北京大學實驗室與設(shè)備管理信息系統(tǒng)使用說明

1、1 / 8北京大學實驗室與設(shè)備管理信息系統(tǒng)（醫(yī)學部）使用說明（試運行稿）一、瀏覽器： 本系統(tǒng)建議使用火狐瀏覽器；二、登陸地址： 、醫(yī)學部首頁一校內(nèi)信息一設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)； 、設(shè)實處首頁一一設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)。在登錄界面中輸入用戶名：醫(yī)學部位職工號；密碼：工資查詢密碼；驗證碼，登錄。三、基本概念：、建賬建卡人：負責將發(fā)票、合同等信息錄入系統(tǒng)；權(quán)限：可以錄入信息、打印報銷憑證、報銷、查詢信息；、儀器負責人：儀器設(shè)備的使用人、保管人、直接負責人（原來的領(lǐng)用人）；權(quán)限：可以錄入信息、 確認信息、打印報銷憑證、報銷、查詢信息；、系級管理員：各系所、部處的儀器設(shè)備管理員；權(quán)限：可以錄入信息、審核信息、查詢信

2、息、提交 本單位設(shè)備變動申請；四、建賬建卡流程：第一步： 登陸： 登陸“設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)”，用戶名：醫(yī)學部位職工號 密碼：工資查詢密碼第二步： 建卡： 點擊【儀器設(shè)備建賬】一一【設(shè)備信息錄入】一一【新建儀器設(shè)備】一一選擇 所屬部處一一選擇下屬單位一一選擇設(shè)備的類型（家具錄入到 非通用儀器設(shè)備 類型中，家具 單價需小于萬元（不含）第三步： 錄入： 將發(fā)票信息、合同信息、儀器負責人信息等錄入到對應(yīng)的項目中第四步： 提交： 點擊【提交】輸入儀器負責人的郵箱， 注： 提交后不可修改暫存可修改第五步： 儀器負責人確認： 儀器負責人收到郵件一一登陸系統(tǒng)一一點擊【儀器設(shè)備建賬】一一 點擊【儀器負責人確認】一

3、一雙擊需要確認的信息一一信息無誤點擊【確認設(shè)備】第六步： 系級審核： 系級管理員登陸系統(tǒng)一一點擊 【系級設(shè)備管理】 一一【建卡審核】 一一【待本單位審核】依據(jù)發(fā)票、合同等審核系統(tǒng)內(nèi)的各項信息是否正確，審核完畢點擊【審核通過】 注：審核完畢不需要前往設(shè)備處第七步： 校級審核第八步：打印報銷憑證：校級審核通過后一一建賬建卡人儀器負責人都可以點擊【儀器設(shè)備建 賬】一一勾選需報銷的設(shè)備一一點擊【打印報銷憑證】下載帶有審核章的報銷憑證，攜帶系統(tǒng) 打印出來的報銷憑證、北京大學醫(yī)學部報銷憑證、發(fā)票、合同等材料去財務(wù)部門報銷2 / 8第九步： 打標簽： 于設(shè)實處打印設(shè)備標簽，貼在新購設(shè)備上面【注意事項】、暫存

4、：暫存的信息可以返回至“設(shè)備信息錄入”中進行修改；如果選擇提交則提交給儀器負責人， 建賬建卡人不能再修改；、查看進程：建賬建卡人完成提交信息后，可以在【儀器設(shè)備建賬】一一【查看建賬設(shè)備進程】中查 看進程；、打印報銷憑證：由于瀏覽器的問題，部分老師打印報銷憑證時，需要將【下載任務(wù)】中文件名后綴 改成格式；、委托他人建賬：建賬建卡設(shè)備信息如需委托他人網(wǎng)上提交，請點擊【儀器設(shè)備建賬】一一【空白表 格】中根據(jù)設(shè)備的類型選擇設(shè)備信息表，將其下載填寫后，交予本單位設(shè)備管理員；、相同設(shè)備：如建賬的設(shè)備的大部分信息相同，不需要每次重新輸入，請在錄入完第一張后可多次選 擇下一張（繼承） ，上一條信息則暫存；暫存

5、的信息需要在【設(shè)備信息錄入】中雙擊進入再提交；、建賬建卡人儀器負責人：建賬建卡人和儀器負責人是同一個人，建賬建卡人提交后，不需要儀器負 責人確認，該條信息自動轉(zhuǎn)到系級審核；、單價元以上的設(shè)備需要在本系統(tǒng)建賬建卡；、只有有醫(yī)學部位工資號的人員才能作為儀器負責人；、所填寫的各項基本信息，如設(shè)備名稱、單價、發(fā)票號、供貨商名稱（即發(fā)票蓋章單位的名稱）等必 須和原始發(fā)票一致，如有誤將無法報銷；、一臺設(shè)備對應(yīng)多張發(fā)票時，應(yīng)將所有發(fā)票號都列入，連號發(fā)票可用形式填寫。如多張發(fā)票的開票日 期不一致，填寫任意一張發(fā)票的日期即可；、一張發(fā)票上有多臺需要建賬的設(shè)備時，請務(wù)必確認所有設(shè)備均已建賬，并出現(xiàn)在打印出的“報銷

