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文檔簡介
1、決策管理)廣州市業(yè)主決策電子投票工作指引廣州市業(yè)主決策電子投票工作指引一、適用范圍 本市行政區(qū)域內按照法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件 規(guī)定以及管理規(guī)約、業(yè)主大會議事規(guī)則約定需要業(yè)主共同 決定的事項,使用電子投票表決的活動適用于廣州市業(yè) 主決策電子投票暫行規(guī)則。電子投票,是指以市住房和城鄉(xiāng)建設行政主管部門提 供的業(yè)主決策電子投票系統(tǒng)( 以下簡稱投票系統(tǒng) )為平臺,業(yè)主通過微信、 短信、 網站等互聯網、 移動通信技術手段, 對物業(yè)管理活動中的業(yè)主共同決定事項投票表決的活動。二、表決事項 物業(yè)管理區(qū)域內需由業(yè)主共同決定的下列事項,可以使 用電子投票表決:(一)制定和修改業(yè)主大會議事規(guī)則;(二)制定和修
2、改管理規(guī)約;(三)選舉業(yè)主委員會或者更換業(yè)主委員會委員;(四)決定是否設立業(yè)主監(jiān)事會;(五)制定物業(yè)服務內容、標準以及物業(yè)服務收費方案;(六)選聘和解聘物業(yè)服務企業(yè);(七 )籌集和使用物業(yè)專項維修資金, 制定物業(yè)專項維修資 金管理制度;(八)改建、重建建筑物及其附屬設施;(九)改變共用部位、共用設施設備的用途;(十 )決定或者授權業(yè)主委員會決定共用部位、 共用設施設 備的經營方式,管理、使用經營收益;(十一 )聽取和審查業(yè)主委員會的工作報告和收支預算結 算報告、業(yè)主監(jiān)事會的工作報告;(十二 )改變或者撤銷本物業(yè)管理區(qū)域內部分業(yè)主、 業(yè)主委 員會作出的與業(yè)主大會決定相抵觸的決議;(十三 )法律、
3、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定或者管理規(guī)約、 業(yè)主大會議 事規(guī)則約定應由業(yè)主共同決定的事項。三、主管部門 市住房和城鄉(xiāng)建設行政主管部門組織實施本規(guī)則, 負責 投票系統(tǒng)的建設、維護和管理,負責全市電子投票活動的 監(jiān)督管理工作。區(qū)住房和建設行政主管部門負責本轄區(qū)電子投票活 動的監(jiān)督管理工作。街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府會同區(qū)住房和建設行政主管 部門負責指導、協助、監(jiān)督本轄區(qū)投票組織者開展電子投 票活動,調解處理電子投票活動中的糾紛。居民委員會、村民委員會協助街道辦事處、鎮(zhèn)人民政 府指導和監(jiān)督社區(qū)內電子投票活動。四、實施單位 投票組織者是指組織業(yè)主對物業(yè)管理活動中業(yè)主共同決定事項進行投票的組織和單位,包括:首次業(yè)主大會籌
4、備組、業(yè)主委員會、業(yè)主監(jiān)事會、居民委員會、村民委 員會、物業(yè)服務企業(yè)等,其主體資格應當符合有關法律、 法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件的規(guī)定。五、建立投票系統(tǒng)數據庫(一)提出申請。投票組織者向屬地街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府提出建立 投票系統(tǒng)中本物業(yè)項目數據庫的申請。(二)錄入數據。街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府將房屋門樓號牌、業(yè)主手機 號碼等信息錄入數據庫。區(qū)住房和建設行政主管部門將房 屋建筑面積、業(yè)主姓名等信息錄入數據庫。(三)公示信息。 投票組織者公示投票系統(tǒng)中房屋門樓號牌、業(yè)主姓 氏、手機號碼前 3 位和后 4 位等信息,公布接收業(yè)主意見 的聯系方式,公示時間不少于 10 日。(四)業(yè)主確認。街道辦事處、鎮(zhèn)人
