單 ）4、物資驗收入庫管理4.1 物資

9、驗收入庫一般規(guī)定4.1.1 采購人員辦理完采購手續(xù)后要及時跟蹤物資的入庫情況。物資入庫時，采購人 員要協(xié)同保管人員與交貨人、使用部門主管或質(zhì)量管理部門辦理驗收手續(xù)，核對清點(diǎn)物資 名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量是否與計劃、合同及購貨憑證相符，檢查包裝封印是否完好，計 量物資按凈重驗收，保管人員和采購人員應(yīng)按驗收單上的要求簽字，以履行其職責(zé)。4.1.2 倉庫保管人員在驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時通知物資使用部門和物資采購 人員，并同時做出記錄備案，分清責(zé)任，責(zé)任不清時嚴(yán)禁驗收入庫。4.1.3 驗收中的不合格物資，嚴(yán)禁接受，如出現(xiàn)工作失誤或故意驗收，保管人員負(fù)全 部經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.1.4 采購人員對款已付而貨

10、未到，或貨到發(fā)票未到，應(yīng)及時通知對方經(jīng)辦人，盡快 查實情況。4.2 物資驗收入庫程序庫管員對物資的數(shù)量、品種、規(guī)格、供貨方等對應(yīng)非、生產(chǎn)物資采購計劃單進(jìn)行 驗收，核實無誤后開具入庫單并在入庫單上簽字作為入庫及驗收合格依據(jù)。對于急用 生產(chǎn)物資，庫管員須到現(xiàn)場進(jìn)行入庫驗收，并依照物資出入庫規(guī)定流程辦理出入庫手續(xù)。 具體流程：采購員或供應(yīng)商送貨到庫 T庫管員與非、生產(chǎn)物資采購計劃單核對驗收無誤后 開具入庫單 T部門負(fù)責(zé)人核實入庫單簽字 T庫管員入賬。4.3 采購物資的發(fā)票入賬流程發(fā)票T庫管員將入庫單附在發(fā)票后 T部門負(fù)責(zé)人在發(fā)票上簽字 T財務(wù)部T 總經(jīng)理T財務(wù)入賬。5、物資出庫管理 （本部分也可以單

11、獨(dú)列出，企業(yè)根據(jù)實際需求擬定）5.1 物資出庫一般規(guī)定5.1.1 物資的領(lǐng)用、發(fā)放，需按“先進(jìn)先出，計劃供應(yīng)，節(jié)約用料”的總原則進(jìn)行發(fā) 料，發(fā)貨時要堅持一核對、二簽字、三記帳、四盤點(diǎn)的程序，對違反發(fā)料原則造成物資失 效、霉變、大料小用、優(yōu)材劣用以及差錯等損失，保管人員承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)責(zé)任。5.1.2 各部門領(lǐng)用材料時，必須填制“領(lǐng)料單” ，由經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人簽字，倉庫保 管員按簽字后的領(lǐng)料單開出庫單進(jìn)行發(fā)貨，并將領(lǐng)料單附在出庫單的后面，填寫出庫單時 必須按出庫單規(guī)定的格式填寫完整。5.1.3 保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守先辦理領(lǐng)料手續(xù)后出貨的原則，嚴(yán)禁先出貨后補(bǔ)辦手續(xù)和 白條發(fā)貨。5.1.4 各部門領(lǐng)用材

12、料時，應(yīng)嚴(yán)格按照部門領(lǐng)料單規(guī)定的內(nèi)容和要求填寫，不準(zhǔn)在領(lǐng) 料單上作任何改動，如填寫錯誤必須重寫。5.1.5 各種物資材料的轉(zhuǎn)讓和外售時，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批， （經(jīng)辦人按購 入物資成本，（含運(yùn)費(fèi)，采購費(fèi)用等）另加管理費(fèi)，進(jìn)行對外報價） ，倉庫保管人員憑財務(wù) 部收款憑證，方可辦理出庫手續(xù)。5.1.6 辦公用品的領(lǐng)用：各部門在領(lǐng)用辦公用品時，一律憑部門月底填寫的辦公用品 申請表中明細(xì)，由辦公室主任審批，辦理領(lǐng)用登記手續(xù)。5.1.7 生產(chǎn)用原料、勞動工具、維護(hù)材料（包括設(shè)備配件等）的領(lǐng)用：領(lǐng)用部門負(fù)責(zé) 人審批，領(lǐng)用后做登記管理，工具統(tǒng)一采用“交舊領(lǐng)新”制。5.1.8 物資出庫后倉庫保管員要及

13、時登記賬簿，倉庫保管員按月要與成本會計核對賬 目，確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確無誤，成本會計按月向財務(wù)部填報物資進(jìn)、銷、存月報表，財務(wù)部 相關(guān)人員要協(xié)同保管員和成本會計每月對貨物進(jìn)行實地盤點(diǎn)，做到賬賬相符，賬物相符， 賬卡相符，卡物相符。5.1.9 所有發(fā)料憑證、原始單據(jù)應(yīng)由保管人員妥善保管，按月裝訂，發(fā)料憑證、原始 單要按財務(wù)制度的保管時間和銷毀程序辦理，不可丟失，否則，應(yīng)承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)責(zé)任。5.1.10 退庫的材料范圍包括生產(chǎn)任務(wù)完成或竣工多余物資；借領(lǐng)、借發(fā)物資；車間小 庫多余物資。退庫時，物資必須完好，物資退庫單與原領(lǐng)料單內(nèi)容要相同，物資退庫時保 管員要認(rèn)真進(jìn)行驗收，因物資質(zhì)量不合格退庫，必須進(jìn)行技術(shù)鑒定，出示有充分?jǐn)?shù)據(jù)的檢查證明方能退庫，以便與生產(chǎn)廠家交涉退貨。5.1.11對超儲物資應(yīng)積極調(diào)劑，正常存儲物資一般不予調(diào)劑，凡對外調(diào)劑的物資必須 由物資采購人員申請，分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批，其他任何人無權(quán)處理。5.1.12嚴(yán)禁將物資借給外單位（個人）使用，違者罰款元，同時追回外借物資,追回物資磨損、損壞的，由責(zé)任人按價賠償。5.2物資出庫程序5.2.1領(lǐng)用部門必須持有符合規(guī)定、符合制度、簽字齊全的