6、憑 證”上，否則將會影響您的財務(wù)報銷；、系統(tǒng)中打印出的“報銷憑證”是與發(fā)票進行核對的關(guān)鍵材料，請在報賬時攜帶。紙打印一份，黑白 即可。建賬建卡人和儀器負責人均可打印“報銷憑證” ；、建賬建卡過程中的“通知郵件”將發(fā)送至儀器負責人的北醫(yī)郵箱（） ，建議儀器負責人及時查看以便 于了解設(shè)備建賬進程；、一張卡片代表一臺設(shè)備；、在錄入信息選擇設(shè)備類型時，防病毒軟件歸為通用設(shè)備，除此之外的軟件歸為 “軟件”類型里； 五、進口免稅設(shè)備的建賬流程3 / 8第一步： 收郵件： 儀器采購負責人收到“建賬通知”郵件，獲得臨時號 第二步： 登陸： 登陸系統(tǒng)，用戶名：醫(yī)學部位職工號 密碼：工資查詢密碼第二步： 建卡：

7、點擊【儀器設(shè)備建賬】一一【設(shè)備信息錄入】一一【新建儀器設(shè)備】一一選擇所屬部處一一選擇下屬單位一一選擇建檔設(shè)備的類型一一輸入【郵件里的臨時號】第三步： 補卡： 補充建賬信息第四步： 提交： 點擊【提交】（不可修改）暫存（可修改）第五步： 儀器負責人確認： 儀器負責人登陸系統(tǒng)一一點擊【儀器設(shè)備建賬】一一點擊【儀器負 責人確認】一一確認信息第六步： 系級審核： 系級管理員登陸系統(tǒng)一一點擊 【系級設(shè)備管理】 一一【建卡審核】 一一【待本單位審核】審核完畢點擊【審核通過】第七步： 校級審核、設(shè)實處負責報銷注意事項】、及時建賬： 當您收到建賬通知后，煩請務(wù)必及時建賬，建賬審核通過后，設(shè)實處才能去財務(wù)完成報

8、 銷手續(xù)，如果建賬不及時，可能會導(dǎo)致支票過期等后果。六、報廢處理第一步：系級管理員登陸系統(tǒng)一一點擊【系級設(shè)備管理】一一點擊【報廢處理】一一點擊【儀器報廢申請】第二步： 在【儀器報廢申請】 中查詢一一勾選需要報廢的設(shè)備 （可多選） 一一點擊 【申請報廢】一一打印報廢申請表（格式、頁面設(shè)置：橫向）第三步：按照報廢申請表中的要求提交申請表于設(shè)實處第四步：校級審核、回收【注意事項】、待報廢進度查詢：點擊【系級設(shè)備管理】一一點擊【報廢處理】一一點擊【查詢】查看提交報廢申 請的儀器設(shè)備審核進度；、下載申請表：由于瀏覽器的問題，部分老師打印申請時，需要將【下載任務(wù)】中文件名后綴改成格式；七、丟失處理4 /

9、8第一步：系級管理員登陸系統(tǒng)一一點擊【系級設(shè)備管理】一一點擊【丟失處理】一一點擊【儀 器丟失申請】第二步：在【儀器丟失申請】中查詢一一勾選需要丟失處理的設(shè)備（可多選）一一點擊【丟失 處理】一一打印丟失情況說明表（格式、頁面設(shè)置：橫向）第三步：按照丟失情況說明表中的要求提交說明表于設(shè)實處第四步：校級審核【注意事項】、丟失進度查詢：點擊【系級設(shè)備管理】一一點擊【報廢處理】一一點擊【查詢】查看提交報廢申請 的儀器設(shè)備審核進度；、下載說明表：由于瀏覽器的問題，部分老師打印說明表時，需要將【下載任務(wù)】中文件名后綴改成 格式；八、調(diào)撥系內(nèi)：第一步：系級管理員登陸系統(tǒng)一一點擊【系級設(shè)備管理】一一點擊【系級設(shè)備變動】一一點擊【查詢】一一勾選需要調(diào)撥的儀器（可多選）一一點擊【調(diào)撥】一一選擇調(diào)入的【實驗室】、【儀器負責人】（職工號）第二步：新的儀器負責人確認一一完成調(diào)撥校內(nèi)：第一步：系級管理員登陸系統(tǒng)一一點擊【系級設(shè)備管理】一一點擊【調(diào)撥申請】一一點擊【校 內(nèi)調(diào)撥】一一點擊【儀器校內(nèi)調(diào)撥申請】第二步：在【儀器校內(nèi)調(diào)撥申請】 中點