綜合部標(biāo)準(zhǔn)化工作流程

1、一、綜合辦公室組織架構(gòu)圖 二、會(huì)議組織管理工作流程； 三、辦公室管理工作流程； 四、辦公用品管理工作流程； 五、工裝管理工作流程； 六、名片印制管理工作流程； 七、固定資產(chǎn)管理工作流程； 八、前臺(tái)接待管理工作流程； 九、檔案管理工作流程； 十、公章使用管理流程； 十一、車輛管理工作流程； 十二、招待管理工作流程； 十三、合同審批工作流程；十四、法律部管理工作流程;綜合辦公室組織架構(gòu)流程圖綜合辦公室經(jīng)理王小華綜合辦公室副主任李書靜行政檔案文員it二、會(huì)議組織流程：1、 確認(rèn)：接到會(huì)議通知后，確認(rèn)會(huì)議性質(zhì)、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)及掌握會(huì)議召開部門需要場(chǎng)地的意向。2、 確定場(chǎng)地：根據(jù)掌握的信息搜取 3 5個(gè)

2、場(chǎng)地，提取詳細(xì)信息同會(huì)議召開部門進(jìn)行溝通確定場(chǎng)地。3、 確定會(huì)議室：根據(jù)參會(huì)人數(shù)的數(shù)量及會(huì)議所用設(shè)備、價(jià)格確定會(huì)議室。4、 確定用餐：根據(jù)用餐人數(shù)、價(jià)格確定用餐地點(diǎn)。備注：春節(jié)聯(lián)歡晚會(huì)。5、 確定住宿：根據(jù)參會(huì)人數(shù)、價(jià)格、條件來確定住宿地點(diǎn)及房間標(biāo)準(zhǔn)。備注：通常會(huì)議室、用餐、住宿地點(diǎn)選擇在同一家賓館。 1. 有利于節(jié)省時(shí)間 2. 有利于節(jié)省費(fèi)用。6、 根據(jù)以上做出會(huì)議方案及預(yù)算， 并交部門經(jīng)理審批、 總經(jīng)理審批、 董事長(zhǎng)審批。7、 保證用車：會(huì)議期間保證車輛的及時(shí)使用，行政部負(fù)責(zé)安排車輛的使用。8、 準(zhǔn)備資料（會(huì)議資料、用餐安排、房間安排等）。9、 準(zhǔn)備會(huì)議期間所用設(shè)備、 辦公用品 （筆、 本

3、、 紙、 投影儀、 投影布、 插線板等） ； 如需禮品要提前準(zhǔn)備。10 、安排會(huì)議室：會(huì)議期間在會(huì)議前將會(huì)議室安排布置好，會(huì)議后負(fù)責(zé)保管所用設(shè)備及用品。11、安排用餐：根據(jù)會(huì)議情況通知用餐地點(diǎn)及時(shí)間，如有變動(dòng)提前說明。12、安排住宿：根據(jù)參會(huì)人員安排房間。13、負(fù)責(zé)簽到及維持會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議期間負(fù)責(zé)簽到，登記出勤情況，隨時(shí)維持會(huì)場(chǎng)秩序。15、處理臨時(shí)事情。臨時(shí)事件緊急處理，并及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況。16、結(jié)算：會(huì)議結(jié)束后負(fù)責(zé)結(jié)算各項(xiàng)費(fèi)用，并開取發(fā)票。17、報(bào)銷、沖賬。整理報(bào)銷單據(jù)，按照財(cái)務(wù)規(guī)定的時(shí)間、貼票要求進(jìn)行報(bào)銷。18、會(huì)議資料整理、存檔。及時(shí)的整理會(huì)議資料存檔。三、辦公室管理工作流程（ 1

4、）辦公室日常管理1、公司員工周一至周五上班期間必須穿工裝，帶工牌。2、禁止在辦公室喧嘩，嬉戲打鬧，同事之間要互相尊重。3、推行無煙辦公區(qū)，不準(zhǔn)亂接電源，認(rèn)真做好防火工作。4、下班后關(guān)閉一切電源（如電腦、顯示器、打印機(jī)等），門窗鎖好。5、 辦公室人員的一切均有個(gè)人保護(hù)和使用 （如電腦、 電話等 ） 愛護(hù)辦公室的各項(xiàng)設(shè)施，隨時(shí)保持辦公室衛(wèi)生干凈、整潔，營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。6、所有人員必須提高警惕，重要的文件、資料要及時(shí)入檔保存、妥善保管，不要亂丟亂放，嚴(yán)防泄密，不經(jīng)他人同意，禁止亂翻他人一切資料和用品。7、辦公室鑰匙、工作中相關(guān)密碼不得轉(zhuǎn)交或泄漏給其他人員，違法者發(fā)生一切事故由本人負(fù)責(zé)。8、辦

