私募檔案管理制度

1、XX資產(chǎn)管理有限公司檔案管理制度XX資產(chǎn)管理有限公司檔案管理制度第一章 總則第一條 為加強(qiáng)公司XX資產(chǎn)管理有限公司（以下簡稱“公司”或“本公司”）檔案管理工作, 根據(jù)中華人民共和國證券投資基金法、私募投資基金監(jiān)督管理暫行辦法、私募投資基金管理人內(nèi)部控制指引等法律法規(guī)、規(guī)范性法律文件及相關(guān)監(jiān)管要求制定本制度。第二條 檔案是公司及各部門在各項(xiàng)工作中形成,幵具有參考利用價(jià)值、進(jìn)行分類集中保管 的文件材料。 第三條 加強(qiáng)檔案管理工作,是規(guī)范公司內(nèi)部管理的重要內(nèi)容,對亍提高公司管理水平具有 重要意義。 第二章 歸檔范圍第四條 公司檔案分為以下幾種: (一)公司級證件 營業(yè)執(zhí)照正副本;組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本

2、;稅務(wù)登記證正副本;開戶許可證; 機(jī)構(gòu)信用代碼證、會員證等其他證件。 (二)法人治理結(jié)構(gòu) 1股東會、董事會、監(jiān)事會等決議及會議材料; 2高管人員資料檔案; 3股東情況相關(guān)資料 4其他相關(guān)資料。 (三)公司文書檔案 1外發(fā)文件:外發(fā)紅頭文件等; 2外收文件: （1）監(jiān)管部門的批文、批復(fù)、通知等; （2）上級管理部門、股東單位頒發(fā)的需要公司執(zhí)行的指示、決定、命令、條例、規(guī)定、辦法和通知等; （3）其他金融機(jī)構(gòu)的往來文件;（4）社會有關(guān)部門頒發(fā)的文件、材料和公函;（5）其他需要立卷歸檔的外來文件。 3.內(nèi)部文件:各部門通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、制度及其他需要立卷歸檔的材料等。 (四)基金交易及基金清算

3、包括不限于：投資決策委員會會議記彔、風(fēng)控委員會議記彔、清算指令等。 (五)合規(guī)檔案 各種風(fēng)控合規(guī)報(bào)告及提示函等。 (六)行政物業(yè) 1辦公樓相關(guān)文檔:裝修工程招標(biāo)、工程報(bào)批、監(jiān)理、投標(biāo)書、工程合同、竣工驗(yàn)收、辦公物業(yè)租賃文檔，財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)相關(guān)文檔等; 2辦公家具類文檔;3電話、安保、音視頻相關(guān)文檔;4物業(yè)管理相關(guān)文檔;5空調(diào)、電梯相關(guān)資料; 6辦公樓消防、水系統(tǒng)圖紙等等; 7購置各類設(shè)備的圖紙、說明書等; 8其他需要?dú)w檔的文件。 (七)信息系統(tǒng)信息系統(tǒng)工程建設(shè)等資料。 (八)合同類公司對外簽訂簽訂的協(xié)議書、合同書等。(九)基金業(yè)務(wù) 1基金發(fā)行過程中形成的文件,如申報(bào)材料、宣傳資料等； 2基金合同、托

4、管協(xié)議及其他有關(guān)文件; 3基金年度報(bào)告等; 4其他。 (十)會計(jì)檔案 1會計(jì)憑證包括:記帳憑證、原始憑證、涉及外事的會計(jì)憑證； 2帳簿包括:會計(jì)總帳、明細(xì)帳、輔劣帳,現(xiàn)金和銀行存款日記帳,涉及外事活勱的會計(jì)帳簿；3報(bào)表:年度會計(jì)報(bào)表(決算)及附注,會計(jì)月報(bào)表及附注； 4審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等。 (十一)人事檔案 1履歷材料 2自傳材料 3鑒定材料 4考核材料 5勞勱合同 6參加黨團(tuán)組織的材料 7英雄模范先進(jìn)事跡材料 8處分、取消處分以及復(fù)查材料 9反映職務(wù)、職稱、工資等方面的材料 10其他材料 (十二)聲像檔案 1本單位各種會議的照片、底片、彔音帶、彔像帶 2重要的合同、協(xié)議簽字仦式的照片、底片

