文檔信息管理制度

1、文檔信息管理制度 文檔信息管理制度 一、信息管理目標(biāo) 確保工程項(xiàng)目建設(shè)資料完整、齊全、正確、整理立即、搜集和工程建設(shè)進(jìn)度同時(shí)；確保信息通暢、可靠、正確和高效；確保使有效資源得到合理和充足利用，為實(shí)施最優(yōu)控制、進(jìn)行合理配置和妥善協(xié)調(diào)項(xiàng)目建設(shè)各方之間關(guān)系提供依據(jù)；確保為發(fā)包人提供完整工程資料。 二、信息管理內(nèi)容 在協(xié)議管理中，需要搜集、掌握、接收、處理大量信息。內(nèi)容關(guān)鍵包含： 1、協(xié)議文件； 2、圖紙； 3、技術(shù)資料； 4、會(huì)議紀(jì)要； 5、來往信息； 6、施工現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)統(tǒng)計(jì)； 7、試驗(yàn)統(tǒng)計(jì)； 8、進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度匯報(bào)、資源供給計(jì)劃、供圖計(jì)劃、預(yù)期支付現(xiàn)金流計(jì)劃等； 9、技術(shù)方法設(shè)計(jì)和質(zhì)量匯報(bào)； 10、

2、支付申請(qǐng)和憑證； 11、變更和指示申請(qǐng)予指示； 12、多種單據(jù)和憑證； 13、監(jiān)理日志； 14、現(xiàn)場(chǎng)簽證等。 三、建設(shè)工程信息步驟組成 1、建設(shè)工程信息步驟 建設(shè)工程信息流由建設(shè)各方各自信息流組成，監(jiān)理單位（項(xiàng)目監(jiān)理部）信息系統(tǒng)作為建設(shè)工程系統(tǒng)一個(gè)子系統(tǒng)，監(jiān)理信息流僅僅是其中一部分信息流，步驟圖 12-3 所表示。 圖 圖 12- - 3 建設(shè)工程參建各方信息關(guān)系步驟圖 2、項(xiàng)目監(jiān)理部信息步驟 工程項(xiàng)目監(jiān)理部，組織必需信息步驟，加強(qiáng)項(xiàng)目數(shù)據(jù)和信息微觀管理，步驟圖圖 12-4 所表示。 圖 圖 12- - 4 項(xiàng)目監(jiān)理部信息步驟圖 四、信息管理方法 工程建設(shè)信息管理貫穿建設(shè)工程全過程，街接建設(shè)工

3、程各個(gè)階段、各個(gè)參建單位和各個(gè)方面，其受理方法包含以下多個(gè)基礎(chǔ)步驟：信息搜集、傳輸、加工整理、檢索、分發(fā)、儲(chǔ)存。 1、信息搜集 建設(shè)工程參建各方正確數(shù)據(jù)和信息搜集是不一樣，有不一樣起源，不一樣角度，不一樣處理方法，但要求各方相同數(shù)據(jù)和信息應(yīng)該規(guī)范。 建設(shè)工程參建各方在不一樣時(shí)期對(duì)信息和數(shù)據(jù)搜集也是不一樣，側(cè)關(guān)鍵有不建設(shè)單位信息信息 政府相關(guān)管理部門信勘測(cè)設(shè)計(jì) 單位信息 監(jiān)理單 位信息 建筑材料市場(chǎng)信息 施工單 位信息 項(xiàng)目總監(jiān)理工程師 建設(shè)單位 地質(zhì)、測(cè)量專業(yè)監(jiān)理工程師 監(jiān)理員 水工建筑專業(yè)監(jiān)理工程師 機(jī)電、金結(jié)專業(yè)監(jiān)理工程師 項(xiàng)目經(jīng)理部 造價(jià)專業(yè)理 監(jiān)理工程師 一樣，但也要規(guī)范信息行為。 監(jiān)