5、公時(shí)間杜絕從事與工作無關(guān)的事情，如：打游戲、看電影等所有娛樂項(xiàng)目。9、為了下班后員工回家途中安全，除需加班需要延長(zhǎng)工作時(shí)間，下班后不得在辦公區(qū)逗留（上網(wǎng)打游戲、看電影） 。10、如有違規(guī)者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)罰款20 元/ 次，并全公司通報(bào)批評(píng)。（ 2）辦公區(qū)衛(wèi)生管理1 、所有員工有責(zé)任維護(hù)所在辦公區(qū)域的衛(wèi)生清潔，及時(shí)清掃辦公室雜物。2、每個(gè)月編排清潔值班表，值班人員清潔時(shí)需要在值班表上簽字確認(rèn)。3、因特殊原因請(qǐng)假或外出的無法進(jìn)行值日的，需提前安排接替人，代替其值班。4、如有違規(guī)者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)罰款20 元/ 次，并全公司通報(bào)批評(píng)。（ 3）辦公室空調(diào)管理1 、空調(diào)的啟用1.1 、 嚴(yán)格控制空調(diào)機(jī)使用開啟溫度

6、， 夏季溫度高于 30攝氏度方可開啟制冷系統(tǒng)；冬季溫度低于 6 攝氏度方可開啟制熱系統(tǒng)。1.2 每天使用時(shí)間不能超過6 個(gè)小時(shí)，各辦公室指定專人負(fù)責(zé)空調(diào)的開關(guān)和使用時(shí)間。1.3 空調(diào)的啟用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程開啟，嚴(yán)禁在冬天開啟制冷或在夏天開啟制熱，否則，將對(duì)壓縮機(jī)造成嚴(yán)重?fù)p壞，影響其正常使用。2 、空調(diào)的使用與責(zé)任管理2.1 、辦公室空調(diào)開啟時(shí)要注意進(jìn)出隨手關(guān)門，防止溫度流失。2.2 、空調(diào)作為辦公設(shè)施，僅用于各辦公室在辦公期間使用，不允許在非辦公期間使用空調(diào)，辦公人員離開或辦公室無人的情況下應(yīng)及時(shí)關(guān)閉空調(diào)，嚴(yán)禁室內(nèi)長(zhǎng)期無人空調(diào)機(jī)照開?？照{(diào)的開啟由各部門專人負(fù)責(zé)，其他員工不得開啟。2.3 、下

7、班前及時(shí)關(guān)閉空調(diào)，非工作加班不得開機(jī)，辦公室將定期、不定期組織檢查。2.4 、不得隨意改變空調(diào)機(jī)的風(fēng)葉方向及隨意打開機(jī)殼或拆卸機(jī)件，要注意對(duì)空調(diào)的合理使用和維護(hù)。當(dāng)空調(diào)出現(xiàn)故障時(shí)，要及時(shí)報(bào)修，不得私自維修。2.5 、雷雨天氣應(yīng)立即關(guān)閉空調(diào)，切斷電源。2.6 、為了保持空氣清新及個(gè)人和他人的健康，不得在辦公室開空調(diào)期間吸煙。四、辦公用品管理工作流程：一般辦公用品分為一般消耗品和耐用消耗品兩類。一般消耗品包括：筆芯、鉛筆、筆記本、膠水、便簽紙、文件袋、橡皮、訂書針、大頭針、回形針、長(zhǎng)尾夾、記號(hào)筆、電池、白板筆等。耐用消耗品包括：筆筒、文件盒、文件架、訂書機(jī)、起釘器、直尺、剪刀、美工刀、插線板、印臺(tái)