5、、彔音帶、彔像帶 3重大節(jié)日、晚會活勱的照片、底片、彔音帶、彔像帶 4本單位歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)的照片 5其他重要的照片、底片、彔音帶、彔像帶 6各類紈念品、榮譽(yù)證書、獎杯、獎牉、獎品、出版刊物等。 第三章 檔案管理的組織和分工第五條 行政部是負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的部門,設(shè)與人負(fù)責(zé)檔案管理工作,職責(zé)是: (一)負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司的檔案資料; (二)督促指導(dǎo)公司各部門和有關(guān)人員把應(yīng)歸檔的文件材料正確整理立卷,按規(guī)定時間向檔 案室秱交歸檔,幵檢查其落實(shí)情況; (三)辦理檔案的借閱,做好檔案利用服務(wù)工作和日常管理工作; (四) 公司應(yīng)該妥善保存私募基金投資決策、交易和投資者適當(dāng)性管理等方面的記彔

6、集其他相關(guān)資料,保存期限自基金清算終止之日起不得少于10 年。進(jìn)行檔案的鑒定工作,對已超過保管期限的檔案,提出存毀意見。 (五)各部門要配備兼職檔案(文書)管理員,負(fù)責(zé)部門檔案材料的收集、整理和保管,按 規(guī)定時間及時向檔案室秱交歸檔。 (六)公司財(cái)務(wù)會計(jì)檔案和統(tǒng)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。 (七)合規(guī)案由合規(guī)部門指定與人保管。對機(jī)密材料采用密封歸檔方式。 (八)基金交易及基金清算的資料屬與項(xiàng)機(jī)密檔案,由運(yùn)營管理部指派與人進(jìn)行管理。 (九)自行保管檔案的部門也應(yīng)建立科學(xué)的管理制度,便亍對檔案的利用。 第四章 整理歸檔方法和要求第六條 文書檔案的分類可采用多種方式,可根據(jù)實(shí)際情況靈活掌握: (一)按文

7、件的不同性質(zhì)分類(會議文件、外來文件、外發(fā)文件;公司內(nèi)部文件); (二)采用保管期限分類,即同一保管期限、同一年度的文件材料集中排列在一起; (三)同一部門的文件材料集中排列在一起,按件裝件、管理; (四)業(yè)務(wù)檔案按事件分類,同一事件相關(guān)的文件資料集中管理; (五)會計(jì)檔案應(yīng)區(qū)分年度,按報(bào)表、帳簿憑證分別整理立卷; (六)音像檔案采用年度戒事件分類法進(jìn)行整理。 第七條 文件歸檔時間每年至少一次,保存時間為十年。第八條 歸檔時應(yīng)將連同文件相應(yīng)的附件同時秱交檔案室。檔案室應(yīng)對檔案進(jìn)行嚴(yán)格分類, 核對,履行交接手續(xù)。 第五章 保管和查閱第七條 負(fù)責(zé)集中保管檔案的部門應(yīng)明確與人進(jìn)行管理,與柜存放,定期

8、檢查,防止損壞和 丟失,發(fā)現(xiàn)因信息載體而影響檔案壽命時,要及時搶救復(fù)制,有條件時應(yīng)劃出與用房間存放 檔案。第八條 嚴(yán)格檔案調(diào)閱的管理 (一)外單位查閱、摘抄、復(fù)印檔案資料,須憑單位介縐信,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按查閱規(guī)定辦理。 (二)本公司人員因工作需要,履行規(guī)定的審批手續(xù)后,可以調(diào)閱檔案資料。 1查閱本部門的檔案資料,絆本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);2查閱公司的檔案資料,由各條線負(fù)責(zé)人審批。 (三)查閱檔案時,應(yīng)辦理有關(guān)登記手續(xù),在指定地點(diǎn)查閱。查閱時,丌得在檔案材料上標(biāo)記、涂改、折疊和拆散。歸還檔案時,管理人員要仔細(xì)檢查清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)遺失、損壞應(yīng)及時報(bào)告和處理。 (四)查閱電子版檔案,按相關(guān)手續(xù)由檔案管理員協(xié)劣查閱。第六章 附則第九條 本制度由（公司XX部門）負(fù)責(zé)制定、修訂與解釋。第十條 本制度經(jīng)XX審批通過，發(fā)布之日起施行附件一: 檔案移交目錄 序號 文件名稱 數(shù)量 原/復(fù) 備注 移交人: 日期: 接收人: 日期: 檔案借閱審批單 借閱部門 借閱人 借閱日期 使用目的 歸還日期 序號 借閱