4、理因介入建設(shè)工程階段不一樣，決定搜集不一樣內(nèi)容。監(jiān)理單位介入階段有：項(xiàng)目決議階段、項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段、項(xiàng)目施工招投標(biāo)階段、項(xiàng)目施工階段等多個(gè)階段。各不一樣階段，和建設(shè)單位簽署監(jiān)理協(xié)議內(nèi)容也不盡相同，所以搜集信息要依據(jù)具體情況決定。本工程監(jiān)理工作介入關(guān)鍵在施工階段。 施工階段信息搜集，可從施工準(zhǔn)備期、施工期、完工保修期三個(gè)子階段分別進(jìn)行。 （1）施工準(zhǔn)備期 施工準(zhǔn)備期指從施工承包協(xié)議簽署到項(xiàng)目開工這個(gè)階段，本階段是施工階段監(jiān)理信息搜集關(guān)鍵階段，監(jiān)理工程師從以下幾點(diǎn)入手搜集信息： 1）監(jiān)理綱領(lǐng)；施工圖設(shè)計(jì)及施工圖預(yù)算，尤其要掌握結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，掌握工程難點(diǎn)，掌握工程工藝步驟特點(diǎn)、設(shè)備特點(diǎn)，了解工程預(yù)算體系（按

5、單位工程、分部工程）；了解施工協(xié)議。 2）施工單位項(xiàng)目經(jīng)理組成，進(jìn)場(chǎng)人員資質(zhì)；進(jìn)場(chǎng)設(shè)備規(guī)格型號(hào)、保修統(tǒng)計(jì)；施工場(chǎng)地準(zhǔn)備情況；施工單位質(zhì)量確保體系及施工單位施工組織設(shè)計(jì)，關(guān)鍵施工項(xiàng)目標(biāo)技術(shù)方案，施工進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖表；進(jìn)場(chǎng)材料、構(gòu)件管理制度；安全保安方法；數(shù)據(jù)和信息管理制度；檢測(cè)和檢驗(yàn)、試驗(yàn)程序和設(shè)備；總承包單位和分包單位資質(zhì)等施工單位信息。 3）建設(shè)工程場(chǎng)地地質(zhì)、水文、測(cè)量、氣象數(shù)據(jù)；地上、地下管線，地下洞室，地上原有建筑物及周圍建筑物、樹木、道路；建設(shè)紅線，標(biāo)高、坐標(biāo)；水、電、氣管道引入標(biāo)志；地質(zhì)勘察匯報(bào)、地形測(cè)量圖及標(biāo)樁等環(huán)境信息。 4）施工圖會(huì)審和交底統(tǒng)計(jì)；開工前監(jiān)理交底統(tǒng)計(jì)；對(duì)施工單位提

6、交施工組織設(shè)計(jì)根據(jù)項(xiàng)目監(jiān)理部要求進(jìn)行修改情況；施工單位提交開工匯報(bào)及實(shí)際準(zhǔn)備情況。 5）本工程需遵照相關(guān)建筑法律、法規(guī)和規(guī)范、規(guī)程，相關(guān)質(zhì)量檢驗(yàn)、控制技術(shù)法規(guī)和質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。 在施工準(zhǔn)備期，信息起源較多、較雜，因?yàn)閰⒔ǜ鞣较嗷チ私膺€不夠，信息渠道沒有建立，搜集有一定困難。所以，更應(yīng)該組建工程信息合理步驟，確定合理信息源，規(guī)范各方信息行為，建立必需信息程序。 （2）施工實(shí)施期 施工實(shí)施期，信息起源相對(duì)比較穩(wěn)定，關(guān)鍵是施工過程中隨時(shí)產(chǎn)生數(shù)據(jù)，由施工單位層層搜集上來，比較單純，輕易實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。現(xiàn)在，建設(shè)主管部門對(duì)施工階段信息搜集和整理有明確要求，施工單位也有一定管理經(jīng)驗(yàn)和處理程序，伴隨建設(shè)管理部門加

