融資擔保公司融資擔保貸款檔案管理規(guī)定

1、融資擔保公司融資擔保貸款檔案管理規(guī)定為統(tǒng)一規(guī)范公司融資擔保貸款文檔編號、歸檔、調(diào)檔、查閱，特制定本管理制度。一、職責（一）融資擔保業(yè)務經(jīng)理1. 負責融資擔保貸款擔保前客戶資料收集與整理；2. 負責收集通過擔保評審融資擔保貸款之相關(guān)文檔、編制目錄和移交歸檔；3. 負責受理階段否決和未通過擔保評審融資擔保貸款已收集的文檔的目錄編制和檔案移交歸檔；4. 負責擔保中定期跟蹤客戶的經(jīng)營情況及資信變化情況并形成保后檢查報告，移交歸檔；5. 負責個人專用章管理。（二）融資擔保部經(jīng)理1. 負責融資擔保貸款文件、資料查閱、借出、增補的真實性和合理性的審核；負責對融資擔保貸款全程相關(guān)資料、文檔的完整性進行監(jiān)督與規(guī)

2、范。（三）風控部經(jīng)理1. 負責融資擔保貸款法律風險審查并出具法律審查意見，并交由融資擔保貸款經(jīng)理收集歸檔；2. 負責審核通過評審融資擔保貸款相關(guān)文檔的完整性、合法性，并監(jiān)督文檔的移交；3. 負責融資擔保貸款文件文件、資料借出、增補等法律風險審核及采取補救措施。（四）檔案管理員1. 負責統(tǒng)一編制文檔編號；負責收檔資料及文檔的保管；2. 負責核對移交文檔與文檔目錄的一致性；3. 負責公司檔案歸檔和調(diào)檔事務管理；4. 負責跟蹤及提示借出、定期增補等文件在規(guī)定時間內(nèi)歸檔。（五）副總經(jīng)理1. 負責審查整個融資擔保貸款歸檔資料的完整性；2. 負責融資擔保貸款文件查閱、借出、增補的初步審批?？偨?jīng)理負責融資擔

3、保貸款文件查閱、借出、增補的最后審批。二、融資擔保貸款文檔（一）申保企業(yè)材料1. 申保企業(yè)基本材料1） 擔保融資擔保貸款申報書；2） 企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照（副本）、企業(yè)代碼證、稅務登記證（國稅、地稅）、銀行開戶許可證；3） 公司章程；4） 企業(yè)（或相關(guān)個人）貸款卡和貸款卡打印出的信息；5） 企業(yè)近期納稅申請表及納稅證明；6） 企業(yè)法定代表人身份證明書及身份證（須本人簽名）；7） 企業(yè)全部股東的身份證（須本人簽名）；8） 董事會成員名單及簽名式樣；9） 股東會或董事會決議（根據(jù)公司章程）；10） 委托授權(quán)書；11） 經(jīng)會計師事務所審計的近3 年的及最近一期（即期）的企業(yè)財務報表（含資產(chǎn)負債表、損益表

4、、現(xiàn)金流量表和財務報表編制說明等；若未審計，可用相關(guān)財務資料代替；12） 關(guān)于企業(yè)的全部的驗資報告（包括但不限于注冊驗資報告、歷次股權(quán)變更的驗資報告等）；2. 申保企業(yè)其他重要資料1） 申保企業(yè)如有大額資產(chǎn)或?qū)?jīng)營有重大影響的資產(chǎn)，必須要求其提供相關(guān)權(quán)屬證明。2） 申保企業(yè)及其主要股東已經(jīng)涉及的訴訟、仲裁和可能涉及的訴訟、仲裁，必須要求其提供相關(guān)判決和仲裁書。3） 其他。以上資料（1）、（4）、（5）、（8）、（9）、（10）應提供原件，其余均可提供復印件（復印件應由申保企業(yè)加蓋或書寫“與原件核對相符”字樣，并簽名、蓋章，且融資擔保貸款經(jīng)理應在核對原件無異后簽字確認）。（二）公司內(nèi)部調(diào)查及相關(guān)

5、流程文件1. 基本文件1） 融資擔保貸款調(diào)查審批表；2） 法律審查意見書；3） 評審委員會表決意見表；4） 擔保協(xié)議書（與申保企業(yè)簽訂）、擔保合同（與借款銀行簽訂）等；5） 各類（反）擔保合同；6） 公司擔保決議、確認書、承諾函、保函、繳款通知書、止付通知書等；7） 上述5）、6）、7）項法律文件的用印申請單。2. 其他文件1） 有條件通過，須補充有條件通過審批流程表；2） 擔保條件變更，須補充變更擔保條件審批；3） 否決或再議融資擔保貸款，除了最新通過的相關(guān)流程文件外，還須包括之前所有流程文件，以及否決融資擔保貸款復議申請。4） 出具擔保確認書時須填報擔保決議及聲明審批表（三）反擔保措施相關(guān)