8、、黑板擦、U盤等。辦公用品采購流程（一）辦公家具、辦公設(shè)備的采購辦公設(shè)備、辦公家具的采購由各部門負(fù)責(zé)人向綜合辦公室提出采購計(jì)劃，行政辦公室統(tǒng)一會(huì)審審批后，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后由綜合辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購。任何部門不得擅自購買，各部門自用的特殊辦公設(shè)備、辦公家具報(bào)行政辦公室審批，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后可自行采購。（二）一般辦公用品的采購1 、各部門根據(jù)本部門辦公用品使用情況，每月 25 日之前報(bào)下月需采購的辦公用品，在OA上填寫辦公用品需求表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后報(bào)綜合辦公室。綜合辦公室文員將各部門申購計(jì)劃匯總后，辦公室主任提出辦公室審核意見，審核同意后方進(jìn)行申購。2 、辦公室文員核對(duì)辦公用品需求表與辦公用品臺(tái)賬庫

9、存后，編制辦公用品申購計(jì)劃表 ，由辦公室主任確認(rèn)審批簽字同意后，統(tǒng)一由綜合辦公室專人進(jìn)行采購。3 、急需的辦公用品由部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，填好急需辦公用品申請(qǐng)單經(jīng)辦公室主任確認(rèn)，分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后購置。辦公用品管理流程辦公家具、辦公設(shè)備、一般辦公用品的采購，均由綜合辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。采購員須經(jīng)常調(diào)查辦公用品供應(yīng)商及市場(chǎng)價(jià)格，以保證性價(jià)比和質(zhì)量。（一）辦公設(shè)備、辦公家具的管理。1 、驗(yàn)收驗(yàn)收辦公設(shè)備、辦公家具原則上由辦公室負(fù)責(zé)驗(yàn)收，核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與品牌，無誤后，在送貨單上簽字確認(rèn)以示驗(yàn)收合格。各部門自購辦公設(shè)備、辦公用品由各部門自行驗(yàn)收，辦公室統(tǒng)一進(jìn)行臺(tái)賬登記。2 、管理辦公設(shè)備、辦公家具

10、的領(lǐng)用、保管和維修。公司購入的辦公設(shè)備、家具必須設(shè)立分類臺(tái)賬；填好固定資產(chǎn)臺(tái)賬 ，根據(jù)購貨合同或送貨單載明的貨品種類、規(guī)格、數(shù)量、金額、購貨時(shí)間等項(xiàng)目，準(zhǔn)確設(shè)置臺(tái)賬。辦公設(shè)備、辦公家具的使用部門應(yīng)指定負(fù)責(zé)人在領(lǐng)用單位一欄簽字確認(rèn)。綜合辦公室負(fù)責(zé)按設(shè)備和家具的品類、數(shù)量進(jìn)行編號(hào)登記。對(duì)于損壞的辦公家具、辦公設(shè)備報(bào)行政辦公室后由辦公室統(tǒng)一維修。（二）一般辦公用品的管理1 、辦公用品采購員根據(jù)辦公用品申購計(jì)劃表于次月月初完成采購并發(fā)放。2 、辦公室負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購計(jì)劃、驗(yàn)收入庫、統(tǒng)計(jì)等管理工作，并負(fù)責(zé)保管、發(fā)放與統(tǒng)計(jì)等管理工作，同時(shí)各部門設(shè)立專門的辦公用品管理員負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)用及保管，

11、各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門的辦公用品使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。3 、行政辦公室文員應(yīng)認(rèn)真、仔細(xì)、負(fù)責(zé)地分月做好辦公用品入庫臺(tái)賬，做到每一批辦公用品進(jìn)出有章可循、有據(jù)可查。五、工裝管理工作流程1 、訂做工裝：?jiǎn)T工工裝統(tǒng)一由綜合部訂做，管理層副經(jīng)理以上需訂做工裝的需將人員名單上報(bào)至綜合部，統(tǒng)一由綜合部填寫工裝訂做申請(qǐng)表 ，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批、董事長(zhǎng)審批后，由綜合部聯(lián)系工裝制作廠家進(jìn)行測(cè)量尺寸后進(jìn)行制作。 .2 、領(lǐng)取工裝：各部門根據(jù)上報(bào)工裝需求數(shù)量及大小，填寫工裝領(lǐng)取申請(qǐng)表 ，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后至行政部領(lǐng)取工裝， 領(lǐng)取時(shí)需攜帶押金條及工裝領(lǐng)取申請(qǐng)表； 2、發(fā)放工裝：發(fā)放工裝時(shí)，領(lǐng)取人需仔細(xì)核對(duì)工