7、強(qiáng)行業(yè)管理，相對(duì)輕易實(shí)現(xiàn)信息管理規(guī)范化，關(guān)鍵是施工單位和監(jiān)理單位、建設(shè)單位在信息形式上和匯總上不統(tǒng)一。所以，需要統(tǒng)一建設(shè)各方信息格式，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、代碼化、規(guī)范化。 施工實(shí)施期搜集信息應(yīng)該分類并由專門部門或?qū)T分級(jí)管理，項(xiàng)目監(jiān)理部可從下列方面搜集信息： 1）施工單位人員、設(shè)備、水、電、氣等能源動(dòng)態(tài)信息。 2）施工期氣象中長(zhǎng)久趨勢(shì)及同期歷史數(shù)據(jù)，天天不一樣時(shí)段動(dòng)態(tài)信息，尤其在氣候?qū)κ┕べ|(zhì)量影響較大情況下，更要加強(qiáng)搜集氣象數(shù)據(jù)。 3）建筑原材料、半成品、成品、構(gòu)配件等工程物資進(jìn)場(chǎng)、加工、保管、使用等信息。 4）項(xiàng)目經(jīng)理部管理程序；質(zhì)量、進(jìn)度、投資事前、事中、事后控制方法； 數(shù)據(jù)采集起源及采集、處理、

8、存放、傳輸方法；工序間交接制度；事故處理制度；施工組織設(shè)計(jì)及技術(shù)方案實(shí)施情況；工地文明施工及安全方法等。 5）施工中需要實(shí)施國家和地方規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)；施工協(xié)議實(shí)施情況 6）施工中發(fā)生工程數(shù)據(jù)，如地基驗(yàn)槽及處理統(tǒng)計(jì)，工序間交接統(tǒng)計(jì)，隱蔽工程檢驗(yàn)統(tǒng)計(jì)等。 7）建筑材料必試項(xiàng)目相關(guān)信息。 8）設(shè)備安裝試運(yùn)行和測(cè)試項(xiàng)目相關(guān)信息。 9）施工索賠相關(guān)信息：索賠程序，索賠依據(jù)，索賠證據(jù)，索賠處理意見等。 （3）完工保修期 完工保修期信息是建立在施工期日常信息積累基礎(chǔ)上，傳統(tǒng)工程管理和現(xiàn)代工程管理最大區(qū)分在于傳統(tǒng)工程管理不重視信息搜集和規(guī)范化，數(shù)據(jù)不能立即搜集整理，往往采取事后補(bǔ)補(bǔ)填或做"假數(shù)據(jù)&

9、#39;應(yīng)付了事。工程管理則要求數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，真實(shí)反應(yīng)施工過程，真正做到積累在平時(shí)，完工保修期只是建設(shè)各方最終匯總和總結(jié)。該階段要搜集信息有： 1）工程準(zhǔn)備階段文件，如：立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，開工審批文件等。 2）監(jiān)理文件，如：監(jiān)理計(jì)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、相關(guān)質(zhì)量問題和質(zhì)量事故相關(guān)統(tǒng)計(jì)、監(jiān)理工作總結(jié)和監(jiān)理過程中多種控制和審批文件等。 3）施工資料。 4）完工圖。 5）完工驗(yàn)收資料：如工程完工總結(jié)、完工驗(yàn)收判定書、電子檔案等。 在完工保修期，監(jiān)理單位根據(jù)現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（gb/t50328 ）搜集監(jiān)理文件并幫助建設(shè)單位督促施工單位完善全部資料搜集、匯總和歸類整理。 2、信息