6、材料1. （第三方）保證擔保；2. 土地、房產(chǎn)等抵押擔保；3. 設備抵押擔保；4. 股權(quán)質(zhì)押擔保；5. 商標權(quán)質(zhì)押擔保；6. 其他。包括： 1）反擔保人的基本資料（參照申保企業(yè)）；2）需提供的有關(guān)股東會決議、董事會決議等；3）相關(guān)權(quán)屬資料；4）其他。（四）增補材料1、保后跟蹤材料；由融資擔保貸款經(jīng)理及時形成文件并移交檔案管理員，由檔案管理員進行檔案補充。2、其他。三、編號管理（一）文件編號結(jié)構(gòu)文件編號結(jié)構(gòu)為“融資擔保貸款銀行文件名年月”，如：美旗城 -中行 -承諾函 -201003。1. 融資擔保貸款編號融資擔保貸款編號一般采取三四 五個字中文簡寫，如福建美明達鞋業(yè)發(fā)展有限公司，可以采取“美明

7、達”或“福建美明達”2. 銀行編號銀行編號一般采取二三 四個字中文簡寫，列明如下：1) 中國銀行：中行；2) 江蘇銀行：商行；3) 建設銀行：建行；4) 興業(yè)銀行：興業(yè)；5) 農(nóng)村合作銀行：農(nóng)合；6) 民生銀行：民生；7) 交通銀行：交行；8) 中國農(nóng)業(yè)銀行：農(nóng)行；9) 中信銀行：中信；10) 工商銀行：工行。3. 對外文檔名各類文件直接寫明文件名，若文件不止1 份，第 1 份為：反擔保合同1, 第 2 份為：反擔保合同2，文件名列明如下：1) 承諾函；2) 擔保協(xié)議書；3) 反擔保合同；4) 不可撤銷聲明；5) 止付通知書；6) 繳款通知書；以下不一一列明。(二) 編號管理7) 融資擔保貸款

8、文檔編號由檔案管理員統(tǒng)一制定；8) 融資擔保貸款確定受理后，融資擔保貸款經(jīng)理應及時在檔案管理員處進行融資擔保貸款受理登記備案，檔案管理員應擬定融資擔保貸款編號目錄；9) 融資擔保貸款對外的法律文書和單證，編號由檔案管理員負責核對無誤后，才可發(fā)出。四、歸檔管理(一)文檔目錄融資擔保貸款文檔按三級目錄管理，文件按歸入一級目錄分類整理。1、一級目錄一級目錄包括申保企業(yè)材料，公司內(nèi)部調(diào)查及相關(guān)流程文件、反擔保措施材料和增補材料四大類。所有融資擔保貸款文檔按四大類分類整理和編制目錄。2、二級目錄二級目錄，主要是根據(jù)不同融資擔保貸款之間的差異，必須提交的“其他材料”類。3、三級目錄三級目錄為二級目錄下的具

9、體文件名。目錄格式附后。目錄結(jié)構(gòu)文檔目錄結(jié)構(gòu)，應包括一級文檔名二級文檔名三級文件名，文件頁碼，及檔 案資料交接情況。(三) 印章管理1. 融資擔保貸款經(jīng)理印章管理1) 融資擔保貸款經(jīng)理應刻制個人融資擔保貸款檔案專用印鑒，提供“留樣”以備 核對；2) 融資擔保貸款經(jīng)理應負責保管好個人印鑒，不得借出給他人使用，印鑒遺失應 及時報失，重新刻制報備；3) 檔案管理員應負責融資擔保貸款經(jīng)理檔案專用印鑒“留樣”的保管。2. 公司檔案專用章管理公司檔案專用章由公司指專人歸口管理。(四) 歸檔管理1. 整理1) 融資擔保貸款經(jīng)理應負責根據(jù)不同擔保融資擔保貸款和反擔保措施，融資擔 保貸款調(diào)查過程中客戶資信核實所