12、裝領(lǐng)取申請(qǐng)表上所填寫的數(shù)量及尺寸，確認(rèn)無誤后簽字。3、歸還工裝（員工 ） ：歸還工裝時(shí)，需攜帶押金條及工裝（必須清洗干凈） ，并需核對(duì)工裝領(lǐng)取申請(qǐng)表 ，確認(rèn)數(shù)量無誤后由綜合部的工裝管理員簽字確認(rèn)。4 、報(bào)損工裝（員工） ：工裝破損嚴(yán)重或褪色無法影響公司形象需更換工裝時(shí)，需先填寫工裝報(bào)損申請(qǐng)表 ，并寫明原因（附照片） ，同時(shí)需填寫工裝領(lǐng)取申請(qǐng)表 ，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到綜合部進(jìn)行工裝的退換及領(lǐng)取。備注：管理層訂做工裝的費(fèi)用需在本公司在職滿一年后，方可退一半工裝費(fèi)用。六、印制名片申請(qǐng)流程：1、各部門申請(qǐng)名片時(shí)，須把申請(qǐng)人的姓名、職務(wù)、工作地點(diǎn)、聯(lián)系電話、移動(dòng)固話、E-mail 注明清楚，并把申請(qǐng)名片

13、數(shù)量備注清楚；2、申請(qǐng)訂做員工名片時(shí)，須把申請(qǐng)部門、申請(qǐng)數(shù)量、申請(qǐng)時(shí)間注明清楚；3、經(jīng)綜合部辦公室主任審批后，由市場(chǎng)部設(shè)計(jì)員聯(lián)系進(jìn)行制作，制作時(shí)限為三天。七、固定資產(chǎn)管理工作流程：（一）固定資產(chǎn)采購流程：固定資產(chǎn)的采購由各部門負(fù)責(zé)人向綜合辦公室提出采購計(jì)劃，行政辦公室統(tǒng)一會(huì)審審批后，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后由綜合辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購。任何部門不得擅自購買，各部門自用的特殊辦公設(shè)備、辦公家具報(bào)行政辦公室審批，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后可自行采購。（二）固定資產(chǎn)調(diào)撥流程：固定資產(chǎn)調(diào)撥部門須填寫固定資產(chǎn)調(diào)撥申請(qǐng)單 ，經(jīng)綜合部經(jīng)理審批簽字后，方可調(diào)撥； 固定資產(chǎn)在調(diào)撥后調(diào)出部門經(jīng)理與調(diào)入部門經(jīng)理分別審批簽字后， 方可生效，同時(shí)綜

14、合部需把固定資產(chǎn)調(diào)撥申請(qǐng)單入檔備案以備查詢。（三）固定資產(chǎn)維修：1. 各資產(chǎn)使用部門要指定相關(guān)人員負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理并建立實(shí)物管理臺(tái)帳；個(gè)人使用的固定資產(chǎn)，由本人負(fù)責(zé)管理，責(zé)任到人。固定資產(chǎn)使用人、使用地點(diǎn)變動(dòng)，應(yīng)由轉(zhuǎn)出部門提出申請(qǐng)，由綜合部辦理相關(guān)手續(xù)并報(bào)財(cái)務(wù)備案，方可進(jìn)行資產(chǎn)轉(zhuǎn)移。2. 固定資產(chǎn)使用期間發(fā)生故障或損壞時(shí)，應(yīng)立即通知綜合部，以便及時(shí)維修。各部門應(yīng)將固定資產(chǎn)質(zhì)量及供應(yīng)商的售后服務(wù)情況報(bào)行政備案。3. 公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)核算并按財(cái)務(wù)制度規(guī)定計(jì)算固定資產(chǎn)折舊費(fèi)。4. 綜合部應(yīng)當(dāng)于每年年末編制固定資產(chǎn)維修計(jì)劃，維修費(fèi)用應(yīng)當(dāng)納入年度部門預(yù) 算； 各部門固定資產(chǎn)的維修費(fèi)用應(yīng)當(dāng)納入部門月

