公司檔案管理制度參考范本.doc

1、 公司檔案管理制度參考范本撰寫(xiě)人：_日 期：_公司檔案管理制度參考范本一、目的為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)檔案管理。三、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求（一）檔案劃分及管理部門(mén)1、檔案是指本公司過(guò)去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2、行政部行政助理崗兼任檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門(mén)級(jí)，公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類(lèi)目錄。（二）各部門(mén)資料管理1、公司所屬各部門(mén)必須設(shè)兼職

2、的資料管理員，規(guī)范部門(mén)檔案管理，實(shí)行部門(mén)檔案與公司檔案歸口管理。2、各部門(mén)根據(jù)部門(mén)資料性質(zhì)結(jié)合公司級(jí)檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)管理。3、檔案的借閱和移交、銷(xiāo)毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。四、檔案分類(lèi)（一）檔案質(zhì)量1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、熱敏紙等。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。4、檔案盒表面為檔案目錄，檔案盒內(nèi)文件沒(méi)有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。5、檔案盒封面應(yīng)注明立

3、卷人，審核人，立卷時(shí)間。（二）立檔1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。2、跨年度_請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無(wú)批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。3、檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇?，收文在后；?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。（三）分類(lèi)1、檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類(lèi)目、制度類(lèi)目、文件類(lèi)目、合同類(lèi)目

4、等）。2、公司檔案大致分為以下幾類(lèi)：（1）證照類(lèi)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類(lèi)證照，注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等；（2）文件類(lèi)：分外來(lái)文件（政府職能部門(mén)的往來(lái)文件）和內(nèi)_文件；（3）制度類(lèi)：管理制度匯編；（4）合同類(lèi)：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。（5）計(jì)劃總結(jié)類(lèi)：分年度計(jì)劃及總結(jié)等；（6）_類(lèi)：辦公例會(huì)紀(jì)要等（五）檔案編號(hào)1、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制檔案登記目錄表，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。2、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不得任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先_討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，報(bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可修改。3、公司檔案員負(fù)責(zé)對(duì)

5、各部門(mén)文件材料的收集、整理，按照檔案登記目錄表?xiàng)l款“對(duì)號(hào)入座”，各部門(mén)要積極配合公司檔案管理工作。五、檔案歸檔及保存（一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。（二）歸檔的同類(lèi)文件資料在卷內(nèi)應(yīng)分別裝訂。（1）公司章程、合同（2）股東名冊(cè)（3）_規(guī)程及辦事細(xì)則（4）董事會(huì)及股東會(huì)記錄（5）財(cái)務(wù)報(bào)表（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（8）工程設(shè)計(jì)圖（9）公司規(guī)章制度（10）預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)（11）會(huì)計(jì)憑證（12）事業(yè)計(jì)劃資料（13）期滿(mǎn)或解除之合約（14）其他文書(shū)（三）公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。（四）歸檔的文件資

6、料種類(lèi)，份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開(kāi)。（五）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)。六、檔案日常管理（一）借閱1、借閱手續(xù)：（1）各部門(mén)經(jīng)辦人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門(mén)負(fù)責(zé)人出示書(shū)面借閱審批單向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。（3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫(xiě)歸還日期，取消借閱記錄。2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、

7、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印或摘抄文件，需借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)申請(qǐng)，根據(jù)檔案借閱的審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印或摘抄文件。4、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。（三）移交1、審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全_文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主