10、需的相關(guān)材料，以及評審會要求的反擔保 措施，把相關(guān)資料收集整理。2. 目錄1) 融資擔保貸款經(jīng)理將整理的融資擔保貸款資料，根據(jù)目錄管理要求，編制目錄。3. 核對1) 檔案管理員應根據(jù)融資擔保貸款經(jīng)理提供的資料和目錄，編制材料頁碼，并 逐一核對移交融資擔保貸款資料是否與目錄一致并列明資料歸檔日期。2) 風險控制部應審查檔案目錄，與擔保融資擔保貸款和反擔保措施，融資擔保 貸款調(diào)查過程中客戶資信核實所需的相關(guān)材料，以及評審會要求的反擔保措 施所需的材料內(nèi)容是否一致，并隨機抽檢，移交材料與檔案目錄的一致性。4. 移交1) 受理階段否決融資擔保貸款，如客戶沒有要求退還檔案，融資擔保貸款經(jīng)理 應在否決客戶

11、之日起三個工作日內(nèi)完成檔案移交；2) 評審會否決融資擔保貸款，如客戶沒有要求退還檔案，融資擔保貸款經(jīng)理應 在否決客戶之日起三個工作日內(nèi)完成檔案移交；3) 公司給予擔保融資擔保貸款，融資擔保貸款經(jīng)理應在開出用款通知書之日起 三個工作日內(nèi)完成檔案移交。5. 檔案簽章1) 融資擔保貸款經(jīng)理、檔案管理員、風控部經(jīng)理，應分別在移交人、接收人與 監(jiān)交人簽章。2) 融資擔保貸款經(jīng)理應在所移交的文件內(nèi)用個人檔案專用章簽章，檔案管理員 在校對后在移交文件內(nèi)用公司檔案專用章簽章。五、調(diào)閱管理調(diào)閱范圍采取分級查閱，統(tǒng)一審批管理，原則上不得借離公司。1. 查閱權(quán)限1) 融資擔保貸款經(jīng)理只有權(quán)查閱所負責的融資擔保貸款檔

12、案；2) 風控部經(jīng)理和融資擔保部經(jīng)理有權(quán)查閱所有融資擔保貸款檔案；2. 審批管理1) 查閱人應根據(jù)公司查閱流程，填制查閱審批表；2) 直接上級應負責查閱人查閱需要的真實性，具有查閱的審核權(quán)；3) 副總經(jīng)理負責查閱申請的初步審批權(quán)；4) 總經(jīng)理負責查閱申請的最終審批權(quán)，未經(jīng)總經(jīng)理審批通過，查閱申請人無權(quán) 查閱融資擔保貸款材料；5) 檔案管理員應負責查閱材料的及時收回、再核實和歸檔。6) 查閱資料需填報資料調(diào)用申請單逐級申請。六、借出管理客戶材料包括客戶提供的影印件、復印件材料和客戶交由公司代保管的原件。客戶材料影印件、復印件材料原則上不對外借出；由公司代保管材料，借出須由客戶提出申請，經(jīng)核實審批

13、后方可借出。1. 借出審批管理1) 客戶可口頭或電話提出借出請求，融資擔保貸款經(jīng)理核實后，可代客戶擬定 借出請求函件。借出請求函件，須經(jīng)客戶法定代表人或委托代表人簽字并加 蓋客戶公司公章。借出函件應列明借出文件名、事由及歸還時限。2) 融資擔保貸款經(jīng)理須按公司流程填制正件借用申請單，均我方工作人員簽 名屬實之復印材料視同為正件材料；3) 主管部門經(jīng)理須核實借出的真實性和合理性，并監(jiān)促融資擔保貸款經(jīng)理及時 返還借出文件；4) 風控部經(jīng)理須核實原件借出后法律風險；5) 副總經(jīng)理負責查閱申請的初步審批權(quán)；6) 總經(jīng)理負責查閱申請的最終審批權(quán)，未經(jīng)總經(jīng)理審批通過，查閱申請人無權(quán) 查閱融資擔保貸款材料；

14、7) 檔案管理員根據(jù)借出申請及申批的時限，及時用電子郵件警示融資擔保貸款 經(jīng)理及相關(guān)責任人。七、檔案增補增補內(nèi)容包括定期的保后跟蹤報告、客戶法人主體變更以及相關(guān)法律文書變更等材料索引號內(nèi)容原件 份數(shù)復印件 份數(shù)頁數(shù)備注增補管理1）保后跟蹤報告等常規(guī)性文件，經(jīng)主管部門經(jīng)理、風險部經(jīng)理和主管副總閱后, 便可增補歸檔，按一般文件歸檔來管理，由融資擔保貸款經(jīng)理、檔案管理員 和風控部進行移交、接收與監(jiān)交工作；2）檔案管理員必須列明文件增補的時間；3）檔案管理員負責規(guī)定時間必須增補文件的時間提示、催交及歸檔工作；4）對于按常規(guī)管理要求在規(guī)定的時間內(nèi)沒有移交的報告，須經(jīng)主管部門經(jīng)理審 核后方可移交。1基本材