5、民政府通過投票系統(tǒng)向已提供手機 號碼的業(yè)主發(fā)送確認信息。在發(fā)送確認信息前,投票組織 者及時向全體業(yè)主通知投票系統(tǒng)將向業(yè)主發(fā)送確認信息 的事項,未收到確認信息的業(yè)主應當及時告知投票組織 者,并提供業(yè)主本人用于投票使用的唯一手機號碼。六、進行電子投票(一)提出申請。投票組織者在使用投票系統(tǒng) 30 日前向屬地街道辦事 處、鎮(zhèn)人民政府提出書面申請,并提交相關資料。(二)開放系統(tǒng)。 街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府會同區(qū)住房和建設行政主管 部門審核,符合條件的,街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府在收到 申請之日起 3 個工作日內出具可以使用投票系統(tǒng)的書面通 知。街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府將可以使用投票系統(tǒng)的書面 通知等資料抄送區(qū)
6、住房和建設行政主管部門,區(qū)住房和建 設行政主管部門在收到書面通知后的 3 個工作日內開放投 票系統(tǒng)使用權限。(三)投票前公示。投票組織者在使用投票系統(tǒng) 20 日前,向投票表決范 圍內的業(yè)主公示街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府出具的書面通知 以及投票開始時間、投票截止時間、表決事項、表決規(guī)則 等事項,公示時間不少于 10 日。對表決事項、表決規(guī)則 進行修改的,投票組織者應當將修改后的表決事項、表決 規(guī)則重新公示,公示時間不少于 10 日。投票組織者應當在開始使用投票系統(tǒng)前,在街道辦事 處、鎮(zhèn)人民政府的指導、監(jiān)督下,將投票表決的事項錄入 投票系統(tǒng)。(四)業(yè)主投票。業(yè)主可以通過微信平臺投票、通過手機短信投票、
7、在 投票系統(tǒng)網站投票,提倡優(yōu)先采用微信投票。對無法進行 電子投票的,書面投票可作為補充方式,在投票組織者提 供的書面征求意見書上簽署表決意見。以上 4 種投票方式 可任選一種。(五)公開投票結果。電子投票有效期限內無業(yè)主使用書面表決意見形式 的,電子投票表決結果應當于投票期限屆滿之日起 1 個工 作日內由投票系統(tǒng)統(tǒng)計并生成。電子投票有效期限內有業(yè) 主使用書面表決意見形式的,電子投票表決結果應當在書 面表決意見錄入投票系統(tǒng)后即刻由投票系統(tǒng)統(tǒng)計并生成。投票組織者應當將電子投票表決結果向全體業(yè)主公 示,公示內容應當包括建筑物專有部分的門樓號牌、建筑 面積、投票方式,業(yè)主對表決事項贊同、反對、棄權的意
8、 見,全體業(yè)主對表決事項贊同、反對、棄權意見的匯總結 果等,公示時間不少于 7 日。投票組織者公告通過使用“廣州市業(yè)主決策電子投票系 統(tǒng)”形成的業(yè)主大會相關決定。廣州市業(yè)主決策電子投票示范文書目錄1. 關于建立電子投票系統(tǒng)基礎數據庫的函2. 提供物業(yè)管理有關信息的通知3. 關于錄入電子投票系統(tǒng)基礎數據的函4. 關于提供有關實測繪成果的通知5. 關于收集并錄入有關業(yè)主信息的函6. 關于移交并公示有關業(yè)主信息的函7. 關于公示有關業(yè)主信息的通知8. 關于核實有關業(yè)主信息的函9. 關于向業(yè)主發(fā)送電子投票確認信息的通知10. 關于變更有關業(yè)主信息的函11. 使用電子投票系統(tǒng)申請表12. 關于同意使用電