10、加工、整理、分發(fā)、檢索和存放 建設(shè)工程信息加工、整理和存放是數(shù)據(jù)搜集后必需過程。搜集數(shù)據(jù)經(jīng)過加工、整理后產(chǎn)生信息。信息是指導(dǎo)施工和工程管理基礎(chǔ)，要把管理由定性分析轉(zhuǎn)到定量管理上來，信息是不可或缺要素。 （1）信息加工整理 信息加工關(guān)鍵是把建設(shè)各方得到數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行判別、選擇、查對(duì)、合并、排序、更新、計(jì)算、匯總、轉(zhuǎn)儲(chǔ)，生產(chǎn)不一樣形式數(shù)據(jù)和信息，提供給不一樣需求各類管理人員使用。 在信息加工時(shí)，往往要求根據(jù)不一樣要求，分層進(jìn)行加工。不一樣使用角度，加工方法是不一樣。監(jiān)理人員對(duì)數(shù)據(jù)加工要從數(shù)據(jù)加工要從判別開始，一個(gè)數(shù)據(jù)是自己搜集，可靠度較高；而對(duì)由施工單位施工提供數(shù)據(jù)就要從數(shù)據(jù)采取系統(tǒng)是否規(guī)范，采樣

11、手段是否可靠，提供數(shù)據(jù)人員素質(zhì)怎樣，數(shù)據(jù)精度是否達(dá)成所要求精度入手，對(duì)施工單位提供數(shù)據(jù)要加以選擇、查對(duì)，加以必需匯總，對(duì)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)要立即更新，對(duì)于施工中產(chǎn)生數(shù)據(jù)要根據(jù)單位工程、分部工程、單元工程組織在一起，每一個(gè)單位、分部、單元工程又把數(shù)據(jù)分為：進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)三個(gè)方面分別組織。 （2）信息加工、整理和存放步驟 信息處理包含信息加工、整理和存放。信息加工、整理和存放步驟是信息系統(tǒng)步驟關(guān)鍵組成部分。信息系統(tǒng)步驟圖有業(yè)務(wù)步驟圖、數(shù)據(jù)步驟圖，通常先找到業(yè)務(wù)步驟圖，經(jīng)過繪制業(yè)務(wù)步驟圖再深入繪制數(shù)據(jù)步驟圖，經(jīng)過繪制業(yè)務(wù)步驟圖 能夠了解到具體處理事務(wù)工程，發(fā)覺業(yè)務(wù)步驟問題和不完善處，進(jìn)而優(yōu)化業(yè)務(wù)處理過程。數(shù)

12、據(jù)步驟圖則把數(shù)據(jù)在內(nèi)部流動(dòng)情況抽象化，獨(dú)立考慮數(shù)據(jù)傳輸、處理、存放是否合理，發(fā)覺和處理數(shù)據(jù)步驟中問題。數(shù)據(jù)步驟圖繪制從上而下地層層細(xì)化，經(jīng)過整理、匯總后得到總數(shù)據(jù)步驟圖，依據(jù)總數(shù)據(jù)步驟圖能夠得到系統(tǒng)信息處理步驟圖。施工階段工程量處理數(shù)據(jù)步驟圖圖 12-5 所表示。 （3）信息分發(fā)和檢索 信息在經(jīng)過對(duì)搜集數(shù)據(jù)進(jìn)行分類加工處理產(chǎn)生信息后，要立即提供給需要使用數(shù)據(jù)和信息部門，信息和數(shù)據(jù)分發(fā)要依據(jù)需要來分發(fā)，信息和數(shù)據(jù)檢索則要建立必需分級(jí)管理制度，通常由使用軟件來確保實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息分發(fā)、檢索，關(guān)鍵是要決定分發(fā)和檢索標(biāo)準(zhǔn)。分發(fā)和檢索標(biāo)準(zhǔn)是：需要部門和使用人，有僅在需要第一時(shí)間，方便得到所需要、以要求形式