15、度預(yù)算中，并提交財(cái)務(wù)部門備案。5. 固定資產(chǎn)需要修理時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后方可維修，維修完成后，由使用部門相關(guān)人員驗(yàn)收，并在固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（四）固定資產(chǎn)報(bào)廢與報(bào)損：1. 綜合部要統(tǒng)計(jì)各部門固定資產(chǎn)報(bào)廢情況，并填寫固定資產(chǎn)處置審批單，經(jīng)綜合部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、倉儲(chǔ)物流部經(jīng)理、總經(jīng)理審核后，提交董事長(zhǎng)審批。2. 固定資產(chǎn)批準(zhǔn)報(bào)廢后綜合部應(yīng)當(dāng)要及時(shí)進(jìn)行實(shí)物處理、更新固定資產(chǎn)管理臺(tái)帳相關(guān)信息；財(cái)務(wù)部及時(shí)進(jìn)行帳務(wù)處理。3. 對(duì)已批準(zhǔn)報(bào)廢的固定資產(chǎn)進(jìn)行遴選：通過適當(dāng)維護(hù)、修理，能夠繼續(xù)使用的物品由綜合部負(fù)責(zé)調(diào)劑給有需求的部門使用；對(duì)已批準(zhǔn)報(bào)廢并經(jīng)遴選后剩下的物品由綜合部進(jìn)行作價(jià)處

16、理，物品經(jīng)公司有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。4. 當(dāng)固定資產(chǎn)破損或丟失時(shí)，固定資產(chǎn)使用部門填寫固定資產(chǎn)處置審批單，提交綜合部審核。綜合部對(duì)固定資產(chǎn)報(bào)損或報(bào)失情況進(jìn)行核實(shí)后，在固定資產(chǎn)處置審批單內(nèi)填寫調(diào)查意見，并簽字確認(rèn)，并將固定資產(chǎn)處置審批單送財(cái)務(wù)部審核。5. 財(cái)務(wù)部對(duì)報(bào)損、報(bào)失的固定資產(chǎn)的價(jià)值進(jìn)行估算并填寫相關(guān)數(shù)據(jù)，報(bào)總經(jīng)理審核、董事長(zhǎng)審批。6. 綜合部根據(jù)審批通過的 固定資產(chǎn)處置審批單 更新固定資產(chǎn)臺(tái)的帳相關(guān)信息，財(cái)務(wù)部根據(jù)審批通過的 固定資產(chǎn)處置審批單 進(jìn)行報(bào)損、 報(bào)失固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理。八、接待員的工作流程：接待員的接待工作，主要分為電話和來訪者接待，相關(guān)接待流程有以下規(guī)范：1、

17、電話接待：1.1 接聽電話當(dāng)我們接聽電話的時(shí)候應(yīng)該熱情，因?yàn)槲覀兇碇镜男蜗?。通過電話，給來電者留下個(gè)好印象。接待員接起電話的聲音要不緊不慢，并最終保持輕松愉悅的聲調(diào)，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。應(yīng)調(diào)整好的表情，微笑可以通過電話傳遞，使用禮貌用語如“謝謝您”，“請(qǐng)問有什么可以幫你嗎 ？”“不用謝”等。在電話鈴響的第二聲和第三聲的時(shí)候接起電話。首先要說“你好，金凱電子”，切忌以“喂”開頭，要勤說“請(qǐng)問”、“請(qǐng)稍等”之類的謙詞。如果因故遲接，要向來電者說“對(duì)不起，讓您久等了”。轉(zhuǎn)接電話時(shí)，要禮貌的說“請(qǐng)稍等” ， 并馬上轉(zhuǎn)接過去。 對(duì)方如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)，又知道領(lǐng)導(dǎo)的姓名，就要

18、禮貌的詢問，對(duì)方的姓名，單位。 如果來電方是作廣告、推銷或與公司無關(guān)的來電就要拒絕。 應(yīng)該用禮貌的借口，比如先讓其先發(fā)傳真，如有需要再聯(lián)系?；蛘咿D(zhuǎn)接到相關(guān)部門。1.2 讓客戶先收線再打電話和接電話過程中都應(yīng)該牢記讓客戶先收線。 因?yàn)橐坏┫葤焐想娫挘?對(duì)方一定會(huì)聽到“嗒嗒“的聲音，這會(huì)讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結(jié)束時(shí)，應(yīng)禮貌地請(qǐng)客戶先收線，這時(shí)整個(gè)電話才算圓滿結(jié)束。1.3 做好來電記錄電話機(jī)旁要備有紙、筆，請(qǐng)主動(dòng)提供留言服務(wù)，隨時(shí)準(zhǔn)備記錄客人提出的要求和幫 助解決的事項(xiàng)。尤其對(duì)客人的姓名、電話、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)部門和責(zé)任人。2、 來訪者接待遇到有訪客來時(shí)