9、子投票系統(tǒng)的函13. 關于使用電子投票系統(tǒng)表決業(yè)主共同決定事項的通知14. 表決票15. 關于公示表決結果的通知 附件 1關于建立電子投票系統(tǒng)基礎數據庫的函街道辦事處名稱:物業(yè)管理區(qū)域名稱擬采用電子投票形式對物業(yè)管理活動 中的業(yè)主共同決定事項投票表決。由于物業(yè)管理區(qū)域名稱是 首次使用業(yè)主決策電子投票系統(tǒng),根據廣州市業(yè)主決策電 子投票暫行規(guī)則 (穗建規(guī)字 2016 1號)第七條規(guī)定,請 街道辦事處名稱及時指導、協助我們建立物業(yè)管理區(qū)域名稱 的電子投票系統(tǒng)基礎數據庫。專此函達。投票組織者名稱(蓋章) 年月日(聯系人:,聯系電話: )附件 2關于提供物業(yè)管理有關信息的通知物業(yè)服務企業(yè)名稱:投票組織者
10、名稱擬采用電子投票形式對物業(yè)管理活動中 的業(yè)主共同決定事項投票表決。由于物業(yè)管理區(qū)域名稱是首 次使用業(yè)主決策電子投票系統(tǒng),根據廣州市業(yè)主決策電子 投票暫行規(guī)則 (穗建規(guī)字 2016 1 號)第六條規(guī)定,請你 公司于 年 月 日前將物業(yè)管理區(qū)域名稱內所有建筑 物專有部分依法設置的門樓號牌,以及門樓號牌對應的業(yè) 主姓名、業(yè)主手機號碼等信息的書面材料(蓋公司章,見附表)和 excel 電子表格提供給我單位。特此通知。附表:物業(yè)管理區(qū)域名稱物業(yè)管理有關信息清冊街道辦事處名稱(蓋章) 年月日 (聯系人:,聯系電話: )附表物業(yè)管理區(qū)域名稱物業(yè)管理有關信息清冊填報單位:填報時間: 年 月 日序號,樓棟號,
11、房屋門牌號 ,業(yè)主姓名 ,手機號碼1, ,2, ,3, , n, 備注:樓棟號、房屋門牌號請?zhí)顚懸婪ㄔO置的標準名稱 附件 3關于錄入投票系統(tǒng)基礎數據的函區(qū)住建部門名稱:物業(yè)管理區(qū)域名稱擬采用電子投票形式對物業(yè)管理活動 中的業(yè)主共同決定事項投票表決。由于物業(yè)管理區(qū)域名稱是首次使用業(yè)主決策電子投票系統(tǒng),我單位按照廣州市業(yè)主 決策電子投票暫行規(guī)則 (穗建規(guī)字 2016 1 號) 第七條規(guī) 定,已將物業(yè)管理區(qū)域名稱內已收集到的建筑物專有部分的 門樓號牌、業(yè)主手機號碼等信息錄入電子投票系統(tǒng)基礎數 據庫,并請你單位對下一步使用業(yè)主決策電子投票系統(tǒng)的工 作給予指導、協助。專此函達。街道辦事處名稱(蓋章) 年
12、月日(聯系人:,聯系電話: )附件 4關于提供有關實測繪成果的函市或區(qū)房地產測繪管理機構名稱:本區(qū)物業(yè)管理區(qū)域名稱(地址)擬采用電子投票形式對 物業(yè)管理活動中的業(yè)主共同決定事項投票表決。根據廣州 市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則 (穗建規(guī)字 2016 1 號)第 七條規(guī)定,請你單位核對物業(yè)管理區(qū)域名稱內尚未登記的建 筑物專有部分(見附件)是否備存實測繪成果,已備存的, 請于 年 月 日前將實測建筑面積的書面材料和 excel 電子表格提供給我單位。專此函達。附表:尚未登記的建筑物專有部分清冊區(qū)住建部門名稱(蓋章) 年月日 (聯系人:,聯系電話: )附表物業(yè)管理區(qū)域名稱尚未登記的 建筑物專有部分清冊