13、提供一切信息和數(shù)據(jù)，而確保不向不該知道部門（人）提供任何信息和數(shù)據(jù)。建立分發(fā)數(shù)據(jù)要依據(jù)監(jiān)理工作特點(diǎn)來進(jìn)行，考慮分發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)，關(guān)鍵內(nèi)容有： 1）了解使用部門（人）使用目標(biāo)、使用周期、使用頻率、得到時(shí)間、數(shù)據(jù)和安全要求； 2）決定分發(fā)項(xiàng)目、內(nèi)容、分布量、范圍、數(shù)據(jù)起源； 3）決定分發(fā)信息和數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類型、精度和怎樣組合成要求格式； 4）決定提供信息和數(shù)據(jù)介質(zhì)（紙張、顯示器顯示、磁盤或其它形式）。檢索設(shè)計(jì)時(shí)側(cè)要考慮： 許可檢索范圍、檢索密級(jí)劃分、密碼管理； 檢索信息和數(shù)據(jù)能否立即、快速提供，采取什么手段實(shí)現(xiàn)（網(wǎng)絡(luò)、通信、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)）； 提供檢索需要數(shù)據(jù)和信息輸出形式、能否依據(jù)關(guān)鍵字實(shí)現(xiàn)智能檢索。

14、圖 圖 12- -5 5 施工階段工程量處理數(shù)據(jù)步驟圖 （4 4 ） 信息存放 信息存放通常需要建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，各類數(shù)據(jù)以文件形式組織在一起，組織方法通常由單位自定，但要考慮規(guī)范化。依據(jù)監(jiān)理工程實(shí)際情況，能夠根據(jù)下列方法組織： 1）根據(jù)工程進(jìn)行組織，同一工程根據(jù)投資、進(jìn)度、質(zhì)量、協(xié)議角度組織，各類深入根據(jù)具體情況細(xì)化。 2）文件名規(guī)范化，以定長(zhǎng)字符串作為文件名，比如根據(jù)： 類別（3）工程（拼音或數(shù)字）（2）開工年月（4）組成文件名。 3）各建設(shè)方協(xié)調(diào)統(tǒng)一存放方法，在國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有統(tǒng)一代碼時(shí)盡可能采取統(tǒng)一代碼。 4）有條件時(shí)能夠經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫形式存放數(shù)據(jù)，達(dá)成建設(shè)各方數(shù)據(jù)共享，降低數(shù)據(jù)冗余，確保

15、數(shù)據(jù)惟一性。 七、信息管理方法 1、建立信息管理系統(tǒng) （1）文件分類： 發(fā)包人指示； 設(shè)計(jì)文件； 監(jiān)理文件； 施工文件； 其它。 （2）信息編碼系統(tǒng)：依據(jù)工程施工所屬單位，分部工程及文件分類、日期等建立數(shù)次信息編碼系統(tǒng)，全部實(shí)施計(jì)算機(jī)輔助管理(歸檔、查詢)，并考慮進(jìn)度控制 p3 中作業(yè)分類碼和 wbs 統(tǒng)一性。 （3）依據(jù)信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，建立資料數(shù)據(jù)庫。 2、建立信息管理制度 （1）建立文件收發(fā)登記制度及文件借閱制度。 每個(gè)月27日核準(zhǔn)工程款支付證書 每個(gè)月27日核準(zhǔn)工程量表 總工程付款計(jì)劃 監(jiān)理部 工程數(shù)據(jù) 每個(gè)月25日 提交本月工程量表 p2 工程量匯總 f2工程進(jìn)度匯報(bào) f2工程款支付證書

16、 施工單位 項(xiàng) 目 經(jīng) 理建設(shè)單位 工程管理部門 p1 工程量匯總 p3 工程量匯總 p2 工程量匯總 （2）建立施工現(xiàn)場(chǎng)統(tǒng)計(jì)，填報(bào)工程進(jìn)度記錄表，工程質(zhì)量檢驗(yàn)驗(yàn)收表等。編寫監(jiān)理日志及監(jiān)理大事記。 （3）立即整理編制多種文件資料，分類歸檔保留。 （4）立即整理各類會(huì)議統(tǒng)計(jì)。 （5）建立各級(jí)匯報(bào)制度。 （6）利用計(jì)算機(jī)建立多種資料數(shù)據(jù)庫。 （7）按時(shí)編報(bào)監(jiān)理月報(bào)，立即提供發(fā)包人需要相關(guān)工程建設(shè)多種資料。 3、建立信息處理程序 信息處理可分為收發(fā)文處理程序和工程技術(shù)信息處理程序，但它們?nèi)吭诮y(tǒng)一信息處理系統(tǒng)之中。"信息處理程序圖'圖 12-6 所表示。 圖 圖 12- -6 6