15、料3401561)委托擔保申請書和擔保 融資擔保貸款申請表16索型聲3業(yè)?客人行業(yè)鞏煦、3業(yè)1V證、稅務登記速容銀行開戶許原件 份數(shù)-ft-宣印件 份數(shù)-6-頁數(shù)備注叫Hr3）費公希«程194)企握保戢H挺保簧款調(diào)款書和A 黃敬去打印出的信息11企損遑做綢船保清莪調(diào)豳稅證B265)明6)企業(yè)法定代表人及股東身份 證、個人信用報告337)股東會或董事會決議118)相關(guān)企業(yè)財務報表10489)驗資報告11810)企業(yè)簡介1211)企業(yè)榮譽4412)企業(yè)電費繳交情況31513)企業(yè)及個人對帳單42914)企業(yè)之間合作協(xié)議12其他重要資料1)相關(guān)權(quán)屬證明1382)判決和仲裁書擔保資料清單（客

16、戶基礎檔案資料）融資擔保貸款名稱：融資擔保貸款檔案號：歸檔日期：交件人：時間：接件人：時間：監(jiān)交人：時間：（本目錄由融資擔保貸款經(jīng)理填報）公司內(nèi)部調(diào)查及相關(guān)流程文件融資擔保貸款名稱：融資擔保貸款檔案號:角報告法律審查意見書評審委員會表決意見書擔保協(xié)議書索引號與銀行擔保彷屣、借據(jù)原件復印件頁數(shù)備注各類（反）擔保合同份數(shù)份數(shù)1四矍御澳接小材料（參照申保鰻米河撤銷聲明某諾南以保證擔保2)主期款捕痂索姚押擔保3)設市聞伽明4)血1用題借知書一5)廊姆楷面揶梅堡收妥通知及移交證明2 Q咚怖料只IH!1)有條件通過融資擔保貸款審批表2)義更擔保條件審批3)否決融資擔保貸款復議申 請交件人：時間：接件人：時

17、間:監(jiān)交人：時間：（本目錄由融資擔保貸款經(jīng)理填報）反擔保措施相關(guān)材料融資擔保貸款名稱：融資擔保貸款檔案號：歸檔日期:3其他資料原件,每印件索引號內(nèi)容份數(shù)份數(shù)貝數(shù)備注1保后跟蹤材料交件人：時間：接件人：時間:監(jiān)交人：時間：（本目錄由融資擔保貸款經(jīng)理填報）增補材料融資擔保貸款名稱：檔案號:索引號內(nèi)容備注1申保企業(yè)材料-2其他資料1)基本材料2)其他重要資料2公司內(nèi)部調(diào)查及相關(guān)流程文件-f-H ftt 1)基本文件2)其他文件3口撲停措旃相、八/料1)基本材料2)其他資料交件人：接件人:監(jiān)交人:（本目錄由檔案管理員填寫）總目錄融資擔保貸款名稱：檔案號:4增補材料1)保后跟蹤材料2)其他資料本 目 錄

18、 由 檔 案 管 理 員 填寫）融資性擔保業(yè)務X X企業(yè)提供材料清單口 1營業(yè)執(zhí)照副本復印件2份口 2代碼證復印件2份口 3企業(yè)章程復印件1份 4法人代表身份證復印件2份（如有委托公證書請?zhí)峁┛?5股東身份證復印件2份 6上一年度至今繳納電費復印件1份 7近六個月銀行往來對帳單1份（含個人主要結(jié)算帳戶）（以上七項為承諾函發(fā)出前企業(yè)需提供，反擔保企業(yè)應提供資料類同）口 8稅務登記證復印件1份口 9開戶許可證復印件1份口 10最近驗資報告復印件1份口 11企業(yè)工商登記基本情況表1份（到行政審批中心工商窗口打?。┛?12貸款卡復印件1份和貸款卡打印信息1份（銀行打?。?13法人代表或?qū)嶋H經(jīng)營者個人征信系統(tǒng)信息 1份（銀行打?。┛?14企業(yè)上年度的會計報表（復印件），以及近期企業(yè)會計報表復印件1份-需含現(xiàn)金流量表口 1