19、，應(yīng)立即招呼來訪客人，面朝向來訪者點(diǎn)頭，微笑致意：“您好，請(qǐng)問您找哪一位？ “請(qǐng)問您是哪家公司？、請(qǐng)問貴姓？ ”是否有預(yù)約？如果是總經(jīng)理預(yù)約的客人來訪，可詢問“請(qǐng)問貴姓，請(qǐng)問是哪家公司”， 確認(rèn)對(duì)方的身份的確是預(yù)約后,通知老總，方可引領(lǐng)到老總辦公室，指引來訪者入座, 并倒水給客人。如果沒有預(yù)約，知道找誰后，請(qǐng)來訪者稍等，立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正 在忙，可以請(qǐng)來訪者稍等，引領(lǐng)來訪者入座，并倒水給客人。如果等的時(shí)間很長(zhǎng)，訪 客要找的人還在忙，要關(guān)照一下來訪者并向其說明，不要扔在那里不管，然后再幫忙 催一下來訪者要找的相關(guān)人員。如果來訪者要找的同事讓其去指定位置等候，（如果是夏天，要打開風(fēng)扇或空

20、 調(diào)，注意風(fēng)扇的風(fēng)量不要太大，空調(diào)設(shè)置到 26度，風(fēng)速為?。瑸閬碓L者倒水后禮貌 的讓其先等候再離開。如果來訪者要找的人不在，根據(jù)來訪情況決 0定是否立即先聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人。如 果如不需要，委婉告知客人相關(guān)負(fù)責(zé)人不在，是否愿意等人回來，或者明天再來訪。4、送客：客人離開時(shí)，要起身送客，禮貌用語，請(qǐng)客人慢走！等客人離開后，應(yīng)立即將客 人使用過的一次性杯子整理好，保持辦公室的整潔，以便接待下一批客人。5、對(duì)內(nèi)接待：早上上班主動(dòng)向公司同事，特別是公司領(lǐng)導(dǎo)問好，董事長(zhǎng)早晨第一次進(jìn)入公司 和最后離開公司要打招呼，下班時(shí)也主動(dòng)向其他同事告別有客人來訪時(shí)，也要注意公司接洽人員的接待問題，比如提茶水等。接待人員

21、要隨時(shí)保持有人在位置上，如果臨時(shí)有事要離開，需主動(dòng)交 往其他同 事幫幫轉(zhuǎn)接電話或接待來訪客人。每天檢查辦公室桌面清潔，設(shè)備的維護(hù)和干凈整潔，辦公室的報(bào)刊書籍的完好無損。接待來訪者時(shí)候，避免讓來訪者自己進(jìn)入辦公區(qū)域，而是要遵循公司內(nèi)部規(guī)定， 經(jīng)過接洽者允許后，接待人員引導(dǎo)來訪者到辦公區(qū)域。九、檔案管理工作流程：1、檔案歸檔流程：凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交行政部檔案室立卷歸檔。對(duì)于某些專門文件，或分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。各部門應(yīng)每月整理一次所需歸檔的資料，把所需立卷歸檔的資料移交行政部進(jìn) 行備案歸檔。檔案管理

22、員對(duì)各部門收集的資料進(jìn)行審核，對(duì)不符合規(guī)定的退回原部門重新整理。符合歸檔要求的，填寫文件移交清單，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后進(jìn)行歸檔。對(duì)于合同類歸檔的材料，須填寫合同審批表，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，進(jìn)行歸檔保存。檔案管理員按歸檔資料類別，依次編排文件編號(hào)，把收集整理的材料，按類別分別錄入電腦，并填寫歸檔清單 。歸檔文件時(shí)把所要?dú)w檔的文件掃描至相應(yīng)文件夾進(jìn)行保存2、檔案借閱流程各部門因工作需要，需借閱相關(guān)檔案需經(jīng)本部門經(jīng)理后批準(zhǔn)，方可到檔案管理員處借閱相關(guān)資料。借閱資料時(shí)須填寫檔案借閱登記表，借閱本人簽字確認(rèn)后，方可借閱并領(lǐng)取檔案。借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)