17、信息處理程序圖 要求 修改 簽發(fā)完整、正確 監(jiān)理工作任務(wù)分解 負(fù)擔(dān)撰文任務(wù)、 搜集相關(guān)資料 收文登記 進(jìn)行文件分類 搜集相關(guān) 施工活動(dòng)信息 責(zé)任人處理、 辦理相關(guān)事項(xiàng) 責(zé)任人簽閱 并說明處理結(jié)果 文件歸檔 文檔員簽收 錄入電子文檔 監(jiān)理監(jiān)理工程師 進(jìn)行系統(tǒng)分析整理 初步整理 分管領(lǐng)導(dǎo)審查 撰文 領(lǐng)導(dǎo)審查 信息員 錄入電子文檔 發(fā)文歸檔 分管領(lǐng)導(dǎo) 項(xiàng)目經(jīng)理部 4 4 、 信息采集 （1）在工程監(jiān)理過程中，各專業(yè)監(jiān)理工程師在要求時(shí)間，對(duì)各自所負(fù)責(zé)工作進(jìn)行書面總結(jié)，填寫對(duì)應(yīng)表格，交信息文檔管理部門進(jìn)行匯總； （2）定時(shí)召開項(xiàng)目監(jiān)理部?jī)?nèi)部通氣會(huì)，通報(bào)工程進(jìn)展情況，各專業(yè)監(jiān)理工程師匯報(bào)所負(fù)責(zé)工作情況及存

18、在問題，和下一步工作關(guān)鍵和工作目標(biāo)； （3）定時(shí)主持召開監(jiān)理工作例會(huì)，承包人匯報(bào)工程施工情況、存在問題及改善方法，監(jiān)理工程師指出承包人施工中沒有發(fā)覺和需要注意問題；對(duì)承包人施工中存在問題提出提議并督促承包人實(shí)施； （4）信息管理監(jiān)理工程師參與上述及其它相關(guān)會(huì)議，搜集相關(guān)信息資料； （5）信息管理監(jiān)理工程師常常深入現(xiàn)場(chǎng)，搜集現(xiàn)場(chǎng)第一手資料，以取得符合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際資料； （6）信息管理監(jiān)理工程師對(duì)所搜集資料進(jìn)行匯總、整理、統(tǒng)計(jì)、分析； （7）信息管理監(jiān)理工程師依據(jù)所搜集信息資料整編成定時(shí)監(jiān)理匯報(bào)和不定時(shí)監(jiān)理工作匯報(bào)及其它信息匯報(bào)； （8）信息文檔管理部門向相關(guān)部門及人員發(fā)送匯報(bào)。 5 5 、 信息資料整理 （1）編制收（發(fā)）文記錄表，對(duì)收（發(fā)）文件分別編號(hào)，建立收（發(fā)）文登記署名制度； （2）每一文件全部有收（發(fā)）文處理簽字，對(duì)收（發(fā)）文單位、文件編號(hào)、收（發(fā)）文時(shí)間、復(fù)文號(hào)、文件標(biāo)題等進(jìn)行登記，總監(jiān)理監(jiān)理工程師簽署指示意建立相關(guān)信息臺(tái) 輸入相關(guān)分析結(jié)果 歸檔 移交建設(shè)單位 文檔統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化處理 見，文件處理人填寫處理意見； （3）經(jīng)過計(jì)算機(jī)建立資料及文檔管理數(shù)據(jù)庫，將文件編號(hào)、文件標(biāo)題、收（發(fā)）時(shí)間輸入計(jì)算機(jī)； （4）根據(jù)和不一樣