13、填報單位: 填報時間: 年 月 日 序號 ,房屋地址及門牌號 ,實測建筑面積 ,測量成果報告書編號1, ,2, ,3, , n,備注: 1.房屋地址及門牌號由區(qū)住建部門填寫2.實測建筑面積、報告書編號請測繪部門填寫附件 5關于收集并錄入有關業(yè)主信息的函街道辦事處名稱: 我單位已將物業(yè)管理區(qū)域名稱已登記或已實測繪建筑物 專有部分的不動產相關信息已錄入電子投票系統(tǒng)基礎數據 庫?,F仍有部分建筑物專有部分尚未登記且未實測繪(見附 件),請你單位指導、協助投票組織者按照廣州市業(yè)主決策 電子投票暫行規(guī)則 (穗建規(guī)字 2016 1 號)第六條規(guī)定, 收集并確認相應的業(yè)主姓名、業(yè)主身份證件號碼、業(yè)主手 機號碼
14、、建筑面積等信息,并將信息錄入電子投票系統(tǒng)基 礎數據庫。專此函達。 附表:尚未登記且未實測繪的建筑物專有部分清冊(聯系人:區(qū)住建部門名稱(蓋章)年月日 ,聯系電話: )附表物業(yè)管理區(qū)域名稱尚未登記且未實測繪的建筑物專有部分清冊填報單位: 填報時間: 年 月 日序號,樓棟號,房屋門牌號 ,業(yè)主姓名 ,身份證件號碼 ,手機號碼,房屋建筑面積1, ,2, ,3, ,備注: 1.樓棟號、房屋門牌號由區(qū)住建部門填寫2.業(yè)主及房屋的其他信息請街道辦事處會同投票組織者填寫 附件 6關于移交并公示有關業(yè)主信息的函投票組織者名稱:物業(yè)管理區(qū)域名稱的電子投票系統(tǒng)基礎數據庫已初步建 成,現將投票系統(tǒng)中建筑物專有部分
15、的門樓號牌、業(yè)主的 姓名和手機號碼提供給你單位,請按照廣州市業(yè)主決策 電子投票暫行規(guī)則 (穗建規(guī)字 2016 1 號)第五條、第七 條等規(guī)定,及時公示上述信息,公布接收業(yè)主意見的聯系 方式,公示時間不少于 10 日。公示期間應當按照上述規(guī) 定及時處理業(yè)主提出的意見。專此函達 附表:建筑物專有部分的門樓號牌、業(yè)主姓名、業(yè)主手 機號碼清冊街道辦事處名稱(蓋章) 年月日 (聯系人:,聯系電話: )附表物業(yè)管理區(qū)域名稱建筑物專有部分的門樓號牌、業(yè)主姓名、業(yè)主手機號碼清冊序號,樓棟號,房屋門牌號 ,業(yè)主姓名 ,手機號碼1, ,2, ,3, , n,附件 7關于公示有關業(yè)主信息的通知物業(yè)管理區(qū)域名稱的全體
16、業(yè)主:在街道辦事處名稱、區(qū)住建部門名稱的指導、協助下, 已初步建成了物業(yè)管理區(qū)域名稱電子投票系統(tǒng)基礎數據庫。 按照廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則 (穗建規(guī)字 2016 1 號)第七條規(guī)定,現向物業(yè)管理區(qū)域名稱的全體業(yè)主公示 物業(yè)管理區(qū)域內所有建筑物專有部分的門樓號牌、業(yè)主的 姓名和手機號碼(按照規(guī)定作保密處理) 。公示期從 年 月 日起至 年 月 日止(不 少于 10 日)。公示期間,業(yè)主對公示信息有異議的,應當 以書面形式向投票組織者提出更正意見。對公示業(yè)主姓名 的異議,業(yè)主應當向投票組織者提供房屋權屬證明、身份 證件等相關資料,并由街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府會同投票 組織者將該相關資料提供給區(qū)
17、住房和建設行政主管部門 進行核實,核實無誤的,區(qū)住房和建設行政主管部門在電 子投票系統(tǒng)基礎數據庫中更正,并及時通知街道辦事處、 鎮(zhèn)人民政府和投票組織者;對公示門樓號牌、業(yè)主手機號 碼的異議,街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府會同投票組織者進行 核實,核實無誤的,街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府在電子投票 系統(tǒng)基礎數據庫中予以更正。特此通知。附表:建筑物專有部分的門樓號牌、業(yè)主姓名、業(yè)主手 機號碼清冊投票組織者名稱(蓋章)年月日 (聯系人:,聯系電話: )附表物業(yè)管理區(qū)域名稱建筑物專有部分的門樓號牌、業(yè)主姓名、業(yè)主手機號碼清冊序號,樓棟號,房屋門牌號 ,業(yè)主姓名 ,手機號碼1, ,2, ,3, ,n,備注:公布業(yè)主姓