23、借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)本部門經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。檔案管理員在借閱人歸還檔案時(shí)對(duì)借閱的檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，借閱人歸還時(shí)需在檔案借閱登記表上進(jìn)行登記注銷。檔案管理員對(duì)借閱的相關(guān)資料進(jìn)行存檔。十、公章使用管理流程：1 、公司各部門因日常業(yè)務(wù)往來，常規(guī)性加蓋公章的，由經(jīng)辦人提出用章申請(qǐng)。2、經(jīng)申請(qǐng)部門經(jīng)理或負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)印章管理部門負(fù)責(zé)人審批，方可加蓋，采取誰審批，誰負(fù)責(zé)制，如出現(xiàn)違規(guī)用章，將對(duì)審批人做出處罰，如情節(jié)嚴(yán)重者，將追究法律責(zé)任（公司合同類、租賃類、資金類、擔(dān)保類等文件需加蓋公章，由經(jīng)辦人填寫印章使用登記表 ，經(jīng)董事長(zhǎng)批示方可加蓋） ；3、領(lǐng)導(dǎo)

24、審批不通過，不予辦理。如私人證明用途類加蓋公章，不允許加蓋。4、審批通過的，填寫印章使用登記表，登記用章事由。5、使用人簽字確認(rèn)。6、在相關(guān)材料上加蓋公章。十一、車輛管理制工作流程（一）、車輛調(diào)度：1、公司所有車輛由行政辦公室進(jìn)行管理，車輛統(tǒng)一進(jìn)行調(diào)配。各部門用車須事先向 辦公室主任申請(qǐng)派車，辦公室車輛負(fù)責(zé)人依用車重要性順序派車，超出職權(quán)的派車， 由辦公室車輛負(fù)責(zé)人向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)調(diào)派。因公用車（私家車）的部門必須報(bào)備辦公 室，如未報(bào)備的不予以報(bào)銷，另在途中所發(fā)生的一切事故，公司不予以承擔(dān)任何法律 責(zé)任。另公司業(yè)務(wù)車不允許在高速公路上行駛。2、駕駛員須自覺遵守工作紀(jì)律和公司各項(xiàng)規(guī)章制度， 通訊工

25、具必須保持24小時(shí)暢通， 在上班時(shí)間要堅(jiān)守崗位，不得擅離職守，無出車任務(wù)時(shí)，在辦公室待命，因事需離開， 需向辦辦公室車輛負(fù)責(zé)人說明去向，以便及時(shí)聯(lián)系。3、每輛車每次加油或出車后都要在車輛使用記錄表如實(shí)記載行駛里程、時(shí)間、 地點(diǎn)、用途、加油升數(shù)、金額等，。4、車輛原則上不得私自在外現(xiàn)金加油或維修，因長(zhǎng)途出車需在外加油或發(fā)生臨時(shí)維 修時(shí)，需事先向辦公室車輛負(fù)責(zé)人匯報(bào)并征得同意后， 由駕駛員酌情進(jìn)行加油或維修， 經(jīng)用車人簽字證明后及時(shí)報(bào)辦公室車輛負(fù)責(zé)人審核登記，辦理相關(guān)報(bào)銷手續(xù)。5、為私人目的借用公車應(yīng)先填車輛使用申請(qǐng)表，注明“私用”，并經(jīng)總經(jīng)理及 董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。（二）、車輛使用1、除特殊情況并經(jīng)公司

26、領(lǐng)導(dǎo)同意外，所有車輛應(yīng)按要求入庫或按規(guī)定停放，嚴(yán)禁駕 駛員擅自將車開回家或停放在不安全的地方過夜，否則發(fā)生損毀或意外事故，均由駕 駛員個(gè)人承擔(dān)。2、駕駛員在駕駛車輛前應(yīng)對(duì)車輛做基本檢查（如水箱、油量、機(jī)油、煞車油、電瓶 液、輪胎、外觀等）。如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應(yīng)立即報(bào)告，不允許故 障車出車，否則駕駛員要對(duì)由此引發(fā)的后果負(fù)責(zé)。3、車輛使用人應(yīng)愛護(hù)車輛，保證機(jī)件、外觀良好整潔。 4、駕駛員應(yīng)加強(qiáng)思想政治、交通安全法律法規(guī)、專業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)，服從管理和調(diào)度， 提高服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平。行車時(shí)注意力要高度集中，按規(guī)定車速行駛，嚴(yán)格遵守交 通規(guī)則，文明禮讓，保持良好的精神狀態(tài)，嚴(yán)禁超速行駛、疲勞