18、氏,手機號碼前 3 位和后 4 位,其余用 *號 附件 8關于核實有關業(yè)主信息的函區(qū)住建部門名稱:投票組織者名稱已按照廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則(穗建規(guī)字 2016 1 號)第五條、第七條等規(guī)定,公 示了物業(yè)管理區(qū)域內所有建筑物專有部分的門樓號牌,業(yè) 主的姓名和手機號碼等信息。公示期間,有業(yè)主對公示的 業(yè)主姓名提出異議,現將提出異議業(yè)主的房屋權屬證明、 身份證件等相關資料(見附件)提供給你單位,請對該資 料進行核實,并將核實結果及時反饋我單位。專此函達。附件:異議業(yè)主的房屋權屬證明、身份證件材料 街道辦事處名稱(蓋章) 年月日(聯系人:,聯系電話: )附件 9關于向業(yè)主發(fā)送確認信息的通知物
19、業(yè)管理區(qū)域名稱的全體業(yè)主:在街道辦事處名稱、區(qū)住建部門名稱的指導、協助下, 物業(yè)管理區(qū)域名稱已初步建成了電子投票系統(tǒng)基礎數據庫, 向全體業(yè)主公示了物業(yè)管理區(qū)域內所有建筑物專有部分的 門樓號牌、業(yè)主的姓名和手機號碼。按照廣州市業(yè)主決 策電子投票暫行規(guī)則 (穗建規(guī)字 2016 1 號)第七條規(guī)定, 街道辦事處名稱將于 年 月 日通過電子投票系統(tǒng)向已提 供手機號碼的業(yè)主發(fā)送確認信息。 未收到確認信息的業(yè)主請 于 年 月 日至 年 月 日期間及時告知我單位, 并提 供本人用于投票的唯一手機號碼。我單位會將收集的業(yè)主 手機號碼和對應門樓號牌提供給街道辦事處名稱,由街道 辦事處名稱將業(yè)主手機號碼錄入電子投
20、票系統(tǒng)。特此通知。街道辦事處名稱(蓋章) 年月日(聯系人:,聯系電話: )附件 10關于變更有關業(yè)主信息的函區(qū)住建部門名稱:物業(yè)管理區(qū)域名稱已建成了電子投票系統(tǒng)基礎數據庫, 現該物業(yè)管理區(qū)域內的建筑物專有部分門樓號牌、 業(yè)主手機 號碼、未登記的建筑物專有部分已辦理登記手續(xù)、已登記 的建筑物專有部分的建筑面積、業(yè)主姓名等信息發(fā)生了變 更。按照廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則 (穗建規(guī)字 2016 1 號)第八條規(guī)定,現將已收集的有關變更信息和 資料提供給你單位,請協助及時變更電子投票系統(tǒng)基礎數據 庫中的相應信息,并將變更情況及時反饋我單位。專此函達 附件:變更信息的文件和相關材料街道辦事處名稱(蓋
21、章)年月日(聯系人:,聯系電話: )附件 11廣州市區(qū)使用電子投票系統(tǒng)申請表申報單位 (投票組織者名稱 )填報日期 廣州市住房和城鄉(xiāng)建設委員會印制說明一、適用范圍:適用于廣州市行政區(qū)域內使用電子投票系統(tǒng)對物業(yè)管理活動中的業(yè)主共同決定事項進行投票表決;二、本表由申請使用電子投票系統(tǒng)的投票組織者如實填寫, 申請人對填寫內容的真實性負責;三、本表用藍色或黑色墨水筆填寫,字跡要端正、清楚;也 可打?。凰?、填寫時,如表格內不夠填寫,可另加附頁,也可適當調整表格大??;五、本表統(tǒng)一以 A4 紙打印。 申請使用電子投票系統(tǒng)的報告 街道辦事處名稱:物業(yè)管理區(qū)域名稱擬定于 年 月 日采用電子投票形式組織 業(yè)主對業(yè)