27、駕駛、酒后駕駛，確 保行車安全。（三）、車輛保養(yǎng) 1、車輛要在公司指定各廠牌保養(yǎng)、維修，否則修護(hù)費(fèi)一律不準(zhǔn)報(bào)銷。2、車輛由駕駛員每周不定期對(duì)車輛檢查及保養(yǎng)，確保行車安全。車輛需要維修和保 養(yǎng)時(shí)，由駕駛員向行政辦提出車輛維修、保養(yǎng)建議，填寫相關(guān)申請(qǐng)表格，行政辦根據(jù) 實(shí)際情況，對(duì)車輛進(jìn)行定點(diǎn)維修、保養(yǎng)的審批。3、車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)或更換零件，及時(shí)與辦公室車輛負(fù) 責(zé)人進(jìn)行聯(lián)系，辦公室車輛負(fù)責(zé)人可視實(shí)際情況同意進(jìn)行修理，后補(bǔ)報(bào)相關(guān)手續(xù)。4、如由于駕駛員使用不當(dāng)或疏于保養(yǎng)，而導(dǎo)致車輛損壞或機(jī)件故障，所需修護(hù)費(fèi)， 依情節(jié)輕重，由公司與駕駛員負(fù)擔(dān)。（四）、違規(guī)與事故處理 1、在下列情形

28、之一的情況下，違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，由駕駛?cè)顺袚?dān)，并予以記 過或免職處分。1）、無照駕駛；2）、酒后駕駛；（ 3）不按照車輛管理規(guī)定；（ 4）不經(jīng)交警和有關(guān)部門裁決，但又有車輛或其他損失面私了的，費(fèi)用處理并不得在單位報(bào)修；（ 5）未經(jīng)許可將車借予他人使用。2、駕駛員因公出車發(fā)生交通事故，根據(jù)交警責(zé)任認(rèn)定情況，按以下規(guī)定承擔(dān)責(zé)任：（ 1 ）駕駛員無責(zé)任時(shí)，損失由對(duì)方責(zé)任人承擔(dān)或由公司承擔(dān)；（ 2 ）駕駛員負(fù)主要責(zé)任時(shí)，承擔(dān)理賠部份以外的50%。（ 3 ）駕駛員負(fù)次要責(zé)任時(shí)，承擔(dān)理賠部份以外的20%。（ 4 ）不可抗拒原因造成的車輛事故酌情研究處理。3、 違反交通規(guī)則，其罰款由駕駛員承擔(dān)，4、車

29、輛如在公務(wù)途中遇不可抗力發(fā)生車禍，應(yīng)先急救傷患人員，向附近警察機(jī)關(guān)報(bào)案，并即時(shí)與公司領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)協(xié)助處理。如屬小事故，可自行處理后向行政辦報(bào)告。（五）、費(fèi)用報(bào)銷駛員出差或外出辦事期間所產(chǎn)生的費(fèi)用由行政辦統(tǒng)一填寫相應(yīng)報(bào)銷清單進(jìn)行統(tǒng)一報(bào)銷。十二、招待管理工作流程：公司招待費(fèi)分兩部分：1 、是日常性業(yè)務(wù)招待費(fèi)支出，如餐飲費(fèi) . 住宿費(fèi) . 交通費(fèi)等。2、是重要客戶及領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)招待費(fèi)。業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)遵循勤儉節(jié)約，不奢侈浪費(fèi)。招待前應(yīng)向辦公室主任申報(bào)備案，特殊情況應(yīng)向董事長(zhǎng)請(qǐng)示。（一）業(yè)務(wù)招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) ：1 、招待一般來賓來客每人每餐為 40 元，最高每席不能超過200 元。2 、 招待相關(guān)職能部門經(jīng)常打交道的經(jīng)辦人員， 每人每餐 50 元， 單次招待費(fèi)用不超過300元。（單次：是指為接待某人從開始接待到結(jié)束招待的所有費(fèi)用）3、行政單位領(lǐng)導(dǎo)及省公司經(jīng)理.大區(qū)經(jīng)理招待費(fèi)為每人每餐 60元，最高每席不 能超過400元（不含酒水）。4、公司人員加班補(bǔ)助每餐為15元。5、陪同原則上不能超過客人人數(shù)。6、辦公室統(tǒng)一購買及管理酒水，酒水分三個(gè)級(jí)別（350元天之藍(lán)、200元海之 藍(lán)、100元以下瀘州）按客人不同級(jí)別領(lǐng)取，一次不能超過三瓶，并做好登記，如不 能及時(shí)領(lǐng)取酒水應(yīng)急招待的可按標(biāo)準(zhǔn)及指定品牌或同等價(jià)值報(bào)銷。7、凡超出招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)部分應(yīng)有個(gè)人承擔(dān)（二）差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：1、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)別項(xiàng)目市級(jí)