22、主共同決定的事項內容進行投票表決,擬表決事項符合使用 電子投票系統(tǒng)的有關規(guī)定。 按照廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則 (穗建規(guī)字 2016 1 號)第九條規(guī)定,現向你單位提交以下材料申 請使用電子投票系統(tǒng),并請對我們組織開展電子投票活動給予時指 導、協助。1.投票組織者采用電子投票形式的決定;2.業(yè)主大會議事規(guī)則 ( 僅業(yè)主大會議事規(guī)則已依法表決通過的 需提供 ) 。專此報告。投票組織者名稱(蓋章) 年月日(聯系人:,聯系電話: )申請資料要件情況 擬投票表決事項, 符合使用電子投票系統(tǒng)的有關規(guī)定 采用電子投票決定,符合法定形式業(yè)主大會議事規(guī)則(有議事規(guī)則的填寫) ,依法經業(yè)主大會表決通過,約定
23、事項符合物業(yè)管理有關規(guī)定處理意見 街道辦事處意見 ,簽字:年月日 回復意見文號及時間 , 物業(yè)函第號 回函時間:年月日 備注: 1.本頁由街道辦事處填寫,字跡工整,如實填寫,不得涂改; 2.申請資料要件情況的下劃線處填寫“是” 、“不”、“未”。 附件 12關于同意使用電子投票系統(tǒng)的函投票組織者名稱:你單位提交的使用電子投票系統(tǒng)的申請表收悉。 經研究, 你單位提出采用電子投票形式組織業(yè)主對業(yè)主共同決定的事 項符合使用電子投票系統(tǒng)的有關規(guī)定,現同意你單位使用電 子投票系統(tǒng)。請你單位嚴格按照廣州市業(yè)主決策電子投票 暫行規(guī)則(穗建規(guī)字 2016 1 號)及有關規(guī)定,將本函和 使用電子投票系統(tǒng)的有關事
24、宜及時通告投票范圍內的全體業(yè) 主,受理業(yè)主的建議和意見并及時回復,收集需補錄或者變 更的業(yè)主相關信息,在開始使用投票系統(tǒng)前錄入投票表決事項,認真組織業(yè)主開展電子投票活動。專此函達。街道辦事處名稱(蓋章) 年月日 (聯系人:,聯系電話: )附件 13關于使用電子投票系統(tǒng)表決業(yè)主共同決定事項的通知物業(yè)管理區(qū)域名稱的業(yè)主:經投票組織者名稱研究決定, 并經街道辦事處名稱同意, 擬定于 年 月 日起,至 年 月 日止,組織業(yè)主采用 電子投票形式(可通過微信、短信、網站投票,用微信投票 的,請關注“廣州物業(yè)管理”微信公眾號)對業(yè)主共同決定 的事項進行投票表決(業(yè)主在投票有效期限內只享有一次 電子投票權)。
25、對于無法利用互聯網、移動通信等方式進 行電子投票表決的業(yè)主,可以在投票有效期限內,在投票 組織者名稱提供的書面征求意見書簽署表決意見(在投票 有效期限內已使用電子投票方式投票的,業(yè)主再次提交的 書面表決意見不得錄入投票系統(tǒng)計票)。為保障全體業(yè)主能參與投票,請投票系統(tǒng)基礎數據庫 中標注未登記建筑物專有部分的建筑面積、業(yè)主姓名、業(yè) 主手機號碼的業(yè)主(見附表) ,以及建筑物專有部分的建 筑面積、業(yè)主姓名、業(yè)主手機號碼有變更的業(yè)主及時向投 票組織者名稱提供房屋權屬證明、身份證件、手機號碼等 相關資料,我們會將收集的信息提交街道辦事處名稱、區(qū) 住建部門名稱辦理信息變更手續(xù)。本通知公示時間于 年 月 日起,至 年 月 日止 公示期間,業(yè)主對本通知的事項有建議和意見的,應當以書 面形式向投票組織者名稱提出。投票組織者名稱會受理并及 時回復。對表決事項、表決規(guī)則進行修改的,投票組織者名 稱將重新公示修改后的表決事項、表決規(guī)則,公示時間不少 于 10 日。特此通知。附表:未登記建筑物專有部分相關信息的清冊 投票組織者名稱(蓋章) 年月日(聯系人:,聯系電
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